Применение процессной модели при внедрении информационных систем

Семен Иоффе

Руководитель проектного офиса компании ITLand

— Семен, расскажите, пожалуйста, чем занимается Ваша компания?

Компания ITLand занимается вопросами повышения эффективности проектного бизнеса через автоматизацию бизнес-процессов и проектного управления с 2004 года. Совместно с фирмой «1С» компания разрабатывает решения для управления заказами, проектами, ресурсами и финансами, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы проектного управления. Также мы оказываем услуги по внедрению, кастомизации и поддержке разрабатываемых решений.

— Как Вы синхронизируете процессы, реализованные в функционале Ваших продуктов, и реальные процессы Заказчика? Используется при этом моделирование процессов? Например, на стадии подготовки ТЗ на внедрение?

ITLand выполнила много проектов, которые начинались с описания бизнес-процессов. Бывает, что описанные бизнес-процессы и технические требования мы получаем от Заказчика.

Часто на этапе приобретения системы Заказчик видит полезные и актуальные функции системы, но не совсем понимает, как использовать их совокупность, чтобы получить конкретный результат. В то же время у информационных систем есть типовой сценарий работы и последовательность ввода данных для получения результата.

По результатам обследования деятельности Заказчика мы понимаем, насколько формализованы и реальны бизнес-процессы у Заказчика и насколько типовой функционал нашей системы подходит Заказчику.

На данном этапе мы можем отнести проект к одной из 4-х приведенных ниже групп и принять решение о дальнейшем подходе к внедрению:

Если типовой функционал нашей системы в большей степени устраивает Заказчика и интегрируется в существующие бизнес-процессы, то мы предлагаем в первую очередь запустить его. В дальнейшем систему можно развивать, дорабатывать функционал, автоматизировать новые функциональные области, но начинать мы рекомендуем с запуска «ядра» системы — основного функционала для автоматизации проектного контура со стандартным сценарием использования типовой конфигурации. Такой проект мы называем Стандартным.

Его целью является достижение желаемого эффекта за счет корректной интеграции сценария работы системы и бизнес-процессов Заказчика. То есть в процессе обследования и интервьюирования Заказчика мы делаем микс: в основном формируем процессы как есть и тут же описываем и предлагаем, как их нужно видоизменить с точки зрения внедрения типового функционала системы.

«Стандартный проект» представляет собой ядро, необходимое для всей дальнейшей комплексной системы, и может использоваться как в качестве самостоятельного продукта, так и являться первой, стартовой очередью внедрения большого комплексного проекта автоматизации.

Если функционал не до конца подходит Заказчику, и мы видим необходимость в существенной доработке системы или отклонение от стандартного сценария ее использования, то мы предлагаем Заказчику индивидуальную разработку под его бизнес-процессы.

В случае если у Заказчика бизнес-процессы не формализованы, то до внедрения системы мы описываем бизнес-процессы. Для этого мы используем программное обеспечение Business Studio. Чаще всего мы описываем бизнес-процессы верхнего уровня, декомпозируя их на сценарии работы пользователей.

Если есть необходимость, то на этапе описания бизнес-процессов мы предлагаем видоизменить и оптимизировать процессы с точки зрения нашей системы, которая включает в себя накопленный отраслевой опыт работы и лучшие практики, которые мы как раз и внедряем Заказчику. Нередки случаи, когда предлагаемые нами сценарии формируются в виде бизнес-процессов.

— Как сценарии используются в рамках внедрения?

Сценарии работы пользователей — это своего рода инструкции, описывающие, как Заказчик будет использовать нашу систему в рамках автоматизируемых бизнес-процессов, кто будет задействован в том или ином процессе, какие объекты системы будут связаны с выполняемым процессом и так далее. В процессе создания сценариев мы также используем программное обеспечение Business Studio.

Рис. 1. Пример сценария работы пользователей

Сценарий представляет собой кликабельную HTML-модель сценариев и описывает функции нашей системы, а также последовательность шагов для их выполнения.

Рис. 2.HTML-модель сценариев

На основе сценария и матрицы ответственности процесса по ролям создается матрица для настройки прав доступа пользователей к объектам системы, которая также в дальнейшем трансформируется в матрицу прав доступа и ролевую модель информационной системы.

Перед запуском системы в опытную эксплуатацию Заказчику передается HTML-модель, содержащая сценарии использования, матрицу ответственности процесса по ролям (группам доступа) и инструкции пользователей.

Заказчик может использовать HTML-модель сценариев на каждом рабочем месте, что повышает удовлетворенность пользователей от использования нашей системы за счет наличия наглядной и доступной справочной информации.

В заказных проектах сценарии, сформированные в Business Studio, перекладываются сначала в логическую, а потом в физическую модель данных в системе проектирования прикладных решений «1С: СППР» для дальнейшего управления разработкой заказной системы.

— Какие эффекты Вы отмечаете от использования сценариев работы пользователей при внедрении информационной системы?

Наибольший эффект система Business Studio приносит при внедрении «Стандартного проекта». С ее помощью мы разработали шаблон бизнес-процесса и сценариев действий пользователей в системе, который в рамках проекта по внедрению адаптируется под бизнес-процессы конкретного Заказчика.

За счет стандартизации сценариев использования, процессов и некоторых заготовленных инструментов (например, обработки по загрузке нормативно-справочной информации), мы достигаем оптимизации трудозатрат на моделировании работы пользователей в системе, а также на подготовке и оформлении документации на систему.

Так же мы разрабатываем расширенный стандартный проект, содержащий, в частности, подсистемы бюджетирования и казначейства. Таким образом, наша модель растет, её функциональное покрытие становится больше.

Одним из преимуществ, получаемых Заказчиком от внедрения «Стандартного проекта», является быстрый запуск системы в эксплуатацию. Как это работает: при реализации масштабного проекта автоматизации полгода требуется на проектирование системы, еще полгода на разработку, после этого начинается внедрение. Большинство Заказчиков не хотят ждать год, они хотят получить результаты от внедрения системы здесь и сейчас. За счет использования «Стандартных проектов» можно оптимизировать и стандартизировать первый шаг и уже через два-три месяца начать использовать систему, увидеть первые результаты ее работы.

— Откуда Вы черпаете успешные практики проектной деятельности? Или это по большей части собственные наработки?

Это некий симбиоз реальных потребностей рынка, обратной связи, которую мы получаем от Заказчиков, и собственных наработок, включающих в себя наши идеи, знания, методики и лучшие практики. Для наших клиентов мы регулярно проводим вебинары, в рамках которых показываем новый функционал, обсуждаем наши идеи по развитию системы. В рамках внедрений мы анализируем и выявляем общие универсальные потребности в доработках системы и реализуем их в типовой конфигурации.

Рис. 3.Монитор прогресса проекта

Рис. 4.Фазы проекта и ворота качества

Например, у одного из наших Заказчиков была потребность в визуализации структуры цены, совместно мы превратили его в методику, разработали формы отчетности и т. д. И вот первую, техническую часть методики, мы добавили в функционал новых редакций 2.4 систем «1С:PM Управление проектами» и «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».

Рис. 5.Визуализация структуры цены контракта в виде дерева показателей проекта

— Как Вы планируете развивать свою методику с учетом использования Business Studio?

В зависимости от отраслевой принадлежности в системе используются различные функции, поэтому сценарии работы в системе немного отличаются. Например, инжиниринговые компании редко используют функционал для управления выполненными объемами, в то же время учет по ПБУ 2/2008 является основополагающим для строительных и проектных организаций, для трудоемкого производства ключевую роль играет управление трудозатратами. В качестве развития нашей методики мы планируем сделать стандартные шаблоны сценариев, дифференцированных по отраслям. Таким образом методология, заложенная в систему и основанная на практическом отраслевом опыте, не перестанет быть актуальной.

Сентябрь 2018 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Информационное пространство эффективного менеджера

Моделирование бизнес-процессов в проектах автоматизации

Автоматизация деятельности предприятий машиностроительной отрасли

Best practice проектов автоматизации бизнес-процессов. От методологии до инструментария. Часть 1 — интервью с руководителем консалтинговых проектов «Консист Бизнес Групп» Андреем Кочетковым