Формирование организационной структуры

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

1. Сформировать иерархическую организационную структуру
2. Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений
3. Заполнить необходимые параметры объектов справочника "Субъекты"
4. Провести расчет необходимого количества сотрудников

Субъекты сформированной организационной структуры необходимы для назначения Владельцев, Исполнителей и Участников процессов.

Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике "Субъекты" в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.

При формировании оргструктуры в справочнике "Субъекты" создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис. 1).

Рисунок 1. Справочник "Субъекты"

В справочнике "Субъекты" предусмотрено создание субъектов четырех типов, описание назначения которых приведено в Табл. 1.

Название	Изображение элемента	Назначение
Должность		Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение		Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Роль		Роль - группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процесса/процедуры. Возможно два варианта использования ролей: 1. Все субъекты роли выполняют процесс одновременно, например "Согласование договора". 2. Субъекты роли являются исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса "Продажи" может использоваться продуктовое разделение). В этом случае дополнительно заполняется и выводится в регламенты параметр "Предмет деятельности". Предмет деятельности обозначает предмет деятельности сотрудника или подразделения. В качестве предмета деятельности может быть выбран объект любого справочника.
Внешний субъект		Внешний субъект - внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения Исполнителя (Владельца или Участника) процесса, когда Исполнителем (Владельцем или Участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации (внешняя организация или ее представитель: поставщик, клиент, государство).

Таблица 1. Типы субъектов организационной структуры

  В справочнике "Субъекты" для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный объект типа "Папка".

Каждый субъект организационной структуры обладает связями с одним или несколькими субъектами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другому субъекту. При этом различают прямое и функциональное подчинение.

Прямое подчинение - это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике "Субъекты".

Функциональное подчинение - это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

Информация о прямом и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.

Помимо прямой и функциональной связи двух субъектов в Business Studio предусмотрены связи роли и субъектов, входящих в ее состав, а также вспомогательные связи, используемые при построении произвольных организационных диаграмм. Описание назначения типов связей приведено в Табл. 2.

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний объект для вышестоящей должности (на Рис. 2 субъект "Зам. директора по снабжению" подчиняется субъекту "Генеральный директор").

Рисунок 2. Прямое подчинение одного субъекта другому

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис. 3 субъект "Зам. директора по снабжению" находится над субъектом "Отдел снабжения", который он возглавляет).

Рисунок 3. Подразделение ниже своего руководителя

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис. 4 субъект "Директор департамента продвижения и продаж" находится внутри подразделения, которое он возглавляет - "Департамент продвижения и продаж"):

Рисунок 4. Подразделение выше своего руководителя

В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:

1. Организационная структура сразу строится на организационной диаграмме (Рис. 5). При этом в процессе рисования диаграммы необходимая иерархия подразделений и должностей создается в Навигаторе в справочнике "Субъекты" после сохранения организационной диаграммы.
2. Организационная структура формируется в Навигаторе в справочнике "Субъекты", и на ее основе автоматически формируется организационная диаграмма.

Рисунок 5. Организационная диаграмма

Описание назначения элементов, используемых на организационной диаграмме, приведено в Табл. 3.

Название	Кнопка	Графический символ	Описание
Должность			Должность обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Должности.
Подразделение			Подразделение обозначается прямоугольным блоком с жирной границей. Внутри каждого блока помещается название Подразделения.
Роль			Роль изображается при помощи рамки с закругленными углами. Субъекты, помещенные в рамку роли автоматически попадают в список "Субъекты" роли, в котором можно задать "Предмет деятельности" для каждого субъекта. (Рис. 6) Рисунок 6. Роль "Команда проекта"
Внешний субъект			Внешний субъект обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Внешнего субъекта.
Прямое подчинение			Связь прямого подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается сплошной линией черного цвета. На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. (Рис. 7) Рисунок 7. Прямое подчинение субъекта "Менеджер по продажам" субъекту "Начальник отдела продаж"
Функциональное подчинение			Связь функционального подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается пунктирной линией черного цвета со стрелкой на конце. (Рис. 8) Рисунок 8. Функциональное подчинение субъекта "Ведущий инженер" субъекту "Начальник инженерно-технического отдела" На организационной диаграмме один субъект может функционально подчиняться нескольким субъектам.
Вспомогательное подчинение			Связь вспомогательного подчинения одного субъекта другому. По умолчанию обозначается сплошной линией голубого цвета. Используется для построения произвольных организационных диаграмм. На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения.

Таблица 3. Элементы организационной диаграммы

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.

На Рис. 9 изображено, что субъект "Ведущий инженер" прямо подчиняется субъекту "Руководитель проекта", но в то же время функционально подчиняется субъекту "Начальник инженерно-технического отдела".

Рисунок 9. Фрагмент диаграммы организационной структуры, сформированной от должности "Заместитель директора по производству"

Используя вспомогательные связи, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием вспомогательных связей. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих субъектов (Рис. 10).

Рисунок 10. Организационная диаграмма (до уровня руководителей подразделений)

Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис. 11).

Рисунок 11. Организационная диаграмма компании с ее филиалами

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное - на прямое. При смене вспомогательного подчинения на прямое необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе, т.к. с помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике "Субъекты".

Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio описано в главе Руководство пользователя → Организационная структура.