Применение системы Business Studio в Офисе управления проектами
Антипин Антон Романович, руководитель учебного центра Business Studio в Санкт-Петербурге, компания "Business Set"
Горбунова Надежда Николаевна, бизнес-аналитик, компания "Энергосбыт"(г.Санкт-Петербург)
Могилко Дмитрий Юрьевич, кандидат технических наук, руководитель офиса управления проектами, компания "СМУ-303" (г.Санкт-Петербург)
Проект представляет собой комплекс взаимосвязанных работ, обеспечивающих достижение заданных целей при соблюдении сроков, бюджета и прочих условий.
Назначением системы управления проектом является достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками и с заданным уровнем качества на основе управления деятельностью команды и ее координации с окружением проекта посредством реализации функций управления (планирования, организации, контроля, обеспечения и мотивации).
Функции управления проектом реализуются Командой управления проектом – специфической организационной структурой, возглавляемой Руководителем проекта и включающей членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом.
Офис управления проектами – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию (централизацию и координацию) проектов в рамках системы коммуникационных и информационных технологий на основе стандартов осуществления деятельности.
Основными функциями Офиса управления проектами являются:
- разработка и внедрение стандартов управления проектами,
- централизация и координация ресурсов на выполнение проектов,
- бюджетирование портфеля проектов,
- управление документооборотом и коммуникациями,
- мониторинг портфеля проектов.
В жизненном цикле проекта выделяют следующие фазы:
1. Концептуальная фаза (инициации), включающая:
- назначение Руководителя проекта,
- формулировку целей и задач проекта,
- определение критериев успешного завершения проекта,
- разработку и утверждение Резюме проекта,
- назначение и мотивация Команды проекта.
2. Фаза планирования, включающая:
- разработку Структурной Декомпозиции Работ,
- разработку Календарного плана выполнения работ и определение контрольных точек,
- разработку Бюджета проекта,
- определение информационной системы, системы документации и отчетности,
- определение потенциальных рисков и резервов (ресурсов) для их компенсации,
- разработку и утверждение Матрицы ответственности.
3. Фаза реализации, включающая:
- ресурсное обеспечение выполнения работ,
- контроль поставок,
- мониторинг Объектов контроля (контроль качества выполнения работ),
- ведение учета и предоставление отчетности,
- управление изменениями в проекте,
- разрешение претензий и конфликтов.
4. Фаза завершения, включающая:
- анализ результатов реализации проекта,
- формирование сводного бюджета,
- формирование Архива проекта,
- разрешение конфликтов,
- обеспечение гарантий,
- обеспечение последующей карьеры членов Команды проекта.
Основные сведения о проекте на фазах жизненного цикла регистрируются следующими документами – Резюме, План-график, Бюджет, % выполнения работ и Архив проекта. В интересах систематизации сведений о портфеле проектов удобно использовать систему «Business Studio» с дополнительными настройками параметров класса «Проекты».
Для регистрации перечисленных сведений о проекте необходимо создать следующие закладки на форме объекта «Проекты» (с помощью приложения «MetaEdit»;
подробно работа с редактором классов и параметров Meta Edit описана в «Руководстве администратора»(3), документ поставляется вместе с Business Studio. ):
- Работы проекта (Рисунок 1):
Рисунок 1. Работы проекта
Рисунок 2. Команда проекта
Рисунок 3. Ресурсы проекта
Рисунок 4. Платежи, осуществляемые в рамках проекта
Рисунок 5. Договоры проекта
Рисунок 6. Риски проекта
Рисунок 7. Архив проекта
Для создания закладок создаются соответствующие классы и списки с последующей привязкой к классу «Проекты»:
Для закладки «Работы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:
с параметрами:
«Длительность»:
«Код»:
«Название работы»:
«Процент завершения»:
«Старт работы» и «Финиш работы» (аналогично):
Для закладки «Команда проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:
с параметрами:
«Контакт»:
«Тип контакта»:
«ФИО»:
«Предметная область»:
Для закладки «Ресурсы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:
с параметрами:
«Объем»:
«Ресурсы проекта»:
«Стоимость»:
Для закладки «Архив проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:
с параметрами:
«Объем»:
«Ответственный сотрудник»:
Для импорта состава работ проекта в список вкладки «Работы проекта» необходимо воспользоваться средствами импорта MS Project (для выгрузки сведений о работах в MS Excel), а затем пакетом импорта Business Studio (для загрузки сведений о работах из MS Excel в Business Studio).
Для пакета импорта Business Studio могут быть выбраны следующие настройки (Подробно создание пакетов импорта описано в «Руководстве пользователя» (5), документ поставляется с Business Studio):
Структура Листа1 (переименован в «Проект»):
Рисунок 8. Настройка пакета импорта. Структура листа 1.
В столбце «Группа» записывается логический признак (Да/Нет) – является ли проект группой (т.е. папкой, в которой размещаются подчиненные проекты);
в столбце «Родитель» указывается имя папки навигатора Business Studio, в которой хранится проект;
Структура Листа2 (переименован в «Работы»):
Рисунок 9. Настройка пакета импорта. Структура листа 2
в столбцах «Проект», «Начало» и «Завершение» указываются параметры, по которым идентифицируется проект;
в качестве идентификатора работ используются ее параметры «Код» и «Наименование».
соответствие Листов Excel-книги и объектной модели классов Business Studio задается при создании пакета импорта (Рисунок 10):
Рисунок 10. Создание пакета импорта
соответствие параметров Проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:
- составной ключ идентификации проекта (Рисунок 11):
Рисунок 11. Создание пакета импорта. Ключ идентификации проекта
- ключ идентификации родителя (папки навигатора, в которой размещается проект):
Рисунок 12. Создание пакета импорта. Ключ родителя
- оставшиеся параметры проекта:
Рисунок 13. Создание пакета импорта. Другие параметры
соответствие параметров Работ проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:
- составной ключ идентификации работ:
Рисунок 14. Создание пакета импорта. Составной ключ
- ключ идентификации владельца (проекта):
Рисунок 15. Создание пакета импорта. Ключ идентификации владельца
- оставшиеся параметры работ:
Рисунок 16. Создание пакета импорта. Параметры проекта
В результате сведения о работах проекта будут импортированы в табличную часть формы «Проекты», при этом:
- если работа идентифицирована (по Коду и Названию) – ее параметры будут перезаписаны (% реализации, Старт, Финиш, Длительность);
- если работа не найдена – сведения о ней будут добавлены в табличную часть списка.
Поэтому, если какая-то работа должна быть исключена из списка – ее следует удалить из списка в режиме пользователя.
В результате заполнения свойств проекта (Рисунок 17) из Business Studio можно сформировать отчет “Резюме проекта" (см. Приложение 1). При подготовке отчета использовался Мастер отчетов, который поставляется вместе с программой. Настроенный отчет в формате xml-файла можно запросить в учебном центре Business Studio в Санкт-Петербурге - компании Business Set. Для этого достаточно послать запрос в свободной форме на электронный почтовый ящик mail@busset.ru
Рисунок 17. Свойства проекта
Удобство и практичность описанных настроек системы Business Studio прошли успешную апробацию на занятиях по «Управлению проектами» со слушателями программы повышения квалификации Высшей Экономической Школы СПбГУЭФ.
Приложение 1: Отчет "Резюме проекта"
Используемая литература:
- Управление проектами. Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов. – М.: Консалтинговое агентство «КУБС Групп – Кооперация, Бизнес-Сервис», 2001 – 265 с.
- Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK) – ANSI.PMI 99-001-2004.
- Система моделирования «Business Studio. Руководство администратора». ГК «Современные технологии управления».
- Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления».
- Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления».
