Применение системы Business Studio в Офисе управления проектами

Публикации
Поделиться:

Антон Антипин

Генеральный директор компании «Business Set»

Преподаватель Высшей школы экономики (Президентская программа, Курсы повышения квалификации, Программы Master in Strategy, Master in Management)

Преподаватель Российского Международного Олимпийского Университета

Эксперт Центра развития и поддержки предпринимательства (экспертиза: проектирование стратегии развития предприятия, разработка и внедрение сбалансированной системы показателей, моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов)

Сертифицированный преподаватель Business Studio

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

Надежда Горбунова

Категорийный менеджер «Лента»

Проект представляет собой комплекс взаимосвязанных работ, обеспечивающих достижение заданных целей при соблюдении сроков, бюджета и прочих условий.

Назначением системы управления проектом является достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками и с заданным уровнем качества на основе управления деятельностью команды и ее координации с окружением проекта посредством реализации функций управления (планирования, организации, контроля, обеспечения и мотивации).

Функции управления проектом реализуются Командой управления проектом — специфической организационной структурой, возглавляемой Руководителем проекта и включающей членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом.

Офис управления проектами — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию (централизацию и координацию) проектов в рамках системы коммуникационных и информационных технологий на основе стандартов осуществления деятельности.

Основными функциями Офиса управления проектами являются:

  • Разработка и внедрение стандартов управления проектами;
  • Централизация и координация ресурсов на выполнение проектов;
  • Бюджетирование портфеля проектов;
  • Управление документооборотом и коммуникациями;
  • Мониторинг портфеля проектов.

В жизненном цикле проекта выделяют следующие фазы:

  1. Концептуальная фаза (инициации), включающая:
    • Назначение Руководителя проекта;
    • Формулировку целей и задач проекта;
    • Определение критериев успешного завершения проекта;
    • Разработку и утверждение Резюме проекта;
    • Назначение и мотивация Команды проекта.
  2. Фаза планирования, включающая:
    • Разработку Структурной Декомпозиции Работ;
    • Разработку Календарного плана выполнения работ и определение контрольных точек;
    • Разработку Бюджета проекта;
    • Определение информационной системы, системы документации и отчетности;
    • Определение потенциальных рисков и резервов (ресурсов) для их компенсации;
    • Разработку и утверждение Матрицы ответственности.
  3. Фаза реализации, включающая:
    • Ресурсное обеспечение выполнения работ;
    • Контроль поставок;
    • Мониторинг Объектов контроля (контроль качества выполнения работ);
    • Ведение учета и предоставление отчетности;
    • Управление изменениями в проекте;
    • Разрешение претензий и конфликтов.
  4. Фаза завершения, включающая:
    • Анализ результатов реализации проекта;
    • Формирование сводного бюджета;
    • Формирование Архива проекта;
    • Разрешение конфликтов;
    • Обеспечение гарантий;
    • Обеспечение последующей карьеры членов Команды проекта.

Основные сведения о проекте на фазах жизненного цикла регистрируются следующими документами — Резюме, План-график, Бюджет, % выполнения работ и Архив проекта. В интересах систематизации сведений о портфеле проектов удобно использовать систему «Business Studio» с дополнительными настройками параметров класса «Проекты».

Для регистрации перечисленных сведений о проекте необходимо создать следующие закладки на форме объекта «Проекты» (с помощью приложения «MetaEdit». Подробно работа с редактором классов и параметров Meta Edit описана в «Руководстве администратора»(3), документ поставляется вместе с Business Studio):

  • Работы проекта (Рисунок 1):

    Рисунок 1. Работы проекта

  • Команда проекта (Рисунок 2):

    Рисунок 2. Команда проекта

  • Ресурсы проекта (Рисунок 3):

    Рисунок 3. Ресурсы проекта

  • Платежи, осуществляемые в рамках проекта (Рисунок 4):

    Рисунок 4. Платежи, осуществляемые в рамках проекта

  • Договоры, привязанные к проекту (Рисунок 5):

    Рисунок 5. Договоры проекта

  • Риски проекта (Рисунок 6).

    Рисунок 6. Риски проекта

  • Архив проекта (Рисунок 7).

    Рисунок 7. Архив проекта

Для создания закладок создаются соответствующие классы и списки с последующей привязкой к классу «Проекты»:
Для закладки «Работы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Длительность»:

«Код»:

«Название работы»:

«Процент завершения»:

«Старт работы» и «Финиш работы» (аналогично):

Для закладки «Команда проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Контакт»:

«Тип контакта»:

«ФИО»:

«Предметная область»:

Для закладки «Ресурсы проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Объем»:

«Ресурсы проекта»:

«Стоимость»:

Для закладки «Архив проекта» параметры списка и параметр класса «Проекты»:

С параметрами:
«Объем»:

«Ответственный сотрудник»:

Для импорта состава работ проекта в список вкладки «Работы проекта» необходимо воспользоваться средствами импорта MS Project (для выгрузки сведений о работах в MS Excel), а затем пакетом импорта Business Studio (для загрузки сведений о работах из MS Excel в Business Studio).

Для пакета импорта Business Studio могут быть выбраны следующие настройки (Подробно создание пакетов импорта описано в «Руководстве пользователя» (5), документ поставляется с Business Studio):

Структура Листа1 (переименован в «Проект»):

Рисунок 8. Настройка пакета импорта. Структура листа 1

В столбце «Группа» записывается логический признак (Да/Нет) — является ли проект группой (т. е. папкой, в которой размещаются подчиненные проекты);
В столбце «Родитель» указывается имя папки навигатора Business Studio, в которой хранится проект;

Структура Листа2 (переименован в «Работы»):

Рисунок 9. Настройка пакета импорта. Структура листа 2

В столбцах «Проект», «Начало» и «Завершение» указываются параметры, по которым идентифицируется проект;
В качестве идентификатора работ используются ее параметры «Код» и «Наименование».

Соответствие Листов Excel-книги и объектной модели классов Business Studio задается при создании пакета импорта (Рисунок 10):

Рисунок 10. Создание пакета импорта

Соответствие параметров Проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:

  • Составной ключ идентификации проекта (Рисунок 11):

    Рисунок 11. Создание пакета импорта. Ключ идентификации проекта

  • Ключ идентификации родителя (папки навигатора, в которой размещается проект):

    Рисунок 12. Создание пакета импорта. Ключ родителя

  • Оставшиеся параметры проекта:

    Рисунок 13. Создание пакета импорта. Другие параметры

Соответствие параметров Работ проекта задаются на соответствующих вкладках пакета импорта:

  • Составной ключ идентификации работ:

    Рисунок 14. Создание пакета импорта. Составной ключ

  • Ключ идентификации владельца (проекта):

    Рисунок 15. Создание пакета импорта. Ключ идентификации владельца

  • Оставшиеся параметры работ:

    Рисунок 16. Создание пакета импорта. Параметры проекта

В результате сведения о работах проекта будут импортированы в табличную часть формы «Проекты», при этом:

  • Если работа идентифицирована (по Коду и Названию) — ее параметры будут перезаписаны (% реализации, Старт, Финиш, Длительность);
  • Если работа не найдена — сведения о ней будут добавлены в табличную часть списка.

Поэтому, если какая-то работа должна быть исключена из списка — ее следует удалить из списка в режиме пользователя.

В результате заполнения свойств проекта (Рисунок 17) из Business Studio можно сформировать отчет «Резюме проекта» (см. Приложение 1). При подготовке отчета использовался Мастер отчетов, который поставляется вместе с программой. Настроенный отчет в формате xml-файла можно запросить в учебном центре Business Studio в Санкт-Петербурге — компании Business Set. Для этого достаточно послать запрос в свободной форме на электронный почтовый ящик mail@busset.ru

Рисунок 17. Свойства проекта

Удобство и практичность описанных настроек системы Business Studio прошли успешную апробацию на занятиях по «Управлению проектами» со слушателями программы повышения квалификации Высшей Экономической Школы СПбГУЭФ.

Приложение 1: Отчет «Резюме проекта»


Используемая литература:

[1] Управление проектами. Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов. — М.: Консалтинговое агентство «КУБС Групп — Кооперация, Бизнес-Сервис», 2001 — 265 с.
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK) — ANSI.PMI 99-001-2004
[3] Система моделирования «Business Studio. Руководство администратора». ГК «Современные технологии управления»
[4] Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления»
[5] Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления»

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике