Первичная анкета для разработки системы бюджетного управления

1. Задачи подразделения

В поле «Наименование задачи» указываются типовые задачи (функции), выполняемые Вашим подразделением или совместно с другими службами.

В поле «Используемые и формируемые документы» заносятся наименования документов, которые являются основанием для выполнения задачи либо которые используются в качестве исходных данных для ее выполнения.

Например:

2. Финансовые функции подразделения

2.1. Ответственность подразделения

В поле «Показатель» отражены следующие финансовые показатели подразделения (предприятия):

• Отдача от инвестиций — отношение прибыли к капиталу;
• Прибыль — разница между выручкой и общими затратами (прямыми и косвенными);
• Маржинальный доход — разница между выручкой и прямыми затратами;
• Доход — суммарная выручка подразделения (предприятия);
• Затраты — суммарные расходы подразделения (предприятия).

Если подразделение может влиять на величину показателя, то в поле «Ответственность» указывается «да», в противном случае — если подразделение не имеет полномочий оказывать влияние на показатель, и он жестко фиксирован — «нет».

В поле «Кто формирует план» указывается наименование должности (подразделения), которое устанавливает предельное значение показателя.

Поле «Кто осуществляет контроль» предназначено для указания должности (подразделения), получающего информацию о фактическом значении показателя и принимающего решение о корректировке плана.

Например:

Подразделение: Отдел рекламы

2.2. Затраты подразделения

2.2.1 Затраты связанные с функционированием подразделения.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, затрачиваемых для нормального функционирования подразделения и выполнения его задач.

Например:

• Заработная плата;
• Арендная плата за оборудование;
• Канцтовары.

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

• Заработная плата основных рабочих;
• Оплата ГСМ;
• Аренда легкового транспорта.

2.2.2 Общефирменные затраты, контролируемые подразделением.

В поле «Статья затрат» указывается наименование статьи расходов, контролируемых подразделением, но не связанных с его функционированием.

Например:

• Прямые материальные затраты;
• Реклама;
• Электроэнергия.

В поле «Детализация» статья расходов детализируется в соответствии с принятой в организации классификацией

Например:

• Основные материалы;
• Реклама в СМИ.

Вид затрат (общефирменные или связанные с функционированием подразделения) указывается в соответствующем столбце таблицы.

В поле «Возможность влияния» заносится ответ «да», если подразделение может своими действиями изменять объем затрат. Если их величина жестко фиксирована, заносится ответ «нет».

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических затратах.

2.3. Доходы подразделения

В поле «Товарная (продуктовая) группа» указывается обобщенно вид товаров (продукции, услуги), реализуемых подразделением. Не нужно описывать всю номенклатуру реализуемых товаров (продуктов, услуг) в полном объеме.

Например:

• Строительные материалы;
• Прессформы;
• Ремонт технологического оборудования.

Поле «Сегмент рынка» характеризует группу покупателей (потребителей) товара (продукта, услуги). Не рекомендуется давать полный перечень контрагентов.

Например:

• Корпоративные заказчики;
• Магазины города;
• Оптовые базы;
• Частные лица.

В поле «Кто планирует продажи» заносится наименование должности (подразделения), выдающего план продаж в количественном или стоимостном выражении.

В поле «Кто осуществляет контроль» заносится наименование должности (подразделения), получающего данные о фактических объемах продаж в количественном или стоимостном выражении.

3. Документооборот подразделения

3.1, 3.2. Документы входящие, документы исходящие

В поле Документ указывается наименование документа, отражающее форму (отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т. д.) и смысл документа.

В поле «Откуда поступает (куда поступает)» указывается должность (профессия) и наименование структурного подразделения или прочего внешнего субъекта — источника документа. Наименования подразделений и должность должны соответствовать штатному расписанию.

В поле Срок поступления (требования к срокам передачи) указывается срок для установленных требований к движению документов.

Возможные варианты:

• До 5 числа текущего месяца;
• Не позднее окончания следующего дня;
• По требованию;
• Не позднее трех дней с момента обращения.

В случае отсутствия требований пишется нет.

В поле Способ получения (способ передачи) указывается один (несколько) из следующих вариантов

• Бумажный документ;
• Электронный документ (информация в информационной системе);
• Прочие электронные документы («Excel», Интернет, сеть);
• Факс;
• Устная информация.

3.3. Документы внутренние

Внутренние документы — это документы, которые не выходят за границы подразделения и не используются другими службами организации, появляются и ведутся внутри вашего подразделения.

В поле «Документ» указывается наименование документа, отражающее форму (журнал, отчет, рапорт, реестр, ведомость, справка, служебная записка, накладная и т. д.) и смысл документа.

В поле «Ответственный за ведение» указывается должность (профессия) сотрудника данного подразделения.

В поле Способ ведения указывается один из следующих вариантов:

• Журнал;
• Реестр;
• Книга;
• Ведомость;
• Бумажный справочник;
• Электронный справочник.

4. Описание материальных потоков

4.1. Входящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, поступающих в подразделение

Например:

• Заготовки;
• Материалы;
• Канцтовары.

«Откуда поступает» — подразделение, передающее ТМЦ. В случае поступления ТМЦ от стороннего поставщика, указать «Поставщик» или группу поставщиков.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т. п.), поступающие вместе с ТМЦ.

4.2. Исходящие товарно-материальные ценности

«Наименование» — наименование группы ТМЦ, передаваемых подразделением

«Куда поступает» — подразделение, получающее ТМЦ. В случае передачи ТМЦ стороннему потребителю, указать «Потребитель» или группу потребителей.

«Сопровождающие документы» — документы (накладные, акты, счета и т. п.), передаваемые вместе с ТМЦ.

1. Задачи подразделения

2. Финансовые функции подразделения

2.1. Ответственность подразделения

2.2. Затраты подразделения

2.3. Доходы подразделения

3. Документооборот подразделения

3.1. Документы входящие

3.2. Документы исходящие

3.3. Документы внутренние

4. Описание материальных потоков

4.1. Входящие товарно-материальные ценности

4.2. Исходящие товарно-материальные ценности

Февраль 2005 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Зачем нужно бизнес-моделирование

Положение о финансовой структуре

Бизнес-аналитик и Процессный офис: как лучше организовать работу

Формирование процессной модели судостроительного комплекса ССК «Звезда»