Формирование организационной структуры

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

  1. Сформировать иерархическую организационную структуру
  2. Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений
  3. Заполнить необходимые параметры объектов справочника "Оргединицы"
  4. Провести расчет необходимого количества сотрудников

Оргединицы сформированной организационной структуры необходимы для назначения Владельцев, Исполнителей и Участников единиц деятельности.

Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике "Оргединицы" в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.

При формировании оргструктуры в справочнике "Оргединицы" создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис. 1).

Рисунок 1. Справочник "Оргединицы"

Типы оргединиц

В справочнике "Оргединицы" предусмотрено создание оргединиц четырех типов, описание назначения которых приведено в Табл. 1.

Название Изображение элемента Назначение
Должность Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Роль Роль - группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках деятельности. Возможно два варианта использования ролей:
1. Роль обозначает одну из оргединиц, которая может исполнять единицу деятельности. В этом случае, дополнительно может заполнятся параметр "Предмет деятельности" для указания специализации оргединицы. В качестве предмета деятельности может быть выбран объект любого справочника.
2. Роль обозначает оргединицы, выполняющие единицу деятельности вместе, например "Согласование договора".
Внешняя оргединица Внешняя оргединица - внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения участника деятельности, когда им является оргединица, внешняя по отношению к организации (внешняя организация или ее представитель: поставщик, клиент, государство).
Таблица 1. Типы оргединиц организационной структуры

  В справочнике "Оргединицы" для группировки оргединиц по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный объект типа "Папка".

Типы связей оргединиц

Каждая оргединица структуры обладает связями с одной или несколькими оргединицами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другой оргединице. При этом различают иерархическую связь и функциональное подчинение.

Иерархическая связь - это непосредственное подчинение одной оргединицы (сотрудника или подразделения) ближайшей другой оргединице (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненной ему оргединице и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью иерархических связей создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между оргединицами родитель-потомок) в справочнике "Оргединицы".

Функциональное подчинение - это подчинение одной оргединицы (сотрудника или подразделения) другой оргединице в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненной ему оргединице только по функциональным вопросам деятельности подчиненной оргединицы.

Информация об иерархических связях и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.

Помимо иерархической и функциональной связи двух оргединиц в Business Studio предусмотрены связи роли и оргединиц, входящих в ее состав, а также связи ассоциации, используемые при построении произвольных организационных диаграмм. Описание назначения типов связей приведено в Табл. 2.

Прямое название типа связи Обратное название типа связи Назначение связи
Находится выше по иерархии Находится ниже по иерархии Связь используется, если необходимо установить иерархическое подчинение между двумя оргединицами.
Имеет в функциональном подчинении Функционально подчиняется Связь используется, если необходимо установить функциональное подчинение между двумя оргединицами.
Ассоциирован с Ассоциирован с Тип связи используется, если на диаграмме необходимо показать подчинение между двумя оргединицами, не влияющее на подчинение в организационной структуре.
Роль исполняется Исполняет роль Тип связи используется, если необходимо отразить данные о том, что оргединица исполняет роль или роль включает в себя оргединицы.
Таблица 2. Типы связей оргединиц

 

Правила формирования организационной структуры

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний объект для вышестоящей должности (на Рис. 2 оргединица "Зам. директора по снабжению" подчиняется оргединице "Генеральный директор").

Рисунок 2. Иерархическая связь между двумя оргединицами

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис. 3 оргединица "Зам. директора по снабжению" находится над оргединицей "Отдел снабжения", который он возглавляет).

Рисунок 3. Подразделение ниже своего руководителя

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис. 4 оргединица "Директор департамента продвижения и продаж" находится внутри подразделения, которое он возглавляет - "Департамент продвижения и продаж"):

Рисунок 4. Подразделение выше своего руководителя

Построение организационной диаграммы

В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:

  1. Организационная структура сразу строится на организационной диаграмме (Рис. 5). При этом в процессе рисования диаграммы необходимая иерархия подразделений и должностей создается в Навигаторе в справочнике "Оргединицы" после сохранения организационной диаграммы.
  2. Организационная структура формируется в Навигаторе в справочнике "Оргединицы", и на ее основе автоматически формируется организационная диаграмма.
Рисунок 5. Организационная диаграмма

Используемые графические символы

Описание назначения символов, используемых на организационной диаграмме, приведено в Табл. 3.

Название Кнопка Графический символ Описание
Должность
Должность обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Должности.
Подразделение
Подразделение обозначается прямоугольным блоком с жирной границей. Внутри каждого блока помещается название Подразделения.
Роль
Роль изображается при помощи рамки с закругленными углами. Оргединицы, помещенные в рамку роли автоматически попадают в список "Оргединицы" роли, в котором можно задать "Предмет деятельности" для каждой оргединицы. (Рис. 6)
Рисунок 6. Роль "Команда проекта"
Внешняя оргединица
Внешняя оргединица обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Внешней оргединицы.
Иерархическая связь
Иерархическая связь между оргединицами. По умолчанию обозначается сплошной линией черного цвета.
На организационной диаграмме одна оргединица может подчиняться только одной оргединице при помощи либо иерархической связи, либо связи ассоциации. (Рис. 7)
Рисунок 7. Иерархическая связь между оргединицей "Менеджер по продажам" и оргединицей "Начальник отдела продаж"
Функциональное подчинение
Связь функционального подчинения одной оргединицы другой. По умолчанию обозначается пунктирной линией черного цвета со стрелкой на конце. (Рис. 8)
Рисунок 8. Функциональное подчинение оргединицы "Ведущий инженер" оргединице "Начальник инженерно-технического отдела"

На организационной диаграмме одна оргединица может функционально подчиняться нескольким оргединицам.

Связь ассоциации
Связь ассоциации между оргединицами. По умолчанию обозначается сплошной линией голубого цвета. Используется для построения произвольных организационных диаграмм.
На организационной диаграмме одна оргединица может подчиняться только одной оргединице при помощи либо иерархической связи, либо связи ассоциации.
Таблица 3. Символы организационной диаграммы

 

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.

На Рис. 9 изображено, что оргединица "Ведущий инженер" иерархически подчиняется оргединице "Руководитель проекта", но в то же время функционально подчиняется оргединице "Начальник инженерно-технического отдела".

Рисунок 9. Фрагмент диаграммы организационной структуры, сформированной от должности "Заместитель директора по производству"

Используя связь ассоциации, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием связей ассоциации. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих оргединиц (Рис. 10).

Рисунок 10. Организационная диаграмма (до уровня руководителей подразделений)

Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис. 11).

Рисунок 11. Организационная диаграмма компании с ее филиалами

На организационной диаграмме одна оргединица может подчиняться только одной оргединице при помощи либо иерархической связи, либо связи ассоциации. Функционально одна оргединица может подчиняться нескольким оргединицам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип связи оргединиц: иерархическую связь можно сменить на связь ассоциации, связь ассоциации - на иерархическую. При смене связи ассоциации на иерархическую связь необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии оргединиц в Навигаторе, т.к. с помощью иерархических связей создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между оргединицами родитель-потомок) в справочнике "Оргединицы".

Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio описано в главе Руководство пользователяОрганизационная структура.

« ПредыдущаяНа уровень вышеСледующая »
Driven by DokuWiki