Разработка документации СМК

В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2008, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность и управлять процессами.

В системе Business Studio всю необходимую информацию о документе можно фиксировать в специальных параметрах СМК. К ним можно перейти, выделив в свойствах документа параметр «Параметры СМК» и нажав кнопку .

В Табл.1 перечислены основные параметры СМК, которые заполняются в свойствах документа.

Табл.1. Параметры СМК

Параметр	Назначение
Версия	Версия рассматриваемого документа.
Область  распространения документа	Область распространения рассматриваемого документа: Внутренний или Внешний. При помощи данного параметра можно указать, кто является разработчиком этого документа: наша организация или это сторонний документ.
Статус документа	Статус рассматриваемого документа: Проект, Действующий или Аннулирован. Проставление данного параметра приведет к автоматическому попаданию рассматриваемого документа в отчет «Действующая документация СМК». Описание отчета приведено в Табл.1 Отчеты СМК.
Дата введения в действие	Дата введения документа в действие.
Приказ	Приказ, в соответствии с которым документ введен в действие. Подробно приказы описаны в Cвойства_процессов.
Планируемая дата пересмотра	Дата, к которой планируется пересмотр документа. Если документ еще не введен в действие, а только разрабатывается, эту дату необходимо рассматривать как планируемую дату разработки документа. На основе этого параметра формируется отчет «План разработки и пересмотра документации СМК». Описание отчета приведено в Табл.1 Отчеты СМК. В отчет попадут те документы, у которых планируемая дата пересмотра попадает в указанный в настройках пользователя период (для выбора периода дат, за которые будет формироваться план, необходимо использовать гиперссылку «Дополнительно» из окна, вызываемого из «Сервис –> Настройки пользователя»).
Необходимость актуализации документа	Параметр, определяющий необходимость пересмотра документа.
Ответственный за актуализацию	Ответственный за актуализацию документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. При заполнении такого параметра (при помощи кнопки ) сначала предлагается выбрать Должность, затем Физическое лицо. При указании должности будет предложено выбрать физическое лицо из списка сотрудников данной должности. Если отказаться от выбора должности, то будет предложено выбрать физическое лицо из справочника «Физические лица». Отказываться от выбора должности или физического лица необходимо путем нажатия на кнопку «Закрыть» в открывающемся окне.
Дата окончания хранения	Дата, до наступления которой должен храниться аннулированный документ.
Ответственный за хранение документа	Ответственный за хранение бумажного оригинала документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо.
Разработчик	Разработчик документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо.
Документ с формой записи	Бумажный или электронный документ, где приведена форма записи. Если в свойствах документа проставляется тип документа «Запись», то в данном параметре можно указать, в каком документе приведена форма этой записи.
Ссылки