1. Задачи подразделения

В поле «Наименование задачи» указываются типовые задачи (функции), выполняемые Вашим подразделением или совместно с другими службами.

В поле «Используемые и формируемые документы» заносятся наименования документов, которые являются основанием для выполнения задачи либо которые используются в качестве исходных данных для ее выполнения.

Например:

№  Наименование задачи Используемые информируемые документы
1 Формирование годового плана производства
  1. Заявки потребителей;
  2. Производственные мощности;
  3. План производства.

2. Финансовые функции подразделения

2.1. Ответственность подразделения

В поле «Показатель» отражены следующие финансовые показатели подразделения (предприятия):

  • Отдача от инвестиций — отношение прибыли к капиталу;
  • Прибыль — разница между выручкой и общими затратами (прямыми и косвенными);
  • Маржинальный доход — разница между выручкой и прямыми затратами;
  • Доход — суммарная выручка подразделения (предприятия);
  • Затраты — суммарные расходы подразделения (предприятия).

Если подразделение может влиять на величину показателя, то в поле «Ответственность» указывается «да», в противном случае — если подразделение не имеет полномочий оказывать влияние на показатель, и он жестко фиксирован — «нет».

В поле «Кто формирует план» указывается наименование должности (подразделения), которое устанавливает предельное значение показателя.

Поле «Кто осуществляет контроль» предназначено для указания должности (подразделения), получающего информацию о фактическом значении показателя и принимающего решение о корректировке плана.

Например:

Подразделение: Отдел рекламы

№ п.п. Показатель Ответственность (да/нет) Кто формирует план Кто осуществляет контроль
1 Эффективность инвестиций Нет
2 Прибыль Нет
3 Маржинальный доход Нет
4 Выручка (доход) Нет
5 Затраты Да Отдел рекламы Коммерческий директор

2.2. Затраты подразделения

2.2.1 Затраты связанные с функционированием подразделения.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, затрачиваемых для нормального функционирования подразделения и выполнения его задач.

Например:

  • Заработная плата;
  • Арендная плата за оборудование;
  • Канцтовары.

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

  • Заработная плата основных рабочих;
  • Оплата ГСМ;
  • Аренда легкового транспорта.

2.2.2 Общефирменные затраты, контролируемые подразделением.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, контролируемых подразделением, но не связанных с его функционированием.

Например:

  • Прямые материальные затраты;
  • Реклама;
  • Электроэнергия.

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

  • Основные материалы;
  • Реклама в СМИ.

Вид затрат (общефирменные или связанные с функционированием подразделения) указывается в соответствующем столбце таблицы.

В поле «Возможность влияния» заносится ответ «да», если подразделение может своими действиями изменять объем затрат. Если их величина жестко фиксирована, заносится ответ «нет».

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических затратах.

2.3. Доходы подразделения

В поле «Товарная (продуктовая) группа» указывается обобщенно вид товаров (продукции, услуги), реализуемых подразделением. Не нужно описывать всю номенклатуру реализуемых товаров (продуктов, услуг) в полном объеме.

Например:

  • Строительные материалы;
  • Прессформы;
  • Ремонт технологического оборудования.

Поле «Сегмент рынка» характеризует группу покупателей (потребителей) товара (продукта, услуги). Не рекомендуется давать полный перечень контрагентов.

Например:

  • Корпоративные заказчики;
  • Магазины города;
  • Оптовые базы;
  • Частные лица.

В поле «Кто планирует продажи» заносится наименование должности (подразделения), выдающего план продаж в количественном или стоимостном выражении.

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических объемах продаж в количественном или стоимостном выражении.

3. Документооборот подразделения

3.1, 3.2. Документы входящие, документы исходящие

В поле Документ указывается наименование документа, отражающее форму (отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т. д.) и смысл документа.

В поле «Откуда поступает (куда поступает)» указывается должность (профессия) и наименование структурного подразделения или прочего внешнего субъекта — источника документа. Наименования подразделений и должность должны соответствовать штатному расписанию.

В поле Срок поступления (требования к срокам передачи) указывается срок для установленных требований к движению документов.

Возможные варианты:

  • До 5 числа текущего месяца;
  • Не позднее окончания следующего дня;
  • По требованию;
  • Не позднее трех дней с момента обращения.

В случае отсутствия требований пишется нет.

В поле Способ получения (способ передачи) указывается один (несколько) из следующих вариантов

  • Бумажный документ;
  • Электронный документ (информация в информационной системе);
  • Прочие электронные документы («Excel», Интернет, сеть);
  • Факс;
  • Устная информация.

3.3. Документы внутренние

Внутренние документы — это документы, которые не выходят за границы подразделения и не используются другими службами организации, появляются и ведутся внутри вашего подразделения.

В поле «Документ» указывается наименование документа, отражающее форму (журнал, отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т. д.) и смысл документа.

В поле «Ответственный за ведение» указывается должность (профессия) сотрудника данного подразделения.

В поле Способ ведения указывается один из следующих вариантов:

  • Журнал;
  • Реестр;
  • Книга;
  • Ведомость;
  • Бумажный справочник;
  • Электронный справочник.

4. Описание материальных потоков

4.1. Входящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, поступающих в подразделение

Например:

  • Заготовки;
  • Материалы;
  • Канцтовары.

«Откуда поступает» — подразделение, передающее ТМЦ. В случае поступления ТМЦ от стороннего поставщика, указать «Поставщик» или группу поставщиков.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т. п.), поступающие вместе с ТМЦ.

4.2. Исходящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, передаваемых подразделением

«Куда поступает» — подразделение, получающее ТМЦ. В случае передачи ТМЦ стороннему потребителю, указать «Потребитель» или группу потребителей.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т. п.), передаваемые вместе с ТМЦ.

1. Задачи подразделения

№  Наименование задачи Используемые иформируемые документы
1
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15

2. Финансовые функции подразделения

2.1. Ответственность подразделения

№ п.п. Показатель Ответственность (да/нет) Кто формирует план Кто осуществляет контроль
1 Эффективность инвестиций
2 Прибыль
3 Маржинальный доход
4 Выручка (доход)
5 Затраты

2.2. Затраты подразделения

№ п.п. Статья затрат Детализация Вид(общефирменные / подразделения) Возможность влияния (да/нет) Кто осуществляет контроль
1
2
3
4
5
6

2.3. Доходы подразделения

№ п.п. Товарная (продуктовая) группа Сегмент рынка Кто планирует прода-жи Кто осуществляет контроль
1
2
3
4

3. Документооборот подразделения

3.1. Документы входящие

№ п.п. Документ Откуда поступает Срок поступления Способ получения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

3.2. Документы исходящие

№ п.п. Документ Куда поступает Требования к срокам передачи Способ передачи
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

3.3. Документы внутренние

№ п.п. Документ Ответственный за ведение Способ ведения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

4. Описание материальных потоков

4.1. Входящие товарно-материальные ценности

№ п.п. Наименование Откуда поступает Сопровождающие документы
1
2
3
4
5
6
7

4.2. Исходящие товарно-материальные ценности

№ п.п. Наименование Куда поступает Сопровождающие документы
1
2
3
4
5
6
7

Рекомендуемые материалы по тематике