Нет необходимости доказывать, что без соответствия требованиям ИСО развивать бизнес невозможно. Наличие сертификата ИСО помогает существенно расширить рынки сбыта или, как минимум, удержаться на существующих. Однако сертификат появляется, а качество управления зачастую остается на том же уровне. О том, как заставить современные технологии работать в современных российских условиях «Самарскому обозрению» рассказал директор компании «Современные технологии управления» Виктор Забавин.

С какими проблемами сталкиваются предприятия, внедряющие систему качества менеджмента?

История подобных проектов показывает, особенно на этапах внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы качества, что предприятие начинает «тонуть» в бумажных кипах документации, описывающих реализацию требований стандарта ИСО 9001:2000. Приходится вводить дополнительные штатные единицы, а часто и создавать целые отделы, которые лишь обеспечивают наличие сертификата, никак не влияя на улучшение управления компанией. В итоге система менеджмента качества превращается в формальную надстройку, которую надо поддерживать, чтобы не лишиться сертификата ИСО.

Получается, что руководитель должен решить, что ему важнее — получение сертификата ИСО или реальное изменение организации в лучшую сторону?

Я так не думаю. Почему бы, затратив усилия на получение сертификата ИСО, не попробовать выстроить систему управления, соответствующую современным требованиям? Проанализировав собственный опыт решения подобных задач, мы создали новый программный продукт Business Studio. Мы попытались помочь предприятиям самостоятельно решать проблемы по освоению передовых современных методов управления, в том числе, и таких как разработка системы менеджмента качества.

Как можно объединить в рамках одного программного продукта бизнес, современные методы управления и систему менеджмента качества?

Начнем с того, что такое современное управление? Это наличие целей, стратегии и четкой слаженной работы всех подразделений и сотрудников организации. Наметив цели развития, выработав стратегию их достижения, мы должны создать такую систему управления, которая позволит компании достичь желаемых результатов. Поскольку требования стандарта ИСО оказывают очень большое влияние на систему управления, то их обязательно нужно учитывать при ее создании или изменении.

Business Studio предоставляет понятные и простые стандарты моделирования систем управления. Чтобы отразить существующую или создать новую систему управления в Business Studio достаточно ее просто… нарисовать!

После этого руководитель получает наглядное и понятное описание бизнес-процессов и процедур, оргструктуры, положения о подразделениях, а на каждое рабочее место — актуальные должностные инструкции и требования.

Одновременно система формирует пакет регламентных документов (политика и цели в области качества, руководство по качеству, и т. д.), полностью удовлетворяющий требованиям стандарта ИСО 9001:2000. Возможность поддержания всей документации по ИСО в актуальном состоянии достигается за счет внесения необходимых изменений в Business Studio и переформирования регламентных документов.

Существует и другие системы моделирования бизнес-процессов. Чем от них отличается Business Studio? Вам удалось предложить компаниям что-то новое?

Систему Business Studio нельзя сравнивать в чистом виде с существующими системами моделирования, хотя функция моделирования в неё изначально заложена. Главная задача нашего продукта состоит не в этом. Business Studio берет на себя рутину по поддержанию всей документации в актуальном состоянии. Все документы система формирует полностью автоматически. Учитывая, что даже в небольшой организации их число может превышать сотню, Business Studio позволяет сотрудникам высвободить значительно время на выполнение своих прямых обязанностей.

Главное преимущество системы Business Studio заключается в том, что создается единая и целостная модель организации. Основным недостатком «ручной» поддержки стандарта ИСО, да и всей системы управления является необходимость тщательно отслеживать изменения в процедурах организации и вносить изменения во множество документов. При этом неизбежно, что часть документов останется не обновленной, а некоторые вообще будут противоречить друг другу. В Business Studio, изменив диаграмму одной или десяти процедур, можно не беспокоиться о том, что изменения не попадут в документы. Их можно автоматически переформировывать с любой желаемой частотой.

После формирования документов, что с ними делать дальше?

А дальше необходимо довести положения и должностные инструкции до руководителей подразделений и рядовых исполнителей, подготовиться к прохождению сертификационного аудита. Business Studio помогает решить и эту задачу. Система позволяет легко ориентироваться в массиве нормативных документов предприятия, включая и документацию по системе менеджмента качества, благодаря использованию единого справочника регламентной документации — HTML-навигатора. Реализованная в нем «ссылочная» система связи между документами значительно упрощает поиск необходимой пользователю информации. В содержании всех документов имеются гиперссылки на должности, действия, процедуры, процессы, документы, при нажатии на которые отображаются отчеты, формируемые с помощью программного продукта Business Studio. Таким образом, находясь в режиме просмотра одного документа можно свободно обращаться к другим, минуя длительный поиск в бумажных документах. HTML-навигатор снижает трудоемкость поиска информации, а следовательно и сокращает время проведения как сертификационного, так и внутренних аудитов на предприятии, за счет того, что вся необходимая документация по каждому конкретному подразделению или должностному лицу всегда находится «под рукой».

Система управления создана, сертификат получен, люди работают по новым правилам. Но как руководителю понять, все ли прошло, как задумано, и куда развиваться дальше?

Да, сложно представить управление без оценки результатов. Business Studio поддерживает методику оценки эффективности работы подразделений и всей организации в целом. Одновременно с созданием модели управления программа позволяет разработать целевые показатели эффективности деятельности. В результате руководитель приобретает реальный инструмент управления, который позволяет: проводить анализ, планировать и вносить изменения в модель управления. После этого останется только переформировать необходимые регламентные документы и соответствовать изменившимся рыночным условиям!

Не слишком ли сложна работа в Business Studio? Насколько легко освоить ваш программный продукт?

Одним из главных требований при создании продукта было — простота и еще раз простота: специалист любой организации должен за минимальное время освоить продукт и начать в нем работать. Мы со своей стороны оказываем всестороннюю поддержку пользователей — проводим обучение специалистов и оказываем методические консультации. Чтобы мои слова не выглядели голословными, приглашаю убедиться в простоте и эффективности продукта на наших презентациях.

Рекомендуемые материалы по тематике