Модуль оценки зрелости процессов для Business Studio

Заявка
на презентацию

Заявка
на приобретение

Информация об авторах

Имя
Андрей Олейниченко

Должность

Управляющий партнер CGO consulting.

Модели и решения

Модуль оценки зрелости процессов для Business Studio.

Область профессиональных интересов:

Аудит и моделирование процессов.
Аудит системы менеджмента.
Финансовый управленческий аудит.
Внедрение и автоматизация бюджетирования.
Аудит транспортной и складской логистики.
Внедрение системы менеджмента качества.
Разработка технических заданий, сопровождение автоматизации и ИТ-интеграции.

Опыт:

2007-2008: Сеть аптек «Первая Помощь», Территориальный управляющий. Контроль за соблюдением бизнес-процессов, стандартов и регламентов. Управление персоналом 20 аптек территории.
2008-2011: Johnson & Johnson, Директор С-З филиала. Создание и развитие С-З филиала по продаже контактных линз «ACUVUE» Johnson & Johnson.
2011-2014: Сеть ресторанов и отелей «Гутцайт груп», Операционный директор. Управление сетью из 12 ресторанов и отелей. Оптимизация деятельности управляющей компании.
2014-н. в. CGO consulting group, Управляющий партнер. Аудит и консалтинг. Финансы. Логистика. Персонал. Система менеджмента качества (СМК). Бизнес-процессы. Автоматизация

Имя
Ирина Рудоманова

Должность

Эксперт по операционной эффективности и зрелости бизнес-процессов.

Модели и решения

Модуль оценки зрелости процессов для Business Studio.

Область профессиональных интересов:

Моделирование и регламентация бизнес-процессов.
Операционный аудит, риски, внутренние контроли.
СМК.
Организационное развитие.
Автоматизация, цифровизация бизнес-процессов.
Бережливое производство.
Проектное управление.
Стратегический менеджмент.

Опыт:

Методолог и практик процессного и проектного управления, сертифицированный аудитор бизнес-процессов, участник программы MBC Black Belt Program (Германия) и Lean Six Sigma. Опыт применения международных практик в российском бизнесе.

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 189 000 руб.

Краткое описание	Модуль предназначен для автоматизации оценки зрелости и возможностей процессов в Business Studio, хранения объективных свидетельств, результатов оценки в виде профилей процесса и формирования планов улучшений. Решение поддерживает проведение оценки по внутренним методикам организации, а также настройку моделей на основе популярных методик оценки. Функционал включает: Введение моделей оценок, общей информации о процессе оценки, участников и организационных границ; Формирование области оценки и выбор оцениваемых процессов, подразделений, проектов или областей практик; Ведение атрибутов и шкал оценки; Учет объективных свидетельств оценки; Учет рейтингов, уровней возможностей, профилей и сводных результатов по установленной методике; Формирование результатов оценки с уровнями зрелости (возможностей) и мероприятиями; Отчет о результатах оценки.
Область применения	Модуль применяется для регулярной диагностики и развития бизнес-процессов, подготовки программ улучшений, внутреннего аудита и контроля достижения целевого уровня. Решение подходит для средних и крупных организаций, процессных и проектных офисов, служб качества, внутреннего аудита, организационного развития, владельцев процессов, а также консалтинговых компаний, проводящих внешнюю оценку процессов Заказчика.
Результаты использования	Единая база оценок и свидетельств, связанная с процессами; сопоставимость результатов по периодам; прозрачный процесс проведения оценки зрелости; прослеживаемая связь между выявленным уровнем зрелости и мероприятием для достижения целевого уровня зрелости; контроль динамики улучшений.
Технические требования	Версия программного продукта — Business Studio Enterprise или Ultimate актуальная версия. Для изменения метамодели и настройки новых классов, параметров, связей и отчетов требуется конфигурация Business Studio с доступом к инструментам расширения метамодели MetaEdit.
Комплект поставки	Настроенная структура модуля в Business Studio, карточки объектов оценки, справочники и шкалы, связи со свидетельствами и мероприятиями, отчетные формы. Модуль оценки процессов предоставляется клиенту по фиксированной стоимости. Все доработки модуля выполняются и передаются клиенту без дополнительной оплаты. Обновленная версия Модуля оценки зрелости для Business Studio 7 предоставляется без дополнительной оплаты клиентам, которые ранее приобрели модуль для Business Studio 6.
Количество пользователей	Количество пользователей модуля не ограничивается и определяется количеством приобретенных лицензий Business Studio, правами доступа и действующим лицензионным договором заказчика.
Индивидуальная доработка	Возможна адаптация состава карточек, методик, расчетных правил, отчетов и маршрутов согласования под требования заказчика. Данные работы, а также интеграции с внешними системами оцениваются отдельно. Совместимость и состав работ уточняются по действующей версии и конфигурации заказчика.

ОПИСАНИЕ

Модуль оценки зрелости процессов — это инструмент процессного управления, предназначенный для автоматизации оценки состояния процессов, определения уровней их возможностей (зрелости), выявления разрывов и формирования мероприятий по улучшению.

Модуль позволяет проводить оценку процессов по установленным критериям, фиксировать объективные свидетельства, определять и учитывать рейтинги атрибутов процессов, формировать профиль процесса , определять достигнутый уровень возможностей (зрелости), составлять список мероприятий для повышения уровня зрелости, формировать отчет для руководства и связывать уровень зрелости с процессом в качестве его атрибута.

Решение может применяться для оценки:

Отдельных процессов;
Групп взаимосвязанных процессов;
Процессов подразделения;
Сквозных процессов;
Организационных единиц и в дальнейшем областей практик.

Модуль предназначен для внутренних оценок и совершенствования деятельности организации, а также проверки уровня зрелости поставщиков.

МОДУЛЬ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ ПРОЦЕССОВ АКТУАЛЕН, ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Отсутствует единая методика оценки состояния процессов;
Процессы описаны, но фактическое соблюдение установленного порядка работы не оценивается;
Невозможно определить, насколько стабильно процессы достигают запланированных результатов;
Оценки проводятся вручную в Excel, Word или отдельных анкетах;
Результаты предыдущих оценок хранятся разрозненно;
Отсутствует единая база объективных свидетельств;
Оценки разных процессов или подразделений невозможно сопоставить между собой;
Выводы оценщиков не связаны с конкретными критериями и свидетельствами;
Отсутствует единый профиль процесса, отражающий результаты оценки по всем атрибутам;
Мероприятия по улучшению не связаны с выявленными недостатками;
Невозможно отследить, какие мероприятия выполнены и как они повлияли на процесс;
Не ведется история изменения уровня возможностей процессов;
Руководству сложно определить приоритетные направления развития процессного управления;
Отсутствует объективная информация для формирования программы улучшения процессов;
Оценка проводится как разовое мероприятие и не встроена в регулярный управленческий цикл.

ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ, КОТОРЫЕ УСТРАНЯЕТ ВНЕДРЕНИЕ МОДУЛЯ

Субъективность результатов оценки;
Отсутствие единых критериев и шкал;
Оценка процесса только по наличию регламентирующих документов;
Отсутствие подтверждения фактического выполнения процесса;
Невозможность установить связь между критерием оценки и объективным свидетельством;
Использование неактуальных документов и данных;
Потеря результатов и свидетельств предыдущих оценок;
Отсутствие отдельного результата по каждому оцениваемому процессу;
Отсутствие прослеживаемой связи между недостатками, рисками и мероприятиями;
Формирование мероприятий без ответственных, сроков и критериев завершения;
Невозможность сравнить результаты разных периодов;
Отсутствие сводной картины по процессам организации;
Ручное формирование отчетов и профилей оценки.

ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ МОДУЛЯ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ ПРОЦЕССОВ

Обеспечивает единый и прозрачный порядок проведения оценки;
Позволяет использовать несколько методик оценки;
Разделяет область оценки, объект оценки, критерии оценки и результаты оценки;
Обеспечивает прослеживаемость результата до конкретного свидетельства;
Формирует отдельный профиль по каждому оцениваемому процессу;
Обеспечивает связь выявленных разрывов с мероприятиями по улучшению;
Сохраняет историю оценок и изменения состояния процессов;
Позволяет сравнивать фактический и целевой уровни зрелости;
Помогает определять приоритеты программы совершенствования;
Снижает трудоемкость подготовки управленческой отчетности;
Привязывает текущий уровень зрелости в свойствах процесса в качестве атрибута процесса;
Создает единую информационную среду для процессного офиса, владельцев процессов, аудиторов и руководителей.

ОСНОВНЫЕ СУЩНОСТИ МОДУЛЯ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ ПРОЦЕССОВ

1. Модель оценки

Модель оценки – основной объект, в котором создается и проводится конкретная оценка зрелости. Она объединяет сведения о процессе проведения оценки, карточку оценки, область оценки с объектами оценки, профили оценки с атрибутами и рейтингами, результаты оценки, мероприятия и отчеты. Модель оценки создается в разделе «Методы управления».

В модели оценки в карточку оценки заводится основная информация об оценке:

Название оценки;
Методика оценки зрелости;
Описание оценки зрелости;
Дата начала и окончания оценки (плановая и фактическая);
Назначение (цель) оценки;
Оценщик;
Оцениваема компания;
Заказчик оценки;
Ограничения оценки;
Ответственный за заполнение модели оценки.

2. Область оценки

Область оценки определяет границы проведения оценки.

В область оценки включаются:

Оцениваемые процессы или другие объекты;
Целевые и текущие уровни зрелости.

3. Объект оценки

Объект оценки — конкретный объект, для которого собираются свидетельства и формируется результат.

В зависимости от методики объектами могут выступать:

Процесс;
Группа процессов.

4. Атрибут процесса

Атрибут процесса — измеримая характеристика возможности (зрелости) процесса.

При применении атрибутов могут оцениваться:

Осуществление процесса;
Управление осуществлением процесса;
Управление рабочими продуктами;
Определение процесса;
Развертывание процесса;
Измерение процесса;
Контроль процесса;
Инновация процесса;
Оптимизация процесса.

5. Объективное свидетельство

Объективное свидетельство — документированная информация, подтверждающая или опровергающая выполнение установленного критерия.

К свидетельствам могут относиться:

Регламенты;
Модели процессов;
Положения и инструкции;
Записи информационных систем;
Карточки и маршруты согласования;
Планы и отчеты;
Протоколы;
Показатели;
Рабочие продукты;
Результаты наблюдений;
Материалы интервью;
Анкеты;
Ссылки на объекты Business Studio;
Внешние файлы.

Каждое свидетельство связывается с конкретной оценкой, объектом и критерием.

6. Рейтинговая оценка атрибута

Рейтинговая оценка отражает степень достижения атрибута процесса в процентах или буквенных значениях.

7. Профиль процесса

Профиль процесса — совокупность рейтингов всех оцениваемых атрибутов конкретного процесса.

Профиль содержит:

Оцениваемый процесс;
Перечень атрибутов;
Рейтинговую оценку каждого атрибута;
Объективные свидетельства;
Сильные стороны;
Недостатки;
Достигнутый уровень возможностей;
Целевой уровень;
Мероприятия по улучшению.

8. Уровень возможностей процесса

Уровень возможностей процесса (уровень зрелости) показывает способность процесса стабильно достигать своего назначения и запланированных результатов.

9. Мероприятие по улучшению

Мероприятие по улучшению — конкретное действие, направленное на устранение выявленного недостатка или достижение целевого состояния процесса.

СОСТАВ МОДУЛЯ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ ПРОЦЕССОВ В BUSINESS STUDIO

Вкладка «Уровень зрелости процесса» в карточке свойств процесса (встроенный редактор);
Раздел «Оценка зрелости» во вкладке навигатора «Методы управления»;
Справочник «Стандарты оценки»;
Объекты «Стандарт оценки»;
Объекты «Атрибут стандарта»;
Справочник «Модели оценки»;
Справочник «Наборы свидетельств»;
Справочник «Свидетельство»;
Вкладка «Профили процессов оценки»;
Объекты «Рейтинги атрибутов»;
Связи с объектами «Процесс», «Оргединица», «Сотрудник»;
Шаблоны отчетов.

Окончательный состав справочников, каталогов и параметров определяется утвержденной метамоделью решения.

ШАБЛОНЫ НАСТРОЕННЫХ ОТЧЕТОВ

Отчет «Результат оценки» — общие сведения, область, методика, участники, сроки, результаты оценки по уровням зрелости.
Отчет «Результат оценки с профилем оценки» — включает себя профиль оценки (атрибуты и рейтинги).

ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОДУЛЯ ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ В BUSINESS STUDIO

Модуль интегрируется с рабочей базой Business Studio при помощи MetaEdit;
Карточки, справочники, связи и шаблоны отчетов не требуется разрабатывать самостоятельно;
Модуль использует процессы, подразделения, документы и другие объекты, уже содержащиеся в базе Business Studio;
Справочники, карточки, шкалы и шаблоны отчетов можно модифицировать;
Возможно использование и доработка корпоративной методики оценки;
Результаты оценки сохраняются по периодам;
Объективные свидетельства могут храниться в виде файлов, ссылок, комментариев и связей с объектами Business Studio;
Мероприятия по улучшению связываются с конкретным процессом;
Модуль может дорабатываться с учетом требований конкретной организации;
Обновленная версия Модуля оценки зрелости для Business Studio 7 предоставляется без дополнительной оплаты клиентам, кто ранее приобрел модуль для Business Studio 6.