Корпоративная база знаний по бизнес-архитектуре предприятия

Публикации
Поделиться:

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

В статье представлен авторский подход (модель) представления знаний о бизнес-архитектуре предприятия средствами Business Studio. Автор рассказывает о содержании отчета по знаниям в данной системе и о том, как формируются требования к компетенциям участников бизнес-процессов.

Введение

Стратегические конкурентные преимущества организации существенным образом зависят от понимания и развития ключевых компетенций, основу которых составляет совокупность уникальных бизнес-технологий и экспертных знаний. При этом, устойчивое развитие ключевых компетенций достигается регулярной самооценкой и улучшением соответствующих бизнес-процессов, что находит отражение в стандартах организации в виде лучших практик осуществления деятельности и составляет основу корпоративных знаний. Таким образом, задача формирования и развития базы знаний организации является актуальной и лежит в области информационной аналитики.

В предлагаемой статье описан авторский подход отражения ключевых компетенций (знаний) организации в виде требований и рекомендаций стандартов, представленных нормативно-справочными документами соответствующих бизнес-процессов. При этом, средствами автоматизации формируется комплексный отчет, основу которого составляет лист «Знания», содержащий все определенные требования и рекомендации выполнения должностных и ролевых функций субъекта в соответствующих процессах.

Отчет построен на основе электронных таблиц, благодаря чему автором отмечены следующие удобства его использования:

  • «все в одном» — все объекты бизнес-архитектуры имеют ссылочную связь и находятся в одном файле, что снижает трудоемкость одновременного использования нескольких документов (и имеет определенную аналогию с HTML-публикацией);
  • с помощью простой «прокрутки» доступен листинг (длинный иерархический перечень) всех объектов соответствующего справочника системы;
  • для удобства просмотра доступно «скрытие и отображение» взаимосвязанных ссылочных объектов (например, для Процессов приведены ссылки на Участников, Показатели и Документы);
  • легко обнаружить «сущности» и объекты системы, нарушающие «целостность» бизнес-модели;
  • по соответствующим ссылкам можно проследить логическую связь объектов бизнес-архитектуры: Цель → Показатель → Процесс → Документ (НСД) → Требования.

Теория

В общем случае под знаниями понимается описание объектов, процессов и явлений, содержащее обобщенную информацию (понятия) о составе, структуре, свойствах и закономерностях элементов предметной области, которое позволяет решать функциональные задачи.

Знания возникают в процессе последовательного преобразования внешних по отношению к субъекту данных (объективных единичных фактов о предметной области) в информацию (группировку фактов в контексте решаемой задачи) и затем во внутренние знания субъекта (систему закономерных связей и зависимостей между фактами).

На основании признаков классификации различают следующие виды знаний:

  1. По универсальности:
    • теоретические (научные) — глобальные знания, представленные в форме понятий, суждений, умозаключений, принципов, закономерностей, методов и технологий;
    • практические — локальные контекстно зависимые знания (прикладные для уровня предприятия).
  2. По содержанию:
    • декларативные — знания о фактах, которые можно описать системой понятий и отношений между ними;
    • процедурные — знания о правилах применения фактов для решения задач, описывают способ преобразования декларативных знаний.
  3. По форме представления:
    • неформализованные — интуитивные знания отдельных людей, основанные на личном опыте;
    • формализованные — знания, закодированные на естественном (русском, английском и др.) или искусственном языке.

В качестве моделей используются следующие представления знаний [1]:

  • продукционная модель, основанная на правилах «если, то»;
  • семантическая сеть, представляющая собой ориентированный граф, в качестве вершин которого используются понятия предметной области, а в качестве дуг — отношения между ними;
  • фрейм, представляющий собой абстрактный обобщенный образ (шаблон) совокупности объектов предметной области;
  • онтология, представляющая собой формальное определение (спецификацию) в виде системы отношений на множестве понятий предметной области.

Знания как элемент компетенций и ресурс организации (наряду с человеческими ресурсами, инфраструктурой, средой функционирования процессов, ресурсами для мониторинга и измерений) приобретает все больше влияние на эффективность и производительность процессов, что в конечном итоге оказывает влияние на качество и рентабельность продукции и услуг и добавляет им ценность.

Под менеджментом знаний подразумевают плановое или текущее проведение отдельных мероприятий или непрерывное управление процессами для улучшения использования существующих или создания новых индивидуальных или коллективных ресурсов знаний в целях повышения конкурентоспособности предприятия [2].

Система менеджмента знаний включает пять основных видов деятельности в отношении знаний:

  • идентификация;
  • создание;
  • хранение;
  • обмен;
  • применение.

Знания организации являются нематериальным активом и составляют основу интеллектуального капитала, включающего:

  • человеческий капитал — профессиональные навыки, способности, знания и опыт (базис сотрудника);
  • структурный капитал — знания, приобретенные и установленные в рамках структуры, процессов и культуры организации, включая патенты, авторские права, программное обеспечение на правах собственности, торговые марки и ноу-хау общего организационного характера;
  • потребительский капитал — доверие потребителей к поставляемой продукции и услугам.

Экономической целью применения менеджмента знаний является повышение добавленной ценности для потребителей, что достигается на основе интеграции знаний в технологии и средства труда (производственных) процессов. В этом случае, подходящей моделью для группировки знаний может быть модель стандартной архитектуры предприятия [3], включающая следующие представления:

  1. Функциональное — вид модели, который делает возможными отображение и модификацию процессов предприятия, их функциональных возможностей, поведения, входов и выходов.
  2. Информационное — вид модели, позволяющий представить и изменять информацию о предприятии, идентифицированную в функциональном представлении.
  3. Организационное — вид модели, обеспечивающий представление и изменение организационной структуры и структуры принятия решений на предприятии, а также обязанностей и прав сотрудников и подразделений.
  4. Ресурсное — вид модели предприятия, дающий представление об изменении ресурсов предприятия.
  5. Экономическое [4], включающее:
    • экономические цели деятельности;
    • операционные факторы стоимости;
    • элементы (источники) возникновения затрат.

Практика

Для построения базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия можно использовать систему бизнес-моделирования Business Studio, при этом экономическое представление деятельности может быть представлено объектами раздела «Управление», функциональное — объектами раздела «Процессы», информационное и ресурсное — объектами раздела «Объекты деятельности», организационное — объектами раздела «Субъекты».

Авторскую модель представления знаний на основе объектов системы Business Studio можно отобразить в виде семантической сети (рис. 1).

Рис. 1. Модель представления знаний в системе Business Studio

В качестве примера построения базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия использована демонстрационная база «ИнТехПроект» в составе поставки системы Business Studio. Excel-отчет по бизнес-архитектуре предприятия строится с помощью средств OLE-автоматизации и включает следующие разделы.

  1. Лист «Цели» (рис. 2):
    • стратегическая карта цели и соответствующего показателя;
    • плановое и фактическое достижение цели в отчетном периоде;
    • плановые и фактические показатели достижения цели в отчетном периоде;
    • наименование показателей для измерения достижения цели;
    • наименование цели;
    • имя сотрудника, ответственного за достижение цели;
    • проекты, реализация которых способствует достижению цели, и процессы, улучшение которых способствует достижению цели.
  2. Рис. 2. Лист «Цели» отчета о базе знаний

  3. Лист «Показатели» (рис. 3):
    • временной горизонт измерения показателя (стратегия, тактика, операции);
    • интервал (период) измерения значений показателя;
    • плановые значения показателя;
    • фактические значения показателя;
    • наименование показателя;
    • регламентирующие документы;
    • наименование цели, достижение которой измеряется с помощью соответствующего показателя;
    • процесс, в рамках которого измеряется показатель;
    • сотрудники, ответственные за показатель и контролирующие его значения;
    • целевая тенденция в изменении значений показателя;
    • единицы измерения показателя;
    • целевое, минимальное и максимальное значения показателя.
  4. Рис. 3. Лист «Показатели» отчета о базе знаний

  5. Лист «Проекты» содержит следующие сведения (рис. 4):
    • имя сотрудника в роли руководителя проекта;
    • наименование проекта;
    • регламентирующие документы;
    • плановая и фактическая даты начала и завершения проекта;
    • бюджет проекта;
    • единицы измерения бюджета проекта.
  6. Рис. 4. Лист «Проекты» отчета о базе знаний

  7. Лист «Процессы» (рис. 5):
    • тип процесса (нотация);
    • уровень декомпозиции в модели деятельности;
    • показатели, с помощью которых измеряется процесс;
    • название процесса;
    • сотрудники в роли владельца и исполнителя процесса;
    • регламентирующие документы;
    • результат (выход) процесса;
    • комментарий к выполнению процесса.
  8. Рис. 5. Лист «Процессы» отчета о базе знаний

  9. Лист «Процессы» (рис. 6):
    • тип документа;
    • уровень иерархии документа в структуре электронного каталога;
    • наименование документа;
    • процесс-предшественник (для связи на основе документа);
    • процесс-последователь (для связи на основе документа);
    • тип связи процессов;
    • наименование файла документа.
  10. Рис. 6. Лист «Документы» отчета о базе знаний

  11. Лист «Субъекты» (рис. 7):
    • тип субъекта;
    • показатели сотрудника в роли владельца и исполнителя процесса;
    • процессы сотрудника в роли владельца и исполнителя процесса;
    • роли сотрудника и соответствующие процессы.
  12. Рис. 7. Лист «Субъекты» отчета о базе знаний

  13. Лист «ЦФО» (рис. 8):
    • тип центра финансовой ответственности (ЦФО);
    • подразделение, являющееся ЦФО;
    • бюджетные статьи ЦФО;
    • наименование ЦФО;
    • регламентирующие документы;
    • должность сотрудника, ответственного за ЦФО.
  14. Рис. 8. Лист «ЦФО» отчета о базе знаний

  15. Лист «События» (рис. 9):
    • период возникновения события (день, неделя, месяц, год);
    • наименование события;
    • периодичность построения;
    • временной интервал возникновения события;
    • закон распределения количества событий;
    • количество событий на временном интервале возникновения.

Рис. 9. Лист «События» отчета о базе знаний

Для оперативного перехода между страницами в отчете автоматически создаются соответствующие перекрестные гиперссылки.

Важность формирования знаний организации отмечена в стандарте по менеджменту качества [5] в виде следующих требований:

  • организация должна определить знания, необходимые для функционирования ее процессов и для достижения соответствия продукции и услуг стандарту;
  • знания должны поддерживаться и быть доступными в необходимом объекте.

Там же отмечены связанные со знаниями требования к компетентности: организация должна определить необходимую компетентность лиц, выполняющих работу под ее управлением, которая оказывает влияние на результаты деятельности и результативность системы менеджмента качества [5].

Дальнейшее развитие подхода к компетентности определено в следующих требованиях (при этом под вовлеченностью понимается взаимодействие и вклад в общие цели, а под компетентностью — выраженные личные качества и способность применять свои знания и навыки):

  • руководители должны демонстрировать свои обязательства в области вовлечения работников и их компетентности путем определения требований к персоналу, таких как знания, навыки и поведение;
  • планирование вовлечения работников и приобретения ими требуемой компетентности должно осуществляться на основе плана стратегического развития, определяющего будущие потребности организации;
  • для каждого работника организации должны быть разработаны персональные планы по развитию его вовлечения и компетентности;
  • обеспечивая определение и доведение до сведения работников ответственности и полномочий, высшее руководство должно определить роли и ответственность в области вовлечения работников и их компетентности для руководителей и для лиц, контролирующих работу на рабочих участках;
  • высшее руководство при обеспечении ресурсами, необходимыми для постоянного улучшения системы менеджмента качества, должно управлять на всех уровнях организации ресурсом, связанным с наличием знаний;
  • при определении требований, относящихся к продукции, организации необходимо обеспечить работникам надлежащий уровень знаний законодательных и других обязательных требований;
  • при поддержании связи с потребителями, касающейся информации о продукции, заказов или отзывов, организации необходимо обеспечить лицу, работающему с претензиями / жалобами, надлежащий уровень знаний соответствующей политики и процессов;
  • при планировании проектирования и разработки продукции организация должна обеспечить, чтобы персонал, участвующий в процессе проектирования и разработки, обладал необходимой компетентностью;
  • организация должна осуществлять мониторинг и измерять характеристики продукции в целях верификации соблюдения требований к продукции, кроме того, следует обеспечивать работникам компетентность, необходимую для проведения мероприятий по мониторингу и измерениям, и соответствующую рабочую среду;
  • организации должны проводить оценку данных для постоянного улучшения, а также развивать компетентность работников в области сбора, анализа, интерпретации и оценивания данных;
  • организация должна предпринимать корректирующие действия в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения, кроме того, необходимо использовать межфункциональные группы для реализации проектов, направленных на улучшение деятельности, с тем чтобы извлечь максимальную пользу от коллективного знания [6].

Уровень зрелости компетентности работников может быть оценен на основе самооценки, например, с использованием следующей шкалы (см. таблицу).

Таблица. Шкала для оценки уровня развития / зрелости компетентности
Уровень 1 Уровень 2 Уровень 3 Уровень 4 Уровень 5
  • Сотрудники обладают знаниями и навыками для выполнения поручаемых им типовых заданий без надзора со стороны инструктора. Другие поручаемые им задания требуют надзора;
  • Сотрудники иногда просят о проведении обучения в области выполняемой ими работы.
  • Работники обладают знаниями и навыками для выполнения всех предписанных им заданий без надзора со стороны инструктора. Они спрашивают о проведении обучения внутри и/или вне организации для развития своей компетентности;
  • Работники предлагают идеи по улучшению.
  • Работники обладают знаниями и навыками, чтобы действовать как инструктора на своих рабочих местах. Они берут на себя ответственность за процессы, в которых задействованы;
  • Сотрудники вырабатывают и внедряют идеи, направленные на улучшение;
  • Сотрудники просят обучения и прохождения стажировок с целью получения квалификации для других должностей или позиций.
  • Работники обладают знаниями и навыками, чтобы действовать как мастера или наставники. Они стремятся передать свои знания и опыт в целях улучшения работы организации;
  • Сотрудники участвуют во внутренней и внешней деятельности по бенчмаркингу;
  • Сотрудники создают основу для стратегического развития организации, активно участвуют во внедрении новых процессов;
  • Сотрудники спрашивают о долгосрочных планах по развитию карьеры.
  • Работники обладают знаниями и навыками, чтобы принять на себя ответственность за часть основных участков работы организации, принимают активное участие в разработке организационной стратегии, политики и целей, новых процессов;
  • Сотрудники поддерживают связь с коллегами в других организациях и выступают в качестве авторитетных представителей своей собственной.

Формирование требований к компетенциям (при выполнении работниками должностных и ролевых функций в процессах) в системе Business Studio может осуществляться с помощью внесения сведений — атрибутов нормативно-справочных документов [7].

В результате автоматического формирования лист «Знания» отчета будет содержать следующее (рис. 10):

  • тип субъекта знаний;
  • тип регламентирующего документа и соответствующие требования к компетенциям участника процесса;
  • наименование должности;
  • процессы, в которых участвует должность;
  • роли для должности;
  • показатели, которые измеряют процессы с участием должности и роли.

Рис. 10. Лист «Знания» отчета о базе знаний

Таким образом, представленная автором модель базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия позволяет сформировать требования к компетенциям участников бизнес-процессов для обеспечения качества и непрерывного совершенствования деятельности, а применение Business Studio — организовать системную работу по основным видам деятельности в отношении знаний (идентификация, создание, хранение, обмен знаниями и их применение).

Источники информации

  1. Тузовский А.Ф., Чириков С, В., Ямпольский В. З. Системы управления знаниями (методы и технологии). — Томск: издательство, 2005. — 260 с.
  2. ГОСТ Р 54877–2011 «Менеджмент знаний. Руководство персонала при работе со знаниями. Измерение знаний».
  3. ГОСТ Р ИСО 19439–2008: «Интеграция предприятия. Основа моделирования предприятия».
  4. ГОСТ Р ИСО 15704–2008 «Требования к стандартным архитектурам и методологиям предприятия».
  5. ГОСТ Р ИСО 9001–2015 «Системы менеджмента качества. Требования».
  6. ГОСТ Р ИСО 10018–2014 «Менеджмент качества. Руководящие указания по вовлечению работников и их компетентности».
  7. Могилко Д. Ю. Диагностика критического параметра бизнес-процесса //Менеджмент качества. — 2018. — № 4. — С. 278–291.

Опубликовано по материалам:
Журнал «Менеджмент качества», 01/2019.

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике