Глоссарий. Должностная инструкция

Должностная инструкция — формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных подразделениях и регламентами выполнения рабочих операций, входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных сотрудников.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Разработка должностных инструкций осуществляется в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности.

Разработка должностных инструкций: как составлять должностные инструкции

Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части их содержания, эти документы составляются руководством предприятия добровольно, с целью улучшения деятельности предприятия. В то же время инструкция должна быть полезна и работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения с другими субъектами деятельности. Третье основное применение должностной инструкции — в отделе кадров, для выявления соответствия работника или кандидата конкретной должности и выработки соответствующих кадровых решений.

Должностная инструкция должна указывать работнику, что он должен делать и уметь. В то же время, этот документ должен однозначно указать руководителю — кто виноват в том, что необходимый результат не был достигнут.

Конкретные требования могут и должны быть содержанием инструкции. «Такое-то количество за такое-то время» — пример правильного предложения. «Стремиться к повышению чего-нибудь» — пример неправильного. Все, что описывает инструкция, должно быть измеримым и контролируемым.

Краткость и исключение ненужной детализации обеспечат не только прочтение инструкции работником, но и позволят ему проявить полезную инициативу. Так, текст «...взять отвертку в правую руку, шуруп в левую...» проигрывает краткому «завернуть шуруп» — ведь работник может быть левшой или, например, использовать шуруповерт.

Должностные инструкции должны содержать цели тех процессов, которые исполняются работниками. Работники, понимающие общую цель, выполняют свои задачи более эффективно. Цели должны соответствовать стратегическим целям предприятия, в идеальном случае соответствовать указанным в стратегической карте.

Задачи — одна из важнейших частей должностной инструкции. Эта часть документа должна быть максимально конкретной. Задачи должны быть достижимыми, измеримыми и контролируемыми. Четко определенные штуки, рубли, метры, килограммы — за не менее четко назначенные единицы времени. Формы отчетности и контроля. Задачи должны соответствовать целям

Стиль. Должностная инструкция пишется в едином стиле. Она должна быть максимально простой и понятной, исключать различные толкования.

Должностные инструкции должны быть полными и исчерпывающими. После ее написания вы сможете потребовать только то, что в ней написано. С другой стороны, вы должны быть уверены в том, что все необходимые в деятельности задачи и функции попали в инструкции, что нет функций, которые возложены на разных людей, равно как и функций, не возложенных ни на кого. Опираясь на положения о подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций, можно обеспечить это строгое соответствие, а специализированное ПО поможет сделать это быстро и уверенно.

Нештатные ситуации. Предусмотреть абсолютно все — невозможно. Должностная инструкция должна четко разграничивать нештатные ситуации на те, которые работник должен урегулировать самостоятельно и те, которые требуют доклада вышестоящему руководителю.

Должностная Инструкция — построение в Business Studio

Должностная инструкция в Business Studio строится на основании уже введенной и выработанной информации — модели бизнес-процессов, организационной структуры, а также шаблона инструкции, в котором находятся общие для предприятия слова, понятия и описания. Важно, что Business Studio позволяет полностью автоматически формировать должностные инструкции. Подробнее о формировании и разработке должностных инструкций — в методике «Проектирование системы управления».

Рекомендуемые материалы по тематике