Управление базой знаний нормативно-методических документов в Business Studio

Заявка
на презентацию
Заявка
на приобретение

Информация об авторе

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 22 750 руб.

Назначение решения

Решение является инструментом для ведения единой «бесшовной» базы знаний по процессам и внутренним нормативно-методическим документам компании.

Область применения

Компании любых отраслей и сфер деятельности, перед которыми стоит задача формирования базы знаний по процессам и внутренним нормативно-методическим документам компании.

Количество пользователей

Количество сотрудников, имеющих возможность непосредственно работать со справочниками Решения, зависит только от количества имеющихся лицензий Business Studio.

Количество пользователей, просматривающих информацию в базе знаний в виде HTML-публикации, не ограничено.

Доработка

Возможна доработка Решения под индивидуальные требования Клиента. Просьба присылать предложения и/или техническое задание на e-mail разработчика

Требования к программному обеспечению

Business Studio Enterprise версии 4.2.7011 (версия базы данных 4.2.1.1) и более поздних версий, редактор «MetaEdit».

Дополнительная информация Презентация Решения
Видеопрезентация Решения
База знаний с демо-примером Решения
Краткое описание Решения

Описание Решения

Решение «Управление базой знаний нормативно-методических документов в Business Studio» (далее, Решение) — это система пользовательских параметров и отчѐтов, которые дополняют стандартные базовые возможности Business Studio по формированию «бесшовной» базы знаний по процессам и внутренним нормативно-методическим документам в формате HTML-страниц.

Настоящее Решение разработано с помощью редактора MetaEdit и стандартного мастера отчѐтов, оно обеспечивает:

  • максимально быстрое ознакомление сотрудников с информацией по процессам, внутренними нормативно-методическими документами компании;
  • формирование полнотекстовой базы внутренних нормативно-методических документов компании;
  • формирование базы всех используемых шаблонов и форм записей, имеющихся во внутренних нормативно-методических документах компании;
  • возможность скачивания документов, пустых шаблонов и форм записей из базы;
  • исключение необходимости поиска взаимосвязанных документов за счет использования гиперссылок.

Пользователи решения

Пользователями решения являются:

Группа пользователей Для чего
Бизнес-аналитик
  • Построение модели процессов, «связывание» их действующими документами.
  • Подготовка и загрузка документов в Business Studio.
  • Хранение отмененных версий документов.
  • Формирование (переформирование) базы знаний.
  • Ведение истории базы знаний.
Сотрудники компании

Сотрудник компании, открыв базу знаний, получает возможность:

  • оперативно изучать внутренние нормативно-методические документы компании, переходя между ними по гиперссылкам;
  • скачивать файлы с документами в формате MS Word и PDF;
  • скачивать файлы с приложениями к документам (шаблоны и формы) в формате MS Word, MS Excel и PDF;
  • производить полнотекстовый поиск информации.

Состав отчетов в Решении

Базу знаний с демо-примером Решения можно скачать здесь, основные отчеты Решения приведены в таблице ниже:

Справочник Business Studio Название отчета Назначение отчета
Бумажные документы Карточка документа

Вывод краткой информации о документе, включая: приказ/распоряжение о введении в действие, дату введения документа в действие, перечень приложений, историю изменений документа

Внутренний документ Вывод текста документа, истории его изменений.
Приложение к документу Вывод приложения к документу
История версий базы знаний

Вывод информации о всех версиях базы знаний с возможностью перехода к новым/измененным элементам в конкретной версии базы знаний.

Перечень действующих документов

Формирование Перечня действующих документов (на дату формирования отчета).

План разработки и пересмотра документов Формирование Плана разработки и пересмотра документов (на дату формирования отчета).

Этапы использования Решения

Решение представляет собой полнотекстовую базу внутренних нормативно-методических документов (приложений к ним), связанных между собой взаимными гиперссылками. Решением предусматривается загрузка файлов, как для самого документа, так и для каждого приложения к нему (т. е. каждое приложение к документу является отдельным элементом в Business Studio и загружается отдельным файлом). Основные этапы применения Решения приведены на рис. 1.

Рис. 1.

С необходимой периодичностью формируется (переформируется) HTML-публикация, доступ к которой предоставляется всем заинтересованным сотрудникам. Сотрудники работают с единой «бесшовной» базой знаний, в которой представлена информация по процессам, внутренним документам в виде HTML-страниц, связанных между собой взаимными гиперссылками.

Подготовка к использованию Решения

После приобретения Решения необходимо:

  • загрузить пользовательские справочники, списки и параметры в требуемую базу данных (с помощью редактора MetaEdit);
  • предоставить вертикальные права на работу с пользовательскими списками;
  • загрузить шаблоны отчетов, настроечную информацию (представлены в виде файлов.xml).