Разработка документации СМК
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность и управлять процессами.
В системе Business Studio всю необходимую информацию о документе можно фиксировать на специальной вкладке Параметры СМК в Окне свойств документа.
В Таблице 1 перечислены основные параметры СМК, которые заполняются в Окне свойств документа.
| Параметр | Назначение |
|---|---|
| Версия | Версия рассматриваемого документа. |
| Область распространения документа | Область распространения рассматриваемого документа: Внутренний или Внешний. При помощи данного параметра можно указать, кто является разработчиком этого документа: наша организация или это сторонний документ. |
| Статус документа | Статус рассматриваемого документа: Проект, Действующий или Аннулирован. Проставление данного параметра приведет к автоматическому попаданию рассматриваемого документа в отчет «Действующая документация СМК». |
| Дата введения в действие | Дата введения документа в действие. |
| Приказ | Приказ, в соответствии с которым документ введен в действие. Подробно приказы описаны в главе Руководство пользователя → Справочник "Распорядительные документы". |
| Планируемая дата пересмотра | Дата, к которой планируется пересмотр документа. Если документ еще не введен в действие, а только разрабатывается, эту дату необходимо рассматривать как планируемую дату разработки документа. На основе этого параметра формируется отчет «План разработки и пересмотра документации СМК». В отчет попадут те документы, у которых планируемая дата пересмотра попадает в период, указанный в Настройках пользователя (для выбора периода дат, за которые будет формироваться план, необходимо использовать вкладку Дополнительно. |
| Необходимость актуализации документа | Параметр, определяющий необходимость пересмотра документа. |
| Ответственный за актуализацию | Ответственный за актуализацию документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. |
| Дата окончания хранения | Дата, до наступления которой должен храниться аннулированный документ. |
| Ответственный за хранение | Ответственный за хранение бумажного оригинала документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. |
| Разработчик | Разработчик документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. |
| Документ с формой записи | Бумажный или электронный документ, где приведена форма записи. Если в Окне свойств документа в параметре тип документа выбирается значение «Запись», то в параметре «Документ с формой записи» можно указать, в каком документе приведена форма этой записи. |
| Ссылки | Список документов, на которые есть ссылки в тексте данного документа (аналог списку «Нормативно-справочные документы»). Вести такой список полезно, т.к. при внесении изменений в данный документ будет возможность выявить все документы, в которых также, возможно, нужно будет сделать изменения. |
Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить регламент процесса. В данный документ попадает информация о показателях процесса, которая может являться подтверждением результативности процесса, например, в рамках внутреннего аудита функционирования процессов.
Требования высшего руководства и стандарта ISO 9001 доводятся до исполнителей через документы:
- Должностная инструкция;
- Положение о подразделении.
В данных документах автоматически фиксируются обязанности подразделения или сотрудника по выполнению бизнес-процессов, а также формируются обязательные для этих документов разделы (Общие положения, Права, Обязанности, Взаимодействие, Показатели деятельности).
Основным документом, который должен быть разработан при построении СМК, является Руководство по качеству. Оно должно включать в себя всю основную информацию о СМК и, при необходимости, ссылки на дополнительные документы.
Основополагающим разделом Руководства является описание целей в области качества − то, чего компания должна достигнуть за заданный промежуток времени. Достижение этих целей обусловлено правильным выполнением требований в области качества. Соответственно, в Руководстве по качеству, должно быть отражено, как на данном предприятии выполняется каждое из требований стандарта. Названия требований в системе Business Studio выступают заголовками разделов Руководства. За реализацию требований стандарта должны быть назначены ответственные. Следовательно, эти должностные лица должны быть указаны в Руководстве по качеству при описании соответствующего требования. Это могут быть владельцы процессов, при выполнении которых реализуется требование, или должностные лица, ответственные за деятельность, которая описана в документированных процедурах. Для выполнения требований стандарта могут понадобиться какие-то дополнительные документы. Ссылки на такие документы также фиксируются в Руководстве по качеству. В результате получается документ, в котором описано, как требования стандарта выполняются в действующей СМК. А именно: при выполнении каких процессов или какой деятельности реализуются эти требования, в каких документах это все описано, и кто несет ответственность за реализацию этих требований. Связи основных объектов СМК, которые фиксируются в Руководстве по качеству, можно представить в виде диаграммы (Рис.1).
Описание отчета «Руководство по качеству» приведено в в справочнике Шаблоны отчетов объекта в подпапке Шаблоны отчетов по умолчанию → Отчеты СМК.