Различия
Здесь показаны различия между выбранной ревизией и текущей версией данной страницы.
|
ru:directum:stage_introduction [2012/07/12 17:24] admin [Включение интеграции с DIRECTUM] |
— (текущий) | ||
|---|---|---|---|
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| - | ====== Этап «Внедрение» ====== | ||
| - | На этапе «Внедрение» необходимо обеспечить, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны исполнителю бизнес-процессов. Каждый сотрудник должен обладать только актуальной информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. В соответствии с предоставленной регламентирующей документацией запускается выполнение процессов его исполнителями. | ||
| - | |||
| - | Перед внедрением регламентирующей документации и передачей бизнес-процессов в систему DIRECTUM необходимо экспортировать из Business Studio организационную структуру и перечень физических лиц, назначенных на соответствующие должности. | ||
| - | |||
| - | Вся необходимая регламентирующая документация формируется в системе Business Studio. Согласование и утверждение спроектированных процессов по сформированной в Business Studio регламентирующей документации выполняется в системе DIRECTUM. Затем в системе DIRECTUM сохраняется утвержденная регламентирующая документация, чтобы исполнитель имел к ней доступ при выполнении процессов. | ||
| - | |||
| - | ===== Включение интеграции с DIRECTUM ===== | ||
| - | |||
| - | Для передачи данных из Business Studio в DIRECTUM в системе Business Studio должна быть включена интеграция с DIRECTUM. При первом старте Business Studio в системе выполняется проверка наличия на компьютере системы DIRECTUM. Если система DIRECTUM установлена на компьютере, пользователю Business Studio предлагается включить интеграцию с ней (//Рис. 2//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image008.jpg?238x109}}//Рис. ////2// | ||
| - | |||
| - | В последующем включением и отключением интеграции с DIRECTUM можно управлять при помощи специального параметра //«Включить интеграцию с DIRECTUM»// в окне Настроек пользователя Business Studio (пункт Главного меню «Сервис -> Настройки пользователя») (//Рис. 3//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image010.jpg?399x260}}//Рис. ////3// | ||
| - | |||
| - | Для функционирования интеграции также необходимо дать пользователю права на использование OLE Automation (подробнее об открытии доступа к возможности использовать OLE см. [[ru/technical_manual/work_via_ole]]). | ||
| - | |||
| - | ===== Передача организационной структуры и физических лиц в DIRECTUM ===== | ||
| - | |||
| - | Для передачи из Business Studio в DIRECTUM организационной структуры и физических лиц, назначенных на передаваемые должности, в системе Business Studio в меню «Файл» предусмотрен специальный пункт меню «Экспорт в DIRECTUM» (//Рис. 4//). Данный пункт виден пользователю только в том случае, если проставлена опция //«Включить интеграцию с DIRECTUM»// (см. //Рис. 3//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image012.jpg?506x300}}//Рис. ////4// | ||
| - | |||
| - | При экспорте вся созданная в Business Studio организационная структура вместе с физическими лицами, связанными с субъектами, выгружается в файл MS Excel и автоматически запускается импорт данных из этого файла в систему DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | При выполнении импорта в системе DIRECTUM: | ||
| - | |||
| - | *субъекты с типом «Подразделение» переносятся в справочник «Подразделения»; | ||
| - | *субъекты с типом «Должность» переносятся в справочник «Работники»; | ||
| - | *физические лица переносятся в справочник «Персоны». | ||
| - | |||
| - | Если в базе данных DIRECTUM уже заведено несколько организаций, то перед выполнением импорта пользователю предлагается выбрать к какой организации будет отнесена импортируемая организационная структура. Для этого в специальном окне нужно заполнить поле //«Наша организация»// (//Рис. 5//) и нажать кнопку «Импортировать». | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image013.gif?380x236}}//Рис. ////5// | ||
| - | |||
| - | При выполнении импорта выполняется проверка передаваемых данных на случай, если первоначально данные об оргструктуре были переданы в Business Studio из DIRECTUM, а потом были изменены в Business Studio. После импорта выводится отчет, сравнивающий оргструктуры в DIRECTUM и Business Studio. Отчет состоит из двух частей: | ||
| - | |||
| - | *данные об оргструктуре, которые есть в DIRECTUM, но их нет в Business Studio; | ||
| - | *данные об оргструктуре, которые есть в Business Studio, но их нет в DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | Переименованные субъекты, находящиеся в середине иерархии субъектов, попадают в обе части данного отчета. | ||
| - | |||
| - | Обработка субъектов с типом «Подразделение» | ||
| - | |||
| - | При передаче подразделений из Business Studio в DIRECTUM происходит добавление подразделений, которых нет в DIRECTUM. Если подразделение в DIRECTUM с таким наименованием уже существует, то информация об этом попадает в отчет, формируемый после окончания импорта. Если подразделение находится в Business Studio в другом месте иерархии подразделений, то эта информация также будет выведена в отчет. | ||
| - | |||
| - | Обработка субъектов с типом «Должность» | ||
| - | |||
| - | При импорте в DIRECTUM производится сравнение набора должностей подразделения на основе данных из Business Studio и справочника «Работники» в DIRECTUM. Если в справочнике «Работники» в данном подразделении существует должность, которой нет в Business Studio, то выдается предупреждение в отчет. Если над подразделением в иерархии субъектов размещается должность, и у должности указано единственное физическое лицо, то соответствующий работник в DIRECTUM подставляется в параметр //«Руководитель»// подразделения. Если в иерархии над должностью размещается подразделение, то все физические лица данной должности импортируются как работники. В параметре //«Подразделение»// работника указывается вышестоящее для должности подразделение. | ||
| - | |||
| - | ===== Формирование регламентирующей документации ===== | ||
| - | |||
| - | Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний бизнес-процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить следующие регламентирующие документы: | ||
| - | |||
| - | *Регламент процесса IDEF0 (формируется для процесса, созданного в нотации IDEF0); | ||
| - | *Регламент процедуры (формируется для процесса, созданного в нотации Процедура); | ||
| - | *Регламент процесса (формируется для процесса, созданного в нотации Процесс); | ||
| - | *Регламент процесса EPC (формируется для процесса, созданного в нотации EPC); | ||
| - | *Положение о подразделении (формируется для субъекта с типом «Подразделение»); | ||
| - | *Должностная инструкция (формируется для субъекта с типом «Должность»). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image015.jpg?449x321}}//Рис.//// ////6// | ||
| - | |||
| - | Система Business Studio при помощи пункта меню «Отчеты» (см. //Рис.//// 6//) позволяет сформировать регламентирующие документы в формате MS Word. | ||
| - | |||
| - | Помимо регламентирующих документов в Business Studio может быть сформирован большой набор других отчетов в форматах MS Word и MS Excel. Для формирования отчетов используются стандартизированные шаблоны, которые уже настроены в Business Studio, но могут быть изменены в мастере отчетов Business Studio. | ||
| - | |||
| - | Подробнее о работе с мастером отчетов, о создании в нем новых отчетов и изменении существующих можно ознакомиться в методике «Создание пользовательских отчетов» и в Руководстве пользователя Business Studio (глава 12 «Отчеты»). | ||
| - | |||
| - | ===== Согласование регламентирующего документа в DIRECTUM ===== | ||
| - | |||
| - | Сформированные при помощи Business Studio регламентирующие документы согласовываются с владельцами процессов, с непосредственными или потенциальными участниками и руководителями подразделений в системе DIRECTUM. Для согласования документа его необходимо передать в DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | Находясь в сформированном отчете в окне MS Word необходимо на закладке «Главная» выбрать в специальном меню пункт «Отправить отчет на согласование» (//Рис. 7//) в группе «Отчет Business Studio» на главной закладке ленты MS Word. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image017.jpg?595x238}}//Рис. ////7// | ||
| - | |||
| - | После выбора данной команды регламентирующий документ импортируется в систему DIRECTUM, создается задача DIRECTUM по типовому маршруту «Согласование регламентов», в которую вкладывается импортированный регламентирующий документ. Затем открывается карточка созданной задачи и окно, в котором необходимо заполнить параметры маршрута (//Рис. 8//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image019.jpg?356x141}}//Рис. ////8// | ||
| - | |||
| - | После определения параметров маршрута в карточке задачи при необходимости можно добавить дополнительную информацию. Затем необходимо стартовать задачу по кнопке «Старт» (//Рис. 9//). | ||
| - | |||
| - | Более подробно с механизмом согласования документа в DIRECTUM можно ознакомиться в документе «Описание технического решения Интеграция с системой Business Studio», входящем в пакет документации системы DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image021.jpg?595x332}}//Рис. ////9// | ||
| - | |||
| - | После старта задачи пользователи, назначенные в качестве рецензентов, получают задания согласовать необходимый документ. Задания с истекшим сроком выполнения в папке «Входящие» помечаются красным цветом (//Рис. 10//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image023.jpg?595x200}}//Рис. ////10// | ||
| - | |||
| - | Рецензент, выполняющий согласование документа, открывает задание, знакомится с прикрепленным документом и может выполнить задание с одним из двух результатов: «Согласовано» или «На доработку» (//Рис. 11//). | ||
| - | |||
| - | Если к регламентирующему документу есть замечания, то они вносятся в самом документе в режиме рецензирования или в виде примечания средствами MS Word. | ||
| - | |||
| - | Если к регламентирующему документу зафиксированы замечания, то в DIRECTUM бизнес-аналитику будет отправлено задание на доработку регламента. | ||
| - | |||
| - | Все замечания, зафиксированные в регламенте, исправляются в Business Studio. После чего процесс согласования запускается снова. | ||
| - | |||
| - | После доработки процесса в Business Studio необходимо снова сформировать регламент процесса. При необходимости можно сравнить сформированный отчет с предыдущими версиями этого отчета, находящимися в DIRECTUM. Для этого необходимо использовать пункт меню «Сравнить с версией отчета в DIRECTUM» (//Рис. 12//) в группе «Отчет Business Studio» на главной закладке ленты MS Word. | ||
| - | |||
| - | Откорректированный регламентирующий документ необходимо сохранить в DIRECTUM. Для этого нужно использовать пункт «Сохранить отчет в DIRECTUM» (//Рис. 12//). Отчет сохраняется в новую версию соответствующего документа. После этого бизнес-аналитик открывает свое задание и выполняет его с результатом «Исправлено». В результате рецензентам повторно приходят задания на согласование. Для сравнения с предыдущими версиями отчета рецензенты могут открыть регламентирующий документ в MS Word и воспользоваться пунктом меню «Сравнить с версией…» в группе «DIRECTUM» на главной закладке ленты MS Word. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image025.jpg?593x340}}//Рис. ////11// | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image027.jpg?275x184}}//Рис. ////12// | ||
| - | |||
| - | Исправление замечаний рецензентов в Business Studio и повторная отправка регламентирующего документа в DIRECTUM выполняется до тех пор, пока все рецензенты не согласуют регламент. | ||
| - | |||
| - | ===== Публикация утвержденной регламентирующей документации ===== | ||
| - | |||
| - | Если регламент процесса согласован всеми рецензентами, то необходимо в Business Studio сменить статус процесса на «Опубликован», переформировать регламент процесса и сохранить его в DIRECTUM. Подробнее о смене статуса процесса можно ознакомиться в Руководстве пользователя Business Studio (п. 4.9 «Свойства Процессов», «Статусы процесса»). | ||
| - | |||
| - | На утвержденные регламентирующие документы, сохраненные в системе DIRECTUM, выдаются права на доступ к данному регламентирующему документу и рассылаются уведомления/задания. Подробнее о раздаче прав на доступ к документу можно ознакомиться в Руководстве пользователя DIRECTUM, входящем в пакет документации системы DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | Регламент процесса, сохраненный в DIRECTUM, может быть открыт и из Business Studio. Для этого в Business Studio в окне свойств процесса предусмотрена гиперссылка //__Открыть документы в DIRECTUM__//. | ||
| - | |||
| - | ===== Передача процессов в DIRECTUM ===== | ||
| - | |||
| - | Из Business Studio любой процесс можно передать в DIRECTUM в виде XPDL-файла. В DIRECTUM процесс из XPDL-файла будет преобразован в схему типового маршрута. | ||
| - | |||
| - | Процесс, который нужно передать в DIRECTUM, выделяется в Навигаторе системы и в вызванном от него контекстном меню выбирается пункт «Экспорт процесса в файл… −> XPDL» (//Рис. 13//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image029.jpg?593x392}}//Рис. ////13// | ||
| - | |||
| - | Открывается окно, где проставляется галочка для выбранного процесса. Для того чтобы автоматически выполнился импорт данного процесса в систему DIRECTUM, необходимо проставить опцию «Передать в DIRECTUM» (//Рис. 14//). Недекомпозированные процессы не подлежат преобразованию в XPDL-файлы. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image031.jpg?317x246}}//Рис. ////14// | ||
| - | |||
| - | Можно выбрать группу процессов для преобразования в XPDL-файл. В результате будет создан один XPDL-файл с информацией обо всех передаваемых процессах. Система DIRECTUM позволяет импортировать по одному процессу из XPDL-файла. Поэтому импорт из файла с целой группой процессов в DIRECTUM нужно будет выполнить столько раз, сколько процессов включено в XPDL-файл. Для удобства опцию «Передать в DIRECTUM» рекомендуется проставлять, если передается один процесс. При выгрузке группы процессов в XPDL-файл рекомендуется воспользоваться пунктом Главного меню «Файл −> Экспорт в файл… −> XPDL». В результате будет предложено сохранить создаваемый XPDL-файл на диске. Затем можно будет из данного файла в системе DIRECTUM выполнить последовательно импорт всех процессов, включенных в данный файл. При таком способе передачи целой группы процессов в XPDL-файл в открывшемся окне «Выбор процессов для экспорта» отображается весь раздел «Процессы» (//Рис. 15//). Для выбора процесса необходимо проставить галочку рядом с ним. При свернутом узле дерева проставление или удаление галочки производится и у всех нижележащих элементов. Поэтому при необходимости выбрать для экспорта только процесс верхнего уровня без его потомков нужно раскрыть узел с выбираемым процессом и только у него проставить галочку. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image033.jpg?398x323}}//Рис. ////15// | ||
| - | |||
| - | Для автоматического запуска импорта в DIRECTUM необходимо проставить опцию «Передать в DIRECTUM». | ||
| - | |||
| - | При запуске импорта экспортированного процесса в DIRECTUM необходимо выбрать, в какую группу типовых маршрутов будет помещен данный процесс, а также указать, нужно ли создавать исполнителей процессов в справочнике «Роли». Для того чтобы не потерять на схеме типового маршрута информацию об исполнителях, передаваемых из Business Studio, и затем на схеме связать в DIRECTUM процесс с исполнителем, переданным ранее из Business Studio, необходимо проставить галочку «Создавать для исполнителей записи в справочнике ˮРолиˮ» (//Рис. 16//). Для запуска импорта необходимо нажать кнопку «Импортировать». | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image034.gif?444x168}}//Рис. ////16// | ||
| - | |||
| - | После выполнения импорта система DIRECTUM выдает отчет о результатах импорта и о встреченных ошибках. Из данного документа можно сразу открыть карточку созданного типового маршрута в DIRECTUM. Для этого необходимо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши от гиперссылки с названием типового маршрута и выбрать пункт «Открыть запись справочника DIRECTUM» (//Рис. 17//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image036.jpg?595x402}}//Рис. ////17// | ||
| - | |||
| - | В окне карточки типового маршрута для открытия схемы типового маршрута необходимо нажать кнопку «Схема» (//Рис. 18//). | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image037.gif?554x310}}//Рис. ////18// | ||
| - | |||
| - | Процесс, спроектированный в Business Studio (//Рис. 19//), передается в DIRECTUM с изменениями (//Рис. 20//). Разработчик типового маршрута должен проверить схему импортированного процесса, дополнить ее необходимыми элементами, используемыми в DIRECTUM, при необходимости изменить расположение блоков. В качестве исполнителей блоков типового маршрута подставляются Роли DIRECTUM (роль представляет собой название субъекта-исполнителя из Business Studio со знаками подчеркивания вместо пробелов). Для связи Ролей с должностями и их физическими лицами, которые указаны как исполнители процессов в Business Studio и были ранее переданы из Business Studio, необходимо воспользоваться функцией «Вычисление». Подробнее об использовании этой функции можно ознакомиться в Руководстве пользователя DIRECTUM, входящем в пакет документации системы DIRECTUM. | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image039.jpg?539x865}}//Рис. ////19// | ||
| - | |||
| - | {{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image041.jpg?484x934}}//Рис. ////20// | ||
| - | |||
| - | Откорректированный типовой маршрут необходимо связать с регламентирующим документом, который был сохранен ранее в системе DIRECTUM. Для этого в системе DIRECTUM необходимо скопировать ссылку на документ в буфер обмена: документ нужно выделить в главном окне DIRECTUM в той папке, в которую он был сохранен, и нажать кнопку «Копировать ссылку» <sub>{{Методика%20Интеграция%20Business%20Studio%20с%20ECM-системой%20DIRECTUM.files:image043.gif?33x32}}</sub> на панели инструментов DIRECTUM. Затем эту ссылку нужно вставить в поле «Значение» в группе полей «Инструкция» для всего типового маршрута на закладке «Свойства задачи» (см. //Рис. 20//). Также эту ссылку можно вставить в поле «Комментарий» в окне свойств процесса в Business Studio. При передаче процесса в DIRECTUM ссылка будет автоматически подставляться в поле «Инструкция». | ||
| - | |||
| - | После внесения всех необходимых изменений схему типового маршрута можно закрыть и сохранить изменения. | ||
| - | |||
| - | Более подробно о работе со схемами типовых маршрутов можно ознакомиться в Руководстве пользователя DIRECTUM, входящем в пакет документации системы DIRECTUM. | ||
