Часть справочников, которые относятся к модулю "СМК", могут быть открыты при помощи пунктов меню СМК в Главном меню Business Studio. Другие справочники объектов СМК расположены в Навигаторе на вкладке Управление в группе справочников "СМК" (Рис. 1).

Рисунок 1. Меню СМК в Главном меню и группа справочников "СМК" в Навигаторе

При нажатии на пункт в меню СМК будет открыт соответствующий этому пункту справочник.

Справочник "Распорядительные документы" (Главное меню → СМК → Распорядительные документы) предназначен для внесения перечня распорядительных документов: приказов, распоряжений и т.п. Необходимые типы распорядительных документов могут быть созданы в справочнике "Типы распорядительных документов". К каждому распорядительному документу может быть прикреплен файл.

Утвержденный документ может редактировать только пользователь, имеющий право на "Редактирование проведенных документов". Право устанавливается в соответствующей категории прав пользователя.

К результатам (выходам) процессов могут предъявляться различные требования (спецификации), среди которых могут быть:

• требования потребителя;
• требования, необходимые для конкретного или предполагаемого использования;
• законодательные и другие требования;
• дополнительные требования, определенные организацией.

Для ведения перечня этих требований предназначен специальный справочник "Требования" (Главное меню → СМК → Требования). Для каждого требования может быть указан его тип, который выбирается из справочника "Типы требований". При необходимости в справочнике "Типы требований" могут быть внесены изменения.

Требования могут быть связаны с объектами стрелок любого типа (входы, выходы, управление, механизмы) на SADT-диаграммах. Для того чтобы задать список требований, предъявляемых к объектам стрелки, в Окне диаграммы процесса откройте Окно свойств стрелки. В списке объектов стрелки выделите объект, и добавьте требование с список требований объекта.

Каждое требование может быть описано в документе. Список документов, в которых описано требование, ведется в Окне свойств требования на вкладке Нормативно-справочные документы. Пример требований, указанных в Окне свойств стрелки представлен на Рис. 2.

Рисунок 2. Требования, предъявляемые к объектам стрелки

Справочник "Виды несоответствий" (Главное меню → СМК → Виды несоответствий) предназначен для внесения видов несоответствий, выделенных в организации для группировки несоответствий по данному признаку.

Факты обнаружения несоответствий фиксируются в справочнике "Сообщения о несоответствиях" (Главное меню → СМК → Сообщения о несоответствиях). При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие, и кто обнаружил данное несоответствие (источник). Источником несоответствия может выступать потребитель, субъект или аудит, в рамках которого было обнаружено несоответствие. Каждое сообщение о несоответствии пользователь может отнести к определенному несоответствию из справочника "Несоответствия", в котором задается классификация несоответствий по видам.

Источником несоответствия может быть Аудит, в результате проведения которого было обнаружено несоответствие. Субъекты (например, потребители или внешние субъекты), от которых поступило сообщение о несоответствии, также могут выступать в качестве источника несоответствия.

Сообщения о несоответствиях могут быть созданы в Окне свойств объектов справочников "Процессы", "Субъекты", "Объекты деятельности", "Цели", "Показатели", "Направления деятельности" и "Стандарты" на вкладке Сообщения о несоответствиях (Окно свойств → вкладка Основные → вкладка Сообщения о несоответствиях). В Окне свойств объектов этих справочников вкладка Сообщения о несоответствиях по умолчанию не показана. Для вывода ее на показ в Окне свойств объекта нажмите пункт меню Настройка вкладок (Окно свойств → кнопка Действия → Настройка вкладок), установите флажок Показывать в строке с параметром "Сообщения о несоответствиях" и нажмите на кнопку Применить. Для создания сообщения о несоответствии, обнаруженного на объекте, на вкладке Сообщения о несоответствиях нажмите на гиперссылку Новое сообщение.

Аудиты проводятся для определения соответствия объектов аудита установленным требованиям. Аудиты бывают внутренними и внешними.

Внутренние аудиты ("аудиты первой стороной") проводятся самой организацией или от ее имени для внутренних целей.

Внешние аудиты проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени ("аудиты второй стороной"), а также внешними независимыми организациями ("аудиты третьей стороной").

Для работы с аудитами предназначен справочник "Аудиты" (Главное меню → СМК → Аудиты).

Результаты аудита могут быть разосланы сотрудникам, указанным в списке рассылки (Окно свойств аудита → вкладка Список рассылки). Для выполнения рассылки в Окне свойств аудита нажмите на гиперссылку Разослать результаты аудита. В качестве примера рассылки результатов аудита в базе данных создана рассылка "Рассылка результатов аудита" (Главное меню → Справочники → Все справочники → Классы → Рассылки). Подробнее о выполнении рассылки описано в главе Выполнение рассылки.

В справочник "Несоответствия" (Главное меню → СМК → Несоответствия) заносятся несоответствия объекта (продукции, процесса, документа) заданному требованию.

Несоответствия могут быть обнаружены:

• по результатам внутренней проверки (аудита);
• по результатам мониторинга процесса;
• из сообщения (претензии) от потребителя;
• из сообщения сотрудников разных подразделений.

Несоответствия могут быть созданы в Окне свойств объектов справочников "Процессы", "Субъекты", "Объекты деятельности", "Цели", "Показатели", "Направления деятельности" и "Стандарты" на вкладке Несоответствия (Окно свойств → вкладка Основные → вкладка Несоответствия). В Окне свойств объектов этих справочников вкладка Несоответствия по умолчанию не показана. Для вывода ее на показ в Окне свойств объекта нажмите пункт меню Настройка вкладок (Окно свойств → кнопка Действия → Настройка вкладок), установите флажок Показывать в строке с параметром "Несоответствия" и нажмите на кнопку Применить. Для создания несоответствия, обнаруженного на объекте, на вкладке Несоответствия нажмите на гиперссылку Новое несоответствие.

Справочник "Последствия" (Главное меню → СМК → Последствия) предназначен для внесения возможных последствий - проявлений несоответствия.

При проведении анализа несоответствия последствия могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Устранение несоответствия связано с устранением причин возникновения данного несоответствия.

Справочник "Причины" (Главное меню → СМК → Причины) предназначен для внесения причин возникновения несоответствия.

При проведении анализа несоответствия Причины могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Параметры документов, относящиеся к Системе менеджмента качества, задаются на вкладке Параметры СМК в Окне свойств бумажного и электронного документов.