Особенности связывания со ссылкой на единицу деятельности

При построении модели процессов организации может появиться возможность ее более компактного представления. Это бывает, когда несколько моделей процессов полностью совпадают или схожи. В этом случае модели этих процессов можно заменить на одну типовую модель.

На диаграмме для обозначения применения типовой модели процесса служит фигура диаграммы "Ссылка на единицу деятельности". Подробнее способы создания ссылки на единицу деятельности описаны в главе Руководство пользователя → Ссылка на единицу деятельности.

Применяя типовую модель процесса, рекомендуется придерживаться следующих правил:

• владельца и исполнителей необходимо указывать у ссылки на единицу деятельности, а не у типового процесса. При таком подходе происходит замена только "внутренней" части модели процесса на типовую модель;
• в типовой модели процесса для моделирования внешних входов и выходов и их поставщиков и получателей необходимо использовать внешние ссылки. Пример выполнения данного правила приведен в статье ниже.

На диаграмме типового процесса внешние поставщики и получатели входов и выходов моделируются с помощью внешних ссылок.

В соответствии с нотациями "Basic Flowchart"/"Cross-functional Flowchart" фигура "Внешняя ссылка" может быть соединена с фигурой, обозначающим процесс, стрелкой типа "Поток объектов" с ассоциированным функциональным объектом. На Рис. 1 приведен пример использования внешней ссылки, обозначающей поставщика или потребителя функциональных объектов, на диаграмме типового процесса в нотации "Basic Flowchart".

Рисунок 1. Пример диаграммы типового процесса в нотации "Basic Flowchart" с внешними ссылками

В соответствии с нотациями EPC/BPMN фигура, обозначающая функциональный объект, может быть соединена с фигурой "Внешняя ссылка"/"Свернутый пул", обозначающая поставщика или потребителя функционального объекта, и с фигурой, обозначающей процесс. На Рис. 2 приведен пример использования внешней ссылки на диаграмме типового процесса в нотации EPC.

Рисунок 2. Пример диаграммы типового процесса в нотации EPC с внешними ссылками

Для получения более конкретизированной модели допускается связывать с внешней ссылкой оргединиц в Окне свойств внешней ссылки в списке "Оргединицы" (Окно свойств внешней ссылки → вкладка Оргединицы). При добавлении связи следует выбрать тип связи "выполняет" (Рис. 3).

Рисунок 3. Связь оргединицы типа "Должность" с внешней ссылкой

В качестве оргединицы, связанной с внешней ссылкой, может быть выбрана оргединица любого типа. Если с внешней ссылкой связана оргединица типа "Роль", то поставщиком или потребителем функционального объекта будет считаться:

• любая оргединица, входящая в состав роли, если не указан предмет деятельности;
• оргединица, входящая в состав роли, и соответствующий заданному предмету деятельности, если предмет деятельности указан.

Рассмотрим более подробно способы, в которых типовая модель процесса применяется как:

• замена полностью совпадающих моделей процессов;
• обобщенная модель, заменяющая похожие модели процессов.

Рассмотрим способ, в котором типовая модель процесса применяется как общая модель, заменяющая две полностью совпадающие модели процессов.

Пусть есть две модели процессов в нотации "Cross-functional Flowchart": "Процесс А" и "Процесс Б", а также две модели их подпроцессов: "Процесс 2А" и "Процесс 2Б". В моделях этих подпроцессов совпадают: последовательность операций, владелец и исполнители процессов и их операций, входящие и исходящие функциональные объекты. В качестве исполнителей операций указана оргединица типа "Должность" – "Менеджер 2" (Рис. 4).

Рисунок 4. Диаграммы процессов "Процесс 2А" и "Процесс 2Б" в нотации "Cross-functional Flowchart"

Для более компактного представления модели деятельности организации модели процесса "Процесс 2А" и процесса "Процесс 2Б" можно заменить на одну модель – модель типового процесса "Процесс 2" (Рис. 5).

Рисунок 5. Диаграмма типового процесса "Процесс 2" в нотации "Cross-functional Flowchart"

На диаграмме типового процесса "Процесс 2" для отображения поставщиков или потребителей функциональных объектов, входящих или исходящих в/из операции, использованы внешние ссылки "Поставщик документа" и "Потребитель документа".

Для конкретизации поставщика документа с внешней ссылкой "Поставщик документа" связана оргединица "Менеджер 1". Это сделано на основании того, что входящий документ может поступать из операции "Операция 1А" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс А") или из операции "Операция 1Б" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс Б"). Другими словами, входящий документ может поступать от исполнителя этих операций – оргединицы "Менеджер 1".

Для конкретизации потребителя документа с внешней ссылкой "Потребитель документа" связана оргединица "Менеджер 3". Это сделано на основании того, что исходящий документ может быть передан в операцию "Операция 3А" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс А") или в операцию "Операция 3Б" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс Б"). Другими словами, исходящий документ может быть передан исполнителю этих операций – оргединице "Менеджер 3".

Входящие и исходящие в типовой процесс документы отображаются на диаграммах процесса "Процесс А" и процесса "Процесс Б", а также на диаграмме типового процесса при помощи стрелок:

• стрелка "Сформированный документ 1" с ассоциированным документом "Бумажный документ 1";
• стрелка "Сформированный документ 2" с ассоциированным документом "Бумажный документ 2".

Созданную модель типового процесса "Процесс 2" можно использовать как составную часть моделей процессов "Процесс А" и "Процесс Б" при помощи создания ссылки на типовой процесс (Рис. 6).

Рисунок 6. Диаграмма процесса "Процесс А" со ссылкой на типовой процесс "Процесс 2"

В рассмотренном примере для ссылки на типовой процесс указывается исполнитель, а у типового процесса исполнитель не указывается.

Рассмотрим способ, в котором типовая модель процесса применяется как обобщенная модель, заменяющая похожие модели процессов.

В таких случаях, применяя типовую модель процесса, рекомендуется придерживаться следующих правил:

• диаграммы типового процесса и процессов, модели которых заменяются на типовую модель, рекомендуется строить в одной нотации.
• диаграмма типового процесса должна быть максимально общей, учитывающей все возможные моделируемые ситуации.
• на диаграмме типового процесса обозначение функциональных объектов из схожих моделей заменяют обозначением функционального объекта более общего типа. Конкретизация функционального объекта производится на диаграмме, на которой используется ссылка на типовую модель процесса.

Рассмотрим некоторые примеры обобщений, которые допустимы при моделировании типовых процессов.

Моделирование входов и выходов типового процесса

Рассмотрим пример, когда на диаграмме типового процесса обозначение функциональных объектов из схожих моделей заменяют обозначением функционального объекта более общего типа.

На Рис. 7 приведены фрагменты диаграмм процессов "Процесс А" и "Процесс Б", на которых изображены связи с ссылкой на единицу деятельности "Процесс 2" с помощью стрелок и ассоциированных с ними функциональных объектов:

• на диаграмме процесса "Процесс А" изображена стрелка "Сформированный Документ 1 (продукт А)" с ассоциированным документом "Бумажный документ 1А";
• на диаграмме процесса "Процесс Б" изображена стрелка "Сформированный Документ 1 (продукт Б)" с ассоциированным документом "Бумажный документ 1Б".

Рисунок 7. Конкретизация названия функционального объекта на диаграмме процесса в нотации "Cross-functional Flowchart" с ссылкой на процесс

На диаграмме типового процесса стрелки "Сформированный Документ 1 (продукт А)" и "Сформированный Документ 1 (продукт Б)" заменяются на одну стрелку с обобщенным названием "Сформированный Документ 1" с ассоциированным документом "Бумажный документ 1" более общего типа (Рис. 8).

Рисунок 8. Пример диаграммы типового процесса в нотации "Cross-functional Flowchart" с обозначением функциональных объектов более общего типа

Моделирование исполнителей операций типового процесса

Рассмотрим пример, когда на диаграмме типового процесса обозначение исполнителей операций схожих моделей процессов заменяют обозначением оргединицы более общего типа.

Пусть есть две модели процессов в нотации BPMN: "Процесс А" и "Процесс Б", а также две модели их подпроцессов: "Процесс 2А" и "Процесс 2Б". Последовательность операций моделей этих подпроцессов совпадают, а функциональные объекты и исполнители операций разные (Рис. 9). В качестве исполнителей операций процесса "Процесс 2А" указана оргединица "Менеджер 2А", а в качестве исполнителей операций процесса "Процесс 2Б" указана оргединица "Менеджер 2Б". Входящие и исходящие функциональные объекты также различаются:

• документы "Бумажный документ 1А" и "Бумажный документ 2А" на диаграмме процесса "Процесс 2А" имеют отношение к предмету деятельности А (например, продажи продукта А);
• документы "Бумажный документ 1Б" и "Бумажный документ 2Б" на диаграмме процесса "Процесс 2Б" имеют отношение к предмету деятельности Б (например, продажи продукта Б).

Рисунок 9. Диаграммы процессов "Процесс 2А" и "Процесс 2Б" в нотации BPMN

Для более компактного представления модели деятельности организации похожие модели процесса "Процесс 2А" и процесса "Процесс 2Б" можно заменить на одну обобщенную модель – модель типового процесса "Процесс 2" (Рис. 10).

Рисунок 10. Диаграмма типового процесса "Процесс 2" в нотации BPMN

Диаграмма типового процесса создается максимально общей, учитывающей все моделируемые ситуации.

Для обозначения исполнителей операций две исходных оргединицы представляются в виде оргединицы "Менеджер 2 (роль)" более общего типа – оргединица типа "Роль", в состав которого входят: "Менеджер 2A" и "Менеджер 2Б" с заданными для них предметами деятельности – "Продукт А" и "Продукт Б", соответственно (Рис. 11).

Рисунок 11. Оргединицы роли с заданными предметами деятельности

Любая из оргединиц, входящих в состав роли, может быть исполнителем операций типового процесса, в зависимости от рассматриваемого предмета деятельности:

• оргединица "Менеджер 2А" – если операции типового процесса имеют отношение к продукту А;
• оргединица "Менеджер 2Б" – если операции типового процесса имеют отношение к продукту Б.

На диаграмме типового процесса "Процесс 2" для отображения поставщиков или потребителей функциональных объектов, входящих или исходящих в/из операции, использованы внешние ссылки "Поставщик документа" и "Потребитель документа". Для конкретизации поставщика документа с внешней ссылкой "Поставщик документа" связана оргединица типа "Роль" – "Поставщик документа (роль)". Эта оргединица "Поставщик документа (роль)" создан на основании того, что входящий документ может поступать из операции "Операция 1А" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс А") или из операции "Операция 1Б" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс Б") (см. Рис. 9). Другими словами, входящий документ может поступать от исполнителя операции "Операция 1А" – оргединицы "Менеджер 1А", или от исполнителя операции "Операция 1Б" – оргединицы "Менеджер 1Б". Для обозначения этих оргединиц в состав роли "Поставщик документа (роль)" включены исполнители операций-поставщиков документа:

• оргединица "Менеджер 1А" – исполнитель операции "Операция 1А", с заданным предметом деятельности "Продукт А";
• оргединица "Менеджер 1Б" – исполнитель операции "Операция 1Б", с заданным предметом деятельности "Продукт Б".

Для конкретизации потребителя документа с внешней ссылкой "Потребитель документа" связана оргединица типа "Роль" – "Потребитель документа (роль)". Эта оргединица "Потребитель документа (роль)" создана на основании того, что исходящий документ может быть передан в операцию "Операция 3А" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс А") или в операцию "Операция 3Б" (в соответствии с диаграммой процесса "Процесс Б"). Другими словами, исходящий документ может быть передан исполнителю операции "Операция 3А" – оргединице "Менеджер 3А", или исполнителю операции "Операция 3Б" – оргединице "Менеджер 3Б". Для обозначения этих оргединиц в состав роли "Потребитель документа (роль)" включены исполнители операций-потребителей документа:

• оргединица "Менеджер 3А" – исполнитель операции "Операция 3А", с заданным предметом деятельности "Продукт А";
• оргединица "Менеджер 3Б" – исполнитель операции "Операция 3Б", с заданным предметом деятельности "Продукт Б".

Входящие и исходящие документы, добавленные на диаграммах процесса "Процесс А" и процесса "Процесс Б", на диаграмме типового процесса заменены на функциональные объекты более общего типа. Например:

• документы "Бумажный документ 1А" и "Бумажный документ 1Б" в модели типового процесса заменены на документ "Бумажный документ 1";
• документы "Бумажный документ 2А" и "Бумажный документ 2Б" в модели типового процесса заменены на документ "Бумажный документ 2".

Созданную модель типового процесса "Процесс 2" можно использовать как составную часть моделей процессов "Процесс А" и "Процесс Б" при помощи создания ссылки на типовой процесс. Пример диаграммы процесса "Процесс А" со ссылкой на процесс "Процесс 2" показан на Рис. 12.

Рисунок 12. Диаграмма процесса "Процесс А" со ссылкой на типовой процесс "Процесс 2"

Для ссылки на единицу деятельности на типовой процесс указывается исполнитель, а у типового процесса "Процесс 2" исполнитель не указывается. Например, исполнителем у ссылки на типовой процесс в модели процесса "Процесс А" указана оргединица "Менеджер 2А", а исполнителем у ссылки на типовой процесс в модели процесса "Процесс Б" указана оргединица "Менеджер 2Б".

Отражение связей в должностной инструкции

При использовании типовой модели может возникнуть дублирование связей, выводимых в должностной инструкции.

Например, в должностной инструкции оргединицы "Менеджер 2А" в разделе взаимодействия с другими оргединицами будет отдельно выводиться информация о взаимодействии с исполнителями процессов, и отдельно информация о взаимодействии с ролями, связанными с внешними ссылками:

• оргединица "Менеджер 2А" взаимодействует с оргединицей "Менеджер 1А" и с оргединицей "Поставщик документа (роль)", в состав которого входит оргединица "Менеджер 1А";
• оргединица "Менеджер 2А" взаимодействует с оргединицей "Менеджер 3А" и с оргединицей "Потребитель документа (роль)", в состав которого входит оргединица "Менеджер 3А".

При этом фактически:

• оргединицы "Менеджер 1А" и "Поставщик документа (роль)" обозначают одного и того же поставщика документа – оргединицу "Менеджер 1А";
• оргединицы "Менеджер 3А" и "Потребитель документа (роль)" обозначают одного и того же потребителя документа – оргединицу "Менеджер 3А".