Business Studio 3.0: Делаем компанию эффективной

Группа компаний «Современные технологии управления» представила третью версию системы бизнес-моделирования Business Studio. В первую очередь новая версия интересна предприятиям, которые внедряют или собираются внедрять систему менеджмента качества, а также сертифицировать ее на соответствие требованиям стандарта ISO 9001. Cерьезной доработке подверглись и прежние возможности программы, благодаря чему проектирование эффективной системы управления становится еще более удобным — как для бизнес-аналитиков, так и для руководителей компаний малого и среднего бизнеса.

Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование — внедрение — контроль — анализ, позволяя решать следующие задачи:

  • Формализация стратегии и контроль ее достижения;
  • Проектирование и оптимизация бизнес-процессов;
  • Проектирование организационной структуры и штатного расписания;
  • Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации;
  • Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO;
  • Подготовка к автоматизации и формирование технических заданий на внедрение информационных систем.

Рис. 1. Разработка и оптимизация системы управления компанией в Business Studio

Формализация стратегии

Для достижения стратегических целей даже в самой благоприятной ситуации требуется два очень важных условия: компания и ее сотрудники должны знать эти цели и процесс их достижения, а у руководства должен быть механизм контроля за этим процессом и возможность управления им. В современном бизнесе для этого используется сбалансированная система показателей (ССП, или BSC — Balanced Score Card). Business Studio позволяет построить стратегическую карту развития компании, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой его нужно достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения.

Проектирование бизнес-процессов

Этот этап в разработке систем управления является одним из самых трудоемких. К счастью, далеко не всегда требуется моделировать абсолютно все бизнес-процессы предприятия. Рекомендуется в первую очередь заниматься только теми из них, которые являются критически важными с точки зрения стратегических целей — в этом случае заметные результаты могут быть получены в реальный промежуток времени. Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). Последняя нотация введена по многочисленным просьбам пользователей, поскольку она является привычной для многих специалистов1.

Для оценки результатов и эффективности процессов определяется набор показателей (KPI), значения которых владелец процесса и другие заинтересованные лица могут контролировать в реальном времени.

Проектирование организационной структуры

Параллельно проектированию бизнес-процессов ведется проектирование организационной структуры компании. Business Studio позволяет построить организационную структуру, назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов, сформировать организационную диаграмму. Очень часто перед бизнес-аналитиком встает вопрос — сколько человек должно быть занято в том или ином процессе. Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в положение о подразделении.

Имитационное моделирование. Функционально-стоимостной анализ

Как сэкономить ресурсы, как сделать что-то за неделю вместо двух — мысли на эту тему не оставляют спокойным ни одного руководителя. Задачи по оптимизации ставятся перед бизнесом его конкурентами с завидной регулярностью. Оптимизировать саму оптимизацию — вот задача программного продукта бизнес-моделирования. Методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа, встроенные в Business Studio позволяют без лишних затрат оценить эффективность любого спроектированного процесса.

Бизнес-аналитик ставит системе задачу исполнить процесс несколько сотен или тысяч раз в соответствии с введенными данными. На выходе он получает как среднее время и стоимость выполнения процесса, так и гистограмму разброса полученных значений. Если результаты не устраивают, специалист ищет узкие места и перепроектирует бизнес-процесс — с изменением очередности действий, полномочий сотрудников, способов взаимодействия и так далее. Новая модель подвергается тем же испытаниям, производится сравнение результатов. Учитывая, что испытания модели занимают считанные минуты, бизнес-аналитик может протестировать большое количество вариантов за короткое время и найти среди них оптимальный. Только после отказа от заведомо проигрышных вариантов стоит приступать к реальному тестированию, которое поможет уточнить параметры процесса и провести следующий этап оптимизации с учетом фактического материала.

«Оптимизацию нельзя закончить, ее можно лишь прекратить». Business Studio, исключая лишние натурные испытания, экономит значительные средства и позволяет продолжать борьбу уже не за проценты экономии, а за десятые и сотые доли процентов.

Регламентирующая документация

Даже самая оптимальная структура не сможет выполнять самые эффективные процессы, если сотрудники не знают правил работы. Любой руководитель знает, насколько важны регламенты, должностные инструкции и правильно поставленный документооборот. Знает он и о том, насколько сложной и кропотливой является эта работа, сколько времени и средств она отнимает у наиболее занятых и ценных специалистов предприятия (а другие, зачастую, просто не способны грамотно составить эти документы).

Наличие описания бизнес-процессов и организационной структуры позволяет легко автоматизировать выпуск пакета регламентирующей документации. После разработки шаблонов, соответствующих стилю предприятия, Business Studio формирует пакет документации в формате Microsoft Word для печати и передачи сотрудникам предприятия — для ознакомления под роспись. Еще один инструмент для удобной работы с регламентирующей документацией — HTML-навигатор. По сути, это тот же пакет, но выполненный в гипертекстовой форме, все перекрестные ссылки в нем сформированы автоматически. Разместив этот вариант пакета на внутреннем сайте, предприятие помогает своим сотрудникам не только понять свои обязанности и права, но и легко разобраться во всех видах регламентированного взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями.

Автоматизация выработки пакета регламентирующей документации имеет еще одно важное следствие. Любое произведенное изменение в бизнес-процессах или оргструктуре находит немедленное отражение в регламентирующих документах. Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Пользователи уже высоко оценили подход к регламентации деятельности компании, примененный в Business Studio. Использование Мастера отчетов для создания своих отчетов и Microsoft Word для редактирования их форм, не требующих написания скриптов и освоения сложного программирования, позволяет быстро адаптировать поставляемую документацию под свои стандарты.

Реализация стратегии. Контроль и анализ

Движение компании по заданному курсу проверяется соответствием фактических значений показателей плановым. Если сбор показателей осуществляется своевременно, то их анализ становится всего лишь делом техники.

Business Studio предоставляет два механизма для ввода показателей. Один из вариантов — загрузка их из отчетов в формате Microsoft Excel. Формы для отчетов рассылаются системой сотрудникам, ответственным за ввод показателей и сохраняются после заполнения в назначенном месте. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой. Второй вариант ввода — использовать новый инструмент Business Studio — Кокпит (Кокпит) для непосредственного ввода показателей в базу данных.

Контроль значений KPI также реализован двумя способами. HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты, позволяет периодически просматривать эти значения, а кокпит предоставляет возможность контроля в реальном времени.

Кокпит — инструмент руководителя

Business Studio позволяет построить для любого предприятия сбалансированную систему показателей (ССП) и работать с ней в режиме реального времени. Так, например, главной целью развития предприятия является увеличение прибыли на заданное количество процентов за ближайшие 3 года. Стратегическая карта показывает, каких промежуточных целей следует достичь для этого. Каждая из целей получает свой набор показателей, которых и следует добиваться в процессе развития. Показатели могут быть любыми — от количества стажеров, получивших допуск к самостоятельной работе, до процента удовлетворенных клиентов от общего их числа. Единственное требование — показатели должны быть измеримыми, каждый из них должен быть выражен каким-то числом.

Рис. 2. Фрагмент стратегической карты с показателями

Далее каждый из показателей получает свой план достижения цели. Это может быть снижение, увеличение или сохранение в границах диапазона. Например, процент брака в настоящий момент составляет 5%. Согласно планам снижения уровня брака нужно задать максимально возможный уровень брака 4% на первый год, 3% на второй и 2,5% на третий. Нижняя граница, в данном случае, не задается — ведь нулевой брак — это хорошо. А вот для веса выпускаемого изделия уже приходится задать коридор. К примеру, при номинальном весе 100 грамм, возможно отклонение на 2 грамма в ту или другую сторону. Количество продаж нужно лимитировать уже снизу — то есть, например, мы должны требовать среднее количество сделок на продавца не менее 50 в месяц. То есть каждый показатель должен иметь границы — верхнюю, нижнюю или обе сразу. Помимо того, может быть задана зона значений, при которых показатель требует внимания. Например, показатель брака выше 6% выводит нас за границу рентабельности — и эта зона должна быть установлена, как критическая — ее обычно отмечают красным цветом. Снижение показателя до 4% и ниже соответствует стратегическим целям — и этот показатель светится зеленым. Расположение же показателя в зоне от 4 до 6 процентов не является катастрофой, но и не позволяет достичь требуемой цели — таким показаниям присваивается тревожный желтый цвет.

Используя Кокпит, руководитель может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу расчета, выходит из пределов заданной для него нормы. Причем восклицательный знак может появиться и тогда, когда сигнализатор «Статус» светится зеленым. Такая ситуация говорит руководителю о том, что, несмотря на внешне нормальную работу системы, где-то в ней уже зреют неполадки.

Рис. 3. Кокпит, окно показателей с выделенным составным показателем, окно декомпозиции поверх него

Виден руководителю и тренд показателя — то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, можно провести анализ показателя в динамике. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.

Разработка и подержание системы менеджмента качества

Сертификация по cтандартам ISO для современной российской компании сама по себе является важной целью — ведь наличие сертификата позволяет компании повысить свою капитализацию, участвовать в тендерах, дает возможность работы на международном рынке и получить маркетинговые преимущества на внутреннем. С другой стороны, наличие сертификата и регулярное его подтверждение свидетельствует о наличии в компании системы управления, построенной на самых современных принципах и технологиях — и в этом случае сертификация является средством для получения реальных конкурентных преимуществ. Так или иначе, разработка, внедрение и поддержание системы менеджмента качества (СМК) становится актуальной задачей для все большего количества предприятий2.

Разработка и внедрение системы менеджмента качества — процесс сложный и трудоемкий. Его результат зависит от подготовки команды, разрабатывающей СМК, от понимания всех необходимых этапов внедрения системы и многих других факторов, как и в любом сложном проекте. Снизить риски и затраты на создание и поддержание СМК — естественное желание руководства предприятия. Пути решения этой задачи могут быть разные — обучение своих специалистов, привлечение сторонних консультантов, вовлечение сотрудников предприятия в процессы совершенствования качества, но этого не достаточно. В любом случае, есть сложные работы, которые необходимо проводить и которые занимают много времени и у своих сотрудников, и у привлеченных консультантов. Решением является применение третьей версии системы Business Studio, которая обеспечивает разработку и внедрение СМК, подготовку ее к сертификации, поддержание в рабочем состоянии, а также дальнейшее развитие с минимальными затратами человеческих ресурсов и времени.

Как разрабатывалась новая функциональность Business Studio 3.0 для поддержки разработки СМК

Для создания новой версии Business Studio, поддерживающей разработку СМК, была создана рабочая группа экспертов в области качества для проведения исследования и анализа работ по разработке, внедрению СМК и подготовке ее к сертификации. В состав рабочей группы вошли представители консалтинговых компаний и сертификационных органов в России, а также специалисты компаний, уже использующих Business Studio и прошедших сертификацию.

Сама деятельность по разработке и внедрению системы менеджмента качества была смоделирована в виде процесса с помощью IDEF0-диаграмм (Рис. 4). Процесс разработки и внедрения СМК был декомпозирован на четыре этапа или подпроцесса:

  • Планирование разработки и внедрения СМК;
  • Разработка СМК;
  • Внедрение СМК;
  • Подготовка к сертификации и сертификация.

Эти подпроцессы в свою очередь также были декомпозированы. Таким образом, была получена процессная модель построения СМК. Данная модель касается и поддержания СМК в рабочем состоянии, так как деятельность по разработке, внедрению и проведению аудитов осуществляется в цикле непрерывно.

Рис. 4. Диаграмма процесса «Внедрение СМК»

Для построенной модели эксперты провели ранжирование трудоемкости выполнения каждого этапа разработки и внедрения СМК (по 5-балльной шкале) до автоматизации и после планируемой автоматизации. В процессе разработки новой версии автоматизации подверглись все группы работ, трудоемкость которых снижается существенно:

  • Разработка целей в области качества;
  • Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов;
  • Разработка показателей процессов;
  • Разработка документации СМК;
  • Ознакомление персонала с документацией;
  • Поддержание документации СМК в актуальном состоянии;
  • Сбор результатов измерений;
  • Планирование и проведение внутренних аудитов;
  • Анализ данных;
  • Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий;
  • Улучшение;
  • Подготовка к сертификации и сертификация.

В результате была создана версия системы Business Studio, которая, по мнению экспертов, существенно упрощает и ускоряет разработку и внедрение системы менеджмента качества в компании. Данную систему могут использовать как консультанты по качеству для разработки СМК, так и сотрудники компании для поддержания разработанной, внедренной и сертифицированной СМК в рабочем состоянии уже без привлечения сторонних консультантов.

Значительная часть инструментов, нужных для разработки СМК, уже имелась в составе Business Studio предыдущих версий. Так, например, стандарт ISO 9001:2000 требует установить цели3 в области качества для каждого вида деятельности и для всех уровней организационной структуры. Формализация целей в области качества должна происходить одновременно с другими целями компании в рамках общей стратегии. В Business Studio для этого используются стратегические карты.

Столь же успешно выполняются требования стандарта ISO 9001:2000 о внедрении на предприятии процессного подхода4 — система позволяет проектировать бизнес-процессы в графическом виде, в различных нотациях — а также назначать для каждого процесса показатели оценки его результативности.

Разработка документации СМК

Новая версия системы теперь позволяет автоматически сформировать Матрицы ответственности и основополагающий документ СМК — Руководство по качеству,. Для формирования Руководства по качеству по требуемому стандарту, используемому на предприятии, в поставку Business Studio включены справочники требований ISO 9001:2000, ISO/TS 16949:2002, ISO 14001:2004. Пользователь может дополнительно сформировать свои собственные справочники требований других стандартов.

В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность и управлять процессами.

Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить внутренние регламентирующие документы: «Регламент процесса», «Регламент процедуры». В указанные документы также попадает информация о показателях процесса, которая может являться подтверждением результативности процесса, например, в рамках внутреннего аудита функционирования процессов.

Требования высшего руководства и стандарта ISO 9001:2000 доводятся до исполнителей через документы:

  • Должностная инструкция;
  • Положение о подразделении.

В данных документах автоматически фиксируются обязанности подразделения или сотрудника по выполнению бизнес-процессов, а также формируются обязательные для этих документов разделы (Общие положения, Права, Обязанности, Взаимодействие, Показатели деятельности).

В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001:2000:

  • Управление документацией;
  • Управление записями;
  • Внутренние аудиты;
  • Управление несоответствующей продукцией;
  • Корректирующие действия;
  • Предупреждающие действия.

Рис. 5. Обязательные процедуры СМК

Эти примеры можно взять за основу при разработке документации для любой компании. Введение в Business Studio этих примеров вызвало наиболее горячие споры в команде экспертов. Дело в том, что строить систему на основании этих примеров — весьма заманчивое решение. Однако, если специалисты по качеству, не имеющие достаточно опыта, пойдут по пути слепого копирования, то они могут через некоторое время столкнуться с тем, что многие процедуры следовало разработать самостоятельно. Авторы предупреждают: «Пример — это лишь пример того, как оно могло бы выглядеть, пособие для изучения нашего ПО. Слепое копирование приведет к неоправданным потерям времени».

Ознакомление персонала с документацией и поддержание ее в актуальном состоянии

Основная цель управления документацией при внедрении СМК — обеспечение того, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны. Каждый сотрудник должен обладать всей информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. Система Business Studio обеспечивает это требование через формирование регламентирующих документы в формате Microsoft Word для последующей печати и передачи сотрудникам предприятия для ознакомления под роспись. HTML-Навигатор обеспечивает дополнительное удобство для работы с этими документами.

При внесении любых изменений в модель процессов или в организационную структуру, запуск пакетного формирования отчетов в формате Microsoft Word или HTML-навигатора автоматически актуализирует всю внутреннюю документацию СМК. Таким образом, вся документация поддерживается в актуальном состоянии и до каждого исполнителя своевременно доводятся касающиеся его изменения.

Сбор результатов измерений

Для того чтобы демонстрировать пригодность и эффективность системы менеджмента качества, организация должна проводить ее анализ, а для анализа нужна информация о реальном состоянии СМК.

Система Business Studio позволяет собирать информацию о значениях показателей процессов и выявленных несоответствиях.

По мере реализации планов в систему заносятся фактические значения показателей. Ответственные за регистрацию значений вносят их непосредственно в Business Studio через модуль Кокпит или заполняют отчеты в формате файлов Microsoft Excel.

Несоответствия фиксируются по результатам внутренних аудитов, по результатам мониторинга процесса, по сообщениям (претензиям) от потребителя или от сотрудников подразделений. Причем все сотрудники подразделений могут оперативно вносить сообщения о выявленных несоответствиях непосредственно в Business Studio через Кокпит. Это позволяет вовлечь сотрудников в процесс управления качеством.

Планирование и проведение аудитов

Разработка и внедрение системы менеджмента качества подразумевает проведение периодических внутренних аудитов5. Цель проведения аудитов — убедиться в том, что система соответствует всем установленным к ней требованиям, эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Аудиты должны проводиться через запланированные интервалы времени на всех этапах разработки, внедрения и поддержания СМК в рабочем состоянии. Проведение внутренних аудитов является одним из требований стандарта ISO 9001:2000.

В системе Business Studio можно планировать аудиты, получать график аудитов на основе составленного плана, фиксировать результаты проведенных аудитов и формировать отчеты по этим результатам (Рис. 6).

Рис. 6. Аудиты в системе Business Studio

При планировании аудита указывается подразделение, которое будет проверяться, планируемые сроки проведения аудита, руководитель аудита. Руководитель должен определить проверяемые требования, процессы или документы, а также группу аудиторов, которые вместе с ним будут участвовать в проведении аудита. По каждому объекту проверки имеется возможность фиксировать различные отклонения или несоответствия.

Анализ данных

По мере получения значений показателей и накопления фактического материала по ним, пользователь получает возможность их анализировать — как текущие значения, так и динамику их изменений. Как это делается с применением Кокпит, рассказано выше. Кроме того, в системе Business Studio 3.0 предусмотрено построение гистограмм и контрольных карт по значениям показателей, которые можно использовать для дальнейшего анализа. Гистограммы дают возможность зафиксировать состояния показателей в различные моменты времени, получить наглядное представление о динамике процесса. Контрольные карты количественного признака (карта средних и размахов, карта средних и среднеквадратичных отклонений), построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет из-под контроля.

Business Studio 3.0 поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA6) с применением диаграммы Исикавы.

Возникновение несоответствия может зависеть от многочисленных факторов. Причем некоторые из них могут влиять на другие, то есть быть связанными отношениями «причина-результат». Знание структуры этих отношений, то есть выявление полной цепочки причин, позволяет успешно решать проблемы управления, в том числе и проблемы управления качеством. Для удобства анализа структуры причин и несоответствий в системе Business Studio можно строить диаграмму Исикавы — причинно-следственную диаграмму, которая позволяет получить наиболее полный перечень возможных причин для рассматриваемого несоответствия (Рис. 7).

Рис. 7. Диаграмма анализа причин

Система Business Studio 3.0 позволяет рабочей группе проанализировать несоответствие и получить перечень последствий, к которым может привести или уже привело данное несоответствие, а также перечень причин, в результате которых могло возникнуть данное несоответствие. Экспертами рабочей группы все последствия оцениваются по значимости для потребителя, а все причины? по вероятности возникновения несоответствия в результате рассматриваемой причины и возможности обнаружения причины существующими методами контроля.

На основе проставленных экспертами рангов в системе Business Studio автоматически рассчитывается приоритетное число риска (ПЧР) появления данного несоответствия7. Для более глубокого изучения несоответствия рабочая группа может проводить анализ причин несоответствия на диаграмме Исикавы.

В Business Studio приоритетные числа риска могут быть отображены непосредственно на самой диаграмме Исикавы на стрелках причинно-следственных связей.

Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий

На основе проведенного анализа несоответствия принимается решение: для каких несоответствий или их причин необходимо проводить мероприятия.

Система Business Studio помогает рабочей группе принять такое решение на основе значений ПЧР, полученных для причин несоответствия. Если ПЧР больше заданного предельного значения, должны быть разработаны и внедрены корректирующие или предупреждающие действия, которые устранят причину. А устранив все причины возникновения несоответствия — можно устранить само несоответствие или предупредить его возникновение.

Необходимые мероприятия фиксируются при помощи Business Studio в базе данных — указывается информация о том, что нужно сделать, выбираются лица, ответственные за проведение данных мероприятий, и контролирующие лица. На основе этой информации в системе формируется отчет о результатах анализа и планы корректирующих и предупреждающих действий.

Цикл улучшения системы управления

Постоянное улучшение и повышение результативности СМК является обязательным требованием стандарта ISO 9001:2000. При этом необходимо понимать, что невозможно улучшать одновременно все процессы в организации. Совершенствование следует рассматривать как повторяющиеся действия, предпринимаемые по мере выявления возможностей доработок системы, обоснования их проведения и наличия требуемых ресурсов.

Система Business Studio позволяет в цикле собирать информацию, анализировать ее и вырабатывать решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.

Подготовка к сертификации и сертификация

Подготовка к сертификации и ее прохождение заметно упрощается, если ведется с помощью Business Studio — за счет легкости выпуска и актуализации регламентирующей документации, возможности быстро найти любой необходимый документ или установить нужную взаимосвязь. Аудитору можно быстро продемонстрировать нужный ему документ при помощи HTML-навигатора — единого справочника всей нормативной документации компании. Реализованная в HTML-навигаторе система гиперссылок позволяет, находясь в режиме просмотра одного документа, мгновенно открывать связанный с ним документ. Конечно, сертификационный орган может потребовать оригинал со всеми подписями, однако предварительное ознакомление сбережет массу времени.

По требованию аудитора ему может быть предоставлена следующая информация:

  • Показатели результативности процессов;
  • Отчеты о проведенных аудитах и выявленных несоответствиях;
  • Результаты выполнения анализов;
  • Реализованные мероприятия, направленные на устранение несоответствий.

Все это становится возможным благодаря наличию единой базы данных Business Studio.

Резюме

Применение Business Studio переводит процесс создания системы управления компании из разряда эксклюзивного и непредсказуемого творчества в будничное проектирование по логичным законам бизнеса, позволяет получить конкретные результаты в обоснованные сроки и за определенную цену. Кроме того, система не является инструментом разового применения — с ее помощью поддерживается дальнейшее существование и развитие бизнеса в целом.

Именно поэтому со времени своего появления в 2004 году система бизнес-моделирования Business Studio получила широкое распространение среди компаний России и других стран. Группа компаний «Современные технологии управления» не только постоянно совершенствует систему, но и содействует появлению молодых специалистов в области управления. Более 30 высших учебных заведений стали партнерами и используют Business Studio в своих учебных программах.

Приобрести систему и получить помощь в построении эффективной системы управления можно у партнеров в России, Белоруссии, Казахстане и Украине, а также у ГК «Современные технологии управления».

Примечания:

1 EPC диаграмма — описание бизнес-процесса как последовательности чередующихся событий и функций.

Основные графические элементы диаграммы EPC:

  • Функции;
  • События;
  • Организационные единицы, ответственные за исполнение функций;
  • Информационные или материальные объекты, которые используются при выполнении функций;
  • Коннекторы (AND, OR, XOR).

В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC используется для моделирования бизнес-процессов нижнего уровня. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.

2 Система менеджмента качества (СМК) — это система для руководства и управления организацией применительно к установленным государственным стандартам качества. СМК является частью системы менеджмента организации и направлена на улучшение результатов с поставленными целями достижения качества для того, чтобы удовлетворить требования всех участвующих в процессе сторон, в первую очередь потребителей. Требования к СМК установлены стандартом ISO 9001:2000.

Система менеджмента качества может быть использована во всех видах управления, в первую очередь в процессах производства или предоставления услуг, а также в финансах, продаже продукции, к маркетингу. После того, как документация СМК разработана, организация заключает договор со специальным органом по сертификации. Этот договор заключается для проведения оценки соответствия всем требованиям государственных стандартов по системам менеджмента качества. В результате сертификационной проверки производится отчет о проверке СМК, на основании которого принимается решение о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям стандартов.

3 Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром для организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют использованию организацией ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа целей в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеримыми. Достижение целей в области качества может оказывать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных сторон.

4 Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться «процессным подходом».

5 Аудит (проверка) системы менеджмента качества.

Аудиты (проверки) применяют для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдения аудитов (проверок) используют для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты (проверки), проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени для внутренних целей, могут служить основой для декларирования организацией о своем соответствии. Аудиты (проверки), проводимые второй стороной, могут проводиться потребителями организации или другими лицами от имени потребителей. Аудиты (проверки), проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями. Такие организации, обычно имеющие аккредитацию, проводят сертификацию на соответствие требованиям, например требованиям ГОСТ Р ИСО 9001. ИСО 19011 содержит методические указания по аудиту (проверке).

6 FMEA — анализ (Failure Mode and Effects Analysis) — технология анализа возможности возникновения и влияния дефектов на потребителя; FMEA-анализ проводится для разрабатываемых продуктов и процессов с целью снижения риска потребителя от потенциальных дефектов.

7 Метод расчета ПЧР:

  1. Определить возможные последствия несоответствий, с определением балла значимости S по соответствующей таблице (10-бальная шкала);
  2. Определить потенциальные причины/механизмы несоответствий с установлением балла вероятности их возникновения О (10-балльная шкала);
  3. Определить имеющиеся меры управления процессом по обнаружению потенциальных несоответствий с установлением балла по вероятности их обнаружения D (10-бальная шкала);
  4. Перемножая баллы S x O x D, вычислить приоритетное число риска ПЧР — количественную оценку комплексного риска несоответствия (от 1 до 1000).

Рекомендуемые материалы по тематике