Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК

Формализация стратегии

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации.

Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в удобном виде является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей - это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для  каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его  достигнуть, а также план достижения  в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Ссылки:
Видеоролик "Создание системы целей и показателей"
Методика "Разработка сбалансированной системы показателей"

Проектирование бизнес-процессов

Имея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0,  Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.

Обязательным элементом процессного управления являются ключевые показатели результативности или эффективности - KPI (Key Performance Indicators). С помощью KPI планируется и контролируется деятельность, протекающая в рамках процессов. Таким образом, в отличие от ССП система KPI является инструментом оперативного управления компанией. Также KPI  часто используется для построения системы мотивации персонала, при этом величина вознаграждения сотрудника прямо зависит от результативности процессов, которые он исполняет.  Business Studio позволяет определить для каждого процесса набор ключевых показателей эффективности KPI и вывести их в Должностную инструкцию исполнителя или в Положение о подразделении, которое выполняет процесс.

Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документах "Регламент бизнес-процесса".

Ссылки:
Поддерживаемые нотации моделирования бизнес-процессов
Видеоролик "Описание процессов и оргструктуры"
Методика "Проектирование системы управления"

Проектирование организационной структуры

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно или после проектирования бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру.  Начиная с версии 3.5,Business Studio поддерживает создание оргструктуры не только в справочнике, но  и непосредственно с помощью оргдиаграммы.

Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе "Положение о подразделении". Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.

Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении - наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком  вопрос. Business Studio на основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении.

Ссылки:
Видеоролик "Описание процессов и оргструктуры"
Методика "Проектирование системы управления"

Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов - большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения имитационного моделирования и ФСА можно:

• оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
• найти самые затратные или самые длительные процессы;
• найти "бутылочные горлышки" - перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
• получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
• найти ресурсы с низкой загрузкой;
• проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.

Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ "Что, если?". Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.

Ссылки:
Методика "Имитационное моделирование и функционально-стоимостного анализ"
Видеоролик "Проведение имитации и ФСА процесса"

Разработка ТЗ на  внедрение информационных систем

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения  эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.

Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно включает в себя следующие разделы:

1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС.
2. Перечень необходимой функциональности ИС.
3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС.
4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС.

Техническое задание при необходимости дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.

Ссылки:
Видеоролик "Поддержка проектов по проектированию и внедрению ИТ-систем"

Формирование регламентирующей документации

Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации.  Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:

• регламенты бизнес-процессов и процедур;
• положения о подразделениях;
• должностные инструкции;
• описание документооборота.

Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов и организационной структуры. Любое изменение в модели системы управления ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают. Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии.

Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя Мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

 

 

Ссылки:
Видеоролик "Формирование регламентирующей документации"
Видеоролик "Использование Мастера отчетов для настройки отчета"
Методика "Создание пользовательских отчетов"

Доведение документации до сотрудников

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников, как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

• Пакет документов в формате Microsoft Word  для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия.
• HTML-навигатор - версию пакета регламентирующих  документов, предназначенную для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет быстро переходить к необходимому документу и проводить анализ информации благодаря поддержке гиперссылок.

Система управления современного предприятия является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio  предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Ссылки:
Примеры отчетов в формате Microsoft Word
HTML-навигатор

Контроль показателей

Cбор и контроль значений показателей позволяет компании понять, в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей, заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии.

Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами:

Кокпит
Кокпит позволяет пользователям вносить значения показателей непосредственно в базу данных. Для предотвращения несанкционированного изменения значений показателя и для обеспечения конфиденциальности  Business Studio поддерживает возможность назначить пользователям права для работы только со своими показателями.

Файлы Microsoft Excel
Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой.

Контроль значений KPI также реализован двумя способами. Используя Кокпит, руководитель в реальном времени может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании - цветовой сигнализатор "Статус". Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым - при выходе в "тревожную" зону, и красным - при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами. Руководителю показывается тренд показателя - то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке "Сигнал" появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы.
Для периодического просмотра значений KPI используется HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты.

Ссылки:
Модуль "Кокпит"

Анализ показателей

Разумеется, своевременно узнать об отклонениях - это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Кокпит Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете,  тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние, после чего приступать к выработке управляющего воздействия.
Еще один вид аналитики, реализованный в кокпите, это анализ показателей в динамике. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.

Возможности по внедрению стандартов ISO

Внедрение стандартов ISO дает гарантию получения и использования лучших мировых принципов управления. Business Studio позволяет компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).

В соответствии с этими стандартами система управления должна основываться на процессном подходе, постоянно улучшаться и удовлетворять ряду других требований. Business Studio реализует эти принципы, позволяя:

Этапы разработки и внедрения СМК	Реализация с помощью Business Studio
Разработка целей в области качества	Формирование дерева целей и показателей их достижения.
Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов	Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса. Установление требований и ожиданий потребителей в отношении результатов процессов.
Разработка показателей процессов   (KPI)	Разработка KPI и закрепление их за соответствующими процессами.
Разработка документации СМК	Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов,  Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
Ознакомление персонала с документацией	Распространение документов: в формате Microsoft Word; в печатном виде; в виде HTML-навигатора.
Поддержание документации СМК в актуальном состоянии	Отражение изменений и переформирование документации.
Сбор результатов измерений	Регистрация фактических значений показателей для измерения результативности и эффективности процессов. Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений с помощью модуля "Кокпит" Импорт данных из файлов в формате MS Excel.
Планирование и проведение внутренних аудитов	Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
Анализ данных	Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений. Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса. Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени. Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий	Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
Улучшение	Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
Подготовка к сертификации и сертификация	Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio или HTML-навигаторе.

Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения

Одним из принципов стандартов ISO является постоянное улучшение системы управления. Для этого необходимо проводить систематический анализ несоответствий, их последствий, а также причин возникновения. Это позволит оперативно выявлять недостатки, их причины, возможности улучшений, а также планировать изменения и отслеживать их эффективность.

Business Studio предоставляет широкие возможности для проведения такого анализа, включая:

• описание связи несоответствия с его последствиями и причинами при помощи диаграммы Исикавы, что существенно облегчает понимание проблемы;
• оценку значимости и ранжирование последствий несоответствия, а также оценку частоты возникновения и вероятности обнаружения причин несоответствия;
• ранжирование причин, разработку мероприятий по их устранению и повторную оценку после проведения мероприятий;
• формирование документации по результатам анализа.
• Таким образом, проведение анализа с применением диаграммы Исикавы позволяет глубоко изучить проблему, выявить все возможные причины ее возникновения и спланировать мероприятия по их устранению.  

Ссылки:
Методика "Разработка системы менеджмента качества" 

Дополнительные возможности системы

• Модуль "MetaEdit: Редактор классов и параметров"
• Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line
• Система разграничения прав доступа пользователей

Более полно ознакомиться с возможностями Business Studio, посмотреть примеры регламентирующих документов и отчетов, скачать демо-версию можно на странице Загрузить.