Согласование и публикация регламентирующего документа в DIRECTUM

Сформированные при помощи Business Studio регламентирующие документы согласовываются с владельцами процессов, с непосредственными или потенциальными участниками и руководителями подразделений в системе DIRECTUM. Для согласования документа его необходимо передать в DIRECTUM.

Находясь в сформированном отчете в окне MS Word необходимо на вкладке "Главная" выбрать в специальном меню пункт "Отправить отчет на согласование" (Рис. 1) в группе "Отчет Business Studio" на главной вкладке ленты MS Word.

После выбора данной команды регламентирующий документ импортируется в систему DIRECTUM, создается задача DIRECTUM по типовому маршруту "Согласование регламентов", в которую вкладывается импортированный регламентирующий документ. Затем открывается карточка созданной задачи и окно, в котором необходимо заполнить параметры маршрута (Рис. 2).

После определения параметров маршрута в карточке задачи при необходимости можно добавить дополнительную информацию. Затем необходимо стартовать задачу по кнопке "Старт" (Рис. 3).

Более подробно с механизмом согласования документа в DIRECTUM можно ознакомиться в документе "Описание технического решения Интеграция с системой Business Studio", входящем в пакет документации системы DIRECTUM.

После старта задачи пользователи, назначенные в качестве рецензентов, получают задания согласовать необходимый документ. Задания с истекшим сроком выполнения в папке "Входящие" помечаются красным цветом (Рис. 4).

Рецензент, выполняющий согласование документа, открывает задание, знакомится с прикрепленным документом и может выполнить задание с одним из двух результатов: "Согласовано" или "На доработку" (Рис. 5).

Если к регламентирующему документу есть замечания, то они вносятся в самом документе в режиме рецензирования или в виде примечания средствами MS Word.

Если к регламентирующему документу зафиксированы замечания, то в DIRECTUM бизнес-аналитику будет отправлено задание на доработку регламента.

Все замечания, зафиксированные в регламенте, исправляются в Business Studio. После чего процесс согласования запускается снова.

После доработки процесса в Business Studio необходимо снова сформировать регламент процесса. При необходимости можно сравнить сформированный отчет с предыдущими версиями этого отчета, находящимися в DIRECTUM. Для этого необходимо использовать пункт меню "Сравнить с версией отчета в DIRECTUM" (Рис. 6) в группе "Отчет Business Studio" на главной вкладке ленты MS Word.

Откорректированный регламентирующий документ необходимо сохранить в DIRECTUM. Для этого нужно использовать пункт "Сохранить отчет в DIRECTUM" (Рис. 6). Отчет сохраняется в новую версию соответствующего документа. После этого бизнес-аналитик открывает свое задание и выполняет его с результатом "Исправлено". В результате рецензентам повторно приходят задания на согласование. Для сравнения с предыдущими версиями отчета рецензенты могут открыть регламентирующий документ в MS Word и воспользоваться пунктом меню "Сравнить с версией…" в группе "DIRECTUM" на главной вкладке ленты MS Word.

Исправление замечаний рецензентов в Business Studio и повторная отправка регламентирующего документа в DIRECTUM выполняется до тех пор, пока все рецензенты не согласуют регламент.

Если регламент процесса согласован всеми рецензентами, то необходимо в Business Studio сменить статус процесса на "Опубликован", переформировать регламент процесса и сохранить его в DIRECTUM. Подробнее о смене статуса процесса можно ознакомиться в Руководстве пользователя Business Studio (Руководство пользователя, глава Cтатусы процесса).

На утвержденные регламентирующие документы, сохраненные в системе DIRECTUM, выдаются права на доступ к данному регламентирующему документу и рассылаются уведомления/задания. Подробнее о раздаче прав на доступ к документу можно ознакомиться в Руководстве пользователя DIRECTUM, входящем в пакет документации системы DIRECTUM.

Регламент процесса, сохраненный в DIRECTUM, может быть открыт и из Business Studio. Для этого в Business Studio в окне свойств процесса предусмотрена гиперссылка Открыть документы в DIRECTUM.