Управление базой знаний нормативно-методических документов в Business Studio

Заявка
на презентацию
Заявка
на приобретение

Информация об авторе

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 39 000 руб.

Назначение решения

Решение является инструментом для создания и ведения единой «бесшовной» HTML-базы знаний по модели деятельности и внутренним нормативно-методическим документам (далее - НМД) компании.

Область применения

Компании любых отраслей и сфер деятельности, перед которыми стоит задача формирования «бесшовной» HTML-базы знаний с НМД компании, разработанными «вручную»

Количество пользователей

Количество сотрудников, имеющих возможность непосредственно работать со справочниками Решения и загружать НМД, зависит только от количества имеющихся лицензий Business Studio.

Количество пользователей, работающих в базе знаний в формате HTML-публикации, не ограничено.

Количество пользователей, работающих в базе знаний в формате Business Studio Portal, определяется количеством лицензий Business Studio Portal, имеющихся у компании. 

Доработка

Возможна доработка Решения под индивидуальные требования Клиента. Просьба присылать предложения и/или техническое задание на e-mail разработчика

Требования к программному обеспечению

Business Studio редакций Enterprise и Ultimate версии 5.1.7955 (версия базы данных 5.1.0.0) и более поздних версий, редактор «MetaEdit».

Мультиязычность

Решение предназначено для использования только в базах данных Business Studio, для которых русский язык является основным. Шаблоны отчетов Решения являются немультиязычными.

Дополнительная информация Презентация Решения
Видеопрезентация Решения
База знаний с демо-примером Решения
Краткое описание Решения

Описание Решения

Решение «Управление базой знаний нормативно-методических документов в Business Studio» (далее — Решение) представляет из себя совокупность пользовательских списков, справочников и параметров, шаблонов отчетов и правил получения объектов, которые дополняют стандартные возможности Business Studio по формированию HTML-базы знаний по деятельности (далее по тексту — процессам) и внутренним НМД компании, разработанными «вручную» вне Business Studio.

Настоящее Решение разработано с помощью редактора MetaEdit и стандартного Мастера отчётов Business Studio, оно обеспечивает:

  • формирование «бесшовной» полнотекстовой базы знаний по процессам и всем внутренним НМД компании;
  • возможность просмотра текста НМД, разработанного «вручную» и загруженного в Business Studio, без необходимости скачивания файла с НМД;
  • возможность перехода по гиперссылкам из НМД разработанного «вручную» к просмотру текста другого НМД, приложений к НМД или регламентам, сформированным Business Studio (см. рис. 1) — что за счет использования гиперссылок исключает необходимость поиска взаимосвязанных документов;
  • автоматическое формирование персональных перечней НМД для подразделений и должностей, доступ к которым предоставлен с помощью Решения;
  • ведение и просмотр карточек НМД в базе знаний с общими сведениями о нем (приказ о введении, дата введения в действия, номер версии, статус и т. п.), ведение истории версий НМД (с хранением файлов отменённых версий));
  • формирование базы всех используемых шаблонов и форм записей, имеющихся во внутренних НМД компании, возможность скачивания пустых шаблонов и форм записей;
  • полнотекстовый поиск информации в базе знаний НМД;
  • ведение истории версий самой базы знаний.

Рис.1

Пользовательский механизм предоставления доступа к НМД в Business Studio Portal

Для предоставления доступа сотрудников к НМД в Business Studio Portal (далее — BS Portal), формирования персональных перечней НМД для подразделений и должностей в Решении используется пользовательская вкладка «Предоставляется доступ» (см. рис. 2). На ней можно указать Подразделение, Должность или Роль, сотрудникам которых необходимо предоставить доступ к просмотру НМД.

Рис.2

Ключевые особенности пользовательского механизма предоставления прав сотрудникам на просмотр НМД, используемого в Решении, следующие:

  • простота и эффективность: доступ к НМД можно предоставить одновременно всем сотрудникам компании «в одно движение» — достаточно указать организационною единицу в свойства НМД (так на рис. 2 к НМД «Правила внутреннего трудового распорядка» доступ предоставлен сразу всем сотрудникам компании);
  • гибкость: возможны различные сценарии предоставления прав сотрудникам на просмотр НМД (через подразделение, должность или роль);
  • прозрачность и контроль: отчеты, имеющиеся в Решении, содержат информацию о том, к каким НМД сотрудникам предоставлен доступ с помощью Решения;
  • комплексность: предоставляя доступ к НМД в BS Portal сразу одновременно предоставляется доступ к его приложениям, родительской папке с НМД.

Подробнее с пользовательским механизмом предоставления доступа к просмотру НМД, используемом в Решении, можно ознакомиться в демо-примере базы знаний.

Пользователи решения

Пользователями решения являются:

Группа пользователей Для чего
Бизнес-аналитик
  • Построение модели процессов, «связывание» процессов с действующими НМД, разработанными «вручную» вне Business Studio.
  • Подготовка и загрузка НМД, документов в Business Studio.
  • Гибкое предоставление сотрудникам доступа к НМД.
  • Хранение файлов с отмененными версиями НМД.
  • Формирование (переформирование) базы знаний.
  • Ведение истории версий базы знаний.
Сотрудники компании

Сотрудник компании, открыв HTML-базу знаний, получает возможность:

  • оперативно изучать внутренние НМД компании, переходя между ними по гиперссылкам;
  • скачивать файлы с НМД в формате MS Word и PDF;
  • скачивать файлы с приложениями к НМД (шаблоны и формы) в формате MS Word, MS Excel и PDF;
  • производить полнотекстовый поиск информации;
  • знакомиться с историей версий отдельного НМД, всей базы знаний в целом.
Сотрудники, ответственные за управление НМД
  • Подготовка и загрузка НМД, документов в Business Studio.
  • Гибкое предоставление сотрудникам доступа к НМД.
  • Хранение файлов с отмененными версиями НМД.
  • Формирование (переформирование) базы знаний.
  • Ведение истории версий базы знаний.
  • Формирование Перечня действующих НМД.
  • Формирование Плана разработки и пересмотра НМД.

Состав отчетов в Решении

Демо-пример базы знаний, сформированной с помощью Решения, можно скачать здесь, основные отчеты Решения приведены в таблице ниже:

Название отчета

Назначение отчета

Карточка НМД

Вывод ключевой информации о НМД, включая: приказ/распоряжение о введении в действие, дата введения в действие, перечень приложений, историю версий.

Внутренний НМД

Вывод информации из файла с НМД, истории версий НМД.

Приложение к НМД

Вывод информации из файла, который содержит приложение к НМД.

Перечень НМД Оргединицы

Формирование персонального перечня НМД для должности, подразделения или роли, доступ к которым предоставлен с помощью Решения.

История версий базы знаний

Вывод сводной информации о версиях и новых/ измененных элементах базы знаний с возможностью перехода к ним.

Перечень действующих НМД

Подготовка Перечня действующих НМД на дату формирования отчета

План разработки и пересмотра НМД

Подготовка Плана разработки и пересмотра НМД на дату формирования отчета с указанием ответственных и сроков

Этапы использования Решения

Решение представляет собой полнотекстовую HTML-базу знаний внутренних НМД компании (включая приложения к ним), связанных между собой взаимными гиперссылками. Решением предусматривается загрузка файлов, как для самого НМД, так и для каждого приложения к нему (т. е. каждое приложение к документу является отдельным элементом в Business Studio и загружается отдельным файлом). Основные этапы применения Решения приведены на рис. 3.

Рис. 3.

Информация о НМД, приложениям к ним может импортироваться в Business Studio из файлов формата MS Excel с помощью с помощью специального разработанного пакета импорта.

С необходимой периодичностью формируется (переформируется) HTML-база знаний, доступ к которой предоставляется всем заинтересованным сотрудникам. Сотрудники работают с единой «бесшовной» базой знаний, в которой представлена информация по процессам, внутренним НМД в виде HTML-страниц, связанных между собой взаимными гиперссылками.

Подготовка к использованию Решения

После приобретения Решения необходимо:

  • загрузить пользовательские справочники, списки и параметры в требуемую базу данных (с помощью редактора MetaEdit);
  • предоставить вертикальные права на работу с пользовательскими справочниками и списками;
  • загрузить пользовательские шаблоны отчетов, правила получения объектов, настроечную информацию и пакет импорта (представлены в виде файлов. xml).