Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов

Заявка
на презентацию
Заявка
на приобретение

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

  • Эксперт по организационному развитию и процессному управлению;
  • Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
  • Руководитель проектов организационно-корпоративного развития;
  • Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio;
  • Автор 10 книг и более 40 публикаций в научно-практических журналах;
  • Автор и разработчик моделей и решений для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно внедряются и используются в организациях России и СНГ.

Контакты

E-mail isaev.ra@bankiram.pro
Сайт https://www.isaevroman.ru/

Модели и решения

Автор книг:

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 55 000 руб.

Версия 2.0.
Перечень изменений и дополнений, сделанных в версии 2.0
Области применения Организации любых отраслей и сфер деятельности.
Краткое описание

14 актуальных методов анализа, оптимизации и управления процессами, а также информационно-практические материалы.

Стоимость

55 000 руб.

Скидка 10% предоставляется:

  • при покупке модуля вместе с лицензиями Business Studio;
  • при покупке двух и более модулей автора-разработчика.

Скидки не суммируются.

Количество пользователей

Количество пользователей в организации, на которую заключён лицензионный договор, не ограничено. Зависит только от количества приобретённых лицензий Business Studio.
Лицензия бессрочная (неограниченная по времени).

Обновления

В течение 1 года после приобретения Клиент получает следующие Обновления бесплатно.

Технические требования Business Studio актуальной версии, модуль «MetaEdit».
Файлы для скачивания
Индивидуальная доработка Возможна доработка под индивидуальные требования Клиента. Предложения и технические задания просьба высылать автору по указанным вверху контактам.
Онлайн-презентация

Заявки на проведение индивидуальной онлайн-презентации принимаются на mail@businessstudio.ru.

Описание

«Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов» (далее Система) включает 14 актуальных методов анализа, оптимизации и управления процессами с примерами их практической реализации.
В качестве входной информации для анализа используются графические модели и параметры бизнес-процессов, экспертные оценки, связи с организационной структурой, специальные справочники.

С технической точки зрения Система является дополнительным модулем для программного продукта Business Studio и представляет собой набор классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые разработаны с помощью модулей «MetaEdit» и «Мастер отчётов».
Система может быть установлена (интегрирована) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.

Благодаря Системе можно решить следующие задачи по оптимизации бизнес-процессов:

  1. Оптимизировать бизнес-логику процессов.
  2. Улучшить показатели KPI по следующим группам: время выполнения и трудоёмкость бизнес-процессов, результативность (объём выхода бизнес-процессов), операционная эффективность, качество, издержки (себестоимость бизнес-процессов), фрагментарность.
  3. Оптимизировать трудовые ресурсы бизнес-процессов на основе расчёта численности сотрудников (исполнителей).
  4. Выбрать лучшие сценарии выполнения бизнес-процессов на основе сравнительного анализа и поддержки принятия решений.
  5. Выявить наиболее проблемные бизнес-процессы, найти в них слабые места и причины неэффективности.
  6. Внедрить инновационные разработки и успешные практики.
  7. Разработать планы по развитию и повышению уровня зрелости бизнес-процессов.

Пользователи

Благодаря многофункциональности Системы она будет полезна для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии, управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.

Функционал и структура данных

1. Общие (универсальные) методы

1.1. Диагностика и аудит процессов (по чек-листам)

  • Заполняется справочник «Требования» — каталог всех требований по всем чек-листам.
  • Формируется чек-лист для выбранного бизнес-процесса (набор требований).
  • В рамках диагностики и аудита бизнес-процесса в чек-листе по каждому требованию эксперты проставляют отметки и комментарии (описание несоответствий).
  • Формируется стандартный отчёт, выводящий всю информацию из чек-листа в формат MS Word.
  • На основе результатов диагностики и аудита бизнес-процесса выполняется метод 2.1, а также разрабатываются планы по оптимизации бизнес-процесса.

1.2. SWOT-анализ

  • Выбирается объект для выполнения SWOT-анализа (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
  • Эксперты выявляют для выбранного объекта следующие факторы: сильные и слабые стороны, возможности развития и угрозы нормального функционирования. Каталог всех факторов для всех объектов хранится в отдельном справочнике.
  • По каждому фактору указывается важность (для ранжирования) и привязываются стратегические цели (из соответствующего справочника).
  • На основе SWOT-анализа разрабатывается стратегическая карта бизнес-процесса или другого выбранного объекта, а также планы оптимизации бизнес-процесса.
  • Формируется стандартный отчёт, который выводит всю аналитическую информацию в MS Word.

1.3. Бенчмаркинг: поиск и внедрение лучших практик отрасли

  • Выбирается объект для выполнения бенчмаркинга (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
  • Эксперты выявляют для выбранного объекта параметры (компоненты), требующие улучшения, либо разработки.
  • Выявляются организации-конкуренты, в которых выбранный объект является лучшим по отрасли.
  • Выполняется сбор информации с помощью разных источников (веб-сайты, личные контакты, mystery shopper / тайный покупатель, консалтинговые компании и др.). Информация заносится в Систему.
  • Эксперты выполняют анализ и внедрение лучших практик.
  • Формируется стандартный отчёт, который выводит всю информацию по бенчмаркингу в формат MS Word.

1.4. Анализ причин-следствий (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы)

Анализ проблем и причин (12 моделей):

  • Неудовлетворённость клиентов.
  • Проблемы со сроками и качеством выполнения проектов.
  • Невыполнение показателей продаж.
  • Не реализуются стратегии, цели и показатели.
  • Регламенты процессов не исполняются.
  • Недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
  • Высокая текучесть кадров (частая смена персонала).
  • Низкая корпоративная культура и уровень зрелости.
  • Высокие издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов).
  • Медленное описание бизнес-процессов.
  • Медленное выполнение бизнес-процессов.
  • Большое количество операционных рисков в бизнес-процессах.

Карты решений (12 моделей):

  • Как повысить удовлетворённость клиентов.
  • Как обеспечить соблюдение сроков и качества проектов.
  • Как повысить продажи продуктов и услуг.
  • Как реализовать стратегию, цели и показатели KPI.
  • Как обеспечить исполнение регламентов бизнес-процессов.
  • Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
  • Как снизить текучесть кадров (частую смену персонала).
  • Как повысить корпоративную культуру и уровень зрелости.
  • Как снизить издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов).
  • Как ускорить описание бизнес-процессов.
  • Как ускорить выполнение бизнес-процессов.
  • Как снизить количество операционных рисков в бизнес-процессах.

В качестве примера на нескольких схемах приводится финансовая организация.
Путь: «Управление — СМК — Диаграммы Исикавы».

1.5. Анализ операционных рисков процесса (на основе моделей)

  • Справочник «Операционные риски (типовые)» содержит список всех возможных операционных рисков для процессов организации, сгруппированных по папкам (категориям).
  • В свойства (карточку) каждого действия (операции) процесса привязываются операционные риски, которые могут произойти (реализоваться) именно при выполнении данного действия. Операционные риски можно визуально показать на модели процесса с помощью настройки показа параметров.
  • Шаблон отчёта «Анализ операционных рисков процесса» выводит таблицу с указанием возможных (потенциальных) операционных рисков по каждому действию процесса, выполняется расчёт уровня рискованности процесса (или индекс проблемности процесса).

1.6. Сравнительный анализ и поддержка принятия решений

Применяется для сравнительного анализа и принятия решения по выбору любых типов объектов: сценарии бизнес-процесса, программные продукты для внедрения, города для открытия операционного офиса (точки продаж), нового продукта для разработки и многое другое.

Алгоритм метода:

  • Выбираются объекты для сравнительного анализа.
  • Выбираются критерии для оценки.
  • Эксперты устанавливают оценки и веса по каждому критерию для каждого объекта.
  • Шаблон отчёта «Сравнительный анализ» с помощью математических расчётов автоматически определяет лучший выбор (объект).

1.7. Управление задачами (включая контроль процессов, поручений, личный органайзер)

  • Хранение информации о задачах с большим количеством параметров: дата начала (факт), дата завершения (план и факт), детальное описание, приоритет, статус, тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы.
  • Автоматическая нумерация задач.
  • Связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты).
  • Возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач).
  • Быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи).
  • Применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
    Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, задачи на эту неделю, самые важные задачи.
  • Возможность сортировки задач по любым параметрам.
  • Возможность создания иерархической структуры задач.
  • Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи.
  • Примеры типовых задач по организационному развитию с заполненными параметрами.
  • Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи в формат MS Word.
  • Статический шаблон отчёта «Органайзер (все задачи) Excel». Выводится Excel таблица всех задач с указанием ключевых параметров и статистикой.
  • Шаблон отчёта «Задачи и требования для оптимизации процесса».

2. Специальные (процессные) методы

2.1. Анализ уровня зрелости процесса

  • Эксперты заполняют чек-листы по диагностике и аудиту бизнес-процесса (пункт 1.1).
  • Шаблон отчёта «Анализ уровня зрелости процесса» автоматически рассчитывает уровень зрелости.
    На основе данного отчёта и показателя можно разработать планы оптимизации бизнес-процесса, а также сравнить выбранный бизнес-процесс с другими процессами организации (например, в формате рейтингов / грейдов).

Процессы с минимальным уровнем зрелости подлежат первоочередной оптимизации. Владельцы процессов с максимальным уровнем зрелости обычно получают дополнительные бонусы или вознаграждения.

2.2. Анализ бизнес-логики процессов (по чек-листам)

  • Алгоритм выполнения данного метода аналогичен методу 1.1.
  • В качестве требований выступают вопросы по анализу бизнес-логики процесса. Список вопросов включён в Систему.
  • Входящими данными являются графические модели бизнес-процесса, которые анализируют эксперты.
  • На основе данного метода разрабатываются новые версии моделей бизнес-процесса (2.0, 3.0 и т. д.), в которых прорабатываются выявленные проблемы и особенности бизнес-логики.

2.3. Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса

  • В свойствах бизнес-процессов (процедур, функций) на вкладке «Параметры ФСА» указывается время выполнения.
  • Отчёт «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» автоматически рассчитывает два значения:
    1) Трудоёмкость (Т) процесса (затраты рабочего времени на однократное выполнение процесса или производство единицы продукции). Т = сумма времени выполнения каждой процедуры (действия) у процесса.
    2) Коэффициент (К) полезного использования времени в рамках процесса.
    Формула расчёта: К = Т / Фактическая длительность процесса (время завершения — время начала).
    Принято считать, что если К > 80%, то бизнес-процесс является эффективным с точки зрения времени выполнения. Т. е. задержки, простои и ожидания в бизнес-процессе составляют не более 20%.

2.3.1. Расчёт численности персонала

  • В шаблоне отчёта «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» вручную задаются три параметра: коэффициент поправки на логические операторы модели процесса и другие факторы (повышающий / понижающий), количество рабочих дней в месяце, количество выполнений процесса в течение месяца.
  • Далее шаблон отчёта автоматически с помощью математической формулы рассчитывает рекомендуемое количество сотрудников (численность персонала) для данной трудоёмкости процесса и указанных параметров.

2.4. Ранжирование процессов по важности и проблемности

  • В свойствах процессов эксперты заполняют параметры: важность, проблемность. Важность обычно определяется на основе объёмов продаж у процесса (если он основной / продуктовый), либо на основе влияния на стратегию развития организации. Проблемность обычно определяется на основе количества операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) процесса.
  • Шаблон отчёта «Ранжирование процессов (важность, проблемность)» выводит в Excel соответствующую таблицу, рассчитывается индекс приоритетности процессов, по которому выполняется автоматическая сортировка (ранжирование) процессов.

2.5. Анализ актуальности процессов

  • В свойствах процессов задаётся параметр «Периодичность актуализации (в днях)». Если параметр не задан, то в отчёте устанавливается значение по умолчанию — 120 дней.
  • Для группы процессов (процедур) формируется шаблон отчёта «Анализ актуальности процессов», в котором выводятся даты последней актуализации моделей процессов.
    Процессы автоматически сортируются по указанным датам.
    Выполняется расчёт для контроля соблюдения периодичности актуализации, и для устаревших процессов (с нарушенным сроком актуализации) автоматически проставляются соответствующие отметки.
    Рассчитывается доля актуальных процессов (в процентах) в выбранной группе процессов.

2.6. Анализ фрагментарности процесса

Для реализации метода необходима графическая модель процесса или указание исполнителей в свойствах подпроцессов.

Шаблон отчёта «Анализ фрагментарности процесса» выводит следующую информацию.
Фрагментарность (FRAG) бизнес-процесса рассчитывается по формуле: FRAG = OBR / FTR.
FTR (функциональный переход) — переход от одной функции к следующей.
OBR (организационный разрыв) — это функциональный переход в бизнес-процессе, при котором меняются исполнители функций.

На основе показателя FRAG можно определить к какому типу управления относится организация — к процессному (FRAG => 0) или к функциональному (FRAG => 1).
Принято считать, что у бизнес-процессов с показателем FRAG < 0,5 наблюдается меньше операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) и задержек по времени в исполнении.

Метод работает корректно при двух условиях:

  • у выбранного процесса нумерация подпроцессов точно соответствует последовательности их выполнения;
  • для каждого подпроцесса привязано не более одного исполнителя.

2.7. Анализ матрицы ответственности процессов

Шаблон отчёта «Матрица ответственности процесса» или «Матрица ответственности процессов (до нижнего уровня)» выводит в файл Excel информацию по ответственным и исполнителям всех процессов (для нескольких или всех нижестоящих уровней от выбранного процесса).

В справочнике «Чек-листы» по готовому образцу создаётся чек-лист для анализа матрицы.
По каждому требованию чек-листа эксперты проставляют отметки и комментарии. При выявлении нарушений требований (несоответствий) разрабатываются задачи по оптимизации матрицы ответственности процессов. Формируется стандартный отчёт, который выводит информацию из чек-листа в файл Word.

3. Информационные и аналитические материалы

3.1. Организационная структура департамента бизнес-архитектуры и процессного офиса

На примере крупной организации.

3.2. Показатели KPI «Управление процессами и организационное развитие»

Более 20 показателей, включая оценку работы процессного офиса.
Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

3.3. Образцы документов

Основные нормативные документы по управлению бизнес-процессами:

  • Положение о бизнес-процессах (на примере финансовой организации).
  • Шаблон стандарта бизнес-процесса.
  • Соглашение по бизнес-моделированию в Business Studio (на примере финансовой организации).
  • Соглашение по бизнес-моделированию в нотации BPMN.
  • Методика описания бизнес-процессов (на примере финансовой организации).
  • Методика оптимизации бизнес-процессов (на примере финансовой организации).
  • Методика аудита и доработки бизнес-архитектуры организации в Business Studio.
  • Соглашение SLA Управления бизнес-процессов и методологии.

Структурные регламенты по бизнес-процессам и методологии:

  • Положение об Отделе по управлению бизнес-процессами.
  • Должностная инструкция Начальника отдела по управлению бизнес-процессами.
  • Должностная инструкция Ведущего специалиста отдела по управлению бизнес-процессами.
  • Положение о Комитете по управлению бизнес-процессами.
  • Положение об Отделе методологии.

Организационные и технические документы по бизнес-моделированию (12 документов):

  • Техническое задание на разработку и внедрение электронной базы знаний (HTML, Портал).
  • Памятка к электронной базе знаний (HTML, Портал).
  • Матрица рабочих групп по бизнес-процессам.
  • Матрица согласования бизнес-процессов.
  • Анкеты для сбора информации по описанию и актуализации бизнес-процессов (3 анкеты).
  • Анкеты для анализа и оптимизации бизнес-процессов (5 анкет).
  • План полного аудита собственной Бизнес-модели в Business Studio.
  • План проекта по описанию бизнес-процессов с помощью Business Studio.
  • Чек-лист аудита бизнес-процесса.
  • Приказ по описанию бизнес-процессов.
  • Приказ по управлению изменениями.
  • План (порядок) разработки графической модели процесса в Business Studio.

Путь: «Объекты деятельности — Документы — Электронные документы».

4. Дополнительные компоненты

  • Новая вкладка «САОБП (процессы)» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Системы.
  • Примеры заполнения справочников, созданных в рамках Системы.
  • Возможность добавления текстовых приложений в свойствах (карточках) бизнес-процессов.
  • Справочник «Глоссарий». Возможность указания терминов и определений для каждого бизнес-процесса.

5. Дополнительные шаблоны отчётов

  • «Владельцы и аналитики для группы процессов» (с указанием фамилии, имени, отчества сотрудников).
  • «Глоссарий процесса».
  • «Дерево документов с указанием привязанных файлов».
  • «Дерево процессов (до нижнего уровня)». По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».
  • «История изменений процесса и контроль согласования» (с указанием версий, изменений, согласователей, замечаний, даты и результатов согласования).
  • «Лист согласования процесса».
  • «Модели процесса и всех подпроцессов» (для вывода всех графических моделей в файл MS Word). По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».

Схема