Организация работы с документами на платформе Business Studio

Авторы: Антон Антипин, Дмитрий Могилко, Галина Гордукалова, Екатерина Шигалева
Информация об авторах

Деятельность любой организации практически невозможна без документального сопровождения. Поэтому работа с документами в том или ином виде присутствует в каждой компании. А если есть работа с документами — значит, ее необходимо правильно организовать. Сделать это можно разными способами, рассмотрим, как это реализуется с помощью системы Business Studio.

Термины и определения

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация (созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности).

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система управления документами — информационная система, обеспечивающая сбор, управление документами и доступ к ним в течение времени.

Управление документами — совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами включает в себя:

  • Принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
  • Распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
  • Проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
  • Интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности;
  • Перечень документов для каждого процесса деловой активности и требования к информации, подлежащей включению в документы;
  • Решения по форме и структуре документов системы и технологиях их создания и обработки;
  • Требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;
  • Требования к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;
  • Оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
  • Обеспечение сохранности документов и доступа к ним;
  • Соответствие правовым требованиям, стандартам и политике организации;
  • Обеспечение безопасного хранения документов;
  • Оценку возможности повышения эффективности процессов и решений в результате качественного управления документами.

Отметим, что Business Studio (самостоятельно или в рамках интегрированного пакета с системой электронного документооборота Directum) справляется с решением всех поставленных перед системой управления документами задач.

Business Studio позволяет сформировать стандарты управления документацией, для этого в программе заложены:

  • Простые и понятные нотации для описания диаграмм процессов;
  • Возможность описания структуры документов, их использования в бизнес-процессах компании;
  • Возможность хранения самих документов непосредственно в Business Studio.

Кроме того, в Business Studio версии Enterprise, включающей модуль поддержки и развития Системы менеджмента качества предприятия, входит полный комплект обязательных документированных процедур, одной из которых как раз является процедура управления документацией предприятия. В этой процедуре определяются не только технологии работы с документацией, но и распределяются ответственность и полномочия по управлению ими.

Отдельно хотелось бы выделить удобный механизм доведения регламентирующей документации до сотрудников компании — внутренний сайт регламентирующей документации. Постоянное наличие актуальной информации на рабочих местах способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников. Внутренний сайт регламентирующей документации становится для сотрудников путеводителем в системе управления документами, её электронным каталогом. Ниже, в практической части, будет представлена методика самостоятельной настройки такого сайта.

Итак, «путеводителем» в системе управления документами является Электронный Каталог, который по функциональным признакам может быть отнесен к категории «Информационные системы», представляющей собой совокупность содержащейся в Базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Хранилищем информации в электронном каталоге выступают Базы данных, представляющие собой совокупность записей различного типа и содержащие перекрестные ссылки. В Базе данных возможна объектная модель хранения данных — когда вместе с данными хранятся и методы их обработки. Простым способом хранения документов является их запись в файлы, представляющих собой совокупность записей одного типа и не содержащие перекрестные ссылки.

Под информационным поиском понимается поиск неструктурированной информации, единицей представления которой является документ произвольного формата. Предметом поиска выступает информационная потребность пользователя, неформально выраженная в информационном запросе.

При организации проблемно-ориентированных Баз данных удобство автоматизированного поиска информации в Электронном Каталоге достигается применением лингвистических средств, обеспечивающих представление смыслового содержания документов. При этом морфологический анализ документа обеспечивает выделение словоформ (словообразующих основ) с присвоением определенных грамматических признаков (частей речи: существительные, прилагательные, глаголы, количественные числительные), а синтаксический анализ позволяет установить синтаксическую структуру предложений (взаимосвязь частей речи).

Повышение качества поиска информации может быть достигнуто применением семантического подхода в методологии контент-анализа, представленного такими направлениями как «Data Mining» и «Text Mining».

Тематический информационный поиск наиболее удобно осуществляется в хранилищах с иерархической классификацией информационных массивов, при этом в качестве базовой модели при разработке классификатора может послужить традиционный карточный каталог: каталожный шкаф — каталожный ящик — каталожная карточка (правило «трех кликов»).

Классификация — систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурируемыми условиями, методами и процедурными правилами.

При разработке иерархической классификации документов в качестве признаков могут быть выбраны следующие основания принадлежности к той или иной категории:

  • Является ли документ внешним по отношению к организации или внутренним?
    • Входящие и Исходящие;
    • Внутренние.
  • Содержит ли документ аналитическую или операционную информацию?
    • Аналитика;
    • Процессные и Проектные.
  • Предписывает ли документ пошаговые действия пользователя при выполнении должностной функции?
    • Инструкции пользователя (технологические инструкции);
    • Шаблоны документов.
  • Описывает ли документ функции должностных лиц подразделения и правила взаимодействия сотрудников в бизнес-процессах компании?
    • Положения о подразделении;
    • Должностные инструкции;
    • Регламенты взаимодействия.
  • Описывает ли документ общие аспекты управления проектами?
    • Резюме проекта;
    • План-график и Бюджет выполнения работ проекта;
    • Протоколы заседаний (команды проекта);
    • Решения (Руководителя проекта) об изменениях в проекте.
  • Отражает ли документ юридические аспекты управления проектами?
    • Договоры;
    • Технические задания;
    • Соглашения.
  • Отражает ли документ финансовые аспекты управления проектами?
    • Акты;
    • Справки выполненных работ.
  • Отражает ли документ производственные аспекты управления проектами?
    • Исходно-разрешительные;
    • Изыскательские;
    • Рабочие;
    • Сметные;
    • Согласования;
    • Экспертиза;
    • Строительные;
    • Исполнительные.

Документы Электронного Каталога, принадлежащие к различным категориям, могут быть сгруппированы по Типам и соответствующим Видам:

  • Юридические:
    • Договоры, Акты, Протоколы, Соглашения, Иски, Предписания.
  • Результирующие:
    • Экспертиза, Заключения, Анализы.
  • Управленческие:
    • Решения, Распоряжения, Приказы.
  • Плановые:
    • Проекты, Программы, Планы, Графики.
  • Исходно-разрешительные:
    • Исходные данные, Задания, Требования, Условия, Характеристики;
    • Разрешения, Лицензии, Сертификаты, Свидетельства, Удостоверения, Декларации.
  • Финансово-экономические:
    • Локальные сметы, Объектные сметы, Сводные сметные расчеты, Расценки, Бюджеты;
    • Нормы, Нормативы, Лимиты.
  • Справочно-информационные:
    • Отчеты, Справки, Обзоры, Расчеты.
  • Структурные:
    • Реестры, Комплекты, Описи, Перечни, Номенклатуры, Классификаторы, Ведомости, Каталоги, Дела.
  • Содержательные:
    • Паспорта, Спецификации, Формуляры, Описания;
    • Схемы, Чертежи, Карты, Материалы, Съемки, Записи, Таблицы.
  • Организационные:
    • Регламенты, Стандарты;
    • Инструкции, Руководства, Правила, Положения, Методики.

В качестве объектов индексирования документов Электронного Каталога могут быть использованы их метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру и управление документами в течение времени:

  • Идентификатор;
  • Краткое содержание;
  • Автор;
  • Сотрудник или должностное лицо, ответственное за ведение документа в АСЭД;
  • Дата (и время, если имеет смысл) составления документа;
  • Адресат(ы);
  • Вид документа;
  • Дата/время регистрации;
  • Права доступа групп пользователей;
  • Права доступа пользователей;
  • Гриф ограничения доступа;
  • История изменений грифа ограничения доступа, т. е. для каждого предыдущего грифа записывается;
  • Метаданные консервации (при хранении документов в течение времени, превосходящего ожидаемый срок эксплуатации исходных приложений);
  • Индикатор высокой важности документа;
  • Идентификатор(ы) извлечений (выписок) из документа;
  • Порядок хранения;
  • Статус передачи (в другой архив);
  • Определяемые пользователем элементы метаданных;
  • Электронная подпись(и), сертификат(ы), виза(ы);
  • Удостоверение(я) электронной подписи, включая удостоверяющий центр, дату и время проверки;
  • Дата отправки;
  • Дата получения;
  • Связи с родственными документами;
  • Версия документа;
  • Язык;
  • Информация о шифровании;
  • Информация об электронных водяных знаках.

Часть этих данных уже заложены в параметры объектов «Документы» Business Studio. Если пользователю в рамках его системы управления документами потребуется более развернутый (например, приведенный выше) перечень параметров документа, он может расширить перечень параметров документа, используя возможности редактора классов Meta Edit.

Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

  • Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
  • Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
  • Реализацию права на доступ к информации.

Доступ (в том числе видимость) документов Электронного Каталога определяется набором прав доступа — контролируемых способов доступа к документам и объектам метаданных:

  • Чтение и просмотр;
  • Изменение (редактирование);
  • Добавление;
  • Удаление.

Права доступа определяются для определенных Ролей — установок прав доступа к объектам метаданных. Пользователям присваиваются сочетание ролей для исполнения должностных обязанностей (в информационной среде), при этом в системе для пользователя «Администратор» предусматривается роль «Полные права», которая предоставляет доступ ко всем объектам метаданных.

При работе с сайтом регламентирующей документации, сформированным в Business Studio, у пользователя открыты права только на чтение и просмотр.

Процессы жизненного цикла Электронного Каталога:

  • Основные процессы (приобретение, поставка, разработка и совершенствование, эксплуатация, сопровождение);
  • Вспомогательные (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, валидация, ревизия отчетов, устранение дефектов);
  • Организационные (управление проектом, создание инфраструктуры, обучение).

Основные модели жизненного цикла Электронного Каталога:

  • Каскадная — последовательное поэтапное выполнение работ;
  • Спиральная — итерационный выпуск версий с постоянным улучшением качества продукта.

Создание Электронного каталога на платформе Business Studio

Перейдем к практической части создания и настройки электронного каталога документов средствами Business Studio.

Для регистрации документов с последующим отображением их содержания в общем доступе с помощью внутреннего сайта регламентирующей документации в системе «Business Studio»* необходимо выполнить следующие действия:

  1. В коллекциях навигатора «Объекты деятельности», далее «Документы» и затем в «Бумажный документ» создается дополнительная папка «Система документов», в которой создаются папки с категориями документов Электронного Каталога:

  2. Затем необходимо выбрать созданную папку (Навигатора), соответствующую категории документа и с помощью контекстного меню (открывается правой кнопкой мыши) создать подчиненный объект соответствующего названия (например, «Инструкция пользователя отчетности по проекту в 1С»):

  3. С помощью контекстного меню для созданного объекта войти в Свойства.

  4. В открывшемся диалоговом окне в параметре «Файл бумажного документа» с помощью троеточия открыть диалоговое окно ссылки на файл:

  5. Далее с помощью гиперссылки «Выбрать файл» выбрать соответствующий файл:

  6. Закрыть диалоговые окна.

  7. Аналогичным способом осуществляются ссылки на другие документы системы.

    Для настройки отображения содержания документа на сайте регламентирующей документации с помощью мастера отчетов выполняются следующие действия:

  8. Сначала необходимо создать соответствующий отчет в системе Business Studio. Делается это с помощью Мастера отчетов, который входит в поставку Business Studio:

  9. В следующем окне необходимо выбрать класс объектов Документы, от которого будет запускаться отчет:

  10. Затем выбрать тип вставляемой в отчет привязки Файл. Именно этот тип привязки позволяет выводить в отчет содержимое присоединенного к объекту системы файла:

  11. Затем необходимо определить то, что привязка является динамической, то есть содержание отчета зависит от того, от какого объекта он будет запущен.

  12. В следующем окне необходимо выбрать параметр для вывода в отчет:

  13. Затем предлагается дать краткое определение созданной привязки:

    И присвоить отчету имя (параметр «Название отчета»):

  14. Присвоив отчету имя, необходимо его сохранить. Рекомендуется делать это в группе «Пользовательские отчеты»:

  15. Теперь необходимо обеспечить вывод созданного отчета в HTML-навигаторе. Для этого у созданного отчета в папке «Пользовательские отчеты» нужно включить флажок «HTML»:

  16. Далее запустить формирование HTML-навигатора:

  17. Выбрать папку для выгрузки HTML-навигатора:

  18. Выбрать справочники для выгрузки:

  19. В итоге мы получаем внутренний сайт регламентирующей документации, который может быть использован в качестве удобного путеводителя в системе документов предприятия любой сложности:

Наличие в Business Studio утилиты HTML-навигатор (внутренний сайт регламентирующей документации) позволяет пользователю мгновенно доводить актуальные документы до сотрудников, избегая каких-либо затрат на приобретение дополнительного ПО. Кроме того, для работы с внутренним сайтом не нужно использовать имеющиеся лицензии Business Studio, поэтому с ним может работать неограниченное количество сотрудников. Привычный интерфейс, возможность поиска информации, гибкая настройка прав на просмотр той или иной документации — все это делает HTML-навигатор эффективным инструментом организации системы документов предприятия.

* HTML-навигатор — сайт внутренней регламентирующей документации компании, автоматически формируемый программой Business Studio на основе данных о структуре документов, зарегистрированных в системе.

Используемая литература:

[1] ГОСТ Р ИСО 15489.1 — 2007: «Управление документами. Общие требования»
[2] ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207–99: «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программного обеспечения»
[3] Спецификация: «Model Requirements for the Management of Electronic Records»
[4] Федеральный закон № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
[5] Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления»
[6] Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления».

Рекомендуемые материалы по тематике