Меню СМК находится в главном меню Business Studio (Рис. 1). При выборе команды меню СМК открывается соответствующий этой команде справочник, в котором пользователь может просмотреть или отредактировать данные.

В Навигаторе элементы СМК расположены на вкладке « Управление» в разделе «СМК».

Рисунок 1

Справочник «Распорядительные документы» предназначен для внесения распорядительных документов: приказов, распоряжений и т.п. Справочник открывается командой Главного меню «СМК → Распорядительные документы».

Требование - это потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным. К результатам (выходам) бизнес-процессов могут предъявляться различные требования (спецификации), среди которых могут быть:

• требования потребителя;
• требования, необходимые для конкретного или предполагаемого использования;
• законодательные и другие требования;
• дополнительные требования, определенные организацией.

Для определения этих требований в меню «СМК» существует специальный класс (справочник) «Требования». Справочник открывается выбором соответствующего пункта меню СМК. Пользователь может самостоятельно расширить справочник «Типы требований».

Требования могут быть привязаны к объектам стрелок любого типа (входы, выходы, управление, механизмы) на SADT-диаграммах.

Пользователь может задать список требований для объектов стрелки через диаграмму процесса, заходя в свойства стрелки. В свойствах стрелки в списке объектов при выделении конкретного объекта отображаются и могут быть отредактированы требования, которые накладываются на текущий объект данной стрелки. В свою очередь каждое требование может быть описано в документе. Для этого в свойствах требования предусмотрен список «Нормативно-справочные документы». Пример отражения требований в свойствах стрелки представлен на Рис. 2.

Рисунок 2

Аудиты бывают внутренними и внешними и проводятся для определения соответствия объектов аудита установленным требованиям.

Внутренние аудиты («аудиты первой стороной») проводятся самой организацией или от ее имени для внутренних целей.

Внешние аудиты проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени («аудиты второй стороной»), а также внешними независимыми организациями («аудиты третьей стороной»).

Для работы с аудитами предназначен справочник «Аудиты». Он открывается с помощью одноименной команды в меню «СМК».

По результатам аудита может быть выполнена рассылка по всем сотрудникам субъектов из Списка рассылки. В качестве примера в базе создана «Рассылка результатов аудита». Подробнее см. Выполнение рассылки.

В справочник Несоответствий заносятся несоответствия объекта (продукции, процесса, документа) заданному требованию.

Несоответствия могут быть обнаружены:

• по результатам внутренней проверки (аудита);
• по результатам мониторинга процесса;
• из сообщения (претензии) от потребителя;
• из сообщения сотрудников разных подразделений.

Несоответствия также могут быть созданы от элементов классов «Процессы», «Субъекты», «Объекты деятельности», «Цели», «Показатели», «Направления деятельности» и «Стандарты» в окне свойств на закладке «Несоответствия». Закладка по умолчанию не показана, ее можно вывести на показ с помощью команды контекстного меню «Настройка закладок».

Факты обнаружения несоответствий фиксируются в справочнике «Сообщения о несоответствиях». При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие и кто обнаружил данное несоответствие (источник). Источником несоответствия может выступать потребитель, субъект или аудит, в рамках которого было обнаружено несоответствие. Каждое сообщение о несоответствии пользователь может отнести к определенному несоответствию из справочника «Несоответствия», в котором задается классификация несоответствий по видам. Справочник «Сообщения о несоответствиях» вызывается с помощью одноименного пункта в меню «СМК».

Источником несоответствия может быть Аудит, в результате проведения которого было обнаружено Несоответствие. Субъекты (например, потребители или внешние субъекты), от которых поступило сообщение о несоответствии, также могут выступать в качестве источника несоответствия.

Сообщения о несоответствиях также могут быть созданы от элементов классов «Процессы», «Субъекты», «Объекты деятельности», «Цели», «Показатели», «Направления деятельности» и «Стандарты» в окне свойств на закладке «Сообщения о несоответствиях». Закладка по умолчанию не показана, ее можно вывести на показ с помощью команды контекстного меню «Настройка закладок».

Справочник «Виды несоответствий» предназначен для внесения видов несоответствий, выделенных в организации для группировки несоответствий по данному признаку. Справочник открывается командой Главного меню «СМК → Виды несоответствий».

Справочник «Последствия» предназначен для внесения возможных последствий - проявлений несоответствия. Справочник открывается командой Главного меню «СМК → Последствия». При проведении анализа несоответствия Последствия могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Устранение несоответствия связано с устранением причин возникновения данного несоответствия. Справочник «Причины» предназначен для внесения причин возникновения несоответствия. Справочник открывается командой Главного меню «СМК → Причины». При проведении анализа несоответствия Причины могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Параметры документов, относящиеся к Системе менеджмента качества, задаются в объединенном параметре в свойствах бумажных и электронных документов «Параметры СМК».

В списке «Ссылки» может быть указан Список документов, на которые есть ссылки в тексте данного документа. Ссылки позволяют определить все документы, в которых нужно сделать изменения при внесении изменений в рассматриваемый документ. Список ссылок можно открыть из окна «Параметры СМК» (открывается нажатием на кнопку в правой части строки одноименного параметра в окне редактирования объекта) с помощью команды меню «Действия → Показать списки объекта → Ссылки» или вывести на показ, используя Настройку закладок.