Работа с организационной диаграммой

Организационная диаграмма открывается двойным щелчком по названию субъекта во вкладке «Субъекты» Навигатора или щелчком по кнопке  на панели инструментов Навигатора. К основному интерфейсу диаграммы Visio (см. Окно диаграммы) добавляются инструменты для работы с субъектами.

Пример организационной диаграммы представлен на рисунке 1:

Рисунок 1

Кнопка	Назначение
	Автообновление диаграммы при открытии. Если кнопка нажата, при открытии диаграммы происходит обновление названий элементов, их связей и достройка оргдиаграммы до максимального уровня, присутствующего на диаграмме. В случае, если на диаграмме присутствуют связи Вспомогательного подчинения (см. Tипы подчинения субъектов), автообновление диаграммы производиться не будет.
	Показать/убрать параметры элементов. Если кнопка нажата - на диаграмме выводятся значения указанных пользователем параметров размещенных на ней элементов, есть не нажата - значения не показываются. О выводе параметров элементов на диаграмму см. Вывод значений параметров объектов на диаграмму.
	Формирование оргдиаграммы. Открывается диалог формирования оргдиаграммы. Подробнее см. Формирование оргдиаграммы.
	Упорядочить подчиненных… При нажатии на кнопку откроется окно для выбора способа размещения подчиненных узлов. Подробнее см. п. Cпособ размещения подчиненных узлов.
	Переместить элемент влево. Перемещает элемент и его потомков влево в оргструктуре.
	Переместить элемент вправо. Перемещает элемент и его потомков вправо в оргструктуре.
	Параметры оргдиаграммы. Открывает окно настройки параметров оргдиаграммы. Подробнее см. Параметры оргдиаграммы.
	Переход на уровень вверх. Открывается диаграмма вышележащего субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении изменений текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.
	Переход на уровень выделенного субъекта. Открывается организационная диаграмма выделенного субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.

Таблица 1. Панель инструментов организационной диаграммы

При первом открытии организационной диаграммы на конкретном компьютере необходимо произвести первичную настройку параметров оргдиаграммы. Для этого в открывшемся окне «Параметры» установите опцию «Использовать эти параметры для новых организационных диаграмм». На закладке «Поля» рекомендуется в блоке «Блок 1» оставить только поле «Имя» (Name). Нажмите кнопку ОК.

Элемент	Назначение
	Прямое подчинение. При перетаскивании на диаграмму создается новая стрелка. При нажатии включается режим рисования связей с типом «Прямое подчинение». Подробнее см. Режим рисования стрелок.
	Вспомогательное подчинение. При перетаскивании на диаграмму создается новая стрелка. При нажатии включается режим рисования связей с типом «Вспомогательное подчинение». Подробнее см. Режим рисования стрелок.
	Функциональное подчинение. При нажатии создается новая связь с типом «Функциональное подчинение.
	Добавление должности. Только для диаграмм Должностей и Подразделений. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление подразделения. Только для диаграмм Должностей и Подразделений. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление роли. Только для диаграмм Ролей. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление внешнего субъекта. Только для диаграмм Внешних субъектов. Для добавления нового элемента нажмите на кнопку или перетащите элемент на диаграмму.
	Добавление сноски. Используется как дополнительный комментарий к объекту. Подробнее см. Текстовые метки на диаграмме.
	Создать рамку. На диаграмме создается рамка. Если рамка уже существует, никаких действий не произойдет.

На диаграмму можно переносить других субъектов из Навигатора объектов с помощью механизма Drag&Drop.

Прямое подчинение - это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (создается связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Вспомогательное подчинение - подчинение одного субъекта другому, которое может использоваться для построения произвольных организационных диаграмм.

Функциональное подчинение - это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное - на прямое.

Смена вспомогательного подчинения на прямое может привести к изменению иерархии субъектов в справочнике "Субъекты".

Для смены типа подчинения необходимо выделить на организационной диаграмме связи между теми субъектами, между которыми необходимо поменять типы подчинения, и вызвать пункт меню: Действия → Сменить объект. На экран выводится форма, в которой нужно выбрать тип изменения: прямое подчинение поменять на вспомогательное или вспомогательное − на прямое.

Рисунок 2

Смена подчинения не будет выполнена:

• если пункт меню «Сменить объект» вызывается от связи вспомогательного подчинения, а в окне выбирается вариант смены прямого подчинения на вспомогательное;
• если пункт меню «Сменить объект» вызывается от связи прямого подчинения, а в окне выбирается вариант смены вспомогательного подчинения на прямое.

Для визуального отображения ролей на диаграммах используется элемент Роль, изображаемый в виде незамкнутой пунктирной рамки с названием (Рис. 3).

Рисунок 3

Субъекты, помещенные в рамку Роли, автоматически попадают в список «Субъекты» роли, а Роль - в списки «Роли субъекта» этих субъектов.

При добавлении нового субъекта на диаграмму рекомендуется переносить его на фигуру вышестоящего субъекта (Рис. 4, б). При этом будет создана связь с вышестоящим субъектом (Рис. 4, в). Если нажата кнопка одного из типов подчинения, между субъектами будет создана связь соответствующего подчинения.

Рисунок 4

Добавление существующих субъектов на диаграмму осуществляется перетаскиванием из Навигатора. Удаление выделенного субъекта или связи с диаграммы осуществляется нажатием клавиши Del. С помощью комбинации клавиш Shift+Del субъект или связь удаляется полностью: удаляется с диаграммы и помечается на удаление в базе данных (при удалении связи прямого подчинения ветка подчиненного субъекта переместится в Навигаторе в корневую папку «Субъекты»).

Субъекты, находящиеся выше других в иерархии организационной структуры, должны находиться выше них и на организационной диаграмме. Нарушение этого правила может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе системы.

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений с использованием вспомогательных связей (Рис. 5). Подробнее о типах связей субъектов см. Tипы подчинения субъектов.

Рисунок 5

Также на диаграмме можно отобразить части структур других ветвей Субъектов (Рис. 6).

Рисунок 6

При первом открытии оргдиаграммы, а также при нажатии на кнопку «Формирование оргдиаграммы» выдается диалог настройки автоматического формирования диаграммы (Рис. 7). В нем необходимо указать глубину дерева (по умолчанию, 5) и настроить опции отображения связей функционального подчинения и автоматического изменения компоновки.

Рисунок 7

При построении организационной диаграммы от субъектов с типом «Подразделение» и «Должность» можно выбрать один из трех вариантов построения:

• Выводить подразделения и должности. На диаграмме будут выведены и субъекты с типом «Подразделение», и субъекты с типом «Должность».
• Выводить только подразделения. На диаграмме будут выведены только субъекты с типом «Подразделение».
• Выводить только должности. На диаграмме будут выведены только субъекты с типом «Должность».

При выборе вариантов построения диаграммы «Только подразделения» или «Только должности» организационная диаграмма будет сформирована с использованием связей вспомогательного подчинения.

При формировании оргдиаграммы будет утеряно все пользовательское оформление.

Если нужно переформировать уже построенную организационную диаграмму, необходимо воспользоваться кнопкой «Формирование оргдиаграммы», указав при этом требуемые настройки в диалоге формирования (Рис. 7). При переформировании на оргдиаграмму могут быть добавлены субъекты организационной структуры, не присутствовавшие до этого на данной диаграмме. Если между уже имеющимися на диаграмме субъектами установлена связь вспомогательного подчинения, то такие субъекты и связь между ними не будут удаляться. Субъекты, находящиеся в иерархии организационной структуры между данными субъектами, также не будут добавляться на диаграмму. Если нужно полностью перестроить диаграмму или ветку, где присутствуют элементы, с установленными связями вспомогательного подчинения, то эти элементы необходимо удалить с диаграммы перед переформированием.

В Business Studio можно строить произвольные организационные диаграммы, а также на оргдиаграмме одного субъекта можно отображать части других организационных структур. Например, можно построить оргдиаграмму, на которой будут изображены часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня. Для формирования таких оргдиаграмм можно использовать так называемого вспомогательного субъекта, который создается только для того, чтобы на открытой от него оргдиаграмме, построить произвольную диаграмму для другого субъекта. Для этого в разделе «Субъекты» в Навигаторе необходимо создать субъекта с типом «Должность» или «Подразделение», от которого затем следует открыть диаграмму. В форме «Формирование новой диаграммы» нужно нажать кнопку «Отмена», чтобы диаграмма открылась пустой. Далее можно добавлять на диаграмму субъектов, соединяя их связями вспомогательного подчинения, если между ними не существует прямой связи, или например, можно переместить на диаграмму любого субъекта и построить для него ветку его потомков, воспользовавшись кнопкой «Формирование оргдиаграммы».

Выбор пункта «Упорядочить подчиненных…» в контекстном меню элемента открывает окно, в котором указывается способ размещения подчиненных узлов диаграммы.

Рисунок 8

Для перемещения элемента диаграммы щелкните по нему, «захватите» мышкой и подвиньте в нужное место страницы. Подчиненные узлы перемещаются вместе с родителем. Для перемещения элемента относительно других элементов одного уровня используйте кнопки  «Переместить элемент влево» и  «Переместить элемент вправо» на панели инструментов.

С помощью пункта контекстного меню диаграммы «Изменить компоновку» выполняется автоматическое расположение элементов (Рис. 10).

Для автоматического размещения элементов диаграммы на странице служит пункт «Вписать в страницу» в контекстном меню диаграммы (Рис. 11).

Рисунок 9 Исходная диаграмма

Рисунок 10 Выполнение пункта «Изменить компоновку»

Рисунок 11 Выполнение пункта «Вписать в страницу»

Настройка оргдиаграммы осуществляется с помощью кнопки  «Параметры оргдиаграммы» на панели инструментов. Задать параметры отображения фигур (ширину, высоту и прочее) можно на закладке «Параметры». Задать размер шрифта элементов можно на закладке «Текст».

На закладке «Поля» задается расположение полей в элементах диаграммы. Здесь можно использовать поля, настроенные в параметрах оргдиаграммы в Настройках для всех пользователей Business Studio (см. Параметры оргдиаграммы). Например, на Рис. 12 в правом нижнем углу элемента (Блок 5) показано поле «СТАВОК» (см. Пример отображение параметра всего ставок).

Рисунок 12

Окно базовых параметров оргдиаграммы вызывается из Главного меню «Сервис → Настройки для всех пользователей» выбором параметра «Параметры оргдиаграммы».

На закладке «Поля оргдиаграммы» настраивается вывод дополнительных параметров субъекта в элемент диаграммы.

Добавление нового поля осуществляется по кнопке   в колонке Параметр класса.

Для настройки вывода параметров субъекта в элементы оргдиаграммы на закладку «Поля оргдиаграммы» кроме дополнительных параметров необходимо обязательно добавить параметр «Название»: в соответствующей строке значение параметра «Параметр класса» должно быть «Название», значение параметра «Поле Visio» - «NAME», а значение параметра «Порядок» - «0».

Если тип выбранного параметра - «Список», необходимо в колонке Параметр списка указать, какое именно поле будет выводиться в список.

В колонке Поле Visio указывается имя поля Visio, в которое будет выводиться указанный параметр. По умолчанию поле называется «NAME<N>» где <N> − номер строки параметра. Название поля может содержать только строчные и заглавные буквы (русские или латинские) и цифры. В нём не должно быть пробелов и управляющих символов. Пример названия поля: «Ставок».

Дополнительные поля при формировании оргдиаграммы по умолчанию не показываются. Для отображения полей необходимо настроить их показ с помощью кнопки на панели диаграммы  «Параметры оргдиаграммы» на закладке «Поля». Подробнее см. п. «Настройка оргдиаграммы» выше.

Описанный выше механизм применим только для вывода параметров объектов на диаграмму оргструктуры. Также для вывода параметров субъектов на оргдиаграмму можно использовать общий для диаграмм всех типов механизм (см. Вывод значений параметров объектов на диаграмму).

Допустим, необходимо вывести количество ставок должности в элемент оргдиаграммы. Для этого в Главном меню «Сервис → Настройки для всех пользователей» выбираем параметр «Параметры оргдиаграммы» и на закладке «Поля оргдиаграммы» в новой строке по кнопке  добавим параметр субъекта. Откроется окно выбора параметра. В дереве Источники данных выберем источник «Параметры должности», в списке Параметры выделим параметр «Всего ставок». В список Поля оргдиаграммы добавилась новая строка с указанием системного пути к выбранному параметру, автоматически заполнились поля «Поле Visio» и «Порядок вывода». Введем название для «Поля Visio», например «СТАВОК». Сохраним изменения.

При формировании оргдиаграммы данное поле может быть выведено в элементы диаграммы для должностей на закладке «Поля» в окне «Параметры», которое можно открыть с помощью кнопки на панели диаграммы  «Параметры оргдиаграммы». (Рис. 13).

Рисунок 13

Допустим, необходимо вывести список физических лиц, занимающих должность, в элемент оргдиаграммы. Для этого в Главном меню «Сервис → Настройки для всех пользователей» выбираем параметр «Параметры оргдиаграммы» и на закладке «Поля оргдиаграммы» в новой строке по кнопке  добавим параметр субъекта. Откроется окно выбора параметра. Включим опцию Показывать все, в списке Параметры выделим параметр «Сотрудники». В список Поля оргдиаграммы добавилась новая строка с указанием системного пути к выбранному параметру, автоматически заполнились поля «Поле Visio» и «Порядок вывода». Тип данного параметра «Список», поэтому необходимо указать для него Параметр списка для вывода в элемент диаграммы. По кнопке   в поле выберем параметр «ФИО». Введем название для «Поля Visio», например «ФИО». Сохраним изменения.

При формировании оргдиаграммы список физических лиц может быть выведен в элементы диаграммы закладке «Поля» в окне «Параметры», которое можно открыть с помощью кнопки на панели диаграммы  «Параметры оргдиаграммы» (Рис. 14).

Рисунок 14

Для управления расположением полей в элементе необходимо произвести настройки диаграммы. Подробнее см. Hастройка оргдиаграммы.

Организационные диаграммы субъектов должны быть сформированы для вывода в отчете «Положение о подразделении». В программе существует возможность создать и обновить организационные диаграммы субъектов автоматически. Для этого используется пункт блока «Дополнительно» контекстного меню субъекта «Автообновление диаграмм».

Рисунок 15

При вызове пункта выдается диалог с выбором типов субъектов, для которых будут обновляться оргдиаграммы. При включении опции «Создавать новые диаграммы» будут автоматически формироваться новые диаграммы субъектов. При включенной опции «Применять стиль к элементам диаграммы» для всех элементов диаграммы принудительно будет применены стили из группы стилей диаграммы. В этом случае пользовательское форматирование элементов будет утеряно.

При нажатии кнопки «Да» будет открыто окно настройки умолчаний для оргдиаграмм (см. п. Формирование оргдиаграммы выше).

После задания умолчаний запускается формирование организационных диаграмм субъектов выбранных типов. Процесс обновления оргдиаграмм занимает некоторое время, зависящее от количества элементов ветки субъекта.

Для тех диаграмм, у которых отключена опция «Автообновление диаграммы при открытии» (см. Работа с организационной диаграммой), автообновление произведено не будет.

Категории должностей − справочник категорий должностей (рабочие, служащие, руководители и т.п.). Открывается справочник выбором пункта Главного меню «Справочники → Категории должностей».

При настройке стилей оргдиаграмм можно задать собственные стили для отображения должностей разных категорий. Подробнее о стилях диаграмм см. п. Стили диаграмм.

Физические лица - это линейный справочник физических лиц, связанный с должностями или подразделениями. Справочник «Физические лица» связан со справочником «Субъекты» отношением «один ко многим», т.е. одно Физлицо может занимать несколько должностей.

Справочник «Физические лица» открывается из Главного меню программы выбором пункта: «Справочники →  Физические лица».

Типы контактов - это пополняемый линейный справочник типов контактной информации, например, «Рабочий телефон», «Сотовый телефон», «Электронная почта», «Домашний адрес» и т.п. Справочник открывается из Главного меню выбором пункта «Справочники → Типы контактов».

Категории контакта - пополняемый линейный справочник категорий контактной информации, объединяющих Типы контактов. Например, «Телефон», «Адрес», «Факс», «Почта», «Адрес веб-сайта (Интернет-страницы)» и т.п. Открывается из окна выбора справочника («Справочники → Все справочники», далее «Классы → Категории контакта»).

Справочник «Субъект или физлицо» предназначен для работы с уточненными параметрами субъектов. Например, это ответственный за ввод фактических значений показателей. При выборе такого параметра сначала предлагается выбрать Субъект, затем Физическое лицо. При указании субъекта будет предложено выбрать физическое лицо из списка сотрудников данного субъекта. Возможные варианты выбора:

• Субъект - выбор означает, что ответственным является должность вне зависимости от того, кто ее занимает, то есть все сотрудники данной должности. В этом случае необходимо выбирать только субъект, а от выбора физлица отказаться;
• Физлицо - выбор означает, что ответственным является физическое лицо, вне зависимости от того какую должность оно занимает и является ли вообще сотрудником компании. В этом случае необходимо отказаться от выбора субъекта и выбирать только физлицо из всего справочника физлиц;
• Субъект и физлицо - выбор означает, что ответственным является должность, которую занимает указанный сотрудник. В этом случае выбирается субъект, затем выбирается сотрудник этого субъекта.

Если параметр заполнен, то при нажатии на кнопку  будет открываться окно свойств данного параметра для уточнения. Чтобы полностью заменить параметр, нужно сначала очистить его.