Стандартизация бизнес-процессов компании

Информация об авторе

Имя
Владимир Репин

Должность

  • Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»;
  • Член ABPMP Russia;
  • Руководитель отдела Анализа и методологического обеспечения ПО № 8 ГБУ «Аналитический центр» Департамента экономической политики и развития города Москвы;
  • Доцент;
  • Консультант по управлению;
  • Бизнес-тренер;
  • Кандидат технических наук.

Контакты

E-mail info@bpm3.ru
Сайт https://repin.guru/

Область профессиональных интересов:

  • Развитие бизнеса с использованием методик процессного управления;
  • Проведение открытых и корпоративных тренингов;
  • Участие в программах MBA в бизнес-школах Москвы;
  • Экспертно-методическая поддержка проектов внедрения процессного подхода.

Проектный опыт:

Почти за 20 лет своей консалтинговой практики Владимир Репин провел 88 открытых и 203 корпоративных тренинга в 63 города России и СНГ, участвовал и руководил 55 консалтинговыми проектами.

Автор бестселлеров:

  • Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2013.
  • В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. М.: «Инфра-М», 2006.
  • В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.
  • В.В. Репин. Бизнес по правилам. Регламенты должны работать. М.: «Инфра-М», 2017.

Личный проект В.В. Репина – информационный портал www.FineXpert.ru, на котором представлена библиотека материалов по процессному управлению.

Аннотация

Тренинг дает возможность в течение 4 вебинаров по 4 астр.часа получить знания и навыки, необходимые для создания базы актуальных и практически полезных внутренних нормативно-методических документов компании: регламентов выполнения бизнес-процессов, положений о подразделениях и должностных инструкций.

В некоторых компаниях говорят: «У нас регламенты не работают…». Конечно, работают не регламенты, а люди. Но требования регламентов должны выполняться. В противном случае процессы становятся слабо управляемыми, а их результаты — непредсказуемыми. Увеличиваются риски возникновения потерь. Снижается удовлетворенность клиентов.

Основная цель тренинга — создать систему, когда регламенты «работают», то есть сотрудники осознанно выполняют требования регламентирующих документов, получая заданный результат эффективно и с минимальными рисками для бизнеса.

В рамках тренинга рассматриваются типовые проблемы, связанные с регламентацией бизнес-процессов, и их причины.

Участникам тренинга предлагается законченная концепция и архитектура Системы стандартизации бизнес-процессов (ССБП, © В. В. Репин). Рассматриваются цели и задачи, принципы построения, используемые методы, инструменты и ресурсы ССБП.

В рамках тренинга приводится множество практических примеров внедрения ССБП в различных компаниях.

Результатом внедрения ССБП являются актуальная регламентная база компании и культура работы по стандартам, когда каждый сотрудник организации понимает важность исполнения требований стандартов и совершенствует свою деятельность на их основе.

Для кого

Тренинг ориентирован на руководителей и специалистов, деятельность которых связана с разработкой, вводом в действие, актуализацией, контролем исполнения и оценкой эффективности внутренних нормативно-методических документов компании.

Цели

Цели тренинга:

  • научиться выполнять диагностику системы стандартизации бизнес-процессов, выявлять проблемы, приводящие к неисполнению требований регламентов и их причины;
  • получить знания и навыки разработки и внедрения практически полезных внутренних нормативно-методических документов: регламентов, положений, инструкций;
  • освоить принципы и концепцию построения, разработать архитектуру и процессы Системы стандартизации бизнес-процессов компании;
  • изучить методы контроля исполнения требований регламентов и условия их применимости;
  • получить знания о возможных методах стимулирования сотрудников на исполнение требований регламентирующих документов;
  • разработать план внедрения Системы стандартизации бизнес-процессов компании.

Программа тренинга

Вебинар I (4 астр. часа)

Тема 1. Диагностика системы стандартизации бизнес-процессов

Внутренние нормативно-методические документы (ВНМД): регламенты, положения, инструкции. Ключевые проблемы регламентации бизнес-процессов в крупных и средних компаниях. Причины проблем. Последствия нарушения стандартов и регламентов. Последствия бюрократических процедур. «Плюсы» и «минусы» регламентации бизнес-процессов. Диагностика системы стандартизации бизнес-процессов компании. Анализ структуры ВНМД. «Зоопарк» регламентов. Актуальность и практическая полезность регламентов. Оценка степени регламентированности процессов (практическое занятие). Анализ форм ВНМД. Примеры. Анализ качества ВНМД. Жизненный цикл управления ВНМД. Типовые проблемы и недостатки процессов управления жизненным циклом ВНМД.

Практическое занятие. Анализ качества регламента

Индивидуальная работа. Анализ качества регламента бизнес-процесса с использованием предоставленного примера ВНМД. Обсуждение.

Тема 2. Архитектура системы стандартизации бизнес-процессов

Определение системы стандартизации бизнес-процессов компании — ССБП. Цели и задачи построения ССБП в компании. Мифы и стереотипы о регламентации процессов. Результаты внедрения ССБП. Риски внедрения ССБП. Структура ССПБ: методы, инструменты, процессы, ресурсы. Философская основа ССБП. Принципы регламентации процессов компании Тойота. Непрерывное совершенствование бизнес-процессов на основе регламентов. Архитектура процессов ССБП. Матрица ответственности за разработку ВНМД. Инструменты ССБП: среда моделирования бизнес-процессов, BPMS, СЭД, внутренний web-портал. Ресурсы ССБП: Процессный офис. Требования к линейным руководителям. Метод оценки зрелости системы стандартизации бизнес-процессов компании.

Практическое занятие. Оценка зрелости системы стандартизации бизнес-процессов компании

Индивидуальная работа. Оценка зрелости системы стандартизации бизнес-процессов на основе представленной модели оценки (© В. В. Репин). Обсуждение.

Вебинар II (4 астр. часа)

Тема 3. Структура и формы ВНМД

Цели и принципы формирования ВНМД. Регламентация на основе 100% понимания выполняемых бизнес-процессов. Перспективная структура ВНМД компании. Примеры. Требования к формам ВНМД компании. Автоматизация формирования ВНМД с использованием среды моделирования бизнес-процессов. Форма 1-уровневого регламента выполнения бизнес-процесса. Форма 2-уровневого регламента выполнения бизнес-процесса. Бизнес-правила, таблицы принятия решений: методы использования в регламентах. Формы должностной инструкции и положения о подразделении. Принципы и правила формирования должностных инструкций и положений о подразделениях. Автоматически формируемый «Регламент работы сотрудника». Специальные формы регламентов. Примеры. Как сделать регламент процесса удобным и информативным? Метод написания алгоритмизированных текстов. Контроль качества проектов ВНМД. Чек‑лист контроля качества ВНМД. Примеры.

Практическое занятие. Разработка структуры «идеального» регламента

Групповая работа. Разработка формы «идеального» регламента выполнения процесса. Представление результатов. Обсуждение.

Тема 4. Бизнес-процессы управления жизненным циклом ВНМД

Подробный разбор процессов ССБП. Описание и оптимизация бизнес-процессов. Использование нотаций IDEF0 и BPMN для описания бизнес-процессов. Примеры. Факторы успешного описания и регламентации процесса. «Обычный» и «Командный» поход к разработке регламентов. Вовлечение руководителей и специалистов. Проведение моделирующих сессий. Разработка ВНМД. Презентация моделей процессов и проектов ВНМД. Ввод ВНМД в действие. Планирование и контроль. Обучение и аттестация сотрудников на знание ВНМД. Хранение ВНМД и выдача копий ВНМД. Контроль необходимости актуализации ВНМД. Инвентаризация ВНМД. Отмена ВНМД. Внутренний аудит. Поддержка базы знаний по ВНМД на основе внутреннего web-портала. Примеры.
Выдача домашнего задания по проектированию архитектуры и бизнес-процессов ССБП.

Вебинар III (4 астр. часа)

Проверка домашнего задания

Проверка домашнего задания по проектированию архитектуры и бизнес-процессов ССБП.

Тема 5. Методы контроля исполнения требований ВНМД

Понятие стабильного и воспроизводимого процесса. Верификация и валидация регламентов. Оперативное управление бизнес-процессом и контроль исполнения регламентов. Снижение риска возникновения последствий невыполнения требований регламентов. Методы контроля исполнения требований регламентов. Чек-листы. Правила формирования и использования чек-листов. Радио-метки. Методы оперативного контроля, используемые линейным руководителем. Визуальный контроль. Видеонаблюдение.
Контрольные процедуры. Методы разработки и использования контрольных процедур. Контроль с использованием показателей. Контрольные точки в процессах. Контроль исполнения регламентов при помощи BPMS. Цели и задачи проведения внутреннего аудита. Структура процессов внутреннего аудита. Аудит соответствия. Аудит эффективности. Методика проведения аудита. Примеры. Разработка и контроль исполнения корректирующих действий. Оценка эффективности аудита.

Практическое занятие. Разработка методов контроля исполнения требований регламента

Групповая работа. Разработка контрольных процедур для выполнения оперативного контроля требований регламента. Представление результатов. Обсуждение.

Тема 6. Методы стимулирования персонала на исполнение требований регламентов

Типы организаций и корпоративных культур. Методы стимулирования персонала на исполнение регламентов в зависимости от типа организации. Внутренний статус мотивации человека. Материальное стимулирование сотрудников. Нематериальное стимулирование сотрудников. Примеры.
Выдача домашнего задания по разработке 1-уровневого регламента выполнения бизнес-процесса, включая цели и показатели, контрольные процедуры.

Вебинар IV (4 астр. часа)

Проверка домашнего задания

Проверка домашнего задания по разработке 1-уровневого регламента выполнения бизнес-процесса, включая цели и показатели, методы контроля.

Тема 7. Управление системой стандартизации бизнес-процессов

Кто должен управлять ССБП? Распределение ответственности за разработку, ввод в действие и актуализацию ВНМД. Планирование работы с ВНМД.
Использование нормативов при работе с ВНМД. Автоматизация процессов управления жизненного цикла ВНМД. Анализ использования ВНМД и оценка эффекта для бизнеса. Автоматизация процессов ССБП: перспективы.

Тема 8. Внедрение системы стандартизации бизнес-процессов

Новая стратегия компании в области стандартизации бизнес-процессов. Элементы стратегии. Изменение корпоративной культуры. План внедрения ССБП. Выбор инструмента для проектирование и регламентации процессов. Соглашение по моделированию. Визуальные инструкции по заполнению атрибутов объектов для автоматизации формирования ВНМД. Стандарт описания процессов. Стандарт управления жизненным циклом ВНМД. Создание гипертекстовой базы знаний для ознакомления сотрудников с требованиями ВНМД. Примеры компаний и проектов по внедрению ССБП. Проблемы и пути их решения.

Практическое занятие. Разработка плана внедрения ССБП в компании

Групповая работа. Разработка плана внедрения ССБП в компании: этапы проекта, ключевые результаты, требования к ресурсам, риски и компенсационные мероприятия. Представление результатов. Обсуждение.

Условия проведения

Корпоративный тренинг проводится в формате 4-х вебинаров длительностью 4 астр. часа в удобное для вас время. Используется платформа Zoom. Количество участников — до 30 человек в группе.
Предоставляются:

  • необходимое количество полнофункциональных лицензий Business Studio (на время проведения тренинга);
  • методические материалы к тренингу в pdf-формате;
  • шаблоны регламентирующих документов (регламенты выполнения бизнес-процессов, положения и инструкции);
  • книга Владимира Репина «Бизнес по правилам: регламенты должны работать» (в электронном виде);
  • сертификаты, подтверждающие участие в тренинге;
  • результаты проверки «домашних заданий»;
  • видео-записи вебинаров.