Согласование бизнес-процессов и ERP-системы: опыт АО «ОДК-СТАР» при внедрении АСУП

Авторы: Александр Фролов, Дарья Таранова
Информация об авторах

Многие предприятия при внедрении АСУП сталкиваются с проблемой адаптации применяемых программных решений к реальной деятельности предприятия. Специалисты АО «ОДК-СТАР» успешно реализовали эту задачу путем построения бизнес-модели предприятия, которая стала основой для согласования бизнес-процессов и функциональных возможностей внедряемой ERP-системы. Созданная модель позволяет автоматически формировать технические задания на разработку/доработку информационных систем, а также быстро и системно решать задачи по созданию регламентов для сотрудников предприятия.

Справка о компании:

АО «ОДК—СТАР» — единственное в России предприятие по разработке, производству и сервисному обслуживанию комплексных электронно-гидромеханических систем автоматического управления газотурбинными двигателями.

Предприятие объединяет в себе творческий потенциал конструкторского бюро и широкие возможности серийного производства. Численность сотрудников — более 4000 человек.

С 2010 года АО «ОДК-СТАР» входит в состав Объединённой двигателестроительной корпорации (дочернее предприятие ГК «Ростех»).

Сегодня компания задействована в нескольких важнейших программах российского двигателестроения, включая разработку и производство семейства двигателей для применения на перспективных пассажирских и транспортных самолетах.

Цели создания современной АСУП в АО «ОДК-СТАР»

Поддержание репутации предприятия как надежного и компетентного партнёра, появление новых требований государственных и надзорных органов, изменений в законодательстве, новых технологий, потребности в более оперативном, гибком и адаптивном управлении требуют постоянного совершенствования применяемых подходов к работе.

Приоритетным направлением для обеспечения указанных требований на предприятии была выбрана автоматизация, как один из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Руководством предприятия была поставлена задача формирования единого информационного пространства и создания новой АСУП на замену устаревшей АСУП разработки 70-80-х гг. прошлого века. Цели внедрения были также обусловлены отсутствием:

  • Единых баз данных нормативно-справочной документации;
  • Комплексной автоматизированной системы регистрации хода производственных процессов;
  • Единой системы оценки степени использования основных потребляемых ресурсов (труд, оборудование, материалы, энергия);
  • АСУ цехового уровня.

Из представленных на рынке ERP-систем предприятием в 2014 году была выбрана отечественная система, которая удовлетворяла критериям достаточности функционала для решения поставленных задач.

Адаптация внедряемой ERP-системы под реальные процессы предприятия

Для обеспечения наилучшего соответствия внедряемой ERP-системы бизнес-процессам (БП) АО «ОДК-СТАР» было принято решение о предварительном моделировании реорганизуемых процессов и построение Бизнес-модели предприятия, т. к. систематизация знаний о предприятии и его бизнес-процессах в наглядной графической форме наиболее удобна для аналитической обработки информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов, детали их выполнения и последовательность документооборота. Модель по сути является основой для согласования реальных процессов на предприятии и функциональных возможностей внедряемой ERP-системы.

В связи с размером и сложностью предприятия было принято решение, что наиболее эффективным путём построения, анализа и поддержания в актуальном состоянии Бизнес-модели предприятия является использование специализированного программного обеспечения. Обоснованно предполагалось, что это позволит с меньшими усилиями и более качественно проанализировать бизнес-процессы для выявления узких мест и дальнейшего их усовершенствования.

По итогам анализа наиболее распространенных инструментов для моделирования бизнес-архитектуры предприятия, было выявлено, что наиболее подходящим для целей АО «ОДК-СТАР» является система отечественной разработки Business Studio. Данная система позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать отдельные процессы, спланировать их автоматизацию. Большую роль при выборе системы сыграл её функционал, который позволяет эффективно решать следующие актуальные для нашего предприятия на этапе создания новой АСУП задачи:

  • Формирование описаний бизнес-процессов;
  • Формирование регламентирующей документации и распространение её среди сотрудников;
  • Формирование технических заданий (ТЗ) и поддержка внедрения информационных систем (ИС).

От использования системы бизнес-моделирования на предприятии ожидались определённые эффекты, такие как снижение трудоёмкости по формированию ТЗ на доработки ERP-системы, т.е. приведение внедряемой ERP-системы в соответствие с требованиями предприятия.

Следует отметить, что сравнительный анализ систем бизнес-моделирования производился не только путём оценки по данным открытых источников, но и путём натурной апробации полнофункциональных версий ПО на реальных задачах предприятия в течение полугода. Во время апробации было начато «строительство» бизнес-модели предприятия. Сегодня созданная модель непрерывно актуализируется и используется во всех проектах предприятия по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, расширяется её применение в пограничных областях.

Построение бизнес-модели предприятия: опыт реализации в АО «ОДК-СТАР»

На первом этапе между разработчиками бизнес-модели был принят ряд соглашений по разработке бизнес-модели предприятия, которые были зафиксированы в документе «Руководящий технический материал по созданию схем бизнес-процессов в системе бизнес-моделирования». Для описания БП на предприятии, в качестве языка, позволяющего построить наглядную, простую в восприятии и понятную неподготовленному пользователю модель, было принято решение использовать единственную нотацию BPMN. Бизнес-модель была разделена на две отдельных информационных базы: «КАК ЕСТЬ» и «КАК НАДО». Обмен информацией между ними происходит через встроенные средства экспорта-импорта. Для описания существующих бизнес-процессов компании была создана модель «КАК ЕСТЬ». В этой модели описывается текущее состояние бизнес-процессов, выявляются их «проблемные» места и недостатки. Вторая выделенная модель — «КАК НАДО» — содержит в себе информацию по изменённым, оптимизированным процессам, с учётом предполагаемого внедрения ERP и других информационных систем.

В начале построения Бизнес-модели предприятия была создана модель организационной структуры управления предприятием, которая включила классическую линейно-функциональную модель административного подчинения (отражает состав управленческих звеньев и отдельных должностных лиц, разделение сфер их деятельности, прав и ответственности, подчинённость и взаимодействие), а также ролевые модели, включая производственную структуру (характеризует состав производственных подразделений, их специализацию и кооперацию).

Построение непосредственно модели бизнес-процессов АО «ОДК-СТАР» началось с создания реестра процессов верхнего уровня, состоящего из двух направлений деятельности, 7 основных бизнес-процессов (в соответствии с полным жизненным циклом продукта, начиная от его разработки, заканчивая обслуживанием в эксплуатации и утилизацией) и 12 обеспечивающих (сюда входят: вспомогательные процессы, процессы управления и процессы развития организации). Дальнейшая работа пошла по пути декомпозиции процессов верхнего уровня (диаграммы процессов при этом не создавались или создавались в очень ограниченном объёме). При этом были задействованы ранние наработки предприятия в этой сфере и эталонная (референтная) модель производственного предприятия, которая опубликована в свободном доступе на сайте разработчика businessstudio.ru. Надо сказать, что эта задача была очень нетривиальной, при согласовании иерархии бизнес-процессов было выявлено множество нестыковок в ранее описанных процессах и «сломано немало копий». Несмотря на то, что изначально особое внимание уделялось детализации основных бизнес-процессов, относящихся к таким видам деятельности как «Закупки и снабжение», «Изготовление новой продукции», «Продажи и маркетинг» (что связано с областью внедрения ERP-системы), в иерархии отмечен максимально полный список процессов. Общее количество обозначенных процессов составило около 800. Из них на сегодняшний день закончены работы по описанию порядка 150 процессов и подпроцессов. Максимально полная декомпозиция, выполненная на первом этапе построения модели, позволила разработчикам лучше осознать суть и принципы деления деятельности на процессы, определить набор и последовательность шагов, составляющих БП верхнего уровня, произвести разделение зон ответственности.

Рис. 1. Иерархия бизнес-процессов

Следующим важным компонентом на пути построения полной Бизнес-модели стало формирование справочников ресурсов (т. н. «Объекты деятельности»), потребляемых бизнес-процессами. Справочники ресурсов изначально подразделены на справочники документов (бумажных и электронных), информационных систем, ТМЦ, баз данных, наборов объектов и т.д. Эти справочники, в отличие от реестра процессов и оргструктур, пополнялись по мере проектирования диаграмм бизнес-процессов. Для справочника документов интересной особенностью стало то, что в объекты типа «Документы» в одно из свойств записываются гиперссылки на формы и примеры заполнения документов, размещённые на информационном портале предприятия. Таким образом достигались сразу 2 цели — построение модели документов в Бизнес-модели предприятия и создание электронного общедоступного архива форм документов. Нестандартным нововведением стала настройка Business Studio для отображения статусов объектов на BPMS-диаграммах. Использование объектов на схеме позволяет увидеть привязку ИС к функциям процесса, движение документов и ТМЦ в ходе деятельности предприятия. Это необходимо в первую очередь для того, чтобы разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы. Также это позволяет использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников, ведь кроме обозначения документа на схеме и во всех генерируемых отчётах, к нему привязывается ссылка на информационный портал предприятия, по которой открывается форма и пример заполнения документа.

Рис.2 Справочник «Объекты деятельности»

Технология согласования бизнес-процессов и функционала внедряемой ИС на основе актуальной бизнес-модели предприятия

Согласование бизнес-процессов и функционала ПО начинается с того, что, используя имеющуюся информацию, строится схема бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, с которыми в дальнейшем и будет проводиться работа. Немаловажным, и достаточно весомым по временным затратам, является шаг согласования схемы описанного процесса с его владельцем и действующими лицами. Для данного согласования в системе бизнес-моделирования формируется специальный отчёт «Описание процесса BPMN», содержащий в себе визуальную схему процесса, информацию об исполнителях, владельцах процесса, документооборот и описание каждого подпроцесса. Согласование документа осуществляется в системе электронного делопроизводства действующим на предприятии порядком. В процессе согласования документ может возвращаться на доработку его создателю и видоизменяться.

На основании согласованного с подразделениями предприятия отчёта формируется таблица «Перечень выявленных рассогласований» (в MS Excel), которая изначально содержит в себе перечисление бизнес-процессов, которые нужно автоматизировать. Этот документ отправляется компании-разработчику ERP-системы для совместного выявления функционала ИС, т. к. существующий функционал лишь частично соответствует запросам предприятия. Следующим шагом определяются рассогласования между функционалом ERP-системы и БП предприятия, то есть наличие функционала, для которого нет соответствующих БП, или наоборот, наличие БП, не обеспеченных ПО, а также разница в бизнес-логике исполнения БП и обеспечивающего их ПО. Для этого в сформированном перечне указываются рассогласования между функционалом ERP-системы и действующими БП, предлагаемое решение по их устранению (реорганизация БП предприятия или же доработка системы) и отметки по уже выполненным мероприятиям по реализации решений.

Рис. 3. Согласование БП и функционала внедряемой ИС

Процесс проектирования модели «КАК НАДО», отражающей новую организацию бизнес-процессов, представляет собой проработку логики исходных бизнес-процессов с привязкой проектируемых модулей ИС и устранение проблемных мест на схеме.

Данная модель также требует согласования с представителями подразделений предприятия, но, поскольку она строилась на базе имеющейся и с учётом данных и пожеланий, полученных при проведении опроса сотрудников, большого количества времени этот шаг не занимает.

Для разработки автоматизированных решений на основе описанных бизнес-процессов и задействованных информационных систем в модели «КАК НАДО» формируется отчёт «ТЗ на автоматизацию». Данный отчет включает в себя:

  • Список и данные бизнес-процессов;
  • Автоматизируемые с помощью указанных ИС действия;
  • Требования к ИС;
  • Структуру ИС;
  • Требования к функциональным характеристикам;
  • Перечень формируемых в ИС отчётов и документов;
  • Лист согласования участниками разработки.

Стоит отметить, что в используемой нами системе бизнес-моделирования генерируется шаблон отчёта, который можно адаптировать исходя из текущих потребностей. Менять можно как сам базовый шаблон (титульный лист, лист согласования и т.д. указывая данные предприятия), так и уже сгенерированный отчет, добавляя или удаляя определенные разделы документа. Есть возможность после создания модели процесса «КАК НАДО», с уточнением используемых модулей и функций ИС, сформированное ТЗ подвергнуть частичным изменениям и дополнениям, которые появляются в ходе его согласования между участниками процесса и IT-подразделения предприятия. Данная процедура может занять как длительный период времени, так и пройти довольно быстро. Всё зависит от сложности процессов, количества функций ИС, необходимых доработок, наличия этого функционала в ERP-системе. На этом этапе внедрения ERP-системы основная работа переходит на специалистов ИТ-службы, которые последовательно прописывают необходимые разделы и взаимодействуют с представителями компании-разработчика.

Эффекты от использования актуальной бизнес-модели предприятия при разработке/доработке информационных систем

При проектировании новых процессов с учетом внедрения ERP-системы, предполагается, что произойдут следующие изменения: сократятся время-затраты на выполнение работ, снизится влияние человеческого фактора, ликвидируются и/или унифицируются бумажные носители информации, автоматизируется передача заполненных документов в подразделения, появится возможность формирования отчета о состоянии дел в любой период времени по запросу специалиста, имеющего разрешение на доступ к данной информации, повысится уровень контроля.

На сегодняшний день на АО «ОДК-СТАР» по вышеописанной методике сформированы несколько технических заданий различной сложности, например, «ТЗ на создание модуля «Ремонт (восстановление) серийных агрегатов», «ТЗ на создание модуля «Управление проектами НИОКР», «ТЗ на доработку в части верификации закупленной продукции», «ТЗ на автоматизацию согласования заявки на покупные СТО» и др. По ним уже проведена или ведётся доработка соответствующего ПО, разработаны регламенты и инструкции для работников.

По итогам проведённых работ можно отметить высокую эффективность автоматического формирования технических заданий на разработку/доработку информационных систем с помощью системы бизнес-моделирования. ТЗ формируется по шаблону в соответствии с ГОСТ, при этом значительно сокращается время его формирования, унифицируется оформление и повторяемое содержание. Техническое задание изначально привязано к Бизнес-модели предприятия, что позволяет получить целостную системную модель работ по автоматизации выбранных бизнес-процессов. В дальнейшем на основе этой же Бизнес-модели можно также быстро и системно решить задачи по созданию регламентов деятельности подразделений предприятия с участием разработанной ИТ-системы.

Опубликовано по материалам:
Портал «Управление производством»

Рекомендуемые материалы по тематике