Предоставление доступа к НМД в BS Portal с помощью Решения

Для предоставления доступа сотрудников к НМД из спр. Бумажные документы в базе знаний формата BS Portal используется пользовательская вкладка «Предоставляется доступ» (рис. 1). На ней можно указать Подразделение, Должность или Роль, сотрудникам которых необходимо предоставить доступ к НМД в BS Portal.

Использование пользовательской вкладки «Предоставляется доступ» (рис. 1) также позволяет получить для подразделений и должностей персональные перечни НМД, доступ к которым предоставлен с помощью Решения.

Рис. 1. Вкладка «Предоставляется доступ» у элементов спр. «Бумажные документы»

Ключевые особенности пользовательского механизма предоставления сотрудникам доступа к НМД (формирования индивидуальных перечней НМД для подразделений и должностей), следующие:

· простота и эффективность: доступ к НМД можно предоставить одновременно всем сотрудникам компании «в одно движение» – достаточно указать организационную единицу в свойства НМД (так на рис. 1 к НМД «Правила внутреннего трудового распорядка» доступ предоставлен сразу всем сотрудникам компании);

· гибкость: возможны различные сценарии предоставления сотрудникам доступа на просмотр НМД, см. таблицу ниже;

· прозрачность и контроль: отчеты, имеющиеся в Решении, содержат информацию о том, каким сотрудникам к каким НМД предоставлен доступ с помощью Решения, подробнее см. здесь;

· комплексность: предоставляя доступ к НМД в BS Portal сразу одновременно предоставляется доступ к его приложениям, родительской папке с НМД, см. рис. 2 ниже.

Возможные сценарии предоставления сотрудникам доступа к НМД в BS Portal с помощью Решения описаны в таблице ниже. Подробнее ознакомиться с примерами кейсов для базы знаний в формате BS Portal можно по ссылке.

Сценарий предоставления доступа к НМД	Результат в BS Portal
1. Указано подразделение и область действия «Для всех нижележащих организационных единиц»	К НМД будет предоставлен доступ сотрудникам: · указанного подразделения; · всех нижележащих подразделений по иерархии вниз.
2. Указано подразделение и область действия «Только для указанной организационной единицы»	К НМД будет предоставлен доступ только сотрудникам указанного подразделения.
3. Указана должность и область действия «Для всех нижележащих организационных единиц»	К НМД будет предоставлен доступ: · сотрудникам указанной должности, · руководителю подразделения, к которому относится должность сотрудника, · подчиненным сотрудникам должности, · сотрудникам всех нижележащих подразделений по иерархии вниз.
4. Указана должность и область действия «Только для указанной организационной единицы»	К НМД будет предоставлен доступ: · только сотрудникам указанной должности, · руководителю подразделения, к которому относится должность.
5. Указана Роль	К НМД будет предоставлен доступ только сотрудникам должности которых включены в состав указанной Роли.

Рис. 2. Одновременное предоставление доступа к НМД, его приложениям и родительской папке

Предоставление сотрудникам доступа к НМД в BS Portal обеспечивается применением пользовательских правил получения объектов, подробнее с ними можно ознакомиться здесь:

https://www.businessstudio.ru/wiki/docs/current/doku.php/ru/manual/object_selection_rules

Пользовательские правила получения объектов, разработанные в Решении для предоставления сотрудникам доступа к НМД в BS Portal, дополняют результаты работы стандартных правил получения объектов, идущих в поставке Business Studio.