Илья Воронцов
ГК «Современные технологии управления»
На сегодняшний день ведется много споров о правильности того или иного подхода к автоматизации предприятий. На настоящий момент наиболее правильным, грамотным подходом считается так называемый «западный». Изначально, он развился и оформился в более развитых (в области управления) странах, и теперь осуществляются попытки его применения на российских предприятиях.
За основу подхода можно взять следующее утверждение: Автоматизация процессов предприятия должна вытекать из стратегии развития предприятия и быть эффективной. Другими словами, автоматизировать нужно только те задачи, которые способствуют достижению цели предприятия. При этом каждая задача автоматизации должна быть оценена с позиции Цена/Эффективность.
Этот подход действительно можно назвать правильным, даже идеальным. Суть его заключается в следующем:
- Исходя из целей и стратегии предприятия выделяются бизнес-процессы, требующие качественного улучшения;
- Для каждого выделенного бизнес-процесса ставится задача автоматизации, позволяющая повысить эффективность работы процесса;
- Предполагаемый эффект от задачи автоматизации оценивается заранее и сравнивается с величиной затрат на ее реализацию;
- Реорганизация и автоматизация бизнес-процессов предприятия.
При таком подходе основными задачами, требующими автоматизации на предприятиях, будут те, эффект от реализации которых можно оценить наиболее явным образом:
- Задачи планирования ресурсов предприятия (материальных, трудовых, финансовых) — уменьшение затрат, связанных с использованием ресурсов;
- Управление отношениями с клиентами — привлечение новых и удержание существующих клиентов;
- Конструкторско-технологические процессы — уменьшение стоимости и повышение качества конструкторско-технологических разработок.
Понятно, что при этом подходе задачи учета и контроля будут являться вторичными, поскольку связать их с целями компании и оценить их эффект очень сложно. Задачи учета и контроля в этом случае скорее являются неотъемлемой частью задач планирования и анализа, чем-то, что подразумевается по умолчанию.
Именно на этих предпосылках основаны комплексные информационные системы, поддерживающие стандарты ERP (планирование ресурсов предприятия), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), CAD/CAM системы.
Все плюсы такого подхода вытекают из его описания. Теперь рассмотрим минусы этого подхода при применении его на российских предприятиях:
- На очень немногих российских предприятиях сформулированы цели и стратегия. Поэтому о согласованности задач автоматизации и целей предприятия говорить сложно. Значит, для применения обозначенного выше подхода к автоматизации на предприятии необходима разработка стратегии, возможно, с привлечением сторонних консультантов, и перестройки всей системы стратегического планирования. Как это ни печально, но менеджмент и собственники многих российских предприятий к таким преобразованиям пока не готовы;
- Реализация задач автоматизации планирования ресурсов, управления отношениями с клиентами на российских предприятиях зачастую требует серьезной перестройки бизнес-процессов предприятия (реинжиниринг), что, опять же, требует серьезных материальных, временных затрат и, конечно же, готовности к преобразованиям персонала и менеджмента предприятия;
- Стоимость применения комплексных средств автоматизация, направленных на автоматизацию задач планирования и управления пока что является «неподъемной» для Российских предприятий, особенно если учесть, что внедрение таких систем зачастую требуют огромной работы сторонних консультантов по перестройке бизнес-процессов предприятия.
Тем не менее, «западный» подход применяется на Российских предприятиях, однако зачастую он выражается во внедрении «дорогой» комплексной системы управления, без увязывания внедрения с целями предприятия и корректной оценки предполагаемой эффективности такой системы.
Как результат, достаточно небольшое количество проектов автоматизации оказывается удачно завершенными в полном объеме. Большая же часть либо «пробуксовывает», либо реализуется не полностью, в основном опять же в части учета, поскольку, «завтра мы можем посчитать вчера, а вот спланировать завтра невозможно».
Внедрение комплексной информационной системы зачастую является не осмысленной необходимостью, а всего лишь данью моде или желанием руководства не отставать от других компаний.
Как же тогда нужно подходить к процессу автоматизации российских предприятий?
Чтобы ответить на этот вопрос, опишем типовые «болезни», соответствующие многим Российским предприятиям:
- Отсутствие стратегического менеджмента;
- Пока еще низкая квалификация менеджмента в области управления. Да, договариваться с поставщиками, банками, клиентами могут, но грамотно управлять с применением информационных технологий — пока нет;
- Отсутствие политики клиентоориентированности;
- Неразвитость ИТ-инфраструктуры;
- Отсутствие четких методик планирования деятельности и ресурсов, в частности;
- Зачастую плачевное состояние конструкторско-технологической документации, расхождение ее с реальными технологическими процессами;
- Задачи автоматизации управления производством (планирования и учет) решены отдельными локальными задачками, которые ни развивать ни поддерживать зачастую уже некому.
Действительно, внедрение на таком предприятии комплексной информационной системы с большой степенью вероятности обречено на провал, по крайней мере, об ощутимом повышении эффективности работы процессов предприятия говорить сложно.
Исходя из российских реалий, следует также учесть жесткие требования со стороны государства в части ведения на предприятии бухгалтерского и налогового учета. Эти задачи отнимают много ресурсов у предприятия и не всегда адекватно поддерживаются комплексными системами управления предприятием.
Наша команда, более 10 лет работающая на рынке управления и автоматизации и реализовавшая достаточно большое количество проектов, свой подход к автоматизации Российских предприятий сформулировала в следующих тезисах:
- Постепенная автоматизация процессов предприятия;
- Автоматизация направлена первоначально на более понятные персоналу предприятия процессы — учет и контроль;
- Вовлечение руководства предприятия в процессы автоматизации;
- Мягкая и постепенная перестройка бизнес-процессов;
- Эволюционное развитие информационной системы.
Хотя и считается, что мы должны брать самое лучшие из западных технологий управления, но надо учесть, что мы в этом процессе очень сильно отстали и прохождение всех этапов эволюционным путем будет более эффективным и дешевым, нежели революционный путь.
Что дает такой подход:
- Предприятие не тратит огромных средств на комплексную автоматизацию;
- Автоматизация процессов учета и контроля позволяет решить задачи бухгалтерского и налогового учета (которые в нашей стране волнуют многих руководителей), и, как следствие, переориентироваться на решение задач планирования и управления;
- Постепенная автоматизация и вовлечение в процессы автоматизации руководства позволяет им прочувствовать связь между ИТ-решениями и процессами управления, повышает их квалификацию как управленцев;
- Повышается квалификация персонала — освоить отдельные участки автоматизации проще, чем комплексную систему;
- Получение точных и своевременных учетных данных позволяет выявлять проблемы, связанные затратами на использование ресурсов, проблемы в работе с клиентами, что подталкивает руководство к совершенствованию процессов управления и позволяет ставить новые задачи автоматизации, направленные на решение этих проблем.
Фактически предприятие таким образом готовится к освоению передовых технологий управления и внедрению комплексных систем управления предприятием. Через какой-то период руководство предприятия начинает отчетливо представлять, как связаны информационные технологии и эффективность бизнес-процессов предприятия, какие задачи автоматизации могут способствовать достижению целей бизнеса, перестройка некоторых бизнес-процессов становится очевидным фактом. Предприятие становится готово к внедрению комплексной автоматизированной системы, реально оценивая эффект от ее внедрения. Вероятность успеха внедрения комплексной системы в таком случае будет много выше, чем на неподготовленном предприятии.
Например, для производственного предприятия этот подход обычно выглядит следующим образом:
- Автоматизация бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового учета
Позволяет решить довольно ресурсоемкую задачу и обеспечить руководство предприятия сводной управленческой информацией. Руководство предприятия втягивается в процесс освоения информационных технологий и начинает формулировать требования по получению более детальной и оперативной информации о деятельности предприятия.
- Автоматизация оперативного производственного, управленческого учета
В ходе решения этой задачи происходит упорядочение технологической информации предприятия, налаживается оперативный производственный и складской, управленческий учет. Руководство начинает получать оперативную и детальную информацию о деятельности своего предприятия и может пересматривать механизмы планирования на предприятии. В свою очередь, детальная и оперативная управленческая информация является основной для точного и детального планирования деятельности предприятия.
- Автоматизация натурального планирования ресурсов (материальных, трудовых)
Решение этой задачи не обязательно должно быть глубоким и соответствовать стандартам MRP/ERP. Автоматизация натурального планирования позволяет руководству предприятия повысить качество и скорость процессов планирования деятельности, иногда позволяет сократить издержки по содержанию ресурсов. Наличие плановой и фактической управленческой информации позволяет анализировать и контролировать деятельность предприятия.
- Автоматизация финансового планирования, бюджетирования
Решение этой задачи позволяет планировать, оценивать и анализировать деятельность предприятия в финансовых показателях.
- Комплексная автоматизация предприятия (система стандарта ERP)
Интеграция и развитие решенных и новых задач с учетом целей и стратегии предприятия. Т. е. углубление или освоение новых задач автоматизации напрямую зависит от стратегии предприятия. При этом каждая задача оценивается по соотношению цена/эффективность.
Как показывает наш опыт, такой подход оправдывает себя на большинстве российских предприятий.
Февраль 2005 г.
Рекомендуемые материалы по тематике