Решаемые задачи: Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК
Разработка сбалансированной системы показателей
Стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Благодаря описанию стратегии в упорядоченной форме, значительно повышается вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления стратегии компании является Сбалансированная система показателей (Ваlаnced Scorecard или BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Business Studio позволяет компаниям провести формализацию стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата его достижения, а также план движения к целевому значению в разбивке по выбранному периоду измерения. За каждой целью и показателем закрепляются отвечающие за них сотрудники, а также сотрудники, ответственные за внесение значений показателей. Поддерживается каскадирование стратегической карты уровня всей компании на локальные стратегические карты подразделений.
Методика построения ССП, формализация бизнес-стратегии предприятия и контроль ее выполнения с помощью Business Studio
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития. Ведь именно персонал компании ежедневно видит ошибки и неоптимальные места в своей работе.
Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам давать свои замечания и предложения, а также принимать участие в обсуждении процессов и других элементов бизнес-архитектуры компании. Уведомление o новых сообщениях сразу же направляется всем заинтересованным лицам.
Результаты анализа предложений сотрудников используются для формирования новых требований к бизнес-архитектуре компании.
Проектирование функций и бизнес-процессов
На основе формализованной стратегии и разработанных требований, можно приступить к проектированию деятельности, которую должна осуществлять компания.
Business Studio позволяет разработать как концептуальные модели функций компании, так и подробные модели бизнес-процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования:
- IDEF0,
- Процедура (Cross-Functional Flowchart),
- BPMN 2.0,
- Процесс (Basic Flowchart),
- EPC (Event-Driven Process Chain).
Согласно принципам процессного подхода, для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.
Все о нотациях
Проектирование организационной структуры
Организационная структура является результатом распределения полномочий и ответственности сотрудников. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме, и связать оргединицы с выполняемыми функциями и процессами.
Место оргединиц в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими оргединицами, показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документах «Положение о подразделении», «Должностные инструкции» и «Матрица ответственности».
Методика проектирования модели системы управления
Имитационное моделирование бизнес-процессов и ФСА
Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов: большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).
В результате проведения имитационного моделирования и ФСА Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов, а также позволяет найти «бутылочные горлышки».
Методика функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования
Разработка ТЗ на информационные системы
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить их наилучшее соответствие бизнес-процессам компании. Для ее решения Business Studio позволяет:
- описать структуру данных и их использование в бизнес-процессах;
- сформировать архитектуру информационных систем;
- связать функции информационных систем с бизнес-процессами, в которых они используются;
- зафиксировать требования к информационным системам (партнерское решение в Магазине моделей).
Business Studio поддерживает метод CRUD (Create, Read, Update, Delete) для описания действий с данными в операциях бизнес-процессов. Это позволяет сформировать отчеты о жизненном цикле информационного объекта.
На основании разработанной модели автоматически формируется отчет «Техническое задание на создание информационной системы», который, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.
Формирование регламентов для сотрудников
Чтобы воплотить в реальность идеи, заложенные в модели бизнес-архитектуры, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя необходимые регламентирующие документы и отчеты организации:
- стратегическая карта,
- регламенты бизнес-процессов,
- положения о подразделениях,
- должностные инструкции,
- документооборот.
Документы формируются на основе спроектированных ранее элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т. д. Любое изменение в модели бизнес-архитектуры автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Поддерживается создание документов в формате Microsoft Word, Excel или в виде HTML-публикации. HTML-публикация — это статичный веб-сайт, представляющий собой связанный набор html-отчетов с возможностью поиска информации.
Образцы документов
Создание базы знаний о работе компании
Задачу создания комплексной базы знаний, содержащей регламентирующую документацию и всю необходимую для работы сотрудников информацию, выполняет Business Studio Portal. Он позволяет:
- Поддерживать актуальность базы знаний компании.
- Автоматически разграничивать права сотрудников в соответствии с выполняемыми ими ролями.
- Комфортно работать c информацией.
Business Studio Portal — это интернет-портал, позволяющий сотрудникам обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу, на которой представлена нужная для работы информация и документы: «Описание должности», «Должностная инструкция», «Описание подразделения» и другие.
Формирование документации и базы знаний (HTML-публикация и Portal)»
Ознакомление с изменениями в документации
Обычно в компании идет сразу несколько проектов развития. И каждый проект приводит к изменению десятков, а то и сотен важных элементов бизнес-архитектуры. При этом сотрудников в компании могут быть тысячи. Как обеспечить, ничего не забыв, чтобы каждый сотрудник ознакомился с важными изменениями, которые касаются именно его?
Эту задачу берет на себя Business Studio Portal. При появлении новых версий объектов, находящихся в зоне внимания сотрудника, Портал высылает ему уведомление по e-mail, а также информирует о количестве новых версий объектов в главном меню. Зона внимания сотрудника рассчитывается на основе ролевых правил и может быть гибко настроена.
Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе Опросы и поставить отметку об ознакомлении. Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Все об управлении жизненным циклом модели
Контроль выполнения стратегии и KPI
Регулярный контроль степени выполнения стратегических целей и показателей позволяет понять, в правильном ли направлении и с нужной ли скоростью компания движется по пути реализации стратегии.
Контроль показателей осуществляется с помощью Business Studio Portal. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус».
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в портале можно посмотреть динамику изменений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных границ нормальных и тревожных значений.
Аналогичным образом осуществляется и контроль достижения стратегических целей. Оценки достижения целей рассчитываются автоматически на основе значений показателей, назначенных им. Общий контроль достижения сразу всех целей можно осуществлять с помощью стратегической карты.
Внедрение системы менеджмента качества
Business Studio помогает компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других), позволяя:
- установить требования и ожидания потребителей и других заинтересованных сторон;
- разработать цели в области качества;
- определить процессы, выполнение которых направлено на достижение поставленных целей, и установить ответственных за их выполнение;
- измерить результативность и эффективность процессов;
- обеспечить контроль состояния процессов при помощи контрольных карт;
- спланировать проведение внутренних аудитов, собрать информацию о возникающих несоответствиях, проанализировать их и разработать корректирующие и предупреждающие мероприятия;
- сформировать Матрицы ответственности, Руководство по качеству и другую регламентирующую документацию, и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Все о внедрении и поддержке СМК
Поддержка модели на нескольких языках
Мультиязычность модели, реализованная в редакции Ultimate, призвана обеспечить требования транснациональных компаний, в которых бизнес-модель должна существовать на нескольких языках. В новой версии Business Studio поддерживается неограниченное количество языков модели. Текущий язык можно мгновенно переключать в интерфейсе программы и в Business Studio Portal, а для HTML-публикации язык выбирается при её формировании.
Система предоставляет удобные возможности для перевода: можно вводить данные сразу на всех языках или перевести модель на другие языки потом.
