Аудиты в Business Studio

Публикации
Поделиться:

Мария Борисова

Бизнес-аналитик, партнер ГК «СТУ»

Консультант по Business Studio, разработчик пользовательских отчётов

Сертифицированный преподаватель Business Studio

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках данной статьи:

  1. Как запланировать проведение аудитов на год?
  2. Как сформировать единый график всех видов аудитов и проверок, проводимых в Компании, с минимальными усилиями?
  3. Как подготовить пакет документов по аудиту (в том числе и опросный лист)?
  4. Как довести результаты проведения аудита до заинтересованных лиц с помощью механизма «Опросы»?
  5. Как оперативно отслеживать выполнение корректирующих действий?
  6. Как быстро подготовить отчёты к Совету по Качеству?

Данный список вопросов не является окончательным, его можно долго продолжать.

В компаниях могут проводиться не только аудиты в рамках системы менеджмента качества, но также это могут быть:

  • проверки по охране труда;
  • проверки по охране окружающей среды;
  • проверки по промышленной безопасности;
  • проверки по авиационной безопасности и т. д.

В рамках данной статьи будут рассмотрены преимущественно аудиты СМК. Хотя все описанные механизмы можно применить и к любому другому виду проверок.

В международном стандарте ISO 9001:2015 есть раздел 9.2 и его пункты, которые посвящены аудитам:

9.2.1. Организация должна проводить внутренние аудиты через запланированные интервалы времени, чтобы получать информацию о том, что система менеджмента качества:
a) соответствует:
   1) собственным требованиям организации к ее системе менеджмента качества;
   2) требованиям настоящего Международного стандарта (ISO 9001:2015)
b) результативно внедрена и функционирует.

9.2.2 Организация должна:
   a) планировать, разрабатывать, выполнять и управлять программой (программами) аудита, включая периодичность их проведения, методы, ответственность, требования к планированию и отчётности, которые должны учитывать значимость проверяемых процессов, изменения, влияющие на организацию и результаты предыдущих аудитов;
   b) определять критерии и область аудита для каждого аудита;
   c) выбирать аудиторов и проводить аудиты так, чтобы гарантировать объективность и беспристрастность процесса аудита;
   d) гарантировать, что результаты аудитов переданы соответствующим руководителям;
   e) предпринимать необходимую коррекцию и корректирующие действия без неоправданных задержек;
   f) сохранять документированную информацию как свидетельство выполнения программы аудита и его результатов.

То есть, если Компания планирует сертифицироваться по этому стандарту, она должна каким-либо образом выполнять эти требования. Это может быть ручной метод подготовки документов или использование какого-либо программного продукта, например, Business Studio. В BS есть модуль СМК. Его использование и будет рассмотрено в данной статье.

Пакет документов по аудиту

Для каждого аудита создается свой пакет документов, который включает в себя:

  1. План проведения аудита.
  2. Опросный лист (бланк + заполненный вариант).
  3. Отчёт по результатам аудита.
  4. План проведения корректирующих и предупреждающих действий (если в рамках аудита выявлены несоответствия).

Рассмотрим, как реализован механизм аудитов в Business Studio, на примере демо-базы, которая поставляется вместе с программным продуктом Business Studio. Для наглядности в Business Studio созданы карточки вымышленных аудитов и проверок, поскольку нет возможности показывать скриншоты из реальной базы.

Аудиты в Business Studio располагаются в модуле «СМК»:

Рис. 1. Аудиты в модуле «СМК» в Business Studio

Справочник аудитов является иерархическим, т. е. в нем можно создавать различные папки, чтобы классифицировать аудиты, например, по видам и по годам:

Рис. 2. Справочник «Аудиты» в Business Studio

В Карточке (Свойствах) аудита в Business Studio заполняются все необходимые данные по конкретному аудиту (название, его цель, приказ и др.), назначаются аудиторы, указываются объекты аудита и т. д.

Рис. 3. Карточка (Свойства) аудита в Business Studio

Чтобы сформировать программу аудитов на год, необходимо внести все аудиты в BS, но достаточно заполнить в карточках аудитов только те поля, которые необходимо видеть в программе. В BS есть стандартный шаблон «График проведения аудитов СМК», он запускается от Пакета документации. Если же в Компании составляется Программа аудитов, то такой шаблон можно разработать дополнительно и использовать его.

Все формы документов по аудитам, которые имеются в Business Studio, могут быть адаптированы к тому внешнему виду, который применялся в Компании до начала использования BS (если аудиты проводились и ранее). Новые формы документов создаются в Business Studio в соответствии с требованиями Компании к документации.

Все аудиты в Компании обычно проводятся на основе составленной программы аудитов на год. Если же в Компании проводятся не только аудиты СМК, но и другие проверки, то для каждого вида таких проверок создается своя программа.

Программа аудитов, сформированная в BS, выглядит следующим образом:

Рис. 4. Отчет «Программа проведения аудитов за период»

И, конечно же, желательно потом совместить программы по всем проводимым проверкам и составить сводный график проведения всех аудитов и проверок в Компании, чтобы для проверяемых подразделений не было сюрпризов по проведению какой-либо проверки. Также это предотвратит проведение нескольких видов проверок в одном подразделении в один месяц: каждое проверяющее подразделение сможет сопоставить свой план с общим графиком и внести корректировки, если потребуется.

Рис. 5. Отчет «Сводный график проведения аудитов и проверок в Компании за период»

Следующим шагом при подготовке непосредственно к аудиту является формирование Плана аудита. В BS он формируется нажатием кнопки «Отчёты». В него также попадают данные из карточки аудита. В BS есть стандартный План аудита. Или же План проведения аудита можно доработать под требования Компании и тогда он будет выглядеть вот так:

Рис. 6. Отчет «План проведения аудита»

Далее для каждого аудита обычно составляется опросный лист с вопросами, которые будут заданы в рамках аудита. Но в стандартной версии BS нет возможности создавать опросный лист. Поэтому опросный лист может быть создан в MetaEdit в виде вкладки:

Рис. 7. Вкладка «Опросный лист» в Business Studio

Вопросы для опросного листа хранятся в соответствующем справочнике (который тоже создается в MetaEdit), поскольку вопросы могут повторяться при проведении разных аудитов.

На стадии подготовки к аудиту опросный лист может быть распечатан пустым, с ним аудиторы пойдут в проверяемое подразделение, заполнят его вручную, а затем информацию необходимо внести в BS.

Рис. 8. Отчет «Опросный лист (бланк)»

Если же аудиторы обучены работе в BS и в Компании используется достаточное количество лицензий BS, то можно не распечатывать опросный лист, а заполнять его непосредственно в BS в ходе проведения аудита.

Если есть требования, чтобы заполненный опросный лист хранился в распечатанном виде в пакете документов, то его можно распечатать. Он будет выглядеть следующим образом:

Рис. 9. Отчет «Опросный лист (заполненный)»

По результатам проведенного аудита составляется отчёт по аудиту. В BS же он формируется для проведенных аудитов на основе карточки аудита и заполненного опросного листа. Вот так он выглядит:

Рис. 10. Отчет «Отчет по аудиту»

Если в ходе проведения аудита были выявлены несоответствия, то необходимо разработать План корректирующих и предупреждающих действий. BS предоставляет и такую возможность. План КиПД можно сформировать опять же от аудита:

Рис. 11. Отчет «План корректирующих и предупреждающих действий»

Можно также сформировать сводный план КиПД по всем аудитам за период.

Аудиты и Опросы

Рассмотренные выше механизмы работы с аудитами в Business Studio, были доступны еще в версии 4.2. Осенью 2020 года вышла версия Business Studio 5.0, в которой появился механизм Опросов.

Данный механизм позволит ознакомить аудиторов и ответственного от подразделения (которые заявлены в карточке аудита) с Планом проведения аудита, а после проведения аудита — с Отчетом по проведенному аудиту. Подробнее про опросы можно почитать тут.

Для опросов необходимо создать Роли пользователя, для каждой созданной роли создать правила получения объектов из базы.

Например, создать Роль пользователя «Аудитор» — это лицо, которое указано на вкладке «Аудиторы» в свойствах аудита.

Рис. 12. Роль «Аудитор»

Для этой роли создать Правило, в соответствии с которым определяется пользователь, к которому привязано физическое лицо, которое в свою очередь указано аудитором для конкретного аудита.

Рис. 13. Правило «Аудитор»

Также для Роли пользователя важно создать Тип опроса. Например, «Ознакомление с Планом аудита» или «Ознакомление с Отчетом по аудиту»), в котором указываются шаблоны отчетов (План проведения аудита или Отчет по аудиту соответственно), которые будут формироваться для ознакомления.

Рис. 14. Тип опроса «Ознакомление с Планом аудита»

В типе опроса также указывается, для каких статусов объектов будут формироваться отчеты, и при изменении каких параметров (номера, редакции или итерации) будет запускаться опрос.

После создания правил, их можно протестировать, нажав на гиперссылку «Тест правила».

Если правило работает корректно, то его необходимо указать в Роли пользователя на вкладке «Правила».

После создания правила, типа опроса и роли пользователя, можно протестировать работу созданного типа опроса, нажав на гиперссылку «Тест типа опроса» и если он сработал корректно, то запустить формирование Портала либо запустить опрос, нажав на соответствующую кнопку в модуле «Управление моделью».

После формирования или обновления Портала, у соответствующих пользователей в Портале в разделе «Опросы» появятся те документы по аудиту, с которыми им необходимо ознакомиться.

Рис. 15. Ознакомление с Планом аудита и с Отчетом по аудиту на Портал (1 шаг)


Рис. 16. Ознакомление с Планом аудита и с Отчетом по аудиту на Портале (2 шаг)


Рис. 17. Ознакомление с Планом аудита и с Отчетом по аудиту на Портале (3 шаг)

Затем по мере выполнения плана КД, необходимо вносить информацию о выполненных мероприятиях — таким образом будет формироваться единая база по выполнению корректирующих или предупреждающих действий.

Обычно в Компаниях для удобства отслеживания своевременности выполнения мероприятий ведется файл в Excel, где указывается вся информация по мероприятиям.

В Business Studio же если заполнять эту информацию по каждому аудиту вовремя, то в конечном итоге можно получить сводную таблицу, в которой можно использовать систему окраски «Светофор»:

  • зеленый цвет — мероприятие выполнено в срок;
  • бирюзовый — мероприятие выполнено, но не в срок;
  • желтый — мероприятие в работе, срок не подошел;
  • розовый — мероприятие не выполнено, срок прошел.

Рис. 18. Отчет «Выполнение корректирующих и предупреждающих действий»

Все шаблоны отчетов, которые упоминались ранее, могут быть выведены на Портал, чтобы они были доступны заинтересованным лицам.

Аудиты и Персональная страница на Портале

Помимо этих отчетов для Пользователей Портала можно создать персонифицированные отчеты по аудитам, которые доступны на Персональной странице пользователя в разделе аудиты (этот раздел можно создать самостоятельно в Настройках Портала). Примеры отчетов:

  • Мои предстоящие аудиты — показывает запланированные аудиты, для которых физическое лицо, которое поставлено в соответствие пользователю, указано в качестве Руководителя аудита, Аудитора или Ответственного от подразделения. В отчете выводятся 3 разные таблицы.
  • Рис. 19. Отчет «Мои предстоящие аудиты»

  • Мои аудиты за период — показывает за период все аудиты (и запланированные, и уже проведенные), для которых также физическое лицо, которое поставлено в соответствие пользователю, указано в качестве Руководителя аудита, Аудитора или Ответственного от подразделения. Здесь также выводятся 3 разные таблицы.
  • Рис. 20. Отчет «Мои аудиты за период»

  • Мои КиПД к выполнению — показывает корректирующие и предупреждающие действия, которые только предстоит выполнить, которые на данный момент времени находятся в статусе «В работе», и для которых физическое лицо указано Ответственным за выполнение.
  • Рис. 21. Отчет «Мои КиПД к выполнению»

  • Мои КиПД за период — показывает все корректирующие и предупреждающие действия, которые запланированы или уже были выполнены, и для которых физическое лицо указано Ответственным за выполнение.
  • Рис. 22. Отчет «Мои КиПД за период»

Отчеты для Совета по качеству

Для Совета по качеству может быть разработано несколько сводных отчетов.

Первый из них — Несоответствия по годам. Он показывает, сколько несоответствий в рамках проведения всех аудитов было выявлено по каждому пункту стандарта ИСО за год. Формируется сводная таблица и диаграмма к этой таблице.

Рис. 23. Сводная таблица и диаграмма «Несоответствия по пунктам стандарта по годам»

Второй отчет для Совета по качеству — Несоответствия по подразделениям. Он показывает, сколько несоответствий было обнаружено в каждом из подразделений. Также формируется сводная таблица и сравнительная диаграмма по этой таблице.

Рис. 24. Сводная таблица и диаграмма «Несоответствия по подразделениям и пунктам стандарта по годам»

Третий отчет — шахматка, которая показывает сколько несоответствий было выявлено в каждом подразделении по каждому пункту стандарта ИСО:

Рис. 25. Шахматка «Несоответствия по подразделениям и пунктам стандарта»

Все эти отчеты также можно сделать доступными и на Портале Business Studio.

Те формы отчетов, которые были показаны в статье, могут быть доработаны в соответствии с требованиями Компании, также Business Studio позволяет создавать шаблоны любых других требуемых отчетов по аудитам.

Преимущества ведения Аудитов в Business Studio

Таким образом, преимущества, которые предоставляет Business Studio в части, касающейся аудитов:

  • Ведение единой базы аудитов (проверок), проводимых в Компании. Вся информация хранится в одном месте централизованно.
  • Планирование проведения аудитов (проверок) на год — составление программы.
  • Составление сводного графика аудитов и проверок за период.
  • Подготовка пакета документов по аудиту за короткий срок.
  • Доступность актуальной информации по аудитам в любой момент времени.
  • Ознакомление аудиторов и ответственных от подразделений с Планом аудита и с Отчетом по аудиту.
  • Размещение Отчетов по аудитам на Персональной странице пользователя в Портале.
  • Ведение единой базы по выявленным несоответствиям.
  • Отслеживание исполнения корректирующих и предупреждающих действий.
  • Подготовка отчётов для Совета по качеству в короткий срок.
  • Проведение сравнительного анализа по результатам аудитов по годам.
  • Гибкая настройка отчётов и необходимых печатных форм для пакета по аудиту под требования Компании.
  • Создание новых шаблонов отчётов по аудитам (проверкам) при необходимости.

Апрель 2022 г.

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике