Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов

Заявка
на презентацию
Заявка
на приобретение

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

  • Эксперт по организационному развитию и процессному управлению;
  • Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
  • Руководитель проектов организационно-корпоративного развития;
  • Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio;
  • Автор 10 книг и более 40 публикаций в научно-практических журналах;
  • Автор и разработчик моделей и решений для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно внедряются и используются в организациях России и СНГ.

Контакты

E-mail isaev.ra@bankiram.pro
Сайт https://www.isaevroman.ru/

Модели и решения

Автор книг:

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 49 000 руб.

Версия 3.0.
Перечень изменений и дополнений, сделанных в версии 3.0
Области применения Организации любых отраслей и сфер деятельности.
Краткое описание

14 актуальных методов анализа, оптимизации и управления процессами, а также информационно-практические материалы.

Стоимость

49 000 руб.

Скидка 10% предоставляется:

  • при покупке модуля вместе с лицензиями Business Studio;
  • при покупке двух и более модулей автора-разработчика.

Скидки не суммируются.

Количество пользователей

Количество пользователей в организации, на которую заключён лицензионный договор, не ограничено. Зависит только от количества приобретённых лицензий Business Studio.
Лицензия бессрочная (неограниченная по времени).

Обновления

Пользователи любых предыдущих версий Системы (включая актуальную на данный момент) получают бессрочную бесплатную подписку на все следующие обновления и версии.

Технические требования Business Studio актуальной версии, модуль «MetaEdit».
Файлы для скачивания
Индивидуальная доработка Возможна доработка под индивидуальные требования Клиента. Предложения и технические задания просьба высылать автору по указанным вверху контактам.
Онлайн-презентация

Заявки на проведение индивидуальной онлайн-презентации принимаются на mail@businessstudio.ru.

Описание

«Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов» (далее Система) включает 14 актуальных методов анализа, оптимизации и управления процессами с примерами их практической реализации.
В качестве входной информации для анализа используются графические модели и параметры бизнес-процессов, экспертные оценки, связи с организационной структурой, специальные справочники.

С технической точки зрения Система является дополнительным модулем для программного продукта Business Studio и представляет собой набор классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые разработаны с помощью модулей «MetaEdit» и «Мастер отчётов».
Система может быть установлена (интегрирована) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.

Благодаря Системе можно решить следующие задачи по оптимизации бизнес-процессов:

  1. Оптимизировать бизнес-логику процессов.
  2. Улучшить показатели KPI по следующим группам: время выполнения и трудоёмкость бизнес-процессов, результативность (объём выхода бизнес-процессов), операционная эффективность, качество, издержки (себестоимость бизнес-процессов), фрагментарность.
  3. Оптимизировать трудовые ресурсы бизнес-процессов на основе расчёта численности сотрудников (исполнителей).
  4. Выбрать лучшие сценарии выполнения бизнес-процессов на основе сравнительного анализа и поддержки принятия решений.
  5. Выявить наиболее проблемные бизнес-процессы, найти в них слабые места и причины неэффективности.
  6. Внедрить инновационные разработки и успешные практики.
  7. Разработать планы по развитию и повышению уровня зрелости бизнес-процессов.

Пользователи

Благодаря многофункциональности Системы она будет полезна для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии, управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.

Функционал и структура данных

1. Общие (универсальные) методы

1.1. Диагностика и аудит процессов (по чек-листам)

  • Заполняется справочник «Требования» — каталог всех требований по всем чек-листам.
  • Формируется чек-лист для выбранного бизнес-процесса (набор требований).
  • В рамках диагностики и аудита бизнес-процесса в чек-листе по каждому требованию эксперты проставляют отметки и комментарии (описание несоответствий).
  • Формируется стандартный отчёт, выводящий всю информацию из чек-листа в формат MS Word.
  • На основе результатов диагностики и аудита бизнес-процесса выполняется метод 2.1, а также разрабатываются планы по оптимизации бизнес-процесса.

1.2. SWOT-анализ

  • Выбирается объект для выполнения SWOT-анализа (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
  • Эксперты выявляют для выбранного объекта следующие факторы: сильные и слабые стороны, возможности развития и угрозы нормального функционирования. Каталог всех факторов для всех объектов хранится в отдельном справочнике.
  • По каждому фактору указывается важность (для ранжирования) и привязываются стратегические цели (из соответствующего справочника).
  • На основе SWOT-анализа разрабатывается стратегическая карта бизнес-процесса или другого выбранного объекта, а также планы оптимизации бизнес-процесса.
  • Формируется стандартный отчёт, который выводит всю аналитическую информацию в MS Word.

1.3. Бенчмаркинг: поиск и внедрение лучших практик отрасли

  • Выбирается объект для выполнения бенчмаркинга (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
  • Эксперты выявляют для выбранного объекта параметры (компоненты), требующие улучшения, либо разработки.
  • Выявляются организации-конкуренты, в которых выбранный объект является лучшим по отрасли.
  • Выполняется сбор информации с помощью разных источников (веб-сайты, личные контакты, mystery shopper / тайный покупатель, консалтинговые компании и др.). Информация заносится в Систему.
  • Эксперты выполняют анализ и внедрение лучших практик.
  • Формируется стандартный отчёт, который выводит всю информацию по бенчмаркингу в формат MS Word.

1.4. Анализ причин-следствий (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы)

Анализ проблем и причин (12 моделей):

  • Неудовлетворённость клиентов.
  • Проблемы со сроками и качеством выполнения проектов.
  • Невыполнение показателей продаж.
  • Не реализуются стратегии, цели и показатели.
  • Регламенты процессов не исполняются.
  • Недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
  • Высокая текучесть кадров (частая смена персонала).
  • Низкая корпоративная культура и уровень зрелости.
  • Высокие издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов).
  • Медленное описание бизнес-процессов.
  • Медленное выполнение бизнес-процессов.
  • Большое количество операционных рисков в бизнес-процессах.

Карты решений (12 моделей):

  • Как повысить удовлетворённость клиентов.
  • Как обеспечить соблюдение сроков и качества проектов.
  • Как повысить продажи продуктов и услуг.
  • Как реализовать стратегию, цели и показатели KPI.
  • Как обеспечить исполнение регламентов бизнес-процессов.
  • Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе.
  • Как снизить текучесть кадров (частую смену персонала).
  • Как повысить корпоративную культуру и уровень зрелости.
  • Как снизить издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов).
  • Как ускорить описание бизнес-процессов.
  • Как ускорить выполнение бизнес-процессов.
  • Как снизить количество операционных рисков в бизнес-процессах.

В качестве примера на нескольких схемах приводится финансовая организация.
Путь: «Управление — СМК — Диаграммы Исикавы».

1.5. Анализ операционных рисков процесса (на основе моделей)

  • Справочник «Операционные риски (типовые)» содержит список всех возможных операционных рисков для процессов организации, сгруппированных по папкам (категориям).
  • В свойства (карточку) каждого действия (операции) процесса привязываются операционные риски, которые могут произойти (реализоваться) именно при выполнении данного действия. Операционные риски можно визуально показать на модели процесса с помощью настройки показа параметров.
  • Шаблон отчёта «Анализ операционных рисков процесса» выводит таблицу с указанием возможных (потенциальных) операционных рисков по каждому действию процесса, выполняется расчёт уровня рискованности процесса (или индекс проблемности процесса).

1.6. Сравнительный анализ и поддержка принятия решений

Применяется для сравнительного анализа и принятия решения по выбору любых типов объектов: сценарии бизнес-процесса, программные продукты для внедрения, города для открытия операционного офиса (точки продаж), нового продукта для разработки и многое другое.

Алгоритм метода:

  • Выбираются объекты для сравнительного анализа.
  • Выбираются критерии для оценки.
  • Эксперты устанавливают оценки и веса по каждому критерию для каждого объекта.
  • Шаблон отчёта «Сравнительный анализ» с помощью математических расчётов автоматически определяет лучший выбор (объект).

1.7. Управление задачами (включая контроль процессов, поручений, личный органайзер)

  • Хранение информации о задачах с большим количеством параметров: дата начала (факт), дата завершения (план и факт), детальное описание, приоритет, статус, тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы.
  • Автоматическая нумерация задач.
  • Связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты).
  • Возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач).
  • Быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи).
  • Применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
    Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, задачи на эту неделю, самые важные задачи.
  • Возможность сортировки задач по любым параметрам.
  • Возможность создания иерархической структуры задач.
  • Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи.
  • Примеры типовых задач по организационному развитию с заполненными параметрами.
  • Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи в формат MS Word.
  • Статический шаблон отчёта «Органайзер (все задачи) Excel». Выводится Excel таблица всех задач с указанием ключевых параметров и статистикой.
  • Шаблон отчёта «Задачи и требования для оптимизации процесса».

2. Специальные (процессные) методы

2.1. Анализ уровня зрелости процесса

  • Эксперты заполняют чек-листы по диагностике и аудиту бизнес-процесса (пункт 1.1).
  • Шаблон отчёта «Анализ уровня зрелости процесса» автоматически рассчитывает уровень зрелости.
    На основе данного отчёта и показателя можно разработать планы оптимизации бизнес-процесса, а также сравнить выбранный бизнес-процесс с другими процессами организации (например, в формате рейтингов / грейдов).

Процессы с минимальным уровнем зрелости подлежат первоочередной оптимизации. Владельцы процессов с максимальным уровнем зрелости обычно получают дополнительные бонусы или вознаграждения.

2.2. Анализ бизнес-логики процессов (по чек-листам)

  • Алгоритм выполнения данного метода аналогичен методу 1.1.
  • В качестве требований выступают вопросы по анализу бизнес-логики процесса. Список вопросов включён в Систему.
  • Входящими данными являются графические модели бизнес-процесса, которые анализируют эксперты.
  • На основе данного метода разрабатываются новые версии моделей бизнес-процесса (2.0, 3.0 и т. д.), в которых прорабатываются выявленные проблемы и особенности бизнес-логики.

2.3. Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса

  • В свойствах бизнес-процессов (процедур, функций) на вкладке «Параметры ФСА» указывается время выполнения.
  • Отчёт «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» автоматически рассчитывает два значения:
    1) Трудоёмкость (Т) процесса (затраты рабочего времени на однократное выполнение процесса или производство единицы продукции). Т = сумма времени выполнения каждой процедуры (действия) у процесса.
    2) Коэффициент (К) полезного использования времени в рамках процесса.
    Формула расчёта: К = Т / Фактическая длительность процесса (время завершения — время начала).
    Принято считать, что если К > 80%, то бизнес-процесс является эффективным с точки зрения времени выполнения. Т. е. задержки, простои и ожидания в бизнес-процессе составляют не более 20%.

2.3.1. Расчёт численности персонала

  • В шаблоне отчёта «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» вручную задаются три параметра: коэффициент поправки на логические операторы модели процесса и другие факторы (повышающий / понижающий), количество рабочих дней в месяце, количество выполнений процесса в течение месяца.
  • Далее шаблон отчёта автоматически с помощью математической формулы рассчитывает рекомендуемое количество сотрудников (численность персонала) для данной трудоёмкости процесса и указанных параметров.

2.4. Ранжирование процессов по важности и проблемности

  • В свойствах процессов эксперты заполняют параметры: важность, проблемность. Важность обычно определяется на основе объёмов продаж у процесса (если он основной / продуктовый), либо на основе влияния на стратегию развития организации. Проблемность обычно определяется на основе количества операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) процесса.
  • Шаблон отчёта «Ранжирование процессов (важность, проблемность)» выводит в Excel соответствующую таблицу, рассчитывается индекс приоритетности процессов, по которому выполняется автоматическая сортировка (ранжирование) процессов.

2.5. Анализ актуальности процессов

  • В свойствах процессов задаётся параметр «Периодичность актуализации (в днях)». Если параметр не задан, то в отчёте устанавливается значение по умолчанию — 120 дней.
  • Для группы процессов (процедур) формируется шаблон отчёта «Анализ актуальности процессов», в котором выводятся даты последней актуализации моделей процессов.
    Процессы автоматически сортируются по указанным датам.
    Выполняется расчёт для контроля соблюдения периодичности актуализации, и для устаревших процессов (с нарушенным сроком актуализации) автоматически проставляются соответствующие отметки.
    Рассчитывается доля актуальных процессов (в процентах) в выбранной группе процессов.

2.6. Анализ фрагментарности процесса

Для реализации метода необходима графическая модель процесса или указание исполнителей в свойствах подпроцессов.

Шаблон отчёта «Анализ фрагментарности процесса» выводит следующую информацию.
Фрагментарность (FRAG) бизнес-процесса рассчитывается по формуле: FRAG = OBR / FTR.
FTR (функциональный переход) — переход от одной функции к следующей.
OBR (организационный разрыв) — это функциональный переход в бизнес-процессе, при котором меняются исполнители функций.

На основе показателя FRAG можно определить к какому типу управления относится организация — к процессному (FRAG => 0) или к функциональному (FRAG => 1).
Принято считать, что у бизнес-процессов с показателем FRAG < 0,5 наблюдается меньше операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) и задержек по времени в исполнении.

Метод работает корректно при двух условиях:

  • у выбранного процесса нумерация подпроцессов точно соответствует последовательности их выполнения;
  • для каждого подпроцесса привязано не более одного исполнителя.

2.7. Анализ матрицы ответственности процессов

Шаблон отчёта «Матрица ответственности процесса» или «Матрица ответственности процессов (до нижнего уровня)» выводит в файл Excel информацию по ответственным и исполнителям всех процессов (для нескольких или всех нижестоящих уровней от выбранного процесса).

В справочнике «Чек-листы» по готовому образцу создаётся чек-лист для анализа матрицы.
По каждому требованию чек-листа эксперты проставляют отметки и комментарии. При выявлении нарушений требований (несоответствий) разрабатываются задачи по оптимизации матрицы ответственности процессов. Формируется стандартный отчёт, который выводит информацию из чек-листа в файл Word.

3. Информационные и аналитические материалы

3.1. Организационная структура департамента бизнес-архитектуры и процессного офиса

На примере крупной организации.

3.2. Показатели KPI «Управление процессами и организационное развитие»

Более 20 показателей, включая оценку работы процессного офиса.
Путь: «Управление — Цели и показатели — Показатели».

3.3. Образцы документов

Основные нормативные документы по управлению бизнес-процессами:

  • Положение о бизнес-процессах (на примере финансовой организации).
  • Шаблон стандарта бизнес-процесса.
  • Соглашение по бизнес-моделированию в Business Studio (на примере финансовой организации).
  • Соглашение по бизнес-моделированию в нотации BPMN.
  • Методика описания бизнес-процессов (на примере финансовой организации).
  • Методика оптимизации бизнес-процессов (на примере финансовой организации).
  • Методика аудита и доработки бизнес-архитектуры организации в Business Studio.
  • Соглашение SLA Управления бизнес-процессов и методологии.

Структурные регламенты по бизнес-процессам и методологии:

  • Положение об Отделе по управлению бизнес-процессами.
  • Должностная инструкция Начальника отдела по управлению бизнес-процессами.
  • Должностная инструкция Ведущего специалиста отдела по управлению бизнес-процессами.
  • Положение о Комитете по управлению бизнес-процессами.
  • Положение об Отделе методологии.

Организационные и технические документы по бизнес-моделированию (12 документов):

  • Техническое задание на разработку и внедрение электронной базы знаний (HTML, Портал).
  • Памятка к электронной базе знаний (HTML, Портал).
  • Матрица рабочих групп по бизнес-процессам.
  • Матрица согласования бизнес-процессов.
  • Анкеты для сбора информации по описанию и актуализации бизнес-процессов (3 анкеты).
  • Анкеты для анализа и оптимизации бизнес-процессов (5 анкет).
  • План полного аудита собственной Бизнес-модели в Business Studio.
  • План проекта по описанию бизнес-процессов с помощью Business Studio.
  • Чек-лист аудита бизнес-процесса.
  • Приказ по описанию бизнес-процессов.
  • Приказ по управлению изменениями.
  • План (порядок) разработки графической модели процесса в Business Studio.

Путь: «Объекты деятельности — Документы — Электронные документы».

4. Дополнительные компоненты

  • Новая вкладка «САОБП (процессы)» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Системы.
  • Примеры заполнения справочников, созданных в рамках Системы.
  • Возможность добавления текстовых приложений в свойствах (карточках) бизнес-процессов.
  • Справочник «Глоссарий». Возможность указания терминов и определений для каждого бизнес-процесса.

5. Дополнительные шаблоны отчётов

  • «Владельцы и аналитики для группы процессов» (с указанием фамилии, имени, отчества сотрудников).
  • «Глоссарий процесса».
  • «Дерево документов с указанием привязанных файлов».
  • «Дерево процессов (до нижнего уровня)». По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».
  • «История изменений процесса и контроль согласования» (с указанием версий, изменений, согласователей, замечаний, даты и результатов согласования).
  • «Лист согласования процесса».
  • «Модели процесса и всех подпроцессов» (для вывода всех графических моделей в файл MS Word). По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».

Схема