Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК

 1. Формализация и контроль выполнения стратегии

Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понимаемой форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по e-mail, которые они должны заполнить в Microsoft Excel, и загружает их в свою базу данных. Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:

• сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
• получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word;
• просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически.

Заметно расширяет возможности по вводу и контролю показателей дополнительный модуль Cockpit (подробнее о дополнительных модулях системы).

Подробно о методике построения ССП, формализации стратегии и контроле ее выполнения с помощью Business Studio

2.  Моделирование  и оптимизация бизнес-процессов

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0,  Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart). Начиная с третьей версии системы, поддерживается и нотация EPC (Event Driven Process Chain)

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителя процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров.

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.

Обязательным элементом процессного управления являются ключевые показатели результативности или эффективности - KPI (Key Performance Indicators). С помощью KPI планируется и контролируется деятельность, протекающая в рамках процессов. Таким образом, в отличие от ССП система KPI является инструментом оперативного управления компанией. Также KPI  часто используется для построения системы мотивации персонала, при этом величина вознграждения сотрудника прямо зависит от результативности процессов, которые он исполняет..  Business Studio позволяет определить для каждого процесса набор ключевых показателей эффективности KPI и вывести их в Должностную инструкцию исполнителя или в Положение о подразделении, которое выполняет процесс.

Подробно о методике проектирования модели системы управления

Подробно о методике функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования

3.  Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание

Организационная структура предприятия

Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов.  Система позволяет сформировать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму в Microsoft Visio. Результатом формирования организационной структуры являются документы Положения о подразделении, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности. А также Должностные инструкции специалистов компании.

Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком   вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура поздразделения», а также в Положение о подразделении.

4.  Формирование и распространение регламентирующей документации

По созданной бизнес-модели Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции.

Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).

HTML-навигатор. Пример. Это HTML-версия пакета регламентирующих  документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.

Система включает в себя Мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и регламентирующие документы

Видеоролик «Настройка отчетов»

5. Построение системы менеджмента качества

Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).

Этапы разработки и внедрения СМК	Реализация с помощью Business Studio
Разработка целей в области качества	Формирование дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты.
Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов	Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса.
Разработка показателей процессов   (KPI)	Разработка KPI и закрепление их за соответствующими процессами.
Разработка документации СМК	Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов,  Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
Ознакомление персонала с документацией	Распространение документов: в формате Microsoft Word; в печатном виде; в виде HTML-навигатора.
Поддержание документации СМК в актуальном состоянии	Отражение изменений и переформирование документации.
Сбор результатов измерений	Регистрация фактических значений показателей. Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений. Импорт из файлов в формате MS Excel.
Планирование и проведение внутренних аудитов	Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
Анализ данных	Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений. Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса. Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени. Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий	Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
Улучшение	Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
Подготовка к сертификации и сертификация	Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio или HTML-навигаторе.

Подробно о методике разработки СМК 

Дополнительные возможности системы

• Модуль "MetaEdit: Редактор классов и параметров". Позволяет осуществить глубокую настройку системы под потребности компании.  Подробнее.
• Модуль "Cockpit". Позволяет (в том числе без установки полной версии Business Studio) производить ввод информации. Подробнее.
• Разграничение прав доступа пользователей к справочникам системы, к показателям KPI.
• Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line.

Более полно ознакомиться с возможностями Business Studio, посмотреть примеры регламентирующих документов и отчетов, скачать демо-версию можно на странице Загрузить.