Различия

Здесь показаны различия между выбранной ревизией и текущей версией данной страницы.

--- ru:bsc:develop:collection_evaluation_analysis_bs [2013/01/22 17:36]
miroshnichenko создано
+++ ru:bsc:develop:collection_evaluation_analysis_bs [2017/02/17 11:04] (текущий)
@@ Строка 1: / Строка 1: @@
-===== Business Studio =====
+====== Сбор значений показателей в Business Studio ======
+Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.
+Одним из простых средств сбора значений показателей служат файлы MS Excel. Они рассылаются ответственным за ввод значений, которые вводят значения показателей в данных файлах. Затем значения показателей импортируются из файлов в базу данных Business Studio. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис. 1).
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_089.png?nolink |Рисунок 1. Схема механизма сбора значений показателей при помощи рассылок}}]
+Подробно работа с рассылками описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/mail_delivery]].
+В соответствии с этим механизмом для выбранного физического лица из справочника "Физические лица" система выполняет поиск показателей из справочника "Показатели", для которых это физическое лицо указано ответственным за ввод плановых и/или фактических значений. Если такие показатели найдены, для физического лица формируется письмо с вложенным файлом MS Excel, а в теле письма приводится инструкция по заполнению этого файла. Файл MS Excel содержит таблицу с показателями, для которых требуется заполнить значения за рабочий период, который задается перед выполнением рассылки в **Настройках пользователя** (**Главное меню -> Главная -> Настройки пользователя** -> вкладка **Дополнительно**). Данное письмо с файлом отсылается по электронному адресу (E-mail), указанному в **Окне свойств** физического лица на вкладке **Контакты**. Подобные письма могут быть отправлены сразу нескольким физическим лицам.
+Получатели писем знакомятся в письме с инструкцией по заполнению файлов MS Excel, заполняют в файлах плановые и фактические значения показателей и помещают их в определенную папку на сервере или присылают администратору системы Business Studio. Business Studio автоматически считывает файлы из папки и загружает значения показателей в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.
+Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio.
+===== Создание рассылки =====
+Создание рассылки выполняется в справочнике "Рассылки" (**Главное меню -> Справочники -> Все справочники -> Классы -> Рассылки** -> кнопка **Выбрать**) (Рис. 2).
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_090.png?nolink |Рисунок 2. Выбор справочника "Рассылки" для открытия}}]
+В **Окне справочника** рассылок необходимо создать новый объект нажатием на кнопку **Новый** {{common/icons/06.png?nolink}}. На экране будет открыто **Окно свойств** созданной рассылки. На Рисунке 3 приведен пример **Окна свойств** рассылки с заполненными параметрами.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_092.png?nolink |Рисунок 3. **Окно свойств** рассылки}}]
+==== Настройки рассылки ====
+Для рассылки необходимо указать настройки, в соответствии с которыми будет выполняться рассылка. Для этого в параметре "Настройки" (см. Рис. 3) необходимо выбрать при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} объект из справочника "Настройки рассылки" (Рис. 4).
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_094.png?nolink |Рисунок 4. **Окно справочника** "Настройки рассылки"}}]
+Если в этом справочнике еще нет ни одной настройки, необходимо создать новую настройку, заполнив все необходимые параметры, например, как показано на Рисунке 5.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_096.png?nolink |Рисунок 5. **Окно свойств** настроек рассылки}}]
+В **Окне свойств** настроек рассылки заполняется название настроек, при помощи которых будет выполняться рассылка, настройки SMTP-сервера, обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле **От**, и на который при необходимости будут отправляться заполненные файлы MS Excel. В параметре "Использовать username/password" необходимо установить флажок, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию пользователя при отправке писем. При этом пользователю при запуске рассылки будет выдаваться окно для ввода имени и пароля, изображенное на Рисунке 6. Информацию об адресе и порте SMTP-сервера, а также о необходимости аутентификации, можно узнать у администратора сети компании или у Интернет-провайдера.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_098.png?nolink |Рисунок 6. Окно **Вход в систему**}}]
+==== Тело рассылаемых писем ====
+В тело рассылаемых писем вставляется содержимое отчета. Это содержимое формируется на основе отчета справочника "Отчеты объектов" (**Главное меню -> Отчеты -> Отчеты объектов**), который необходимо указать в качестве значения параметра "Отчет" в **Окне свойств** рассылки (см. Рис. 3).
+В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (**Окно справочника** -> папка "Шаблоны отчетов" -> папка "ССП"), предназначенных для подстановки в тело письма рассылок ответственным за ввод значений:
+  * "Отчет для рассылки ответственным (план)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых значений показателей;
+  * "Отчет для рассылки ответственным (факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод фактических значений показателей;
+  * "Отчет для рассылки ответственным (план_факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых и фактических значений.
+Пример письма, тело которого формируется на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)", приведен на Рисунке 7.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_100.png?nolink |Рисунок 7. Пример письма с телом письма на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)"}}]
+Во всех отчетах указывается рабочий период, который был задан в Business Studio на момент формирования письма. Поэтому, если необходимо собрать фактические значения показателей за определенный период, следует сначала задать рабочий период в параметре "Рабочий период" в **Настройках пользователя** (**Главное меню -> Главная -> Настройки пользователя** -> вкладка **Дополнительно**), а затем сделать рассылку ответственным за ввод фактических значений.
+==== Тема и тип рассылки ====
+В **Окне свойств** рассылки (см. Рис. 3) в параметре "Тема письма" необходимо указать тему, которая будет являться темой писем, сформированных на основе этой рассылки.
+Параметр "Тип рассылки" используется для фильтрации рассылок по темам. Значение этого параметра выбирается при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} из справочника "Тип рассылки".
+==== Вложения рассылаемых писем ====
+В **Окне свойств** рассылки на вкладке **Файлы** (см. Рис. 3) указывается список объектов справочника "Файлы рассылок" (Рис. 8). На основании этих объектов создаются файлы, вкладываемые в рассылаемые письма.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_102.png?nolink |Рисунок 8. **Окно справочника** "Файлы рассылок"}}]
+В письма, рассылаемые ответственным за ввод значений показателей, вкладываются файлы в формате MS Excel, которые представляют собой отчеты в формате MS Excel, сформированные в Business Studio.
+В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (**Окно справочника** -> папка "Шаблоны отчетов" -> папка "ССП"), предназначенных для использования в качестве вложения в письма рассылок ответственным за ввод значений:
+  * "Отчет для заполнения плановых значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых значений показателей;
+  * "Отчет для заполнения фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод фактических значений показателей;
+  * "Отчет для заполнения плановых и фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых и фактических значений.
+В **Окне свойств** файла рассылки, который создается на основе отчета, сформированного Business Studio, должны быть заполнены следующие параметры:
+  * "Тип источника файла" - из выпадающего списка выбирается значение "Отчет", что означает, что в качестве файла будет подставляться сформированный отчет;
+  * "Отчет" - выбирается отчет из справочника "Отчеты объектов" при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}}.
+В базе данных Business Studio создано три файла рассылки в справочнике "Файлы рассылок" (см. Рис.8), предназначенных для использования в рассылках ответственным за ввод значений:
+  * файл рассылки "Показатели - плановое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых значений;
+  * файл рассылки "Показатели - фактическое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод фактических значений;
+  * файл рассылки "Показатели - плановое и фактическое значения" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых и фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых и фактических значений.
+В итоге ответственный за ввод значений получает письмо с файлом в формате MS Excel, в котором в выпадающем списке в колонке **Показатель** может быть выбран любой из показателей, для которых он назначен ответственным за ввод значений. На Рисунке 9 приведен пример файла для ответственного за ввод фактических значений.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_104.png?872x128&nolink |Рисунок 9. Файл для заполнения значений показателя}}]
+===== Выполнение рассылки =====
+Рассылку ответственным за ввод значений можно выполнить:
+  - Из **Окна справочника** "Физические лица" (**Главное меню -> Справочники -> Физические лица**), выделив физических лиц, которым нужно отправить рассылку, и нажав на гиперссылку **Рассылка по выбранным** (Рис. 10).
+  - Из **Окна справочника** "Выполненные рассылки" (**Главное меню -> Справочники -> Все справочники** -> **Классы** -> **Выполненные Рассылки** -> кнопка **Выбрать**), выделив рассылку и нажав на гиперссылку **Выполнить рассылку**.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_110.png?nolink |Рисунок 10. **Окно справочника** "Физические лица"}}]
+При выполнении рассылки из **Окна справочника** "Физические лица" от выделенных физических лиц будет предложено выбрать рассылку из справочника "Рассылки". На основе выбранной рассылки будет создан объект справочника "Выполненные рассылки" и откроется его **Окно свойств** (Рис. 11). Для настройки автоматического заполнения параметра "№ док-та" можно воспользоваться нумератором. Подробнее работа с нумераторами описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/administration/numerators_classes]]. Рекомендуется убедиться, что в **Окне свойств** рассылки на вкладку **Список рассылки** попали все нужные физические лица. После этого необходимо нажать на гиперссылку **Выполнить рассылку**, что приведет к выполнению рассылки писем на электронные адреса, указанные в контактах выбранных физических лиц. В качестве электронного адреса физического лица используется тот контакт, для которого значением параметра "Тип контакта" является "E-mail" или "Электронная почта". При необходимости аутентификации перед началом рассылки будет выдано окно для ввода логина и пароля.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_108.png?nolink |Рисунок 11. **Окно справочника** "Выполненные рассылки"}}]
+В результате выполнения рассылки физическим лицам будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, для которых данные физические лица указаны как ответственные за ввод значений. Если для параметра "Ответственный за ввод значений" определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только по контакту данного физического лица. Если же в параметре "Ответственный за ввод значений" указана только должность (физическое лицо не определено), и с этой должностью связано несколько физических лиц, то письмо будет отправлено на электронные адреса всех этих физических лиц.
+Сотрудники, получившие эти письма, должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel и прислать их администратору по электронной почте, или должны сами выложить эти файлы в папку на жестком диске сервера.
+===== Заполнение файла MS Excel =====
+В файле MS Excel показатель выбирается из выпадающего списка в колонке **Показатель**. Для открытия выпадающего списка нужно нажать на кнопку со стрелкой рядом с ячейкой (Рис. 12).
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_112.png?nolink |Рисунок 12. Заполнение файла с показателями}}]
+В файле MS Excel в колонке **Дата периода** указывается дата начала периода, за который вносится значение. Дата должна быть введена вручную.
+Значение показателя вносится в колонке **Фактическое значение** или в колонке **Плановое значение** в зависимости от того, для заполнения каких значений был выслан данный файл ответственному за ввод значений.
+== Внимание! ==
+Если показатель имеет периодичность "день", а отчитываться по нему нужно раз в неделю, то пользователь должен самостоятельно создать соответствующее количество строк с нужным показателей в файле MS Excel.
+==== ====
+\\
+===== Импорт значений показателей =====
+Для осуществления импорта значений показателей в справочнике "Пакеты импорта" (**Главное меню -> Главная -> Все справочники** -> кнопка **Показывать всё** -> **Классы** -> **Справочники импорта -> Пакет импорта** -> кнопка **Выбрать**) созданы пакеты импорта:
+  * "Импорт плановых значений показателей" - пакет для импорта плановых значений из файлов MS Excel;
+  * "Импорт фактических значений показателей" - пакет для импорта фактических значений из файлов MS Excel;
+  * "Импорт плановых и фактических значений показателей" - пакет для импорта плановых и фактических значений из файлов MS Excel.
+== Внимание! ==
+Перечисленные пакеты импорта предназначены для импорта значений показателей, но не самих показателей. К моменту запуска импорта показатели, значения которых планируется загружать с помощью этих пакетов, уже должны быть созданы в базе данных.
+==== ====
+\\
+**Окно справочника** "Пакеты импорта" приведено на Рисунке 13.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_116.png?nolink |Рисунок 13. **Окно справочника** "Пакеты импорта"}}]
+Для импорта значений показателей в Business Studio администратор системы запускает автоматический импорт при помощи пункта меню **Запустить Автоимпорт** (**Главное меню -> ССП -> Запустить Автоимпорт**) (Рис. 14). В поле **Каталог с файлами для обработки** указывается та папка, в которую ответственные за ввод значений сохраняют файлы с заполненными значениями, а в поле **Пакет импорта** при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} выбирается пакет импорта.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_118.png?nolink |Рисунок 14. Окно запуска автоматического импорта}}]
+Те файлы, значения из которых были импортированы без ошибок, переносятся системой Business Studio в специальную папку "Обработанные" (Рис. 15). Эта папка создается автоматически.
+[{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/collection_evaluation_analysis_114.png?nolink |Рисунок 15. Папка импорта}}]
+Если при импорте значений показателя из файла возникли ошибки, то этот файл переносится системой Business Studio в папку "Ошибки с логом". Эта папка создается автоматически.
+Когда импорт значений показателей из всех файлов MS Excel закончен, и новые файлы пока не будут добавляться в папку на сервере, можно остановить автоматический импорт, нажав на кнопку **Остановить** (см. Рис. 14).
+Более подробно работа с пакетами импорта описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/export_import/customizable_data_exchange]].
+[<contextnavigator>]