A2.5 Прием и открытие заказов
Регламент процедуры
Версия
Статус процедуры: В
работе
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(Должность)
______________ ___________________
(Подпись) (Ф.И.О.)
«____» ____________________ 20___г.
Перечень изменений
№ |
Версия |
Статус |
Дата изменения статуса |
Изменения |
1. |
|
В работе |
19.07.2007 |
|
Содержание
1.3. Начало выполнения процедуры
1.4. Требования к срокам выполнения
процедуры
3. Описание действий процедуры
Приложение
А. Состав
ролей, участвующих в выполнении процедуры
Термины и сокращения
{Граница} |
– |
внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. |
{Туннель} |
– |
поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. |
Бизнес-процесс |
– |
последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). |
Владелец процесса |
– |
должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. |
Входы бизнес-процесса |
– |
ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. |
Выходы бизнес-процесса |
– |
объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. |
Исполнитель процесса |
– |
подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. |
Организационная структура управления |
– |
совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). |
Подпроцесс |
– |
бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. |
Процедура |
– |
бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). |
Настоящий документ является регламентом выполнения процедуры «A2.5 Прием и открытие заказов», входящей в процесс « A2 Продвижение и продажи », и разработан в целях:
- Формирования единых правил и требований к выполнению процедуры.
- Установления ответственности за результат процедуры.
- Унификации и стандартизации документооборота.
Владельцем процедуры является:
- Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Исполнителями процедуры являются:
- Отдел логистики и продаж автозапчастей ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Отдел продаж алюминиевых профильных систем ( Дирекция по продажам ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Началом выполнения процедуры является Поступление заявки от клиента..
В течении 1 рабочего дня после поступления заявки от клиента.
Результатом процедуры является сформированный заказ на продажу.
№ |
Вход |
Объекты |
Поступает от |
|
Исполнитель |
Процесс/Внешняя среда |
|||
1. |
Заказы для корректировки |
A9.1.1.2 Формирование графика производства и потребности в ресурсах |
||
2. |
Информация об остатках и движениях ГП |
|||
3. |
Потребность клиента |
|||
4. |
Предварительная себестоимость изготовления |
|||
Список заказов для корректировки |
№ |
Выход |
Объекты |
Передается |
|
Получатель |
Процесс/Внешняя среда |
|||
1. |
Заказы на продажу |
|||
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля |
A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки |
|||
A4.3.2.1 Выбор технологического процесса (разработка нового) |
||||
Экономист по финансовой работе бюро организации и проведения расчетов |
A8.2.1 Формирование прогноза поступления денежных средств в соответствии с условиями договоров |
|||
2. |
Запрос о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки |
Информация о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки в ИС |
||
3. |
Объемы продаж предыдущих периодов |
|||
Выполнение процедуры «A2.5 Прием и открытие заказов» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией:
- Договор |
- СТП 130006-207-85 "Порядок оформления организационно-распорядительных документов" |
- СТП 422-2005 "Связь с потребителем. Порядок заключения договоров на поставку продукции." |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Начало выполнения: Поступление заявки.
Требования к срокам: Не регламентируются
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
- A2.5.2 Проверка спецификации заявки на соответствие условиям договора |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение дня приема заявки
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
Необходимо проверить соответствие заявки условиям договора по списку продукции, количеству, срокам поставки.
№ |
Объекты |
Кому |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
№ |
Объекты |
От |
При условии «Нет»:
При условии «Да»:
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение дня приема заявки
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: Не более 10 минут
№ |
Объекты |
От |
При условии «Продукция не существует»:
- A2.5.6 Формирование запроса в КТО на внесение в ИС всех необходимых данных по отсутствующей продукции |
При условии «Продукция существует»:
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
Кому |
- Бюро оснастки и инструмента ( Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО )
- Конструкторское бюро АП ( Конструкторско-технологический отдел АП )
- Конструкторско-технологическая группа по НО ( Конструкторско-технологический отдел ПрП и НО )
Требования к срокам: Не более 20 минут
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
- A2.5.8 Получение уведомления от КТО о внесенных в ИС данных по необходимой продукции |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение дня приема заявки
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение дня приема заявки
№ |
Объекты |
Кому |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение дня приема заявки
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
- A2.5.11 Принятие решения о необходимости технико-экономической проработки заявки |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
№ |
При условии |
Объекты |
Кому |
1. |
|||
При условии «Технико-экономическая обработка необходима»:
- A2.5.12 Формирование запроса на технико-экономическую проработку заявки в ИС |
При условии «Технико-экономическая проработка не нужна»:
- A2.5.14 Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
Заявке присваивается соответствующий статус.
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
Информация о необходимости сделать технико-экономическую проработку заявки в ИС |
|
- A2.5.13 Получение информации по технико-экономической проработке заявки в ИС |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение 2 дней после принятия решения о технико-экономической проработке заявки
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
- A2.5.14 Уточнение при необходимости объема, срока исполнения заявки и цен на ГП |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение 10 минут
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
- A2.5.15 Формирование на основании заявки плана отгрузки в ИС |
- Старший менеджер ( Бюро по продажам алюминиевых профилей ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Старший менеджер ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В течение рабочего дня, когда получена вся необходимая информация
№ |
Объекты |
От |
До 15 числа месяца предшествующего планируемому в ИС должны быть введены 80% заявок на планируемый месяц.
Приложение А. Состав ролей, участвующих в выполнении процедуры
№ |
Роль |
Субъект |
Подразделение |
Предмет деятельности |
1. |
||||
2. |
|
|||
|
||||
|
||||
3. |
|
|||
|
||||
|
||||
|
||||
4. |
Склад №1 |
|||
Склад №2 |
||||
5. |
||||
6. |
||||
7. |
||||
8. |
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля |
|||
9. |
||||