Разработка системы бюджетного управления с применением Business Studio

Финансовая структура организации в Business Studio может быть представлена иерархией папок в подразделе «Финансовая структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление». Структура папок формируется в соответствии с разработанной моделью финансовой структуры (Рис.1), затем каждый объект заполняется относящимися к нему элементами организационной структуры. Для этого из раздела «Субъекты» методом «Drag&Drop» необходимые элементы организационной структуры переносятся на закладку «Состав» объекта финансовой структуры (Рис.2). Таким образом, при формировании финансовой структуры организации в Business Studio применяется принцип «один ко многим», то есть каждый элемент финансовой структуры образуется из одного или более элементов организационной структуры. Такой подход позволяет увязывать воедино организационную ответственность руководства с финансовой ответственностью, что не всегда возможно в случае разделения одного подразделения на несколько ЦФО.

Рисунок 1. Иерархия центров финансовой ответственности

Рисунок 2. Формирование состава ЦФО

Второй этап - формирование перечня функциональных бюджетов. Функциональный бюджет, по сути, является измерителем плановых и фактических значений тех выходов процессов, которые можно измерить в стоимостной или натуральной оценке. Поэтому набор и структура функциональных бюджетов - результат анализа процессной структуры организации (как правило, целесообразно для этой цели анализировать структуру процессов, опускаясь не ниже 2-3 уровней).

Структура функциональных бюджетов создается в подразделе «Бюджетная структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление». Для этого в указанном подразделе создается папка «Функциональные бюджеты» (Рис.3), в которой в виде структуры папок группируются все функциональные бюджеты, аналогично созданию финансовой структуры. Затем процессы, относящиеся к данному функциональному бюджету, сопоставляются с самим бюджетом, путем перетаскивания элементов из раздела «Процессы» на закладку «Состав» окна свойств функционального бюджета (Рис.4).

Рисунок 3. Структура функциональных бюджетов

Рисунок 4. Заполнение функциональных бюджетов элементами раздела «Процессы»

По умолчанию в подразделе «Бюджетная структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление» Навигатора созданы 3 папки сводных бюджетов: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет по балансовому листу (ББЛ). Эти 3 бюджета можно объединить в одну папку «Сводные бюджеты» и для каждого из указанных сводных бюджетов создать иерархию статей аналогично созданию иерархии центров финансовой ответственности и функциональных бюджетов (Рис.5).

Рисунок 5. Создание структуры сводных бюджетов

Набор статей и глубина их декомпозиции определяется особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации, организационно-техническими возможностями по оценке и вводу фактических данных и потребностями руководства в анализе результатов.

Для того чтобы увязать статьи сводных бюджетов с функциональными бюджетами, на закладку «Состав» объектов раздела «Функциональные бюджеты» методом «Drag&Drop» переносятся относящиеся к ним статьи сводных бюджетов из папки «Сводные бюджеты» (Рис.6). Фактически, таким образом задаются правила расчета финансового результата и чистого денежного потока.

Рисунок 6. Заполнение функциональных бюджетов статьями сводных бюджетов

Для того чтобы сформировать операционные бюджеты, необходимо на закладку «Состав» каждого ЦФО перенести методом «Drag&Drop» соответствующие ему статьи функциональных и сводных бюджетов (Рис.7).

Рисунок 7. Заполнение ЦФО статьями функциональных и сводных бюджетов

Как правило, к каждому ЦФО относят группу статей БДР «Накладные расходы». Функциональный бюджет относится к ЦФО в том случае, если руководитель ЦФО отвечает за результат процесса, выход которого описывается соответствующим функциональным бюджетом. Таким образом, формируется финансовая ответственность каждого руководителя ЦФО, которая может быть в дальнейшем описана в его должностной инструкции.

Формирование финансовой структуры, бюджетной структуры и увязка статей бюджетов между собой и с ЦФО позволяют сформировать следующие отчеты:

• Положение о финансовой структуре;
• Положение о бюджетной структуре.

Положение о финансовой структуре описывает состав, права и обязанности ЦФО.

Отчет состоит из следующих разделов:

Для получения Положения о финансовой структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.1.

Отчет «Положение о финансовой структуре» вызывается от корневой группы справочника «Финансовая структура». Пример отчета приведен в Пример отчета "Положение о финансовой структуре".  

Положение о бюджетной структуре описывает порядок планирования и учета важнейших финансовых показателей - финансового результата, ликвидности и рентабельности капитала, а также уточняет ответственность за достижение промежуточных и конечных значений этих показателей.

Отчет состоит из следующих разделов:

Для получения Положения о бюджетной структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.2.

Отчет «Положение о бюджетной структуре» вызывается от корневой группы справочника «Бюджетная структура». Пример отчета приведен в Пример отчета "Положение о бюджетной структуре".