Применение системы Business Studio в Офисе управления проектами

Авторы: Антон Антипин, Дмитрий Могилко, Надежда Горбунова
Информация об авторах

Проект представляет собой комплекс взаимосвязанных работ, обеспечивающих достижение заданных целей при соблюдении сроков, бюджета и прочих условий.

Назначением системы управления проектом является достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками и с заданным уровнем качества на основе управления деятельностью команды и ее координации с окружением проекта посредством реализации функций управления (планирования, организации, контроля, обеспечения и мотивации).

Функции управления проектом реализуются Командой управления проектом — специфической организационной структурой, возглавляемой Руководителем проекта и включающей членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом.

Офис управления проектами — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию (централизацию и координацию) проектов в рамках системы коммуникационных и информационных технологий на основе стандартов осуществления деятельности.

Основными функциями Офиса управления проектами являются:

  • Разработка и внедрение стандартов управления проектами;
  • Централизация и координация ресурсов на выполнение проектов;
  • Бюджетирование портфеля проектов;
  • Управление документооборотом и коммуникациями;
  • Мониторинг портфеля проектов.

В жизненном цикле проекта выделяют следующие фазы:

  1. Концептуальная фаза (инициации), включающая:
    • Назначение Руководителя проекта;
    • Формулировку целей и задач проекта;
    • Определение критериев успешного завершения проекта;
    • Разработку и утверждение Резюме проекта;
    • Назначение и мотивация Команды проекта.
  2. Фаза планирования, включающая:
    • Разработку Структурной Декомпозиции Работ;
    • Разработку Календарного плана выполнения работ и определение контрольных точек;
    • Разработку Бюджета проекта;
    • Определение информационной системы, системы документации и отчетности;
    • Определение потенциальных рисков и резервов (ресурсов) для их компенсации;
    • Разработку и утверждение Матрицы ответственности.
  3. Фаза реализации, включающая:
    • Ресурсное обеспечение выполнения работ;
    • Контроль поставок;
    • Мониторинг Объектов контроля (контроль качества выполнения работ);
    • Ведение учета и предоставление отчетности;
    • Управление изменениями в проекте;
    • Разрешение претензий и конфликтов.
  4. Фаза завершения, включающая:
    • Анализ результатов реализации проекта;
    • Формирование сводного бюджета;
    • Формирование Архива проекта;
    • Разрешение конфликтов;
    • Обеспечение гарантий;
    • Обеспечение последующей карьеры членов Команды проекта.

Основные сведения о проекте на фазах жизненного цикла регистрируются следующими документами — Резюме, План-график, Бюджет, % выполнения работ и Архив проекта. В интересах систематизации сведений о портфеле проектов удобно использовать систему «Business Studio» с дополнительными настройками параметров класса «Проекты».

Для регистрации перечисленных сведений о проекте необходимо создать следующие закладки на форме объекта «Проекты» (с помощью приложения «MetaEdit». Подробно работа с редактором классов и параметров Meta Edit описана в «Руководстве администратора»(3), документ поставляется вместе с Business Studio):

  • Работы проекта (Рисунок 1):

    Рисунок 1. Работы проекта

  • Команда проекта (Рисунок 2):

    Рисунок 2. Команда проекта

  • Ресурсы проекта (Рисунок 3):

    Рисунок 3. Ресурсы проекта

  • Платежи, осуществляемые в рамках проекта (Рисунок 4):

    Рисунок 4. Платежи, осуществляемые в рамках проекта

  • Договоры, привязанные к проекту (Рисунок 5):

    Рисунок 5. Договоры проекта

  • Риски проекта (Рисунок 6).

    Рисунок 6. Риски проекта

  • Архив проекта (Рисунок 7).

    Рисунок 7. Архив проекта

Для создания закладок создаются соответствующие классы и списки с последующей привязкой к классу «Проекты»:
Для закладки «Работы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Длительность»:

«Код»:

«Название работы»:

«Процент завершения»:

«Старт работы» и «Финиш работы» (аналогично):

Для закладки «Команда проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Контакт»:

«Тип контакта»:

«ФИО»:

«Предметная область»:

Для закладки «Ресурсы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Объем»:

«Ресурсы проекта»:

«Стоимость»:

Для закладки «Архив проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Объем»:

«Ответственный сотрудник»:

Для импорта состава работ проекта в список вкладки «Работы проекта» необходимо воспользоваться средствами импорта MS Project (для выгрузки сведений о работах в MS Excel), а затем пакетом импорта Business Studio (для загрузки сведений о работах из MS Excel в Business Studio).

Для пакета импорта Business Studio могут быть выбраны следующие настройки (Подробно создание пакетов импорта описано в «Руководстве пользователя» (5), документ поставляется с Business Studio):

Структура Листа1 (переименован в «Проект»):

Рисунок 8. Настройка пакета импорта. Структура листа 1

В столбце «Группа» записывается логический признак (Да/Нет) — является ли проект группой (т. е. папкой, в которой размещаются подчиненные проекты);
В столбце «Родитель» указывается имя папки навигатора Business Studio, в которой хранится проект;

Структура Листа2 (переименован в «Работы»):

Рисунок 9. Настройка пакета импорта. Структура листа 2

В столбцах «Проект», «Начало» и «Завершение» указываются параметры, по которым идентифицируется проект;
В качестве идентификатора работ используются ее параметры «Код» и «Наименование».

Соответствие Листов Excel-книги и объектной модели классов Business Studio задается при создании пакета импорта (Рисунок 10):

Рисунок 10. Создание пакета импорта

Соответствие параметров Проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:

  • Составной ключ идентификации проекта (Рисунок 11):

    Рисунок 11. Создание пакета импорта. Ключ идентификации проекта

  • Ключ идентификации родителя (папки навигатора, в которой размещается проект):

    Рисунок 12. Создание пакета импорта. Ключ родителя

  • Оставшиеся параметры проекта:

    Рисунок 13. Создание пакета импорта. Другие параметры

Соответствие параметров Работ проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:

  • Составной ключ идентификации работ:

    Рисунок 14. Создание пакета импорта. Составной ключ

  • Ключ идентификации владельца (проекта):

    Рисунок 15. Создание пакета импорта. Ключ идентификации владельца

  • Оставшиеся параметры работ:

    Рисунок 16. Создание пакета импорта. Параметры проекта

В результате сведения о работах проекта будут импортированы в табличную часть формы «Проекты», при этом:

  • Если работа идентифицирована (по Коду и Названию) — ее параметры будут перезаписаны (% реализации, Старт, Финиш, Длительность);
  • Если работа не найдена — сведения о ней будут добавлены в табличную часть списка.

Поэтому, если какая-то работа должна быть исключена из списка — ее следует удалить из списка в режиме пользователя.

В результате заполнения свойств проекта (Рисунок 17) из Business Studio можно сформировать отчет «Резюме проекта» (см. Приложение 1). При подготовке отчета использовался Мастер отчетов, который поставляется вместе с программой. Настроенный отчет в формате xml-файла можно запросить в учебном центре Business Studio в Санкт-Петербурге — компании Business Set. Для этого достаточно послать запрос в свободной форме на электронный почтовый ящик mail@busset.ru

Рисунок 17. Свойства проекта

Удобство и практичность описанных настроек системы Business Studio прошли успешную апробацию на занятиях по «Управлению проектами» со слушателями программы повышения квалификации Высшей Экономической Школы СПбГУЭФ.

Приложение 1: Отчет «Резюме проекта»


Используемая литература:

[1] Управление проектами. Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов. — М.: Консалтинговое агентство «КУБС Групп — Кооперация, Бизнес-Сервис», 2001 — 265 с.
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK) — ANSI.PMI 99-001-2004
[3] Система моделирования «Business Studio. Руководство администратора». ГК «Современные технологии управления»
[4] Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления»
[5] Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления»

Рекомендуемые материалы по тематике