ООО «ИнТехПроект»

A1.3.2 Осуществить поиск и выбор поставщика

Регламент процесса

Версия: 1.0.1

Статус: В работе

Введена в действие: 17.10.2020

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________

(Должность)

______________ ___________________

(Подпись)	(Ф.И.О.)

«____» _____________________	20___г.

Перечень изменений

№	Версия	Статус	Дата изменения статуса	Изменения
1	В работе	17.10.2020

Содержание

1.	Общие положения	5

1.1.	Содержание деятельности	5

1.2.	Цели процесса	5

1.3.	Владелец процесса	5

1.4.	Исполнители процесса	5

1.5.	Начало выполнения процесса	5

1.6.	Результат процесса	5

1.7.	Входы процесса	5

1.8.	Выходы процесса	5

1.9.	Документация процесса	6

2.	Диаграмма процесса	7

3.	Описание операций процесса	9

4.	Управление отклонениями	18

5.	Показатели процесса	19

Приложение А. Состав групп, участвующих в выполнении процесса	20

Термины и сокращения

{Граница}	–	внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности.
{Туннель}	–	поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы.
Владелец процесса	–	должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для его выполнения.
Входы процесса	–	ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при его выполнении.
Выходы процесса	–	объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения процесса, потребляемые другими процессами или внешними по отношению к организации клиентами.
Исполнители процесса	–	ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса.
Организационная структура управления	–	совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура).
Процесс (бизнес-процесс)	–	последовательность операций, имеющая четко определенные начало и конец во времени, направленная на получение заданного результата.
Подпроцесс	–	процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса.

Общие положения

Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A1.3.2 Осуществить поиск и выбор поставщика», входящего в процесс «A1.3 Закупки и снабжение», и разработан в целях:

Формирования единых правил и требований к процессу.

Установления ответственности за результат процесса.

Унификации и стандартизации документооборота.

Содержание деятельности

Поиск и выбор поставщика, наиболее полно удовлетворяющего требованиям ООО "ИнТехПроект".

Цели процесса

Выполнение процесса «A1.3.2 Осуществить поиск и выбор поставщика» направлено на достижение следующих целей компании:

Закупка качественных ТМЦ и инструмента
Своевременная доставка ТМЦ и инструмента

Владелец процесса

Владельцем процесса является:

Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Отдел снабжения

Начало выполнения процесса

Получено задание на выполнение работ

Результат процесса

Выбранный поставщик.

Входы процесса

№	Объект	Поступает от
Исполнитель	Единица деятельности /Внешняя среда
1.	Информация о надежности поставщика	Отдел снабжения	A1.3.4 Закупить ТМЦ и инструмент
2.	План закупок	Начальник отдела снабжения	A1.3.1 Сформировать план закупок
3.	Интернет-база поставщиков	Контрагенты

Выходы процесса

№	Объект	Передается
Получатель	Единица деятельности /Внешняя среда
1.	Поставщик	Менеджер по снабжению	A1.3.3 Заключить договор на поставку
2.	Информация о рынке поставщиков	База надежных поставщиков

Документация процесса

Выполнение процесса «A1.3.2 Осуществить поиск и выбор поставщика» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией:

Методика оценки и выбора поставщика

Диаграмма процесса

Диаграмма ЕРС

Диаграмма FAD

Описание операций процесса

A1.3.2.1 Искать информацию о поставщиках

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Начало выполнения

Получено задание на выполнение работ

Требования к срокам

Не более пяти рабочих дней.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	База надежных поставщиков
2.	Интернет-база поставщиков

Инструкция по выполнению функции

Подготовительные мероприятия

Определить требования к поставщику: тип продукции или услуг, объем, сроки поставки, сертификаты качества.

Подготовить критерии оценки поставщика (цена, опыт, репутация, география, срок поставки).

Назначить ответственных сотрудников для сбора информации.

Порядок выполнения

Проанализировать открытые источники информации: интернет, каталоги, выставки, профессиональные объединения.

Запросить рекомендации у коллег и существующих партнеров.

Составить предварительный список потенциальных поставщиков.

Документирование результатов

Внести найденных поставщиков в рабочую таблицу с указанием контактных данных, ассортимента и условий.

Зафиксировать источник информации (сайт, выставка, рекомендация).

Завершение процесса

Сформировать предварительный список поставщиков для дальнейшей работы.

Требования безопасности

Соблюдать конфиденциальность внутренних критериев выбора.

Проверять достоверность информации о поставщиках.

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	Информация о рынке поставщиков	Менеджер по снабжению

Результат выполнения

Информация найдена

Следующие шаги

Условия	Шаг
Информация найдена	A1.3.2.2 Запросить информацию о ценах

A1.3.2.2 Запросить информацию о ценах

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Начало выполнения

Информация найдена

Требования к срокам

В течение одного рабочего дня.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Информация о рынке поставщиков	Менеджер по снабжению

Инструкция по выполнению функции

Подготовительные мероприятия

Определить перечень продукции/услуг и количество.

Подготовить шаблон запроса коммерческого предложения.

Назначить ответственного за рассылку запросов.

Порядок выполнения

Отправить запросы выбранным поставщикам (электронная почта, факс, портал закупок).

Указать сроки предоставления информации и условия ответа.

Документирование результатов

Сохранить все полученные коммерческие предложения.

Зафиксировать даты получения и отправки запросов.

Завершение процесса

Сформировать сводную таблицу с предложениями от всех поставщиков.

Требования безопасности

Не разглашать условия запросов третьим лицам.

Проверять подлинность предоставленных документов и прайс-листов.

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	Запрос на предоставление информации о ценах	Поставщик

Результат выполнения

Поставщики получили запрос о ценах

Следующие шаги

Условия	Шаг
Поставщики получили запрос о ценах	A1.3.2.3 Предоставить информацию о ценах

A1.3.2.3 Предоставить информацию о ценах

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Поставщик

Начало выполнения

Поставщики получили запрос о ценах

Требования к срокам

В течение трех рабочих дней.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Запрос на предоставление информации о ценах	Менеджер по снабжению

Инструкция по выполнению функции

Порядок выполнения

Получить от поставщиков коммерческие предложения, прайс-листы и условия поставки.

Проверить, что предоставленная информация соответствует требованиям запроса: наличие всех позиций, корректность цен и единиц измерения, указание сроков поставки и условий оплаты, наличие сертификатов качества (если требуется).

В случае недостаточности или ошибок направить поставщикам запрос на уточнение.

Документирование результатов

Зафиксировать все полученные предложения (копии документов, электронные письма).

Внести информацию в сводную таблицу для дальнейшего анализа.

Зафиксировать дату и источник каждой предоставленной информации.

Завершение процесса

Сводная информация о предложениях поставщиков готова к использованию для проведения тендера.

Требования безопасности

Обеспечить конфиденциальность полученных данных, не передавать третьим лицам до утверждения.

Проверять подлинность предоставленных документов (сертификаты, подписи).

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	Предложение поставщика о расценках	Комиссия по закупкам

Результат выполнения

Поставщики предоставили информацию о ценах

Следующие шаги

Условия	Шаг
Поставщики предоставили информацию о ценах	A1.3.2.4 Провести тендер

A1.3.2.4 Провести тендер

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Комиссия по закупкам

Оргединицы, принимающие участие в выполнении процесса

Участниками процесса являются:

способствует при выполнении:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Начало выполнения

Поставщики предоставили информацию о ценах

Требования к срокам

В течение одного рабочего дня.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Предложение поставщика о расценках	Поставщик

Инструкция по выполнению функции

Подготовительные мероприятия

Определить предмет тендера: продукция или услуги, объем закупки, сроки поставки/оказания услуг;

Определить обязательные технические и качественные требования;

Выяснить наличие сертификатов, лицензий и разрешений.

Утвердить критерии оценки предложений: цена и условия оплаты; сроки поставки/выполнения работ; опыт и репутация поставщика; наличие сервисного обслуживания и гарантий; финансовая устойчивость.

Сформировать тендерную комиссию и назначить ответственных сотрудников: за подготовку конкурсной документации; за прием и регистрацию заявок; за проведение оценки и подведение итогов.

Подготовить и утвердить тендерную документацию: техническое задание; формы заявок и приложений; порядок оценки предложений; проект договора.

Порядок выполнения

Опубликовать приглашение к участию в тендере / разослать приглашения потенциальным поставщикам.

Обеспечить прием и регистрацию заявок в установленные сроки, фиксируя: дату и время поступления; комплектность документов; контактные данные участников.

Организовать процедуру вскрытия заявок (при необходимости – публичную).

Сопоставить цены, сроки, условия;

Проверить наличие всех требуемых документов;

При необходимости, запросить разъяснения у участников.

Составить сравнительную таблицу предложений по утвержденным критериям.

По результатам оценки определить победителя тендера.

Документирование результатов

Вести протоколы заседаний тендерной комиссии (отдельно по этапам).

Оформить итоговый протокол с указанием: списка участников; кратких характеристик предложений; итоговых баллов/оценок; решения о победителе.

Сохранить все заявки и документацию в архив в соответствии с внутренними правилами компании.

Завершение процесса

Утвердить решение о победителе уполномоченным лицом (руководителем/комиссией).

Уведомить участников о результатах тендера.

Согласовать и заключить договор с победителем.

Требования безопасности и прозрачности

Обеспечить равные условия для всех участников.

Соблюдать конфиденциальность коммерческих предложений.

Исключить конфликт интересов у членов тендерной комиссии.

Проверять достоверность представленных документов.

Результат выполнения

Тендер проведен

Следующие шаги

Условия	Шаг
Тендер проведен	A1.3.2.5 Выбрать поставщика по результатам тендера

A1.3.2.5 Выбрать поставщика по результатам тендера

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Комиссия по закупкам

Оргединицы, принимающие участие в выполнении процесса

Участниками процесса являются:

способствует при выполнении:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

утверждает результат:

Директор

Начало выполнения

Тендер проведен

Требования к срокам

В течение одного рабочего дня.

Инструкция по выполнению функции

Цель

Обеспечить прозрачный, обоснованный и документально подтверждённый выбор поставщика по итогам тендерной процедуры.

Участники процесса

Тендерная комиссия – принимает решение;

Секретарь комиссии – оформляет протоколы;

Ответственный за закупку/руководитель подразделения – утверждает окончательный выбор.

Порядок выполнения

Убедиться, что все документы предоставлены;

Исключить участников с несоответствиями или нарушением условий тендера.

Провести анализ результатов тендера по утверждённым критериям (цена, сроки, качество, сервис, репутация);

Рассчитать итоговый балл/рейтинг для каждого участника.

Рассмотреть результаты оценки;

При необходимости запросить дополнительные пояснения у участников;

Принять предварительное решение о победителе.

Сформировать итоговый протокол, в котором зафиксировать список участников; отразить результаты сравнительной оценки; указать выбранного победителя и обоснование выбора.

Передать итоговый протокол на утверждение уполномоченному лицу

Получить письменное согласие на заключение договора.

Завершение процесса

Сформировать итоговый протокол выбора поставщика;

Подготовить к подписанию договор с победителем.

Требования безопасности и прозрачности

Исключить конфликты интересов у членов комиссии;

Обеспечить конфиденциальность коммерческих предложений;

Обосновывать выбор документально (сравнительная таблица + протокол).

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	Информация о результатах тендера	Менеджер по снабжению

Результат выполнения

Выбран поставщик-победитель тендера

Следующие шаги

Условия	Шаг
Выбран поставщик-победитель тендера	A1.3.2.6 Оповестить поставщиков о результатах тендера

A1.3.2.6 Оповестить поставщиков о результатах тендера

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Начало выполнения

Выбран поставщик-победитель тендера

Требования к срокам

В течение одного рабочего дня после проведения тендера.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Информация о результатах тендера	Комиссия по закупкам

Инструкция по выполнению функции

Цель

Обеспечить корректное, своевременное и прозрачное информирование всех участников тендера о его итогах при соблюдении конфиденциальности.

Входные данные

Итоговый протокол заседания тендерной комиссии;

Решение об утверждении победителя тендера;

Контактные данные участников тендера.

Участники процесса

Секретарь тендерной комиссии / ответственный за закупку – готовит и направляет уведомления;

Тендерная комиссия / руководитель подразделения – согласовывает текст уведомлений;

Руководитель организации / уполномоченное лицо – подписывает официальные письма при необходимости.

Порядок выполнения

Разработать стандартные формы писем: победителю тендера (с приглашением к заключению договора); остальным участникам (с уведомлением о результатах без раскрытия конфиденциальной информации).

Согласовать тексты уведомлений с председателем тендерной комиссии/руководителем; при необходимости приложить выдержку из итогового протокола.

Направить письма официальными каналами: электронная почта с регистрацией отправки; заказное письмо (при необходимости); через электронную тендерную площадку (если использовалась).

Зафиксировать дату и время отправки уведомлений; сохранить подтверждения доставки (отчёты о прочтении, почтовые квитанции).

При получении запросов от участников предоставить разъяснения в рамках правил тендера; исключить разглашение коммерческих условий других участников.

Требования безопасности и прозрачности

Соблюдать конфиденциальность предложений участников;

Исключить формулировки, которые могут трактоваться как дискриминационные или некорректные;

Обеспечить единый формат уведомлений для всех участников (кроме части с результатами).

Шаблон письма победителю тендера

Тема: Уведомление о результатах тендера

Уважаемые [Ф.И.О./Название компании],

Сообщаем, что по результатам тендера на [указать предмет тендера: поставку/оказание услуг …] Ваша компания признана победителем.

Тендерная комиссия оценила предложения участников в соответствии с установленными критериями, и Ваше предложение было признано наиболее соответствующим требованиям нашей организации.

Приглашаем Вас к заключению договора. Просим направить подтверждение о готовности к подписанию и согласовать дату для обсуждения условий договора.

Благодарим за участие и надеемся на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением,
[Ф.И.О., должность]
[Название организации]

Шаблон письма непобедившим участникам тендера

Тема: Результаты участия в тендере

Уважаемые [Ф.И.О./Название компании],

Благодарим Вас за участие в тендере на [указать предмет тендера: поставку/оказание услуг …].

Сообщаем, что по результатам рассмотрения заявок победителем тендера признана другая компания. Решение принято тендерной комиссией на основании утверждённых критериев оценки.

Выражаем признательность за проявленный интерес и надеемся на Ваше участие в последующих закупочных процедурах нашей организации.

С уважением,
[Ф.И.О., должность]
[Название организации]

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	Письмо с результатами тендера

Результат выполнения

Поставщики оповещены о результатах тендера

Следующие шаги

Условия	Шаг
Поставщики оповещены о результатах тендера	A1.3.2.7 Внести информацию о найденном поставщике в базу данных

A1.3.2.7 Внести информацию о найденном поставщике в базу данных

Исполнители процесса

Оргединицы, выполняющие процесс:

Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Начало выполнения

Поставщики оповещены о результатах тендера

Требования к срокам

В течение одного рабочего дня после выбора поставщика по результатам тендера.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Информация о результатах тендера	Комиссия по закупкам

Инструкция по выполнению функции

Цель

Обеспечить систематизацию и актуальность данных о поставщиках, участвующих в тендере, для дальнейшей работы и формирования единого реестра.

Входные данные

Итоговый протокол тендера или решение о выборе поставщика;

Анкета/заявка поставщика;

Контактные данные и подтверждающие документы (сертификаты, лицензии, реквизиты).

Участники процесса

Ответственный сотрудник по закупкам / секретарь тендерной комиссии – вносит и проверяет данные;

Руководитель подразделения / администратор системы – контролирует правильность и полноту внесённой информации.

Порядок выполнения

Собрать актуальные данные по выбранному поставщику из конкурсной документации;

Проверить правильность реквизитов и контактной информации.

Создать новую запись или обновить существующую в корпоративной базе данных/CRM/реестре поставщиков;

Заполнить обязательные поля: наименование компании; юридический адрес, ИНН, КПП; контактное лицо и контактные данные (телефон, e-mail); ассортимент/вид услуг; условия поставки/оплаты; результаты тендера (дата, номер, статус — «победитель»).

Приложить копии документов (уставные, сертификаты, лицензии, предложения);

Указать источник информации (тендер, дата и номер протокола).

Сверить внесённые данные с оригинальными документами;

При необходимости провести повторную верификацию реквизитов.

Сохранить запись в базе данных;

Уведомить руководителя/администратора о завершении внесения данных.

Выходные данные

Запись о поставщике в корпоративной базе данных/реестре;

Прикреплённые электронные документы;

Отметка о статусе (новый поставщик, победитель тендера).

Требования безопасности и качества

Обеспечить корректность и полноту вводимых данных;

Соблюдать конфиденциальность информации о поставщике;

Использовать только проверенные и официальные источники информации;

Ограничить доступ к редактированию базы уполномоченными сотрудниками.

Исполнители передают

№	Объекты	Кому
1.	База надежных поставщиков

Результат выполнения

Поставщик найден

Используемое программное обеспечение

При выполнении процесса используется следующее программное обеспечение:

1.3 Ведение общих справочников (Модуль ИС)

Управление отклонениями

В данном разделе приведены типовые отклонения от нормального хода выполнения процесса, а также действия, которые необходимо осуществить в случае возникновения отклонений.

Ни один поставщик не предоставил информацию о ценах

Управляющий отклонением: Менеджер по снабжению

Действия при отклонении: Увеличить срок предоставления информации о ценах до 5 рабочих дней. Уведомить поставщиков.

Поставщик предоставил недостоверную информацию

Управляющий отклонением: Менеджер по снабжению

Действия при отклонении: Внести в базу данных поставщиков информацию о нарушении поставщика.

Показатели процесса

Для оценки результатов выполнения процесса используются следующие показатели:

№	Показатель	Единица измерения
1.	Процент закупок инструмента с нарушением сроков поставки	Проценты
2.	Процент закупок ТМЦ с нарушением сроков поставки	Проценты
3.	Количество инструмента, закупленного с браком	Штуки
4.	Количество новых поставщиков	Штуки
5.	Количество ТМЦ, закупленных с браком	Штуки

Состав групп, участвующих в выполнении процесса

№	Группа	Оргединица	Подразделение
1.	Комиссия по закупкам	Ведущий инженер	ИнТехПроект
Заместитель директора по производству	ИнТехПроект
Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения