по управлению Для руководителей Для IT-специалистов Для специалистов
по качеству Моделирование
бизнес-процессов Проектирование
организационной структуры Создание системы
менеджмента качества Формирование
регламентирующей документации
 Документооборот - отдельный фрагмент общей картины
Дмитрий Пинаев Журнал "BYTE / Россия", №6 2006 Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией - в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow). Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК "Современные технологии управления" (www.biztech.ru) (г.Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (www.upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы "OPTiMA-WorkFlow" (www.optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.
Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…» Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:
К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков - специалистов по этому виду деятельности.
 |
|
