A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки
Регламент процедуры
Версия
Статус процедуры: В
работе
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(Должность)
______________ ___________________
(Подпись) (Ф.И.О.)
«____» ____________________ 20___г.
Перечень изменений
№ |
Версия |
Статус |
Дата изменения статуса |
Изменения |
1. |
|
В работе |
15.08.2007 |
|
Содержание
1.3. Начало выполнения процедуры
1.4. Требования к срокам выполнения
процедуры
3. Описание действий процедуры
Приложение
А. Состав ролей,
участвующих в выполнении процедуры
Термины и сокращения
{Граница} |
– |
внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. |
{Туннель} |
– |
поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. |
Бизнес-процесс |
– |
последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). |
Владелец процесса |
– |
должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. |
Входы бизнес-процесса |
– |
ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. |
Выходы бизнес-процесса |
– |
объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. |
Исполнитель процесса |
– |
подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. |
Организационная структура управления |
– |
совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). |
Подпроцесс |
– |
бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. |
Процедура |
– |
бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). |
Настоящий документ является регламентом выполнения процедуры «A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки», входящей в процесс « A2.6 Выполнение заказов », и разработан в целях:
- Формирования единых правил и требований к выполнению процедуры.
- Установления ответственности за результат процедуры.
- Унификации и стандартизации документооборота.
Владельцем процедуры является:
- Начальник бюро по продажам автокомпонентов ( Бюро по продажам автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Исполнителями процедуры являются:
- Бюро по продажам автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Бюро по продажам алюминиевых профилей ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Началом выполнения процедуры является Получение информации о необходимости отгрузки..
В соответствии с условиями договора поставки.
Результатом процедуры является сформированный пакет документов на отгружаемую продукцию.
№ |
Вход |
Объекты |
Поступает от |
|
Исполнитель |
Процесс/Внешняя среда |
|||
1. |
CMR |
|
{Туннель} |
|
2. |
Invoice и ТСД на автокомпоненты |
Заказчики |
||
3. |
Доверенность экспедитора на получение ТМЦ |
|
{Туннель} |
|
4. |
Договор с транспортной компанией |
Транспортная компания |
||
5. |
Заказы на продажу |
|||
6. |
Книжка МДП |
|
{Туннель} |
|
7. |
Протокол согласования цен |
Транспортная компания |
||
Технологический процесс |
|
{Туннель} |
№ |
Выход |
Объекты |
Передается |
|
Получатель |
Процесс/Внешняя среда |
|||
1. |
Документы на продукцию |
Грузовая таможенная декларация Книжка международных дорожных перевозок Международная товарно-транспортная накладная Накладная на транспортные услуги Сертификат о происхождении товара Сч./фактура для импорта выставленный Сч./фактура российского образца выставленный |
||
2. |
Накладная М-15 |
|||
3. |
Первичная отчетность – выполнение заказов |
Грузовая таможенная декларация Документ об оказанных транспортных услугах Книжка международных дорожных перевозок Международная товарно-транспортная накладная Накладная на транспортные услуги Сч./фактура для импорта выставленный Сч./фактура российского образца выставленный |
||
Транспортное средство |
Выполнение процедуры «A2.6.3 Формирование пакета документов на отгружаемую продукцию и организация доставки» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией:
- Договор |
- Начальник бюро по декларированию таможенных грузов ( Бюро по декларированию таможенных грузов )
Требования к срокам: В течение 2 рабочих дней
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
7. |
||
№ |
При условии |
Объекты |
Кому |
1. |
|||
2. |
|||
При условии «Invoice и ТСД для Al профиля в Беларуссию»:
- A2.6.3.3 Формирование заявки на Ген. директора ТПП и запрос на сертификат о происхождении товара |
При условии «Invoice и ТСД для Al профиля за границу»:
- A2.6.3.9 Сбор и предоставление полученной документации в таможню |
- Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
В момент необходимости отгрузки в соответствии с договором реализации.
№ |
Объекты |
Кому |
- Начальник бюро по декларированию таможенных грузов ( Бюро по декларированию таможенных грузов )
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
|
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
7. |
||
8. |
||
9. |
||
10. |
||
11. |
||
- A2.6.3.9 Сбор и предоставление полученной документации в таможню |
- Директор по продажам ( Дирекция по продажам )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля
|
№ |
Объекты |
Кому |
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля |
- A2.6.3.8 Визирование распоряжения на отгрузку в ИС о возможности отгрузки |
- Ведущий инженер бюро транспортной логистики ( Бюро по транспортной логистике ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Начальник отдела складского хозяйства ( Отдел складского хозяйства ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В соответствии с распоряжением на отгрузку
№ |
Объекты |
От |
1. |
Транспортная компания |
|
Транспортная компания |
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
Заказчики |
|
4. |
||
5. |
Заказчики |
|
6. |
||
7. |
||
8. |
Заказчики |
|
№ |
Объекты |
Кому |
- A2.6.3.9 Сбор и предоставление полученной документации в таможню |
- Ведущий инженер бюро транспортной логистики ( Бюро по транспортной логистике ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Начальник отдела складского хозяйства ( Отдел складского хозяйства ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В соответствии с распоряжением на отгрузку
Выбор производится в зависимости от ставки и особых условий.
- A2.6.3.10 Оформление заявки по факсу или электронной почте (штамп и печать) |
- Начальник отдела логистики и продаж автозапчастей ( Отдел логистики и продаж автозапчастей ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
- Начальник отдела продаж алюминиевых профильных систем ( Отдел продаж алюминиевых профильных систем ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
- Начальник бюро по декларированию таможенных грузов ( Бюро по декларированию таможенных грузов )
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
|
|
4. |
|
|
5. |
||
6. |
||
7. |
||
8. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
- Ведущий инженер бюро транспортной логистики ( Бюро по транспортной логистике ) – в отношении предмета деятельности « Алюминиевый профиль (ГП) »
- Начальник отдела складского хозяйства ( Отдел складского хозяйства ) – в отношении предмета деятельности « Автокомпоненты (ГП) »
Требования к срокам: В соответствии с распоряжением на отгрузку
При необходимости завоза продукции в несколько конечных точек за каждое дополнительное место добавляется 1000 рублей.
№ |
Объекты |
Кому |
- A2.6.3.14 Подтверждение получения заявки (штамп и печать), предоставление транспортного средства |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля
|
Установка признака экспортной операции производится на основании заявки.
№ |
Объекты |
Кому |
Требования к срокам: В течение 3 рабочих дней
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: В течение 15 минут
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
Требования к срокам: В соответствии с распоряжением на отгрузку
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
При условии «Нет»:
При условии «Да»:
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
№ |
Объекты |
Кому |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
1. |
|
|
№ |
Объекты |
Кому |
Требования к срокам: По окончании изучения
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
- A2.6.3.1 Формирование Invoice и товарно-сопроводительных документов на Al профиль |
Требования к срокам: По окончании изучения
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
От |
В случае самовывоза печатается 5 экземпляров накладных, в случае вывоза на экспорт печатается 2 экземпляра накладных.
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
- A2.6.3.21 Формирование и печать накладной М-15 на тару в ИС |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: В течение 30 минут
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
Подписывается Инженером по комплектованию заказов, Руководителем группы расчета с покупателями, Кладовщиком. В случае самовывоза - подписывается представителем заказчика.
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
- A2.6.3.23 Формирование 2 экземпляров счетов-фактур из ИС, печать счетов-фактур |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
В случае вывоза на экспорт печатается 1 счет-фактура.
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
- A2.6.3.24 Формирование и печать 2 накладных на транспортные услуги и 2 счетов-фактур |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: Не более 15 минут
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
- A2.6.3.25 Передача завизированной документации экспедитору |
- Бухгалтер расчета с покупателями ( Группа расчета с покупателями )
Требования к срокам: В зависимости от условий договора поставки
№ |
Объекты |
От |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
7. |
||
8. |
||
9. |
||
10. |
||
11. |
||
12. |
||
13. |
||
14. |
||
№ |
Объекты |
Кому |
1. |
||
2. |
||
3. |
||
4. |
||
5. |
||
6. |
||
7. |
||
8. |
||
9. |
||
10. |
||
11. |
||
12. |
||
13. |
||
14. |
||
15. |
||
16. |
||
17. |
||
18. |
||
19. |
||
20. |
||
21. |
||
22. |
||
23. |
||
24. |
||
25. |
||
Приложение А. Состав ролей, участвующих в выполнении процедуры
№ |
Роль |
Субъект |
Подразделение |
Предмет деятельности |
1. |
||||
2. |
||||
3. |
||||
4. |
Начальники отделов логистики и продаж з/ч и маркетинга алюм. профиля |
|||