Разработка системы бюджетного управления с применением Business Studio

Финансовая структура организации в Business Studio может быть представлена иерархией папок в группе справочников Финансовая структура (Методы управления −> Бюджетное управление). Структура папок формируется в соответствии с разработанной моделью финансовой структуры (Рис.1).

Рисунок 1. Иерархия центров финансовой ответственности

Затем для каждого объекта указываются относящиеся к нему объекты организационной структуры. Для этого из справочника «Оргединицы» методом Drag&Drop необходимые объекты переносятся на вкладку Связи с объектами объекта финансовой структуры (Рис.2). Таким образом, при формировании финансовой структуры организации в Business Studio применяется принцип «один ко многим», то есть каждый объект финансовой структуры связан с одним или более объектами организационной структуры. Такой подход позволяет увязывать воедино организационную ответственность руководства с финансовой ответственностью, что не всегда возможно в случае разделения одного подразделения на несколько ЦФО.

Рисунок 2. Формирование состава ЦФО

Второй этап - формирование перечня функциональных бюджетов. Функциональный бюджет, по сути, является измерителем плановых и фактических значений тех выходов процессов, которые можно измерить в стоимостной или натуральной оценке. Поэтому набор и структура функциональных бюджетов - результат анализа процессной структуры организации (как правило, целесообразно для этой цели анализировать структуру процессов, опускаясь не ниже 2-3 уровней).

Структура функциональных бюджетов создается в справочнике «Бюджетная структура» (группа справочников «Методы управления» −> группа справочников «Бюджетное управление»). Для этого в указанном справочнике создается папка «Функциональные бюджеты» (Рис.3), в которой в виде структуры папок группируются все функциональные бюджеты, аналогично созданию финансовой структуры.

Рисунок 3. Структура функциональных бюджетов

Затем процессы, относящиеся к данному функциональному бюджету, сопоставляются с самим бюджетом, путем перетаскивания объектов из справочника «Деятельность» на вкладку Связи с объектами в Окне свойств функционального бюджета (Рис.4).

Рисунок 4. Заполнение функциональных бюджетов объектами справочника «Деятельность»

По умолчанию в справочнике «Бюджетная структура» (группа справочников «Методы управления» −> группа справочников «Бюджетное управление») созданы 3 папки сводных бюджетов: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет по балансовому листу (ББЛ). Эти 3 бюджета можно объединить в одну папку «Сводные бюджеты» и для каждого из указанных сводных бюджетов создать иерархию статей аналогично созданию иерархии центров финансовой ответственности и функциональных бюджетов (Рис.5).

Рисунок 5. Создание структуры сводных бюджетов

Набор статей и глубина их декомпозиции определяется особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации, организационно-техническими возможностями по оценке и вводу фактических данных и потребностями руководства в анализе результатов.

Для того чтобы увязать статьи сводных бюджетов с функциональными бюджетами, на вкладку Связи с объектами объектов папки «Функциональные бюджеты» методом Drag&Drop переносятся относящиеся к ним статьи сводных бюджетов из папки «Сводные бюджеты» (Рис.6). Таким образом задаются правила расчета финансового результата и чистого денежного потока.

Рисунок 6. Заполнение функциональных бюджетов статьями сводных бюджетов

Для того чтобы сформировать операционные бюджеты, необходимо на вкладку Связи с объектами каждого ЦФО перенести методом Drag&Drop соответствующие ему статьи функциональных и сводных бюджетов (Рис.7).

Рисунок 7. Заполнение ЦФО статьями функциональных и сводных бюджетов

Как правило, к каждому ЦФО относят группу статей БДР «Накладные расходы». Функциональный бюджет относится к ЦФО в том случае, если руководитель ЦФО отвечает за результат процесса, выход которого описывается соответствующим функциональным бюджетом. Таким образом, формируется финансовая ответственность каждого руководителя ЦФО, которая может быть в дальнейшем описана в его должностной инструкции.

Формирование финансовой структуры, бюджетной структуры и увязка статей бюджетов между собой и с ЦФО позволяют сформировать следующие отчеты:

• Положение о финансовой структуре;
• Положение о бюджетной структуре.

Положение о финансовой структуре описывает состав, права и обязанности ЦФО.

Отчет состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
1.1. Базовые принципы
1.2. Сфера применения
1.3. Разработка, утверждение и изменение
2. Принципы бюджетного управления
2.1. Этапы управленческого цикла
2.1.1. Планирование (разработка бюджетов)
2.1.2. Учет фактических данных и контроль отклонений
2.1.3. Анализ исполнения и отчетность
2.1.4. Принятие управленческих решений
2.2. Финансовая структура
3. Структура центров финансовой ответственности
3.1. Графическое представление
3.2. Табличное представление
3.3. Права и обязанности руководителей ЦФО

Для получения Положения о финансовой структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.1.

Отчет «Положение о финансовой структуре» вызывается от группы справочников «Финансовая структура». Пример отчета приведен в situation_financial_structure.  

Положение о бюджетной структуре описывает порядок планирования и учета важнейших финансовых показателей - финансового результата, ликвидности и рентабельности капитала, а также уточняет ответственность за достижение промежуточных и конечных значений этих показателей.

Отчет состоит из следующих разделов:

Для получения Положения о бюджетной структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.2.

Отчет «Положение о бюджетной структуре» вызывается от группы справочников «Бюджетная структура». Пример отчета приведен в situation_fiscal_structure.