Организация процесса бюджетирования на платформе системы Business Studio

Антипин Антон Романович, руководитель учебного центра Business Studio в Санкт-Петербурге, компания "Business Set"
Кудрин Дмитрий Сергеевич, заместитель генерального директора по экономике, компания "СМУ-303" (г.Санкт-Петербург)
Могилко Дмитрий Юрьевич, кандидат технических наук, руководитель офиса управления проектами, компания "СМУ-303" (г.Санкт-Петербург)

 

На предприятии используются следующие виды учета:

Бухгалтерский учет –  упорядоченная системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Налоговый учет –  система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым Кодексом Российской Федерации.

Управленческий учет – интегрированная система учета затрат и доходов, нормирования,  планирования, контроля и анализа, которая систематизирует информацию для оперативных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия.

Объектами бухгалтерского учета является имущество организаций, обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организацией в процессе своей деятельности.
Для учета используются счета, представляющие собой способы группировки и текущего отражения в стоимостной оценке финансовых и хозяйственных операций. На основе типового плана счетов разрабатывается рабочий план счетов организации по следующим разделам:

• Внеоборотные активы
• Производственные запасы
• Затраты на производство
• Готовая продукция
• Денежные средства
• Расчеты
• Капитал
• Финансовые результаты
• Забалансовые счета

При работе со счетами бухгалтерского учета применяется двойная запись – бухгалтерская проводка, при этом каждая операция отражается по дебету одного счета (увеличение) и кредиту другого счета (уменьшение). Пример отражения цепочки «закупки – продажи»:

Принципы организации учета отражаются в Учетной политике организации, под которой понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Учетная политика предприятия определяет следующие положения:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• способы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ведется на основе первичных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

В общем случае годовая бухгалтерская отчетность коммерческих организаций (кроме страховых и кредитных) включает:

• Бухгалтерский баланс (форма № 1);
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2);
• Отчет об изменениях капитала (форма № 3);
• Отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• Приложение к Бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• пояснительную записку;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она подлежит обязательному аудиту.

Месячная и квартальная бухгалтерская отчетность является промежуточной и включает:

• Бухгалтерский баланс (форма № 1);
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2).

В состав промежуточной бухгалтерской отчетности может включаться пояснительная записка в тех случаях, когда это необходимо для понимания показателей бухгалтерской отчетности заинтересованными пользователями.

Бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. В течение года организация сдает промежуточную отчетность (ежемесячно, ежеквартально), которая составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.
Все организации, за исключением бюджетных, представляют годовую бухгалтерскую отчетность в соответствии с учредительными документами - учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации.
Организация - налогоплательщик обязана представлять в налоговый орган по месту нахождения организации бухгалтерскую отчетность (квартальную и годовую), за исключением случаев, когда организации не обязаны вести бухгалтерский учет или освобождены от ведения бухгалтерского учета.

Объектами управленческого учета выступают материальные, трудовые и финансовые ресурсы организаций, а также финансово-хозяйственная деятельность организации.
В управленческом учете применяются следующие методы:

• Планирование – процесс принятия решений, в рамках которого анализируется информация о прошлой финансовой и производственной деятельности хозяйствующего субъекта, оцениваются потенциальные ресурсы и разрабатываются цели организации на перспективу, а также приоритетность решения задач для их достижения.
• Нормирование – процесс научнообоснованного расчета оптимальных норм и нормативов, направленных на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов.
• Бюджетирование - процесс разработки и составления бюджетов в соответствии с целями хозяйственной и финансовой деятельности организации.
• Анализ отклонений фактических затрат и полученных финансовых результатов от запланированных показателей производится на основе выявленных причин, вызвавших эти отклонения.
• Контрольные счета – итоговые счета, выступающие связующим звеном между финансовым (бухгалтерским) и управленческим учетом. Записи на этих счетах производятся по итоговым суммам операций за отчетный период, систематизированным по определенному признаку в накопительной ведомости.

Информация управленческого учета является исходными данными для принятия решений (на основе маржинального подхода) в следующих типах задач:

• о принятии или отказе от специального заказа (на основе оптимального использования дефицитных ресурсов);
• о производстве или покупке продуктов (на основе оптимального использования свободных производственных мощностей);
• о продолжении или прекращении вида деятельности (на основе оптимального покрытия постоянных затрат);
• о выборе объема производства (на основе расчета оптимального объема в точке безубыточности);
• о выборе производственной программы (на основе расчета оптимальных объемов производства продуктов с различной себестоимостью);
• о замене/приобретении или ремонте оборудования (на основе выбора оптимальной границы безопасности объема сбыта продукции).

Следует отметить, что под маржинальной прибылью понимается разница между доходом и переменными затратами на производство и сбыт продукции (сумма покрытия постоянных затрат).

Бюджет предприятия – представляет собой план, составленный на следующий период (или факт отчетного периода) в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов (или описывающий фактическое потребление ресурсов, соответствующее реально полученным доходам).

Статья бюджета – составная часть бюджета, являющаяся единицей планирования и учета хозяйственных операций одного типа.

Бюджетная структура предприятия – представляет собой иерархию операционных, функциональных и финансовых бюджетов предприятия, включающую следующие виды:

• Финансовые (аналогичные бухгалтерским отчетам):
  o Управленческий баланс
  o Бюджет Доходов и Расходов
  o Бюджет Движения Денежных Средств
• Функциональные – отражающие определенные функциональные области деятельности предприятия (бизнес-процессы).
• Операционные – описывающие хозяйственные операции обособленных подразделений предприятия, несущих финансовую ответственность (Центров Финансовой Ответственности).

Финансовая структура предприятия – это организация Центров Финансовой Ответственности (ЦФО), определяющая их подчиненность, полномочия и ответственность и предназначенная для управления стоимостью деятельности предприятия.

ЦФО - структурное подразделение (или группа подразделений), осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину данных расходов и/или доходов.

Финансовую структуру предприятия составляют следующие типы ЦФО:

• Центр инвестиций (ЦИ) - являются верхним уровнем иерархии финансовой структуры предприятия, контролирует окупаемость инвестиций и отвечает за рентабельность всех активов предприятия (имеет право управлять не только оборотным капиталом, т.е. отвечать за объем заработанной прибыли, но и управлять необоротными активами). Таким образом, ЦИ - всегда только предприятие - либо самостоятельное, либо головная компания многоуровневой структуры.
• Центр прибыли (ЦП) - отвечает за размер заработанной прибыли, при этом контролирует как расходную, так и доходную составляющую своей деятельности. Таким образом, ЦП выступает предприятие - как самостоятельное, так и в составе многоуровневой структуры (холдинга).
• Центр маржинального дохода (ЦМД) - несет ответственность за величину получаемого маржинального дохода бизнес-направления в составе подразделений, осуществляющих различные виды деятельности, например, производство и реализацию продукции определенной номенклатуры.
• Центр дохода (ЦД) - отвечает за доход, который они приносят за счет своей деятельности. Таким образом, ЦД может выступать подразделение компании, занимающееся реализацией готовой продукции, товаров и услуг, т.е. функционально предназначенное для получения дохода в виде выручки (отдел продаж, склад-магазин, оптовая база, сеть агентов, фирменных магазинов и т.д.).
• Центры затрат (ЦЗ) - отвечают за величину произведенных в своей деятельности затрат. Таким образом, ЦЗ образуют подразделения, которые для выполнения своих функциональных обязанностей потребляют различные ресурсы. Примером ЦЗ являются различные производственные подразделения и функциональные службы (цех, склад, бухгалтерия, реклама, охрана).

Разработка бюджетной структуры включает следующие этапы:
1. Определение перечня хозяйственных операций (с указанием типа):

• Доходы
• Затраты
• Расходы
• Поступления денежных средств
• Выплаты денежных средств
• Остатки товарно-материальных ценностей
• Движение и товарно-материальных ценностей

2. Составление управленческого Баланса (с определением принципа группировки и де-тализации статей, отражающих):

• Активы (имущество предприятия)
• Пассивы (источники формирования имущества)

3. Выделение укрупненных статей Бюджета доходов и расходов (аналогично структуре Отчета о прибылях и убытках с выделением видов деятельности):

• Операционной (производство и продажа товаров и услуг, приобретение запасов, выплата зарплаты и налогов)
• Инвестиционной (приобретение и продажа основных средств)
• Финансовой (выпуск и погашение ценных бумаг, получение и возврат кредитов)

4. Составление перечня статей Бюджета Доходов и Расходов (на основе комбинаций принципов группировки):

• По продуктам
• По регионам
• По каналам сбыта
• По сегменту потребителей

5. Составление статей Бюджета Движения Денежных Средств (с группировкой):

• Поступления
• Выплаты

6. Определение проекций «хозяйственная Операции – Статья (и)»

7. Определение проекций «Бюджет – Статья (и)» для Функциональных бюджетов предприятия:

• Бюджет продаж
• Бюджет производства и Бюджет производственных запасов
• Бюджет закупок
• Бюджет прямых затрат на материалы и Бюджет прямых затрат на оплату труда
• Бюджет общепроизводственных расходов
• Бюджет себестоимости
• Бюджет коммерческих расходов
• Бюджет общехозяйственных (управленческих) расходов

8. Определение проекций «Центр Финансовой Ответственности – Бюджет (ы)»

9. Формирование Операционных бюджетов ЦФО на основе определения проекций: «ЦФО – Бюджет – Статья – Ответственный (должность)»

Регламент бюджетирования включает следующие этапы:

I. Формирование Операционных бюджетов (составляющих Функциональные) в следующей последовательности:

• Бюджет доходов (продаж)
• Бюджет производства и Бюджет производственных запасов
• Бюджет закупок и Бюджет инвестиций
• Бюджет прямых затрат на материалы и Бюджет прямых затрат на оплату труда
• Бюджет общепроизводственных расходов
• Бюджет себестоимости
• Бюджет коммерческих расходов
• Бюджет общехозяйственных (управленческих) расходов
• Бюджет налогов
• Бюджет проектов (развития)

II. Формирование Финансовых бюджетов в следующей последовательности:

• Бюджет доходов и расходов
• Управленческий баланс
• Бюджет движения денежных средств

III. Финансово-экономический анализ исполнения бюджетов (план-факт).

Для формирования операционных бюджетов предприятия в системе «Business Studio» необходимо выполнить следующие дополнительные настройки:
1. В навигаторе системы формируется иерархические бюджетная и финансовая структуры предприятия: 

 

2. Для ЦФО в свойствах заполняются параметры «Тип центра» и «Вид центра»:

 

3. Для формирования закладки «Бюджет» ЦФО:

 

• Создается список «Бюджет подразделения»:

• Для списка «Бюджет подразделения» создаются параметры:

и соответствующие классы параметров списка:

• «Год»:

• «Месяц»:

    
при этом используется созданное Перечисление «Месяцы года»:

 

• «Статьи бюджета»:
• «План Бюджета» и «Факт Бюджета»:
• «Примечание»:

4. Аналогично создается закладка «Бюджет» для финансовых и функциональных бюджетов:

 

5. Для формирования закладки «Платежный календарь» ЦФО:

 

• Создается список «Платежный календарь»:

 

и соответствующие классы параметров списка:

• «Контрагент Платежа»:
• «Основание Платежа»:
• «Признак оплаты»:
• «Срок Платежа»:
• «Статья Платежа»:
• «Сумма Платежа»:

Для вывода в отчет «Положение о бюджетировании» регламента создается следующий класс:

 

со следующими параметрами:

В результате в форме объекта «Бюджетное управление» появляется дополнительный параметр – ссылка на регламент бюджетирования, который выводится в отчет:

 

После формирования дополнительных параметров и занесения соответствующих данных в базу можно внести в стандартный отчет системы «Положение о бюджетировании» следующие изменения:

1. Для вывода структурированно информации о связи финансовых, функциональных и операционных бюджетов через соответствующие статьи/счета добавляется привязка СтатьиСчета:

 

При этом в шаблон отчета необходимо добавить соответствующую таблицу и вставить в неё созданную привязку:

 

2. Для вывода в отчет схемы процесса бюджетирования необходимо добавить в отчет привязку типа «Файл»:

 

А  затем настроить вывод этой привязки в шаблоне:

 

Приложение 1: Пример отчета "Положение о бюджетировании" 

Используемая литература:

1. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». – принят Государственной ду-мой 23.02.1996.
2. Федеральный закон № 146-ФЗ «Налоговый кодекс РФ» часть 1. – принят Государствен-ной думой 16.07.1998.
3. Положения по управленческому учету SMA №: 4EE «Методы и процедуры внедрения ABC/ABM», 4NN «Внедрение менеджмента бизнес-процессов для совершенствования продуктов и услуг», 4HH «Основы теории ограничений в менеджменте» - Институт управленческого учета США.
4. Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления».
5. Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления».