Документирование систем управления

Сергей Бугарь, ГК «Современные технологии управления»

Перед большинством организаций, принимающих решение о совершенствовании существующей системы управления, в первую очередь встаёт проблема разработки пакета нормативных документов (корпоративных стандартов), которые бы отражали все аспекты новой производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Документирование системы управления является действительно важным шагом при переходе предприятия из состояния «как есть» к состоянию «как будет завтра».

Все организации, которые осознают необходимость использования в своей деятельности нормативных документов, можно условно разделить на две группы.

Первая группа — это организации, имеющие практику выстраивания системы управления на основе нормативной документации (стандарты предприятий, положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д.). Как правило, это предприятия, существовавшие еще при плановой экономике, с богатой нормативной базой основанной, например, на комплексной системе управления качеством.

Вторая группа — организации, функционирующие на рынке относительно недавно (10–15 лет) и не имеющие опыт работы с регламентными документами, особенно в области описания управленческой деятельности.

Зачастую вопрос о разработке нормативной документации в области управления в таких организациях решается по принципу «чем больше, тем лучше», другими словами, чем больше опишем различных областей деятельности, тем эффективнее будет функционировать организация. Но так ли это на самом деле?

Опыт самарской консалтинговой компании «Современные технологии управления» показывает, что эффективность функционирования организации не зависит от количества разработанных нормативных документов. Во-первых, не все организации готовы разрабатывать и внедрять корпоративные стандарты «по-максимуму», т.к.  создание комплекта документации — недешевое «удовольствие», а во-вторых, руководители организаций не всегда могут оценить степень готовности персонала к нововведениям. Такая неготовность, прежде всего, базируется на непонимании сотрудников и руководителей среднего звена в необходимости документов — «есть сложившаяся годами технология, зачем ее ломать?».

Работу по совершенствованию технологии управления организацией в данных условиях целесообразно начинать с создания какого-либо одного типа документов, например, положений о подразделениях. Положение о подразделении должно отражать структуру подразделения (схема подчиненность сотрудников в рамках подразделения), документооборот (входящие, исходящие и внутренние документы), а также результаты деятельности подразделения, за которые оно несет ответственность. Здесь стоит «забыть» о типовых функциях обобщающих деятельность подразделения, которые переписываются из различного рода справочников. Пусть на первом этапе их не будет вообще! Главное — документооборот. Именно во взаимодействии проявляются реальные роли подразделений.