Проектируем систему управления организации: методология, инструменты, команда

Автор: Андрей Недолужко
Информация об авторе

В данной статье речь пойдёт о системном подходе в использовании инструментов бизнес-моделирования в проектах построения системы управления организации.

Основные идеи статьи

Система управления организации — нематериальный продукт, поэтому её сложно оценить и сформулировать требования к ней. Требования будут постоянно меняться по мере построения и развития системы. Поэтому проекты создания подобных систем должны носить итерационный характер. Ключевые факторы успешности проекта: проектирование системы управления организации с использованием специализированного программного обеспечения, правильная организация процесса и распределение ролей проекта.

Дело в том, что с одной стороны, специализированное программное обеспечение для бизнес моделирования — инструмент, крайне полезный для широкого спектра организаций: как для частного бизнеса (от малого до крупного), так и для государственных учреждений, поэтому он достаточно популярен в последнее время. С другой стороны, покупатели подобных систем часто недооценивают сложность проектов, для реализации которых данный продукт приобретается. В результате нередко возникает ситуация, когда приобрели систему бизнес-моделирования, «поигрались» и забросили, а задач, для которых покупался продукт, так и не выполнили.

Определение

Прежде, чем рассуждать о системных подходах для построения системы управления организации, необходимо определиться с вопросами «Что такое система управления организации?» и «Зачем вообще нужна система управления организации?»

Что такое система управления организации?

Для начала нужно разобраться, почему «система управления организации». Я рассуждаю следующим образом: организация — это любое искусственное образование, в котором занято более одного человека, которые должны каким-то образом организовывать совместную работу для достижения какой-либо цели. Соответственно, под термином «организация» понимается собирательный образ, обобщающий такие понятия как «бизнес», «компания», «предприятие», «учреждение», «группа компаний», «корпорация» и т. д.

Теперь ответим на вопрос, что такое система управления организации. К сожалению, существует распространённая ситуация, когда при упоминании термина «система управления организации» у владельцев бизнеса, топ-менеджеров и руководящих работников возникают ассоциации с информационной системой типа ERP или другим программным продуктом.

На самом деле система управления организации — это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиенты, партнёры, ресурсы, оборудование, продукты, технологии, персонал) для достижения своих целей в долгосрочной перспективе. Элементами этой системы являются:

  • Цели (в разрезе объектов управления, т. е. цели в области клиентов, партнёров, ре-сурсов, оборудования, продуктов, технологий, персонала);
  • Бизнес-процессы, посредством которых обеспечивается технология управления;
  • Персонал, выполняющий эти бизнес-процессы, объединённый в организационную структуру;
  • Информационные системы и ИТ -инфраструктура (оборудование, системное про-граммное обеспечение), на базе которой разворачиваются информационные системы управления.

Рисунок 1. Система управления организации

Закономерный вопрос, почему система управления организации, а не система управления организацией? Потому что, как уже было написано выше, это система, с помощью которой сама организация (люди, которые работают внутри неё) управляет объектами управления, т. е. клиентами, партнёрами, ресурсами, оборудованием, продуктами, технологиями, персоналом и т. д. При этом организация сама определяет, что для неё является объектом управления, исходя из её целей, видов деятельности, применяемых стандартов и практик управления, специфики отрасли и размеров.

Для чего нужна система управления организации?

Есть, по меньшей мере, три веских аргумента:

  1. Для того чтобы повысить шансы на успех. Под успехом в данном случае понимается достижение стратегических целей организации с минимальными затратами и сроками. Успешная организация — это не просто та организация, которая достигла своих целей, а та, которая достигла своих целей в разумные сроки и с разумными затратами. Учитывая, что разработка и последующее развитие эффективной системы управления может сократить сроки и затраты на достижение стратегических целей организации, то шансы на успех повышаются. Необходимо отметить, что большинство организаций вообще не достигают своих целей, не говоря о том, чтобы быть успешными. Поэтому, чтобы достичь успеха, организация должна иметь такую систему управления целями, бизнес-процессами, ресурсами, которая позволяет ей, реагируя на запросы рынка, быстро производить товары и услуги высокого качества и по умеренным ценам;
  2. Для того чтобы повысить инвестиционную привлекательность организации или её отдельных проектов. Мы живём в мире, где правит капитал, и даже государственные организации вынуждены привлекать частный капитал для реализации своих проектов, не говоря уже о частном бизнесе. Инвестиции позволяют ускорить процесс развития организации, сократить время достижения стратегических целей, выиграть конкурентную гонку, однако их всегда непросто получить на выгодных условиях. А в условиях финансового кризиса их сложно получить вообще! Прозрачная и эффективная система управления организацией существенно повышает шансы на привлечение инвестиций на очень выгодных условиях;
  3. Для того чтобы повысить ликвидность и капитализацию организации. Этот аргумент больше интересен владельцам коммерческих организаций. Ликвидность подразумевает способность легко продать организацию, а капитализация — способность продать дороже. Опять же, прозрачная и эффективная система управления организации существенно повышает ликвидность и капитализацию этой организации и способствует быстрой и выгодной продаже. Автору статьи знакомы компании, стоящие миллионы долларов, владельцы которых не могут выгодно продать их, чтобы успешно «выйти» из бизнеса.

Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.

Основные проблемы построения эффективной системы управления организации

С одной стороны, аргументов в пользу построения системы управления организации предостаточно. Однако, в большинстве случаев организации сталкиваются с рядом проблем, основные из которых следующие:

  1. Текущее состояние организации. Идея построения системы управления организации может возникнуть у руководства в разные периоды жизненного цикла организации, т. е. как в начальной стадии (когда организация только формируется), т. к. и на зрелой стадии, когда организация существует уже не первый год. При этом организация может находиться в состоянии бурного развития, а может — в состоянии стагнации. Соответственно, система управления необходима, в первом случае для того, чтобы руководство эффективно справлялось и управляло процессом развития, а во втором — руководство может рассчитывать на выход из состояния стагнации;
  2. Нематериальность системы управления организации усложняет оценку и выполнение проекта. В результате проекта мы получаем не здание или сооружение, не производственную линию или автомобиль, а совокупность элементов, выраженных документами, ИТ-системами, обученным персоналом. Эта система элементов определяет, как должна работать организация, чтобы быть успешной и достичь своих целей в разумной перспективе;
  3. Быстроменяющиеся требования в процессе разработки системы управления. В ходе проекта заинтересованные лица проекта начинают понимать, на каких целях организации нужно концентрироваться, какие процессы можно оптимизировать и выстроить более эффективно, какие изменения нужно внести в организационную структуру, какие элементы информационных систем нужны организации и т. д. С другой стороны, динамично меняющаяся внешняя среда, которая в современных реалиях вещь вообще трудно прогнозируемая, также заставляет менять требования к системе управления организации. Новые требования к системе управления организации порождают внесение изменений, что, в свою очередь, влияет на содержание, сроки и бюджет проекта;
  4. Зрелость менеджмента организации, т. е. способность высшего руководства организации обладать единым взглядом на все элементы системы управления организации и проводить согласованную политику в управлении, опираясь на факты.

В силу этих проблем, трудно оценить проект, т. е. объем работ, сложность, сроки, качество и риски, и ещё сложнее определить ценность продукта, который будет получен на выходе. В результате, на практике очень часто разработка системы управления организации носит неорганизованный, бессистемный или симптоматический характер, например, в рамках проектов внедрения информационных технологий или внедрения каких-нибудь новомодных управленческих «заманух», а документация системы управления организации большей частью неактуальна и не соответствует реальному положению дел в организации.

Какую альтернативу можно предложить в подобной ситуации? Другими словами:

  1. Каким образом убедиться, что в результате выполнения проекта организация получит именно ту систему, которая позволит ей добиться успеха?
  2. Каким образом организовать проект так, чтобы процесс разработки системы управления организации был последовательным, максимально прозрачным и управляемым?
  3. Как системно управлять меняющимися требованиями и эффективно организовать процесс внесения изменений в бизнес-модель организации и документацию системы управления?.

Решение

На мой взгляд, одним из оптимальных решений является использование итерационного или цикличного подходов в построении системы управления и ориентация на стандарты PMBOK (руководство к своду знаниями по управления проектами) и BABOK (руководство к своду знаний по бизнес-анализу).

В этом контексте, следует обратить внимание на существенные изменения (по отношению к предыдущим версиям) в четвёртой версии стандарта по управлению проектами PMBOK, где акцент сделан на то, что реализация подобных проектов должна носить итерационный характер. Другими словами, стандарт PMBOK признаёт тот факт, что гибкие методологии реализации проектов имеют преимущества по сравнению с жёсткими методологиями, построенными по принципу «водопада», где выполнив все работы одной фазы проекта, приступают к следующей. Однако стандарт PMBOK определяет только общие вопросы реализации проектов, и не даёт детальных методических рекомендации по технологии выполнения подобных проектов. Я предлагаю воспользоваться некоторыми идеями и практиками стандартов и методологий из индустрии программного обеспечения, таких как RUP или Microsoft Solutions Framework MSF, адаптировав их под задачи создания системы управления организации.

RUP — подразумевает итерационную и инкрементную модель разработки, в то время как MSF — спиральную модель разработки с поддержкой итеративности. Несмотря на некоторые отличия, в основе этих подходов лежит общая концепция, т. к. они в разное время были предложены одним и тем же человеком — немецким специалистом в области программного инжиниринга Барри Боемом (к слову, водопадная модель разработки также принадлежит его авторству). То есть, разницы между итерационным и спиральным подходом практически никакой нет, вопрос просто в том, кто как лучше воспринимает модель.

В качестве примера можно привести традиционное концептуальное изображение RUP — Рисунок 2

Рисунок 2. Традиционное изображение методологии RUP

Сущность методологии RUP заключается в том, что процесс разработки состоит из четырёх фаз, каждая из которых может быть разбита ещё на отдельные итерации. В ходе выполнения каждой фазы/итерации осуществляются постоянная последовательность определённых процессов. Попробуем рассмотреть аналогичную модель в контексте построения системы управления организации.

Жизненный цикл системы управления организации можно представить следующим образом:

  • Анализ и определение требований к системе;
  • Проектирование;
  • Построение;
  • Внедрение;
  • Поддержание и развитие.

Соответственно, фазы проекта создания системы управления организации будут аналогичны фазам, определённым в RUP. Однако контекст фаз будет другим — Таблица 1

Название фазы Назначение фазы
Анализ и определение требований Мероприятия по анализу различных аспектов организации и определения требований к системе управления
Проектирование Разработка схем, диаграмм и документов, описывающих:
  • Как люди в организации должны организовывать совместную работу для достижения целей этой организации;
  • Как должны быть организованы информационные системы управления, чтобы облегчить достижение этих целей.
Построение Реализация информационных систем и инфраструктуры организации, подготовка изменений в организации в соответствии со спроектиро-ванной системой управления. Разработка документации системы управления организации
Внедрение Реализация организационных изменений, ввод в действие ИТ-систем, обучение персонала

Таблица 1. Фазы проекта разработки системы управления организации

Процессы каждой итерации выглядят следующим образом — Таблица 2.

Название группы процессов Комментарий
Управление проектом Процессы управления проектом в соответствии с PMBOK
Бизнес-анализ Выполнение задач бизнес-анализа в соответствии с BABOK
Бизнес-моделирование Определение бизнес-архитектуры организации, детальное моделирование и описание её элементов: целей, процессов, показателей, должностей, подразделений, информационных систем и т. д., с указанием связей между ними
Разработка документации системы управления организации На базе полученной бизнес-модели формирование документации системы управления организации в виде: положений, регламентов и инструкций, заданий на разработку информационных систем
Разработка информационных систем Информационные системы могут быть реализованы:
  1. На базе существующих на рынке платформ для построения информационных систем;
  2. На базе готовых продуктов и их конфигураций;
  3. Разработаны «с нуля».
Развитие ИТ-инфраструктуры Приведение ИТ-инфраструктуры к состоянию, позволяющему эффективно развернуть и использовать необходимые информационные системы

Таблица 2. Процессы разработки системы управления организации

Ознакомившись с подобной организацией процессов, можно спросить:

  1. Если речь шла об управлении требованиями, то почему нет такого процесса?
  2. Где процессы управления качеством, изменениями?.

Дело в том, что именно эти вопросы охватывают процессы и процедуры, описанные в стандартах PMBOK или BABOK, т. е.

  • Управление проектами согласно PMBOK уже само по себе включает все процессы, связанные с управлением требованиями, качеством, изменениями и интеграцией всех элементов проекта;
  • Руководство к своду знаний по Бизнес-Анализу (BABOK) делает глубокий акцент на процессах выявления, анализа и управления требованиями, т. к. это является одной из ключевых задач бизнес-анализа.

Таким образом, использование PMBOK и BABOK в качестве базы избавляет от необходимости разрабатывать процессы самостоятельно.

В результате получается следующая концептуальная модель построения системы управления организации, аналогичная RUP — Рисунок 3. Естественно, отображение трудозатрат выглядит несколько утрированно, но, тем не менее, оно даёт представление о том, как распределять ресурсы в ходе выполнения проекта.

Рисунок 3. Итерационный процесс разработки системы управления организации

Место инструментов бизнес-моделирования в проекте

В качестве примера рассмотрим систему бизнес-моделирования Business Studio. Этот продукт предоставляет набор возможностей, который позволяет рассматривать его как центральный инструмент для проектирования верхнего уровня системы управления организации (Рисунок 4).

Рисунок 4. Уровень проектирования системы управления организации

Также Business Studio может использоваться при решении задач на других стадиях проекта:

Фаза Процесс Применение
Определение требований Бизнес-анализ Фиксирование информации, собранной в результате интервью с заинтересованными лицами, относительно их точки зрения на цели, процессы, организационную структуру и информационные системы организации
Бизнес-моделирование «Эскизная» разработка модели организации
Разработка документации системы управления организации Подготовка и согласование структуры и внешнего вида
Разработка информационных систем Фиксирование видения высокоуровневых элементов информационных систем с точки зрения заинтересованных лиц
Проектирование Бизнес-анализ Фиксирование информации, собранной в результате ознакомления заинтересованных лиц с эскизом бизнес-модели и уточнения требований
Бизнес-моделирование Разработки бизнес-модели
Разработка документации системы управления организации Подготовка внешнего вида и содержания документации системы управления организации (например, с помощью настройки отчётов в Мастере отчетов Business Studio)
Разработка информационных систем
  • Определение структуры информационных систем (собственно, определения списка информационных систем, которые нужны организации);
  • Проектирование высокоуровневой архитектуры этих систем, т. е. определения элементов (модулей), из которых они должны состоять, наборов функций, которые выполняются каждым модулем, что в конечно счёте, определяет функциональные требования к информационным системам.
Построение Бизнес-анализ Ознакомление заинтересованных лиц с результатами проектирования системы управления организации, например, посредством публикации результатов проектирования системы управления в виде HTML-навигатора и фиксирования в Business Studio результатов обработки «обратной связи» от заинтересованных лиц
Бизнес-моделирование Внесение изменений и развитие бизнес-модели
Разработка документации системы управления организации Выполнение основного комплекса работ по разработке документации системы для конечных потребителей, т. е. всего персонала организации
Внедрение Внесение изменений и развитие бизнес-модели, документации системы управления организации и требований к информационным системам

Таблица 3. Применение Business Studio, на разных фазах проекта

Таким образом, применение системы Business Studio позволяет закрыть целый комплекс задач создания системы управления организации — Рисунок 5.

Рисунок 5. Область применения Business Studio

Команда

Широко распространено заблуждение, что для создания системы управления организации достаточно купить специализированное программное обеспечение (одно или несколько рабочих мест, в зависимости от размеров и целей организации)и обучить специалистов. Однако из рисунков 4 и 5 следует, что возможности современных программных продуктов охватывают различные процессы и, соответственно, области знаний, и для каждого процесса к пользователю системы бизнес-моделирования предъявляются особые требования в плане навыков, знаний и опыта. Поэтому для достижения максимального эффекта в проекте построения системы управления можно выделить следующие роли — Таблица 4.

Роль Ответственность и основные функции (кратко) Особенности компетенций и требований к кандидату
Бизнес-аналитик
  • Отвечает за процесс бизнес-анализа и фазу определения требований;
  • Работа с заинтересованными лицами проекта (интервью, опросы, мозговые штурмы, фокус-группы и т. д.) с целью:
    • Определения текущего состояния организации;
    • Определения точки зрения заинтересованных лиц проекта на цели, процессы, структуру и другие элементы системы управления организации;
    • Определения потребностей заинтересованных лиц в развитии/совершенствовании системы управления;
    • Определения и дальнейшего уточнения требований к системе управления организации.
  • Оформление требований к системе управления организации и передача их остальным членам команды проекта;
  • Контроль реализации требований в системе;
  • Управление жизненным циклом требований к системе.
  • Знание стандарта BABOK и умение применять его методы на практике;
  • Развитые коммуникативные навыки;
  • Базовые знания и практический опыт использования систем бизнес-моделирования;
  • Знание нотаций моделирования и методик управления, поддерживаемых системой бизнес-моделирования.
Бизнес-архитектор
  • Отвечает за фазу проектирования, а также за принятие ключевых решений в процессах бизнес-анализа, бизнес-моделирования, разработки документации системы управления организации, при выполнении других фаз проекта;
  • Определение всех высокоуровневых элементов системы управления организации (бизнес-архитектуры организации) и их взаимосвязей. Отслеживание целостности бизнес-архитектуры на протяжении всего жизненного цикла системы управления.
  • Глубокие знания архитектуры организаций, информационных систем, системного инжиниринга;
  • Глубокие знания в области управления организацией, управления проектами, бизнес-анализа;
  • Знание методик и стандартов управления, поддерживаемых системой бизнес-моделирования, практический опыт их внедрения/использования;
  • Знание и практический опыт использования систем бизнес-моделирования;
  • Развитые коммуникативные навыки.
Специалист по бизнес-моделированию
  • Отвечает за процесс бизнес-моделирования на всех стадиях проекта;
  • Детальное моделирование элементов системы (карты целей, бизнес-процессы, организационная структура).
  • Глубокое знание и практический опыт использования выбранной системы бизнес-моделирования;
  • Знание нотаций моделирования и методик управления, поддерживаемых системой бизнес-моделирования.
Специалист по разработке документации системы управления организации
  • Отвечает за процесс разработки документации системы управления организации на всех стадиях жизненного цикла;
  • Настройка и подготовка отчётов в среде для документации системы управления;
  • Формирование документов.
  • Глубокое знание и практический опыт использования выбранной системы бизнес-моделирования;
  • Владение навыками программирования в объёме, необходимом для разработки отчётов;
  • Продвинутое владение Microsoft Word и Microsoft Excel.
Специалист по качеству
  • Отвечает за обеспечения качества в процессах бизнес-анализа, бизнес-моделирования, разработки документации системы управления организации;
  • Участие в разработке процессов по созданию и развитию системы управления организации;
  • Участие в разработке внутренних стандартов оформления документации системы управления;
  • Контроль правильного оформления документов системы управления.
  • Базовые знания и практический опыт использования систем бизнес-моделирования;
  • Знание действующих внешних и внутренних стандартов в области оформления документации;
  • Опыт работы специалистом по качеству, усидчивость, внимание к деталям.

Таблица 4. Роли команды, использующей систему бизнес-моделирования

Как видно из таблицы 4, можно выделить пять ключевых ролей исполнителей, которые будут участвовать в проекте создания системы управления организации. Они выполняют совершенно различные функции, имеют различные зоны ответственности и требования к квалификации. Обеспечение человеческими ресурсами данных ролей — это, собственно, уже другой вопрос, который зависит от объёмов проекта и возможностей организации. Естественно, для небольших организаций некоторые роли могут совмещаться: например, бизнес-архитектор может также выполнять роль бизнес-аналитика или специалиста по бизнес-моделированию (но не две сразу), возможны и другие варианты. Основное правило — не должно быть явного конфликта интересов: например, специалист по разработке документации системы управления не может выполнять роль специалиста по качеству, иначе качество будет страдать. С другой стороны, и для крупных и для небольших организаций можно активно использовать аутсорсинг или инсорсинг ресурсов:

  • Бизнес-аналитик, бизнес-архитектор или специалист по бизнес-моделированию, специалист по разработке документации системы управления организации могут наниматься как внешние подрядчики — пример аутсорсинга;
  • В качестве специалиста по качеству может привлекаться (после дополнительного обучения) сотрудник отдела качества компании — пример инсорсинга.

Заключение

Залогом успешного выполнения проекта разработки системы управления организации является тщательный выбор методологических инструментов. Необходимо учитывать современные тенденции в проектном менеджменте и смежных видах деятельности, в частности индустрии ПО, которые делают акцент на гибких (agile) методах реализации подобных проектов.

Поэтому предложенный подход организации проекта имеет целый ряд преимуществ, ключевые, на мой взгляд:

  1. Использование итерационного подхода. В рамках итераций последовательно уточняются и дополняются все элементы системы управления и, таким образом, выстраивается «живая система» управления организации. Если же система управления существует только на бумаге или в компьютере, то между ее различными элементами образуются разрывы и нестыковки, которые затем приводят к таким же разрывам и нестыковкам в реальной работе организации. В этом случае неизбежно разочарование в системном управлении и инструментах для бизнес-моделирования;
  2. Разработка системы управления организации имеет последовательный, предсказуемый, прозрачный и управляемый характер, поэтому более понятна заказчикам проекта (например, высшему руководству организации). Это упрощает процесс выделения необходимых ресурсов для реализации проекта и увеличивает поддержку проекта;
  3. Повышаются гарантии качества результатов проекта;
  4. Распределение и комбинирование ролей сокращает длительность работ и позволяет более эффективно использовать человеческие ресурсы, а главное, уменьшить число ошибок при создании такого сложного и важного для организации продукта, как её система управления.

В конечном итоге, повышается вероятность получения именной той системы управления, которая необходима организации для достижения поставленных целей, а программное обеспечение для бизнес-моделирования превращается из дорогой игрушки в ключевой инструмент построения и развития организации.

Литература:

[1] Якбсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения. — СПб.: Питер, 2002 — 496 с. ил
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Четвётое издание. ©2008 Project Management Institute, Inc
[3] A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), Version 2.0. ©2009 International Institute of Business Analysis. Toronto, Ontario, Canada

Опубликовано по материалам:
Журнал Intelligent Enterprise № 12, 2012

Рекомендуемые материалы по тематике