Разработка системы бюджетного управления с применением Business Studio

Финансовая структура организации в Business Studio может быть представлена иерархией папок в подразделе «Финансовая структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление». Структура папок формируется в соответствии с разработанной моделью финансовой структуры (Рис.1), затем каждый объект заполняется относящимися к нему элементами организационной структуры. Для этого из раздела «Субъекты» методом «Drag&Drop» необходимые элементы организационной структуры переносятся на закладку «Состав» объекта финансовой структуры (Рис.2). Таким образом, при формировании финансовой структуры организации в Business Studio применяется принцип «один ко многим», то есть каждый элемент финансовой структуры образуется из одного или более элементов организационной структуры. Такой подход позволяет увязывать воедино организационную ответственность руководства с финансовой ответственностью, что не всегда возможно в случае разделения одного подразделения на несколько ЦФО.

Рис.1. Иерархия центров финансовой ответственности

Рис.2. Формирование состава ЦФО

Второй этап – формирование перечня функциональных бюджетов. Функциональный бюджет, по сути, является измерителем плановых и фактических значений тех выходов процессов, которые можно измерить в стоимостной или натуральной оценке. Поэтому набор и структура функциональных бюджетов – результат анализа процессной структуры организации (как правило, целесообразно для этой цели анализировать структуру процессов, опускаясь не ниже 2-3 уровней).

Структура функциональных бюджетов создается в подразделе «Бюджетная структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление». Для этого в указанном подразделе создается папка «Функциональные бюджеты» (Рис.3), в которой в виде структуры папок группируются все функциональные бюджеты, аналогично созданию финансовой структуры. Затем процессы, относящиеся к данному функциональному бюджету, сопоставляются с самим бюджетом, путем перетаскивания элементов из раздела «Процессы» на закладку «Состав» окна свойств функционального бюджета (Рис.4).

Рис.3. Структура функциональных бюджетов

Рис.4. Заполнение функциональных бюджетов элементами раздела «Процессы»

По умолчанию в подразделе «Бюджетная структура» раздела «Управление −> Бюджетное управление» Навигатора созданы 3 папки сводных бюджетов: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет по балансовому листу (ББЛ). Эти 3 бюджета можно объединить в одну папку «Сводные бюджеты» и для каждого из указанных сводных бюджетов создать иерархию статей аналогично созданию иерархии центров финансовой ответственности и функциональных бюджетов (Рис.5).

Рис.5. Создание структуры сводных бюджетов

Набор статей и глубина их декомпозиции определяется особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации, организационно-техническими возможностями по оценке и вводу фактических данных и потребностями руководства в анализе результатов.

Для того чтобы увязать статьи сводных бюджетов с функциональными бюджетами, на закладку «Состав» объектов раздела «Функциональные бюджеты» методом «Drag&Drop» переносятся относящиеся к ним статьи сводных бюджетов из папки «Сводные бюджеты» (Рис.6). Фактически, таким образом задаются правила расчета финансового результата и чистого денежного потока.

Рис.6. Заполнение функциональных бюджетов статьями сводных бюджетов

Для того чтобы сформировать операционные бюджеты, необходимо на закладку «Состав» каждого ЦФО перенести методом «Drag&Drop» соответствующие ему статьи функциональных и сводных бюджетов (Рис.7).

Как правило, к каждому ЦФО относят группу статей БДР «Накладные расходы». Функциональный бюджет относится к ЦФО в том случае, если руководитель ЦФО отвечает за результат процесса, выход которого описывается соответствующим функциональным бюджетом. Таким образом, формируется финансовая ответственность каждого руководителя ЦФО, которая может быть в дальнейшем описана в его должностной инструкции.

Рис.7. Заполнение ЦФО статьями функциональных и сводных бюджетов

Формирование финансовой структуры, бюджетной структуры и увязка статей бюджетов между собой и с ЦФО позволяют сформировать следующие отчеты:

-         Положение о финансовой структуре;

-         Положение о бюджетной структуре.

Положение о финансовой структуре описывает состав, права и обязанности ЦФО.

Отчет состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
   1. Базовые принципы
   2. Сфера применения
   3. Разработка, утверждение и изменение
2. Принципы бюджетного управления
   1. Этапы управленческого цикла
      1. Планирование (разработка бюджетов)
      2. Учет фактических данных и контроль отклонений
      3. Анализ исполнения и отчетность
      4. Принятие управленческих решений
   2. Финансовая структура
   3. Бизнесы организации
3. Структура центров финансовой ответственности
   1. Графическое представление
   2. Табличное представление
   3. Права и обязанности руководителей ЦФО

Для получения Положения о финансовой структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.1.

Табл.1. Шаги по формированию Положения о финансовой структуре

Отчет «Положение о финансовой структуре» вызывается от корневой группы справочника «Финансовая структура». Пример отчета приведен в Приложении А.

Положение о бюджетной структуре описывает порядок планирования и учета важнейших финансовых показателей – финансового результата, ликвидности и рентабельности капитала, а также уточняет ответственность за достижение промежуточных и конечных значений этих показателей.

Отчет состоит из следующих разделов:

1.     Общие положения

1.1.  Базовые принципы

1.2.  Сфера применения

1.3.  Разработка, утверждение и изменение

2.     Бюджетная структура организации

2.1.  Сводные бюджеты

2.2.  Функциональные бюджеты

2.3.  Операционные бюджеты ЦФО

3.     Схема бюджетной структуры организации

Для получения Положения о бюджетной структуре необходимо выполнить шаги, указанные в Табл.2.

Табл.2.Шаги по формированию Положения о бюджетной структуре

Отчет «Положение о бюджетной структуре» вызывается от корневой группы справочника «Бюджетная структура». Пример отчета приведен в Приложении Б.