Business Studio
Для консультантов
по управлению
Для руководителей Для IT-специалистов Для специалистов
по качеству
Моделирование
бизнес-процессов
Проектирование
организационной структуры
Создание системы
менеджмента качества
Формирование
регламентирующей документации
(846) 202-19-00

Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК

 1. Постановка целей, формализация и контроль выполнения стратегии

Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки бизнес-стратегии организации. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию развития бизнеса в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет провести формализацию бизнес-стратегии фирмы, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Важной возможностью системы бизнес-проетирования является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio предоставляет различные возможности для сбора значений показателей:

  • Заполнение значений на личной странице в Business Studio Portal c автоматической загрузкой в базу данных;
  • Автоматическая рассылка сотрудникам отчетов для заполнения в формате Microsoft Excel по e-mail с автоматической загрузкой в базу данных;
  • Внесение показателей пользователем непосредственно в систему в соответствии с правами с помощью модуля Cockpit.

Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:

  • Просмотреть на корпоративном сайте компании, сформированном с помощью Business Studio Portal;
  • Сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
  • Получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word.

Специально для ввода, просмотра, контроля и анализа информации разработана редакция Business Studio с ограниченным функционалом - дополнительный модуль Cockpit (подробнее о дополнительных компонентах системы).

Подробно о методике построения ССП, формализации бизнес-стратегии предприятия и контроле ее выполнения с помощью Business Studio

2.  Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross-Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event-Driven Process Chain)

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса - необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.

Подробно о методике проектирования модели системы управления

Подробно о методике функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования

3.  Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание


Организационная структура предприятия

Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов.  Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме. Бизнес-проектирование в системе Business Studio позволяет создать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются документы:

  • Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
  • Должностные инструкции специалистов компании.

Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура поздразделения», а также в Положение о подразделении.

4.  Формирование и распространение регламентирующей документации

Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные регламентирующие документы организации:

  • стратегическая карта;
  • регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • положения о подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • документооборот.

Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.

Использование в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании. 

При внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • Business Studio Portal - интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.

 

  • HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих  документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.

  • Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).

5. Построение системы менеджмента качества

Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).

Этапы разработки и внедрения СМК Реализация с помощью Business Studio
Разработка целей в области качества Формирование дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты.
Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross-Functional Flowchart), BPMN 2.0 и EPC (Event-Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса.
Разработка показателей процессов             Разработка показателей и закрепление их за соответствующими процессами.
Разработка документации СМК Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов,  Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
Ознакомление персонала с документацией Распространение документов:
  • в формате Microsoft Word;
  • в печатном виде;
  • в виде HTML-публикации;
  • в виде Business Studio Portal.
  • Поддержание документации СМК в актуальном состоянии Отражение изменений и переформирование документации.
    Сбор результатов измерений Регистрация фактических значений показателей.
    Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений.
    Импорт из файлов в формате MS Excel или использование модуля Cockpit.
    Планирование и проведение внутренних аудитов Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
    Анализ данных Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений.
    Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса.
    Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени.
    Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
    Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
    Улучшение Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
    Подготовка к сертификации и сертификация Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio, HTML-публикации или в Business Studio Portal.

    Подробно о методике разработки СМК 

    6. Разработка технического задания на внедрение информационных систем

    На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

    Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.

    Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно квлючает в себя следующие разделы:

    1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
    2. Перечень необходимой функциональности ИС
    3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
    4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС

    Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами, и передается ИТ-службе.

     

    Подробнее о функциональных возможностях Business Studio

    Посмотреть примеры регламентирующих документов и отчетов, скачать демо-версию можно на странице Скачать.

    Система бизнес-моделирования Business Studio
    Copyright © 2004-2016, Группа компаний "Современные технологии управления"

    Телефон: +7 (846) 202-19-00

    Skype: skype_businessstudio

    Электронная почта: mail@businessstudio.ru

    ГК 'Современные технологии управления'

     
     
    Rambler's Top100

    Быстрые ссылки

    Для начинающих

    Теория&Практика

    Конференция

    Обучение

    Клиенты&Отзывы

    Демо-версия
    Демо-версия
    Начните описывать свои бизнес-процессы прямо сейчас
    Презентации
    Презентации
    Открытые презентации-вебинары