Регламент рабочей группы

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент представляет собой совместно разработанный документ, целью которого является формализация и регулирование взаимоотношений между Компанией (далее Исполнитель) и Предприятием (далее Заказчик), возникающих в процессе оказания услуг.

1.2. Если в ходе проекта стороны придут к заключению, что общее для них видение отношений между Заказчиком и Исполнителем изменились, то в данный документ по согласованию сторон могут быть внесены изменения. Изменения оформляются приложением к настоящему регламенту.

2. Объект регламента

Объектом настоящего регламента является регулирование деятельности рабочей группы, создаваемой из специалистов Исполнителя и Заказчика.

2.1. Цель создания группы

2.2. Задачи группы

2.3. Роли участников рабочей группы

  • Руководитель проекта от Исполнителя;
  • Эксперт проекта от Исполнителя;
  • Ответственный за проект от Заказчика;
  • Группа руководителей по выделенным областям деятельности;
  • Специалист от Исполнителя;
  • Специалист от Заказчика.

2.4. Права и обязанности членов рабочей группы

2.4.1. Руководитель проекта от Исполнителя

Руководитель проекта от Исполнителя имеет право:

  • Определять формы и методы работы, в рамках существующих внутренних регламентов в компании;
  • Осуществлять общее руководство процессом;
  • Осуществлять контроль за исполнением обязательств Заказчиком;
  • Осуществлять непрерывный контроль за деятельностью группы;
  • Вести переговоры с руководящим составом предприятия Заказчика;
  • Согласовывать необходимое количество ресурсов с вышестоящими руководителями;
  • Определять приоритеты работ.

Руководитель проекта от Исполнителя обязан:

  • Оказывать методологическую помощь Заказчику в виде консультаций и технологических документов;
  • Разработать очередность работ в виде общего плана графика совместно с представителями Заказчика;
  • Обеспечить информирование руководящего состава предприятия о состоянии дел;
  • Обеспечить своевременность запланированных работ;
  • Принимать участие в разрешении спорных вопросов между представителями Заказчика и рабочей группой.

2.4.2. Эксперт проекта от Исполнителя

Эксперт проекта от Исполнителя имеет право:

  • Определять формы и методы консультационного содействия;
  • Осуществлять экспертизу выполняемых в проекте работ;
  • Осуществлять контроль за соблюдением технологий работ Исполнителем;
  • Осуществлять выборочный контроль за деятельностью специалистов Исполнителя;
  • Вести переговоры с руководящим составом об отклонениях и вносить предложения о формах изменения консультационного содействия.

Эксперт проекта от Исполнителя обязан:

  • Оказывать методологическую помощь Заказчику в виде консультаций и технологических документов;
  • Информировать Заказчика о необходимости и обоснованности мероприятий, предлагаемых Исполнителем;
  • Принимать участие в разрешении спорных вопросов между представителями Заказчика и рабочей группой.

2.4.3. Ответственный за проект от Заказчика

Ответственный за проект от Заказчика имеет право:

  • Получать информацию о состоянию дел от представителей Исполнителя;
  • Участвовать в разработке плана графика;
  • Определять приоритеты работ;
  • Принимать результаты проекта.

Ответственный за проект проекта от Заказчика обязан (в количестве двух человек):

  • Передать текущие должностные обязанности на предприятии с целью 50% участия в проекте;
  • Создать группе исполнителей необходимых условий для работы на предприятии Заказчика (помещение, сеть, связь, доступ к компьютерной, копировальной технике и принтеру);
  • Назначать ответственных за выполнение пунктов плана графика;
  • Обеспечить взаимодействие специалистов предприятия Заказчика со специалистами Исполнителя;
  • Обеспечить специалистов достоверной и полной информацией необходимой для проведения работ в соответствии с пунктами плана графика;
  • Подавать сведения по выполнению пунктов плана графика членам рабочей группы;
  • Отвечать за своевременность реализаций принятых решений;
  • Консультировать специалистов исполнителя по вопросам хозяйственной деятельности предприятия или определять и привлекать ответственных лиц, компетентных в рассматриваемых вопросах.

2.4.4. Группа руководителей по выделенным областям деятельности.

Группа руководителей обязана:

  • Нести полную ответственность за выполнение запланированных в плане графике работ по подчиненным им подразделениям;
  • Предоставлять все необходимые условия для работы по проекту находящихся в их административном подчинении сотрудников;
  • Контролировать выполнение планов работ и доводить до сведения Ответственного за проект.

Группа руководителей по выделенным областям деятельности имеет право:

  • Вносить предложения по организации подчиненных подразделений и сотрудников, связанных с выполнением работ по проекту.

2.4.5. Специалист Исполнителя

Специалист Исполнителя имеет право:

  • Участвовать в разработке плана графика;
  • Получать первичную документацию Заказчика;
  • Вносить предложения по улучшению форм и методов работы руководителю проекта;
  • Знать общие стратегические цели и задачи осуществляемых работ на объекте.

Специалист Исполнителя обязан:

  • Оказывать квалифицированные консультации специалистам Заказчика;
  • Обеспечить выполнение работ в соответствии с пунктами плана графика;
  • Надлежащим образом заполнять отчетные документы;
  • Соблюдать регламент взаимоотношений рабочей группы;
  • Соблюдать общую методологию оказания услуг;
  • Сообщать обо всех потенциальных конфликтах и ограничивающих факторах руководителю и Ответственному за проект.

2.4.6. Специалист Заказчика

Специалист Заказчика имеет право:

  • Знать общие стратегические цели и задачи осуществляемых работ на объекте.

Специалист Заказчика обязан:

  • Обеспечить выполнение работ в соответствии с пунктами плана графика;
  • Надлежащим образом заполнять отчетные документы;
  • Соблюдать регламент взаимоотношений рабочей группы;
  • Сообщать обо всех потенциальных конфликтах и ограничивающих факторах руководителю и Ответственному за проект.

3. Содержание регламента

3.1. Планирование деятельности рабочей группы

Долгосрочное планирование осуществляется на основе плана графика проекта. Еженедельно формируется уточненный план график работ на текущую неделю.

Оперативное планирование осуществляется ежедневно на совещании рабочей группы проекта. В случае отсутствия необходимости в проведении совещания всем составом рабочей группы, со стороны Заказчика в оперативном планировании участвует ответственный за проект. Каждое совещание рабочей группы оформляется протоколом.

Совещание рабочей группы проекта проводится ежедневно в 9 часов. О причине отсутствия на очередном совещании член рабочей группы должен не позднее чем за 1 день предупредить Ответственный за проект.

Ответственный за ведение планов работ по проекту — Руководитель проекта.

3.2. Контроль деятельности и отчетность

Оперативный контроль деятельности и отчетность по проекту ведет Руководитель проекта.

Период контроля и отчетности:

  1. Ежедневный — ответственный Руководитель проекта. Форма — доклад на совещании рабочей группы;
  2. Еженедельный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Отчет о состоянии дел на объекте;
  3. Ежемесячный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Акт выполненных работ.

3.3. Управление отклонениями

Управление отклонениями от нормального хода работ (состав и сроки работ) рассматриваются на совещании рабочей группы. Все отклонения оформляются протоколом.

Инициатором рассмотрения отклонений может выступать как Руководитель, так и Ответственный за проект.

3.4. Технология принятия проектных решений

Выработка и принятие решений, связанных с выбором областей, затрагиваемых проектом, и способов изменения деятельности в выбранных областях определяются регламентом подготовки и принятия организационных изменений на предприятии.

Регламент подготовки и принятия организационных изменений на предприятии выделяется как первичная задача рабочей группы в ходе реализации первых двух этапов проекта.

3.5. Выполнение работ по проекту

Исполнитель выполняет работы по проекту в соответствии с оперативными планами проекта. Контроль работ исполнителя осуществляет Руководитель проекта.

Ответственный за проект самостоятельно определяет форму выдачи заданий и контроля их выполнения специалистам Заказчика.

Оперативное регулирование проектных работ осуществляется совместно Руководителем проекта и Ответственным за проект.

3.6. Формы документов

Все документы в рамках регламента оформляются в формате Microsoft Office. Печатная версия подписывается исполнителем (исполнителями).

Формы документов, используемых в настоящем регламенте, устанавливаются Руководителем проекта и Ответственным за проект.

4. Перечень работников, которые должны быть ознакомлены с регламентом

Генеральный директор Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.

Рекомендуемые материалы по тематике