1. Общие положения

1.1. Целью графического представления, изложенного в настоящем документе, является описание взаимодействий сотрудников предприятия в ходе выполнения ими определенных действий, функций, и т. д.

Представление направленно именно на описание взаимодействий, а не документооборота, организационных отношений и пр.

1.2. Настоящий документ определяет:

  • Основные понятия, используемые при графическом описании процедур предприятия;
  • Методика описания процедур, требования к описанию.

1.3. Термины, используемые в документе

Процедура — составная часть деятельности на предприятии (бизнес-процесса). Критерием разделения бизнес-процесса на части служит возможность выделения промежуточного результата, который поддается учету, контролю и регистрации в информационной системе. По другому — это функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.

Участник процедуры — субъект, выполняющий определенные действия, направленные на трансформацию входных потоков процесса в выходные.

Потоки (входные, выходные) — информационные или материальные объекты, «перерабатываемые» в результате выполнения действий участниками процедуры.

Диаграмма процедуры — графически формализованное алгоритмическое представление процедуры.

2. Этапы описания процедур

2.1. Выделение процедур на предприятии, которые необходимо представить в графической форме для дальнейшего согласования, модификации и других целей, определяемых проектом.

Методика выделения процедур зависит от решаемой задачи и в настоящем документе не рассматривается.

2.2. Интервьюирование исполнителей, изучение документации и прочие мероприятия, направленные на формулирование особенностей реализации процедур.

2.3. Разработка кросс — функциональной диаграммы в программе Microsoft Visio.

2.4. Прочие шаги, связанные с целью описания процедур. Ими могут быть — согласование, уточнение и пр.

3. Диаграмма процедуры

В настоящем разделе описываются основные элементы диаграммы и правила их представления. Общий вид диаграммы процедуры представлен на Рис. 1.

Рис. 1 — Пример диаграммы процедуры

3.1. Процедура

Процедура представляется всей диаграммой. В диаграмме указывается название процедуры в заголовочной части листа.

3.2. Участник

Каждая процедура содержит группу взаимодействующих участников (ролей).

Участник представляется в виде вертикального столбца (колодца), в котором будут отображаться действия участника (зона ответственности).

В диаграмме указывается имя участника в заголовке столбца.

Участником может являться конкретный сотрудник предприятия (должность), функциональное подразделение (отдел, бюро, цех), внешние субъекты (заказчик, поставщик).

Выбор участников определяется целями моделирования.

3.3. Действие

Каждый участник выполняет в процедуре определенные действия.

Действия представляются прямоугольниками, входящими в соответствующий участнику колодец.

Одному действию соответствует один участник. Представление одного действия, захватывающего более одного участника, рекомендуется применять в исключительных случаях.

В прямоугольнике указывается наименование действия в форме отглагольного существительного («создание», «получение») с указанием на предмет действия («заявки покупателя», «банковской выписки»).

Наименование действия может указываться в форме предложения, начинающегося с глагола: «Занести», «Выполнить», «Подписать» и др.

Каждое действие перерабатывает входные объекты в выходные с использование управляющих потоков (воздействий), представляемые соответствующими потоками.

Разбиение последовательности действий одного участника на разные «прямоугольники» определяется исходя из особенностей самого действия и условий его выполнения.

3.4. Входной/выходной поток

Входной/выходной поток (далее поток) — множество объектов используемых (результирующих) в процессе выполнения действий участником процедуры.

Поток определяет множество объектов следующих типов:

  1. Документы;
  2. Товарно-материальные ценности;
  3. Денежные средства;
  4. Люди;
  5. Прочая информация: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.

Элементы поток представляются в виде стрелок, соединяющих действия участников.

Наименование объектов потока указывается в названиях стрелок.

Исходящая стрелка привязывается к нижней, левой или правой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Входящая стрелка привязывается к верхней, правой или левой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Одна стрелка может содержать наименования нескольких объектов потока (зависит только от удобства представления диаграммы).

3.5. Управляющие воздействия

Управляющие воздействия определяют условия и требования к действиям. Ими могут быть:

  1. Нормативные документы;
  2. Сведения (информация) о состоянии объектов предприятия (остатки, загрузка и пр.);
  3. Информация о начале выполнения действия (в конце дня, при поступлении 10 заказов и пр.);
  4. Другое.

Управляющее воздействие представляется в виде стрелки, привязанной к верхней грани прямоугольника действия (см. Рис. 1). Наименование указывается в названии стрелки.

Одна стрелка может содержать наименования нескольких управляющих воздействий (зависит только от удобства представления диаграммы).

3.6. Поток управления (поток работ)

Поток управления (поток работ) — правила, определяющие последовательность и взаимодействие участников в процессе выполнения действий.

Форма описания последовательности действий в диаграмме определяется следующими правилами.

  1. Последовательные действия представляются «сверху — вниз» со смещением вниз последующего действия по отношению к предыдущему;
  2. Началом выполнения действия считается поступление участнику объектов входного потока, если не указано условие;
  3. Отображение потоков без указания объектов (пустых стрелок) применяется в случаях:
    • Перехода действия к другому участнику (указывается в действии);
    • Содержание потока не установлено.
  4. Дополнительные условия выполнения действий задаются в виде управляющего воздействия;
  5. Разделение (объединение) потока управления отображается без использования дополнительных графических элементов. Способ представления разделения (объединения) потока управления представлен в табл.1. Содержание выбора того или иного потока управления может указываться как надпись на стрелках («да»-«нет», «согласовано»-«не согласовано» и др.);
  6. С помощью дополнительных графических элементов (горизонтальная разделитель-ная линия) может указываться фаза выполнения процедуры.
№  Графическое представление Описание
1 Выполняются все последующие действия
2 Выполняется одно или несколько последующих действий
3 Последующее действие выполняется только при условии завершения предшествующих действий
4 Последующее действие выполняется при условии завершения одного или нескольких предшествующих действий

Таблица 1

3.7. Представление элементов информационных систем

Элементы использования информационных систем в процедуре могут быть представлены следующим образом.

  1. В наименовании действия может напрямую указываться, что работа выполняется в информационной системе;
  2. В наименовании потоков может напрямую указываться, что информация принадлежит информационной системе;
  3. Возможно применение других обозначений (например, выделение курсивом действий и потоков в информационной системе).

Пример графического отображения применения информационных систем представлен на Рис. 2.

3.8. Дополнительные графические элементы

Настоящий документ не предопределяет использование других графических элементов (решений, хранилищ и др.). Необходимость их использования определяется задачей и удобством отображения в каждом конкретном случае.

Например, использование решений целесообразно при отражении группового принятия решения, т. к. решения одного человека удобнее указывать в одном действии, выходные потоки — следствие принятого решения.

Рис. 2a — Пример графического отображения применения информационных систем в форме дополнительного указания на информационную систему (удобнее представлять различные информационные системы)

Рис. 2б — Пример графического отображения применения информационных систем в форме выделения шрифта курсивом (не загружает диаграмму лишним текстом)

4. создание диаграмм в пакете Microsoft Visio

Для создания диаграмм процедур используется пакет Microsoft Visio. Шаблон вида диаграмм — «Cross-Functional Flowchart Shapes Vertical» и «Basic Flowchart Shapes».

Порядок работы с пакетом Microsoft Visio в документе не рассматривается.

Для описания ключевых элементов процедур используется сводная форма представленная в приложении № 1.

Таким образом, описание процедуры задается:

  • Диаграммой Microsoft Visio, разработанной в соответствии с рассмотренными правилами (графические элементы представлены в приложении № 2);
  • Сводной формой описания процедуры.

Приложение № 1. Форма описания процедуры

  1. Наименование процедуры
  2. Инициирующее событие (начало процедуры):
    • <время>: Начало недели до 10.00, до 15.00 последнего числа месяца, начало рабочего дня;
    • <движение>: Поступление документа, заготовок ;
    • <событие>: Определена потребность в материалах в цехе мастером, запрос на подготовку счета от клиента.
  3. Описание входов процедуры:
    • <документы>
    • <ТМЦ>
    • <денежные средства>
    • <люди>: Бывает и такое J;
    • <прочая информация>: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.
  4. Завершающее событие (результат процедуры):
    • Материал в цеховой кладовой ;
    • План производства подписан и утвержден ;
    • Лимит рассчитан и определен на хранение.
  5. Описание выходов процедуры:
    • <документы>
    • <ТМЦ>
    • <денежные средства>
    • <люди>
    • <прочая информация>: устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.
  6. Используемые в процедуре документы:
    1. Перерабатываемые (создаваемые, редактируемые);
    2. Управляющие (используются для принятия решений в действиях процедуры).

Приложение № 2. Используемые графические элементы

Понятие процедуры Графический символ
Участник процедуры
Действие
Управляющий поток
Поток
Разделительная Линия
Фазовая линия

Рекомендуемые материалы по тематике