Это старая версия документа.


Сбор значений показателей в Business Studio

Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддержать ее в рабочем состоянии.

Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы MS Excel, автоматически рассылаемые исполнителям и импортируемые затем в систему. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис.1).

Invalid Link
Рисунок 1. Механизм сбора значений показателей при помощи рассылок

Подробно работа с рассылками описана в Руководство пользователя, главе Рассылки по электронной почте.

В соответствии с этим механизмом для каждого элемента справочника "Физические лица", ассоциированного с показателем как ответственного за внесение плановых и фактических значений, формируется динамическое письмо с инструкцией по заполнению файла MS Excel. Система Business Studio находит все показатели для данного физического лица и формирует файл MS Excel, содержащий таблицу с показателями, требующими заполнения их значений. К письму прикрепляется данный файл, и затем эти письма с файлами рассылаются по электронным адресам (E-mail), указанных в элементах справочника "Физические лица" как адреса рассылки.

Далее получатели этих файлов заполняют плановые и фактические значения показателей, помещают их в определенную папку на файл-сервере или присылают администратору системы. Система автоматически считывает файлы из папки и загружает в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.

Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio. Для выбора одного из трех справочников, относящихся к рассылкам, необходимо воспользоваться окном "Выберите справочник" (Рис.2), которое можно вызвать из главного меню с помощью пункта меню "Справочники → Все справочники".

Invalid Link
Рисунок 2. Справочники, отвечающие за рассылки

Для того чтобы создать рассылку необходимо открыть справочник "Рассылки" и создать там новый элемент. Пример заполнения параметров рассылки приведен на Рис.3.

Invalid Link
Рисунок 3. Окно свойств элемента справочника "Рассылки"

В поле "Настройки" нужно из справочника "Настройки рассылки" (Рис.4) выбрать необходимую рассылку.

Invalid Link
Рисунок 4. Справочник "Настройки рассылки"

Если в этом справочнике еще нет ни одной рассылки, необходимо создать новую рассылку, заполнив все необходимые поля, например, как показано на Рис.5. А именно: в окне свойств элемента справочника "Настройки рассылки" заполняется название рассылки (от кого будет рассылаться письмо с файлом), настройки SMTP-сервера, обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле "От", и на который при необходимости будут отправляться заполненные файлы MS Excel.

Опция "Использовать username/password" должна быть включена, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию пользователя при отправке писем. При этом пользователю будет выдаваться окно для ввода имени и пароля, изображенное на Рис.6.

Информацию об адресе и порте SMTP-сервера, а также необходимости аутентификации, можно узнать у почтового администратора сети компании или у Интернет-провайдера.

Invalid Link
Рисунок 5. Окно свойств элемента справочника "Настройки рассылки"
Invalid Link
Рисунок 6. Окно "Вход в систему", появляющееся при выполнении рассылки

Письмо, формируемое для отправки по почте, содержит в себе отчет, который подставляемый в текст письма. Данный отчет выбирается в поле "Отчет" в окне свойств элемента справочника "Рассылки" (см. Рис.3). При этом открывается справочник отчетов Business Studio ("Отчеты → Отчеты объектов"), в котором необходимо выбрать созданный заранее отчет.

В демонстрационной базе Business Studio создано три отчета для рассылки:

  • Ответственным за ввод плановых значений: "Отчет для рассылки ответственным (план)"
  • Ответственным за ввод фактических значений: "Отчет для рассылки ответственным (факт)"
  • Одновременно ответственным за ввод плановых и фактических значений"Отчет для рассылки ответственным (план_факт)".

Пример письма, формируемого на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)", приведен на Рис.7.

Invalid Link
Рисунок 7. Письмо, рассылаемое по почте

Во всех отчетах, которые подставляются в текст письма, указывается рабочий период, который был в настройках Business Studio на момент отправки письма, Поэтому, если необходимо собрать плановые значения показателей например, за следующий месяц, необходимо сначала указать этот рабочий период в настройках, затем сделать рассылку ответственным за заполнение плановых значений. Сменить рабочий период на текущий месяц и сделать рассылку ответственным за заполнение фактических значений показателей в текущем периоде. Настройка рабочего периода осуществляется в главной форме Business Studio выбором справа внизу поля "Период".

В окне свойств элемента справочника "Рассылки" (см. Рис.3) также есть поле "Тема письма", в котором вводится строка, указываемая в теме письма, и поле "Тип рассылки", в котором выбирается тип рассылки из справочника "Тип рассылки".

На закладке "Файлы" указывается список файлов, которые являются вложением письма. Файлы создаются в справочнике "Файлы рассылок" (Рис.8).

Invalid Link
Рисунок 8. Справочник "Файлы рассылок"

На Рис.8 вложением является динамический формируемый файл "Показатели - фактическое значение". Файл формируется на основе выполняемого при рассылке отчета. В свойствах в поле "Тип источника файла" указан "Отчет", в поле "Отчет" указывается отчет. В отчет выводятся все показатели, для которых ответственным за внесение значений является данное физическое лицо или должность, которую это физическое лицо занимает. Отчет формируется в формате MS Excel и сохраняется в виде таблицы (Рис.9).

Invalid Link
Рисунок 9. Файл для заполнения

Для того чтобы на основе запроса создавался файл с показателями именно для данного физического лица, необходимо установить соответствие этого физического лица и лица, ответственного за внесение значений показателей. Переход в окно установления соответствия (Рис.10) осуществляется в справочнике "Файлы" при помощи меню
"Действия → Списки → Соответствия".

Invalid Link
Рисунок 10. Окно установления соответствия

Выполнение рассылки осуществляется из справочника "Выполненные рассылки" по гиперссылке "Выполнить рассылку" (Рис.11) или из справочника "Физические лица" по гиперссылке "Рассылка по выбранным" (Рис.12).

Invalid Link
Рисунок 12. Справочник "Выполненные рассылки"

При выполнении рассылки из справочника "Физические лица" будет предложено выбрать рассылку из справочника "Рассылки". Затем появится окно свойств объекта "Выполненные рассылки" (объект создается автоматически). Все обязательные параметры выполняемой рассылки (см. Рис.38) должны быть заполнены. Для настройки автоматического заполнения параметра "№ док-та" можно воспользоваться нумератором. Подробнее о работе с нумераторами описано в Руководство пользователя, главе Автонумераторы классов. Рекомендуется убедиться, что в "Список рассылки" попали все нужные объекты. После этого нажатием гиперссылки "Выполнить рассылку" начать выполнение рассылки. При необходимости аутентификации будет выдано окно для ввода логина и пароля.

Invalid Link
Рисунок 12. Справочник "Физические лица"

После этого на электронные адреса, указанные в контактах физических лиц, которым осуществляется рассылка, будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, за внесение значений по которым данные физические лица являются ответственными. Рассылка осуществляется по контакту с предопределенным названием
"E-mail" или "Электронная почта". При этом, если для параметра "Ответственный за ввод значений" определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только физическому лицу данной должности. Если же в параметре "Ответственный за ввод значений" указана только должность (физическое лицо не определено), и у этой должности несколько физических лиц в списке сотрудников, то письмо будет отправлено каждому физическому лицу списка.

Физические лица должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel и прислать их администратору по почте, или физические лица сами выкладывают эти файлы в папку на жестком диске сервера.

По показателям с периодичностью "день" физическое лицо отчитывается за неделю. При этом физическое лицо должно самостоятельно создавать соответствующее количество строк в файле MS Excel.

Если в текущий момент времени, еще не пришла пора отчитываться за некоторые из показателей, то ячейки со значениями должны оставаться незаполненными (и Business Studio не будет их загружать), либо физическое лицо должно удалить лишние строки из шаблона.

Показатель выбирается из выпадающего списка в колонке "Показатель". Для открытия выпадающего списка нужно щелкнуть по кнопке со стрелочкой рядом с ячейкой (Рис.13).

Invalid Link
Рисунок 13. Заполнение файла с показателями физического лица

В колонке "Дата периода" указывается дата начала периода, за который вносится значение. Дата может быть введена вручную или выбрана в календаре, открывающемся щелчком правой кнопкой в ячейке даты (календарь будет доступен для использования только в том случае, если в MS Office установлен элемент управления "Календарь").

Значение показателя вносится в колонке "Фактическое значение".

Для импорта значений показателей в Business Studio администратор запускает процедуру импорта. Business Studio переносит обработанные файлы в специальную папку "Обработанные" (Рис.14), создаваемую на жестком диске сервера.

Invalid Link
Рисунок 14. Папка импорта

Если при импорте значений показателя из файла, возникли ошибки, то этот файл переносится в папку "Ошибки с логом".

Для осуществления импорта значений показателей в Business Studio в демонстрационной базе создан пакет импорта "Импорт фактических значений показателей" (Рис.15).

Invalid Link
Рисунок 15. Справочник пакетов импорта

Запуск автоматического импорта значений показателя осуществляется при помощи меню "Сервис → Запустить Автоимпорт" в окне "Автоматический импорт" (Рис.16).

Invalid Link
Рисунок 16. Окно запуска автоимпорта

Более подробно работа с пакетами импорта описана в Руководство пользователя, главе exchange.

Driven by DokuWiki