Предоставление доступа к НМД в BS Portal с помощью Решения Для предоставления доступа сотрудников к НМД из спр. Бумажные документы в базе знаний формата BS Portal используется пользовательская вкладка «Предоставляется доступ» (рис. 1). На ней можно указать Подразделение, Должность или Роль, сотрудникам которых необходимо предоставить доступ к НМД в BS Portal. Использование пользовательской вкладки «Предоставляется доступ» (рис. 1) также позволяет получить для подразделений и должностей персональные перечни НМД, доступ к которым предоставлен с помощью Решения.

Рис. 1. Вкладка «Предоставляется доступ» у элементов спр. «Бумажные документы»

Ключевые особенности пользовательского механизма предоставления сотрудникам доступа к НМД (формирования индивидуальных перечней НМД для подразделений и должностей), следующие: · простота и эффективность: доступ к НМД можно предоставить одновременно всем сотрудникам компании «в одно движение» – достаточно указать организационную единицу в свойства НМД (так на рис. 1 к НМД «Правила внутреннего трудового распорядка» доступ предоставлен сразу всем сотрудникам компании); · гибкость: возможны различные сценарии предоставления сотрудникам доступа на просмотр НМД, см. таблицу ниже; · прозрачность и контроль: отчеты, имеющиеся в Решении, содержат информацию о том, каким сотрудникам к каким НМД предоставлен доступ с помощью Решения, подробнее см. здесь; · комплексность: предоставляя доступ к НМД в BS Portal сразу одновременно предоставляется доступ к его приложениям, родительской папке с НМД, см. рис. 2 ниже. Возможные сценарии предоставления сотрудникам доступа к НМД в BS Portal с помощью Решения описаны в таблице ниже. Подробнее ознакомиться с примерами кейсов для базы знаний в формате BS Portal можно по ссылке.

Сценарий предоставления доступа к НМД | Результат в BS Portal
1. Указано подразделение и область действия «Для всех нижележащих организационных единиц» | К НМД будет предоставлен доступ сотрудникам: · указанного подразделения; · всех нижележащих подразделений по иерархии вниз.
2. Указано подразделение и область действия «Только для указанной организационной единицы» | К НМД будет предоставлен доступ только сотрудникам указанного подразделения.
3. Указана должность и область действия «Для всех нижележащих организационных единиц» | К НМД будет предоставлен доступ: · сотрудникам указанной должности, · руководителю подразделения, к которому относится должность сотрудника, · подчиненным сотрудникам должности, · сотрудникам всех нижележащих подразделений по иерархии вниз.
4. Указана должность и область действия «Только для указанной организационной единицы» | К НМД будет предоставлен доступ: · только сотрудникам указанной должности, · руководителю подразделения, к которому относится должность.
5. Указана Роль | К НМД будет предоставлен доступ только сотрудникам должности которых включены в состав указанной Роли.

Рис. 2. Одновременное предоставление доступа к НМД, его приложениям и родительской папке

Предоставление сотрудникам доступа к НМД в BS Portal обеспечивается применением пользовательских правил получения объектов, подробнее с ними можно ознакомиться здесь: https://www.businessstudio.ru/wiki/docs/current/doku.php/ru/manual/object_selection_rules Пользовательские правила получения объектов, разработанные в Решении для предоставления сотрудникам доступа к НМД в BS Portal, дополняют результаты работы стандартных правил получения объектов, идущих в поставке Business Studio.