Электронный репозиторий бизнес-процессов: инвестиция в будущее компании

Автор: Владимир Репин
Информация об авторе

В статье рассматриваются вопросы создания электронного репозитория бизнес-процессов компании на платформе Business Studio 3.6.

Нужен ли Вашей организации репозиторий бизнес-процессов?

Представьте себе ситуацию, когда Вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно — у Вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл и начинаете «рисовать» схему процесса. Сохраняете схему, включаете в регламент, согласуете его с нужными руководителями и т. п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре и т. д. Кроме Вас в компании еще несколько руководителей и специалистов время от времени «мастерят» регламенты процессов. В результате, в организации присутствует множество схем, описанных в разных форматах и инструментах. Они хранятся в файлах хаотичным образом на компьютерах различных пользователей.

Рис. 1. Знакомая ситуация?

ДА НЕТ

Как можно ее оценить? Неужели так работать удобно? Скорее, нет. Ситуацию в компании можно охарактеризовать следующим образом:

  • Процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;
  • Единого стандарта моделирования процессов нет;
  • Единого места для хранения схем процессов нет;
  • Внесение изменений в регламентирующие документы требует занудной ручной работы;
  • Доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;
  • Информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.

С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов, но не готово развивать и поддерживать такую работу, ощущая сложность и запутанность существующей в компании практики моделирования и регламентации процессов

Есть основания полагать, что у вас порядок. Означает ли это, что:

  • Создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;
  • Все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;
  • Выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MSWord или MSExcel;
  • В базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в pdf и проч.);
  • Обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний web-портал).

Если «да», это значит у Вас в компании внедрен электронный репозиторий бизнес-процессов

Если ситуация такова, то компании нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором Специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании

Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен. По сути, он представляет собой базу знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:

  • Быстро актуализировать модели бизнес-процессов;
  • С минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы различного типа:
    • Регламенты выполнения бизнес-процессов;
    • Регламенты управления бизнес-процессами;
    • Технологические инструкции;
    • Положения о подразделениях;
    • Должностные инструкции сотрудников;
    • И прочее.
  • Быстрый и легкий доступ к информации по процессам через web-интерфейс (сотрудникам СБ этот пункт не читать!);
  • Возможность использовать накопленные знания для автоматизации;
  • Возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;
  • Многое другое.

Например, если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов, выполняемых в разных регионах и городах.

Создание электронного репозитория бизнес-процессов — это инвестиция в будущее компании. Почему? Внедряя репозиторий, Вы:

  • Выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;
  • Приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами, создаете в компании «культуру процессного управления»);
  • Делаете систему управления «прозрачной»;
  • Получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых» персонажей («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).

Особенно интересно связать процессы репозитория с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективность их выполняет, Вы не знаете. Модели бизнес-процессов в репозитории могут ответить на этот вопрос. Сразу будет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах используются и т. п.

Пример (см. Рис. 2). В некоторой крупной компании была внедрена ERP-система, система электронного документооборота, система менеджмента качества. Каждая команда специалистов, внедрявшая соответствующую систему определила свои «процессы». В ERP это были «системные процессы EPR», в СЭД — процессы документооборота (маршруты движения документов), в СМК — процессы менеджмента качества. Вот только реальные сквозные бизнес-процессы, которые создают ценность для внутренних и внешних клиентов, не были определены и описаны. Руководству компании было сложно понять, как же интегрировать все эти разрозненные «процессы» в единую систему процессного управления компанией. Такую задачу в первую очередь нужно решить методически, потом создать единый репозиторий бизнес-процессов. Далее при описании реальных бизнес-процессов интегрировать «системные процессы ERP», СЭД и проч. После этого задуматься об автоматизации сквозных процессов на платформе серьезной BPM-системы, обеспечивающей устойчивую работу в промышленном масштабе.

Рис. 2. «Всяко-разные» процессы в компании

На сегодняшний день на рынке представлено большое количество BPM-систем. Однако многие из них подходят только для внедрения в компаниях с численностью до 100 человек, поскольку не выдерживают больших нагрузок. Для крупного бизнеса выбор ограничен. Среди промышленных лицензионных BPM-систем можно выделить Oracle «Fusion», IBM «WebSphere» и решения от компании TIBCO.

Особо стоит отметить промышленную open source BPM-систему RIVER, созданную Центром Развития Интеграционных Технологий (РИТ Центр). Она сравнительно недавно появилась на российском рынке, но уже успела зарекомендовать себя. RIVER реализует концепцию процессного управления организацией за счет автоматизации сквозных бизнес-процессов, органично объединяя существующие IT системы в единое информационное пространство. Система RIVER создана с применением лучших международных платформ на базе свободного программного обеспечения, рассчитана на промышленную нагрузку и успешно интегрируется со всеми современными технологиями: Microsoft, 1 °C, SAP, Oracle, IBM и пр. RIVER работает на стандарте BPMN 2.0.

Стоит отметить, что возможен перенос бизнес-процессов в систему из единого репозитория на базе Business Studio и обратно. Таким образом, компания может обеспечивать поддержку репозитория в актуальном виде.

В общем, репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий управления компанией. Возможность успеха зависит от последовательной позиции и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.

«Вам шашечки или ехать?»: выбор платформы для создания репозитория бизнес-процессов компании

Как выбрать платформу для создания электронного репозитория бизнес-процессов предприятия? Куда обратить свой взор? Есть «тяжелые» и дорогие западные продукты. К их числу можно отнести ARIS или Casewise. Если очень хочется заплатить за «бренд», тем самым оплачивая красный феррари лондонского сейл-менеджера или черный порше немецкого профессора, то покупайте дорогую систему. Если нет, то стоит обратить свой взгляд на Business Studio 3.6. Это вполне адекватный выбор платформы для создания электронного репозитория бизнес-процессов. Система обладает рядом практически важных «плюсов»:

  • Простота и интуитивная понятность интерфейса;
  • Легкость моделирования бизнес-процессов;
  • Хранение информации о деятельности компании в базе данных (MS SQL Server);
  • Возможность расширения объектной модели для описания различных атрибутов процессов и проч;
  • Выгрузка моделей в web;
  • Возможностей работы в многопользовательском режиме.

Пример. Вы описываете процесс обслуживания оборудования. Для ряда операций нужно будет вывести в регламент текстовое описание, фотографии соответствующих агрегатов, список используемых расходных материалов и проч. Это легко можно сделать, используя возможности Business Studio. После внесения информации в систему, готовый регламент обслуживания оборудования генерируется в виде файла MS Word за считанные минуты.

Далее. Предположим, что при выполнении технического обслуживания отмечена возможность более быстрого и технологичного выполнения какой-то операции. Мастер и механик обсуждают эту ситуацию, формализуют знания и заносят информацию в Business Studio. В дальнейшем, сотрудники другой смены (других филиалов, новые сотрудники и проч.) смогут не только ознакомиться с регламентом выполнения процесса, но и посмотреть рекомендации по наиболее эффективному способу выполнения работы. Со временем, этот способ можно будет внести в регламент в качестве обязательного.

Очевидно, что описанная выше ситуация годится для любого бизнес-процесса, независимо от объекта деятельности.

Говоря о практическом использовании репозитория, следует отметить, что:

  • Для поддержания репозитория требуются квалифицированные специалисты;
  • Работать с репозиторием нужно по определенным, четко установленным правилам.

Очевидно, что качество информации о процессах в репозитории зависит от квалификации сотрудников, моделирующих процессы. Кроме того, информацию о процессах в репозитории необходимо постоянно актуализировать.

Руководство компании должно понимать, что можно купить программу для бизнес-моделирования, потратив N-ную сумму денег, но купить репозиторий нельзя, его можно только создать и поддерживать силами самой компании. Это легко понять — если не делать ремонт, то крыша склада может прохудиться, а товар испортиться. Если не менять изнашивающиеся детали на оборудовании, то оно встанет. Если не использовать на практике и не актуализировать информацию о бизнес-процессах в репозитории, то он быстро станет ненужным, «мертвым» массивом информации.

Дорожная карта по внедрению репозитория бизнес-процессов

В последнее время стало модно использовать термин «дорожная карта». Но мы просто нарисуем график Ганта проекта по созданию электронного репозитория бизнес-процессов на платформе Business Studio.

Рис. 3. График Ганта внедрения репозитория бизнес-процессов на платформе Business Studio

После установки системы Business Studio необходимо обучить рабочую группу. Несколько специалистов из этой группы образуют потом Центр компетенции по использованию репозитория бизнес-процессов. Остальные будут совмещать текущую деятельность в подразделениях с моделированием, анализом и регламентацией бизнес-процессов. Можно сказать, что они станут «агентами влияния» процессной методологии в структурных подразделениях компании.

Для эффективного использования системы необходимо разработать архитектуру (систему) бизнес-процессов компании. Удобно это делать в MS Excel, но можно и сразу в системе. Об этом на сайте FineXpert.ru было несколько статей (см. также статьи В.Репина: Построение системы процессов в среде Business Studio, Описание и регламентация процессов управления в среде Business Studio). Далее полученная архитектура процессов переносится в Business Studio — создается иерархический справочник процессов. Этот справочник — основа для накопления знаний о процессах в рамках электронного репозитория процессов организации.

Затем рабочая группа осуществляет описание нескольких «пилотных» процессов. Это делается для того, чтобы в полной мере освоить возможности инструмента и сформулировать предварительные требования к стандарту моделирования и шаблонам регламентирующих документов.

Для того, чтобы «выгрузить» из репозитория информацию о процессах в необходимой форме (регламенты, инструкции, положения и проч.), необходимо определить требования к этим документам. При проектировании шаблонов отчетов увязываются между собой требования к документам и возможности системы.

Например, если мы хотим видеть в документе какой-то атрибут бизнес-процесса, надо понимать, какую информацию и как необходимо будет заносить в репозиторий. Создание шаблонов для выгрузки сложных регламентирующих документов может потребовать изменений объектной модели Business Studio. Это легко делается при помощи специального инструмента Meta Edit, входящего в комплект поставки системы (в версии Enterprise).

После того, как станет понятно, как моделировать процессы и какая информация должна заноситься в атрибуты объектов модели, разрабатывается стандарт моделирования («соглашение по моделированию»). Кроме этого документа целесообразно разработать стандарт (инструкцию) по администрированию репозитория и стандарт по внесению изменений в модель организации.

После разработки и согласования стандартов, проводится обучение руководителей и специалистов подразделений компании работе с электронным репозиторием бизнес-процессов на платформе Business Studio.

Очевидно, что в зависимости от ситуации в компании представленный график может быть скорректирован.

В целом, использование репозитория дает много интересных и полезных возможностей для накопления и использования знаний в рамках системы управления бизнес-процессами компании.

Рекомендуемые материалы по тематике