Решаемые задачи: Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК

Разработка сбалансированной системы показателей

Стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Благодаря описанию стратегии в упорядоченной форме, значительно повышается вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления стратегии компании является Сбалансированная система показателей (Ваlаnced Scorecard или BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Business Studio позволяет компаниям провести формализацию стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата его достижения, а также план движения к целевому значению в разбивке по выбранному периоду измерения. За каждой целью и показателем закрепляются отвечающие за них сотрудники, а также сотрудники, ответственные за внесение значений показателей. Поддерживается каскадирование стратегической карты уровня всей компании на локальные стратегические карты подразделений.

Сбор и обсуждение предложений сотрудников

Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития. Ведь именно персонал компании ежедневно видит ошибки и неоптимальные места в своей работе.

Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам давать свои замечания и предложения, а также принимать участие в обсуждении процессов и других элементов бизнес-архитектуры компании. Уведомление o новых сообщениях сразу же направляется всем заинтересованным лицам.

Результаты анализа предложений сотрудников используются для формирования новых требований к бизнес-архитектуре компании.

Проектирование функций и бизнес-процессов

На основе формализованной стратегии и разработанных требований, можно приступить к проектированию деятельности, которую должна осуществлять компания.

Business Studio позволяет разработать как концептуальные модели функций компании, так и подробные модели бизнес-процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования:

  • IDEF0,
  • Процедура (Cross-Functional Flowchart),
  • BPMN 2.0,
  • Процесс (Basic Flowchart),
  • EPC (Event-Driven Process Chain).

Согласно принципам процессного подхода, для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.

Проектирование организационной структуры

Организационная структура является результатом распределения полномочий и ответственности сотрудников. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме, и связать оргединицы с выполняемыми функциями и процессами.

Место оргединиц в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими оргединицами, показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документах «Положение о подразделении», «Должностные инструкции» и «Матрица ответственности».

Имитационное моделирование бизнес-процессов и ФСА

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов: большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

В результате проведения имитационного моделирования и ФСА Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов, а также позволяет найти «бутылочные горлышки».

Разработка ТЗ на информационные системы

Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить их наилучшее соответствие бизнес-процессам компании. Для ее решения Business Studio позволяет:

  • описать структуру данных и их использование в бизнес-процессах;
  • сформировать архитектуру информационных систем;
  • связать функции информационных систем с бизнес-процессами, в которых они используются;
  • зафиксировать требования к информационным системам (партнерское решение в Магазине моделей).

Business Studio поддерживает метод CRUD (Create, Read, Update, Delete) для описания действий с данными в операциях бизнес-процессов. Это позволяет сформировать отчеты о жизненном цикле информационного объекта.

На основании разработанной модели автоматически формируется отчет «Техническое задание на создание информационной системы», который, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.

Формирование регламентов для сотрудников

Чтобы воплотить в реальность идеи, заложенные в модели бизнес-архитектуры, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя необходимые регламентирующие документы и отчеты организации:

  • стратегическая карта;
  • регламенты бизнес-процессов;
  • положения о подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • документооборот.

Документы формируются на основе спроектированных ранее элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т. д. Любое изменение в модели бизнес-архитектуры автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.

Поддерживается создание документов в формате Microsoft Word, Excel или в виде HTML-публикации. HTML-публикация — это статичный веб-сайт, представляющий собой связанный набор html-отчетов с возможностью поиска информации.

Создание базы знаний о работе компании

Задачу создания комплексной базы знаний, содержащей регламентирующую документацию и всю необходимую для работы сотрудников информацию, выполняет Business Studio Portal. Он позволяет:

  1. Поддерживать актуальность базы знаний компании.
  2. Автоматически разграничивать права сотрудников в соответствии с выполняемыми ими ролями.
  3. Комфортно работать c информацией.

Business Studio Portal — это интернет-портал, позволяющий сотрудникам обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства.

После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу, на которой представлена нужная для работы информация и документы: «Описание должности», «Должностная инструкция», «Описание подразделения» и другие.

Ознакомление с изменениями в документации

Обычно в компании идет сразу несколько проектов развития. И каждый проект приводит к изменению десятков, а то и сотен важных элементов бизнес-архитектуры. При этом сотрудников в компании могут быть тысячи. Как обеспечить, ничего не забыв, чтобы каждый сотрудник ознакомился с важными изменениями, которые касаются именно его?

Эту задачу берет на себя Business Studio Portal. При появлении новых версий объектов, находящихся в зоне внимания сотрудника, Портал высылает ему уведомление по e-mail, а также информирует о количестве новых версий объектов в главном меню. Зона внимания сотрудника рассчитывается на основе ролевых правил и может быть гибко настроена.

Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе Опросы и поставить отметку об ознакомлении. Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с изменениями.

Контроль выполнения стратегии и KPI

Регулярный контроль степени выполнения стратегических целей и показателей позволяет понять, в правильном ли направлении и с нужной ли скоростью компания движется по пути реализации стратегии.

Контроль показателей осуществляется с помощью Business Studio Portal. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус».

Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в портале можно посмотреть динамику изменений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных границ нормальных и тревожных значений.

Аналогичным образом осуществляется и контроль достижения стратегических целей. Оценки достижения целей рассчитываются автоматически на основе значений показателей, назначенных им. Общий контроль достижения сразу всех целей можно осуществлять с помощью стратегической карты.

Внедрение системы менеджмента качества

Business Studio помогает компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других), позволяя:

  • установить требования и ожидания потребителей и других заинтересованных сторон;
  • разработать цели в области качества;
  • определить процессы, выполнение которых направлено на достижение поставленных целей, и установить ответственных за их выполнение;
  • измерить результативность и эффективность процессов;
  • обеспечить контроль состояния процессов при помощи контрольных карт;
  • спланировать проведение внутренних аудитов, собрать информацию о возникающих несоответствиях, проанализировать их и разработать корректирующие и предупреждающие мероприятия;
  • сформировать Матрицы ответственности, Руководство по качеству и другую регламентирующую документацию, и поддерживать ее в актуальном состоянии.

Поддержка модели на нескольких языках

Мультиязычность модели, реализованная в редакции Ultimate, призвана обеспечить требования транснациональных компаний, в которых бизнес-модель должна существовать на нескольких языках. В новой версии Business Studio поддерживается неограниченное количество языков модели. Текущий язык можно мгновенно переключать в интерфейсе программы и в Business Studio Portal, а для HTML-публикации язык выбирается при её формировании.

Система предоставляет удобные возможности для перевода: можно вводить данные сразу на всех языках или перевести модель на другие языки потом.