Структура данных СМК

Все основные данные, относящиеся к СМК, собраны в меню Главное меню → СМК.

Также для разработки СМК используется группа справочников "СМК" (Навигатор → вкладка Методы управления) (Рис. 2).

Рисунок 2. Группа справочников "СМК" в Навигаторе

Действующая СМК должна соответствовать требованиям определенного стандарта. Для хранения этих требований или пунктов стандартов в группе справочников "СМК" предназначен иерархический справочник "Стандарты" (Рис. 3).

Рисунок 3. Иерархический справочник "Стандарты"

В этом справочнике по умолчанию приведены требования с текстами неофициальных изданий таких стандартов как: ISO 9001:2015, ГОСТ ISO 9001-2011, ISO 9001:2008, ISO/TS 16949:2009 и ISO 14001:2015. При возникновении необходимости построить систему управления, соответствующую требованиям другого стандарта, папку этого стандарта и его требования всегда можно добавить в этот справочник.

Окно свойств стандарта или его требования (Рис. 4) открывается при помощи кнопки панели инструментов Навигатора.

Рисунок 4. Окно свойств требования (пункта) стандарта

Для описания того, как выполняются требования стандарта, нужно каждый пункт стандарта связать:

  • с единицами деятельности, при выполнении которых осуществляется реализация требований пункта стандарта;
  • с оргединицами, являющимися ответственными за выполнение требований пункта стандарта. Владельцы единиц деятельности, при выполнении которых реализуется требование, автоматически считаются ответственными за выполнение данного требования. Такие оргединицы не нужно добавлять на вкладку Связи с объектами, если единицы деятельности на вкладку уже добавлены;
  • с документами, в соответствии с которыми осуществляется выполнение требований пункта стандарта.

Ознакомьтесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств требования или пункта стандарта.

  • Код пункта стандарта
  • Название
  • Текст пункта стандарта
  • Описание
  • Комментарий
  • Связи с объектами

Заполнение вкладки Связи с объектами в свойствах требования (пункта) стандарта может осуществляться путем переноса нужного элемента на вкладку из соответствующего справочника Навигатора.

На практике может возникнуть такая ситуация, когда в одной базе данных будет храниться информация по нескольким компаниям. Т.е. будет существовать несколько моделей или папок (например, по числу компаний) в основных справочниках Навигатора: Деятельность, Оргединицы, Документы, Цели и показатели. В каждой папке также может существовать несколько моделей процессов, несколько организационных структур по различным подразделениям, несколько папок документов, относящихся к одной компании. В справочнике "Стандарты" один пункт одного стандарта хранится в единственном экземпляре, чтобы не копировать этот пункт для каждой компании. Следовательно, с одним пунктом стандарта может быть установлена связь с единицами деятельности, оргединицами и документами различных компаний. Причем эти единицы деятельности могут называться одинаково (разница может быть только в префиксе модели).

Для того чтобы не допустить путаницы, существует специальный справочник "Пакеты документации СМК", который позволяет отфильтровать среди всех единиц деятельности, оргединиц и документов, связанных с пунктом стандарта, только те, которые относятся к заданной компании. Для этого в свойствах объекта справочника "Пакеты документации СМК" в параметре "Стандарт" нужно указать стандарт, с требованиями которого будет связана СМК, ассоциированная с данным пакетом. На вкладке Связи с объектами указываются те единицы деятельности, оргединицы и папки документов верхнего уровня, которые сами связаны с требованиями указанного стандарта, а также их потомки тоже могут быть связаны с требованиями этого стандарта.

Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств пакета документации.

  • Название
  • Название организации
  • Адрес организации
  • Описание организации
  • Стандарт
  • Миссия
  • Видение
  • Политика в области качества
  • Представитель руководства
  • Связи с объектами

Справочник "Пакеты документации СМК" используется для настройки данных компании для формирования документации СМК. Для формирования наиболее полной документации в состав пакета необходимо включить:

  • единицу деятельности (единицы деятельности) верхнего уровня компании;
  • оргединицу (оргединицы) верхнего уровня компании;
  • стратегическая карта (стратегические карты), отображающая(ие) цели компании;
  • цели в области качества;
  • папки, содержащие документы компании.

Выбрав в Навигаторе в иерархическом справочнике "Пакеты документации СМК" пакет, связанный с интересующим стандартом, по нему можно открыть отчет "Требования стандарта". Описание отчета приведено в справочнике Шаблоны отчетов объекта (Главное меню → Отчеты → Отчеты объектов) в папке Шаблоны отчетов по умолчанию → Отчеты СМК.

Подобный отчет может быть сформирован в формате MS Excel. Для этого от выбранного пакета документации необходимо сформировать отчет "Матрица ответственности". В этом отчете на пересечении требования стандарта и оргединицы, ответственной за реализацию требования, ставятся символы:

  • "В", если оргединица связана с требованием стандарта посредством единицы деятельности (т.е. требование стандарта связано с единицей деятельности при помощи вкладки Связи с объектами в Окне свойств требования стандарта) и при этом является его владельцем. Символ "В" - это сокращенное наименование типа связи оргединицы с единицей деятельности "является владельцем";
  • "О", если оргединица связана непосредственно с требованием стандарта (т.е. требование стандарта связано с оргединицей при помощи вкладки Связи с объектами в Окне свойств требования стандарта). Изменить этот символ можно в Настройках для всех пользователей (Главное меню → Главная → Настройки для всех пользователей) на вкладке Основные в параметре Тип связи оргединицы с требованием. По умолчанию данный параметр не выводится на показ. Его можно вывести при помощи пункта меню Настройка параметров в меню кнопки Действия. Подробнее работа по настройке параметров описана в статье Руководство пользователяМеню окна свойств объекта.
« ПредыдущаяНа уровень вышеСледующая »
Driven by DokuWiki