Описание основных и вспомогательных процессов

При разработке системы менеджмента качества деятельность компании необходимо описать как совокупность взаимосвязанных процессов, выполняемых различными подразделениями. В первую очередь необходимо описать те бизнес-процессы, управление которыми руководство считает наиболее важным для СМК, выполнение которых связано с достижением поставленных целей в области качества.

Выполнение требования стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 о внедрении на предприятии процессного подхода в Business Studio решается возможностью графического описания процессов. При формировании иерархической модели деятельности компании процессы верхнего уровня целесообразно описывать в нотации IDEF0 (см. Диаграмма функции "Построение СМК"). Для описания взаимодействия сотрудников на нижнем операционном уровне используются нотации Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross-Functional Flowchart), BPMN (Business Process Model and Notation) и EPC (Event-Driven Process Chain).

Помимо графического описания, каждый процесс в Business Studio характеризуется набором параметров. Для процесса задаются значения параметров: Владелец процесса, Исполнители процесса, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров (Рис. 1).

Рисунок 1. Заполнение параметров процессов

Для отражения взаимосвязей процессов с субъектами, выполняющими эти процессы, являющимися их владельцами или принимающими участие в их выполнении, используют матрицы ответственности. Выбрав в Навигаторе в иерархическом справочнике "Процессы" интересующий процесс, по нему можно сформировать отчет "Матрица ответственности процесса". Выбрав в Навигаторе в справочнике "Субъекты" интересующего субъекта, по нему можно сформировать отчет "Матрица ответственности субъекта". Различные представления этих матриц описаны в Таблице 1 в главе Отчеты СМК. Примеры отчетов представлены на странице Примеры отчетов.

Для хранения изменений, связанных с процессом, предназначен специальный список "Статусы процесса". У каждого процесса есть текущий статус, отображаемый в статусной строке Главного окна Business Studio и в Окне свойств процесса в параметре Текущий статус. Изменение текущего статуса производится из Окна свойств процесса по кнопке  в строке параметра. При этом открывается Окно свойств текущего статуса (Рис. 2).

Рисунок 2. Окно свойств текущего статуса

Статус процесса служит для отражения стадии, в которой находится работа над процессом (диаграммой процесса, параметрами процесса) и сам процесс. Возможные статусы процесса:

• В работе − над процессом ведется работа;
• Проект − процесс проходит согласование;
• Рекомендован − процесс проходит утверждение;
• Опубликован − процесс опубликован и обязателен для исполнения;
• Архивирован − процесс архивирован и не действует.

Изменения текущего статуса сохраняются при сохранении процесса. Для регистрации изменений, связанных с рассматриваемым процессом, в Окне свойств редактирования текущего статуса предназначен параметр "Изменение". В регламент процесса, который может быть автоматически сформирован в системе Business Studio, будет попадать информация о редакциях данного процесса и изменениях, которые были зарегистрированы.

Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств текущего статуса.

• Версия с редакцией
• Версия процесса
• Редакция версии процесса
• Статус процесса
• Приказ
• Дата
• Автор
• Изменение
• Согласующие

Сменить статус процесса можно в Навигаторе с помощью пункта контекстного меню Совместная работа → Сменить статус процесса…. Откроется Окно свойств нового статуса, параметры в котором заполняются на основе параметров из текущего статуса процесса. При этом параметр "Изменение" будет пустым, а в параметр "Дата" будет подставлена системная дата. После внесения изменений и закрытия Окна свойств статуса будет выдано диалоговое окно о подтверждении смены статуса процесса (Рис. 3).

Рисунок 3. Диалоговое окно о подтверждении смены статуса

В случае подтверждения смены статуса в данном окне необходимо выбрать, для каких процессов будет произведена смена статуса. Выбор осуществляется из следующих пунктов:

• Для текущего процесса - статус сохраняется только для текущего процесса;
• Для текущего процесса и нижележащих процессов - статус сохраняется для текущего процесса и его непосредственных потомков;
• Для текущего процесса и всех нижележащих процессов - статус сохраняется для текущего процесса и всех его потомков.

После подтверждения смены статуса процесса будет добавлен новый статус в список "Статусы процесса". В качестве текущего статуса из списка статусов процесса будет выбран статус с наиболее поздней датой. При смене статуса процесса на определенную дату в списке статусов на эту дату будет оставлена только одна строка с тем изменением, которое выполняется вместе с данной сменой статуса.

Историю изменений статусов можно просмотреть в Окне свойств процесса на вкладке Статусы процесса. Чтобы внести изменения в один из предыдущих статусов, необходимо открыть свойства выделенной строки с помощью пункта меню Открыть свойства строки в контекстном меню, вызванном от выделенной строки статуса.

По гиперссылке Рассылка согласующим открывается окно для выбора рассылки, а затем окно выполнения рассылки. Нажатие на гиперссылку Выполнить рассылку начинает выполнение рассылки. После этого на электронные адреса, указанные в контактах физических лиц списка согласующих, которым осуществляется рассылка, будут разосланы письма либо с регламентом процесса, либо только с изменением (в зависимости от выбранной рассылки), согласование которого требуется выполнить. Если для параметра "Согласующий" в списке согласующих определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только физическому лицу данной должности. Если же в параметре "Получатель" указана только должность (физическое лицо не определено), и у этой должности несколько физических лиц в списке сотрудников, то письмо будет отправлено каждому физическому лицу списка. Подробнее о создании рассылок и их использовании можно ознакомиться в главе Руководство пользователя → Рассылки по электронной почте.

Для защиты от удаления истории смены статусов удаление статуса может быть произведено только из Окна справочника "Список статусов процесса" (Главное меню → Справочники → Все справочники → группа справочников Элементы списков → справочник Список статусов процесса). Для удаления статуса необходимо выделить строку, которую требуется удалить, и нажать на кнопку  (Рис. 4).

Рисунок 4. Удаление статуса из справочника "Список статусов процесса"

Подробнее работа со статусами процесса описана в статьях Руководство пользователя → Статусы процесса и Руководство пользователя → Смена статуса.

К результатам (выходам) бизнес-процессов могут предъявляться различные требования (спецификации), среди которых могут быть:

• требования потребителя;
• требования, необходимые для конкретного или предполагаемого использования;
• законодательные и другие требования;
• дополнительные требования, определенные организацией.

Для определения этих требований в меню Главное меню → СМК существует специальный класс (справочник) Требования. Справочник открывается выбором соответствующего пункта меню СМК (Рис.5).

Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств объекта справочника Требования.

• Название
• Тип требования
• Нормативно-справочные документы

Требования могут быть привязаны к объектам стрелок любого типа (входы, выходы, управление, механизмы) на SADT-диаграммах.

Пользователь может задать список требований для объектов стрелки через диаграмму процесса, заходя в свойства стрелки. В свойствах стрелки в списке объектов при выделении конкретного объекта отображаются и могут быть отредактированы требования, которые накладываются на текущий объект данной стрелки. В свою очередь каждое требование может быть описано в документе. Для этого в свойствах требования предусмотрен список "Нормативно-справочные документы" (см. Рис. 6). Пример отражения требований в Окне свойств стрелки представлен на Рис. 7.

Рисунок 7. Отражение требований в Окне свойств стрелки