Современные методы разработки системы корпоративных регламентов

Евгений Пушкарев, ГК «Современные технологии управления»

Одним из условий прозрачности и управляемости бизнеса является четкое описание технологии выполнения сотрудниками организации своих задач. Сейчас многие предприятия находятся на переходном этапе от «интуитивного управления» - использования неформальных методик планирования и контроля деятельности подчиненных их непосредственным руководителем – к системе регулярного менеджмента, то есть применению единых внутрифирменных стандартов.

Использование таких стандартов позволяет более эффективно использовать рабочее время руководителей, так как их непосредственное вмешательство в работу подчиненных необходимо только в форс-мажорных ситуациях. При этом облегчается функция контроля, качество которого определяется детальностью инструктивных документов.

Вместе с тем, неудачный опыт использования регламентов во многих организациях является следствием отсутствия системности в процессе разработки стандартов. Зачастую выпускается большое количество разовых нормативных актов - приказов, распоряжений, служебных записок и т.п. по всем функциональным областям деятельности, что создает проблемы, как при использовании, так и при актуализации документов. Кроме того, качество нормативного документа определяется его структурой.

Так, в любом регламенте деятельности должна содержаться следующая информация:

• действие (действия), которое(ые) необходимо выполнить;
• ответственный за результат действия;
• плановые сроки выполнения действия;
• критерии оценки качества и способы контроля результата;
• возможные отклонения фактического хода работы от запланированного.

Как показывает опыт, наиболее подробная система внутренней нормативной документации существует, как правило, на крупных машиностроительных предприятиях. Это объясняется, во-первых, большим количеством участников производственного процесса, во-вторых, опытом применения советских методик управления производством. Тем не менее, практически все организации (в том числе мелкого и среднего бизнеса) испытывают потребность в четкой организации внутренних нормативных документов.

Возникает вопрос о методологической базе, которая могла бы обеспечить:

• наглядность и простоту построения системы внутрифирменных стандартов;
• легкость внесения изменений и доведения их до сведения исполнителей;
• возможность интеграции документов, описывающих применение новых организационно-управленческих механизмов.